Putkina Lidiya Vladimirovna

Candidat la științe tehnice, profesor, Departamentul de informatică și matematică, Facultatea de Economie, Universitatea Umanitară a Sindicatelor din Sankt Petersburg, Rusia

Rezumat: Acest articol discută caracteristicile implementării sistemului managementul documentelor electronice. Articolul notează că eficiența oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor și de viteza de distribuție a informațiilor între diviziile structurii organizaționale și contractori. Procesul de introducere a managementului electronic al documentelor poate fi împărțit în opt etape. Unul dintre punctele importante este faptul că, după parcurgerea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie perfecționat și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Cuvinte cheie: sisteme electronice de management al documentelor, implementare, eficiență, întreprindere

Caracteristici ale implementării documentului electronic

Doctor în științe tehnice, profesor Departamentul de informatică și matematică, Facultatea de Economie Universitatea de Științe Umaniste și Sociale din Sankt-Petersburg, Rusia

Rezumat: Acest articol discută caracteristicile introducerii sistemului electronic de management al documentelor. Articolul notează că eficacitatea oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor, de rata de distribuție a informațiilor între unitățile structurii organizaționale și contractori. Procesul de implementare a documentului electronic poate fi împărțit în opt etape. Unul dintre punctele principale este faptul că, după finalizarea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie să fie perfecționat și îmbunătățit în mod continuu. Acesta este un factor major în utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice în întreprindere.

Cuvinte cheie: sistem electronic de management al documentelor, implementare, eficiență, întreprindere

ÎN lumea modernă Eficiența oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor, de viteza de distribuție a informațiilor între diviziile structurii organizaționale și contractori, precum și de fiabilitatea întregii componente informaționale în ansamblu.

De aceea, recent, managerii multor întreprinderi ridică tot mai mult problema îmbunătățirii sistemului de flux de documente. Această sarcină poate fi realizată prin automatizare.

Astăzi, fluxul automatizat de documente nu este o inovație. Unele organizații au implementat deja și folosesc un sistem electronic de management al documentelor (EDMS). Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor își păstrează în continuare fluxul de documente în formă tradițională de hârtie.

Principalul criteriu atunci când alegeți o formă de muncă de birou este volumul de documente create și primite de organizație într-o anumită perioadă de timp. Prin urmare, în companiile în care structura departamentală este ramificată și conectată printr-un lanț diverse documente, trecerea la gestionarea electronică a documentelor este o sarcină foarte importantă.

Pentru a ne forma o idee exactă a acestui concept, să-l privim mai detaliat. Gestionarea electronică a documentelor poate fi reprezentată ca un mecanism unic de deplasare a documentelor care sunt create cu ajutorul instrumentelor informatice și, de regulă, semnate cu o semnătură digitală electronică. În același timp, documentele sunt prelucrate și prin mijloace electronice.

Într-o organizație în care a fost implementat un EDMS, documentul servește ca instrument de management de bază. În astfel de organizații nu există pur și simplu ordine, instrucțiuni sau decizii. Există documente care conțin tocmai aceste decizii, ordine și instrucțiuni. Astfel, managementul în organizație se realizează complet prin documente. Majoritatea sarcinilor îndeplinite de angajați sunt, de asemenea, legate de documente.

EDMS poate fi folosit în orice organizație: atât pentru o întreprindere mică, cât și pentru o mare companie holding sau corporație cu o întreagă rețea de sucursale. Unele companii încep prin a automatiza etapele individuale ale fluxului de documente, deoarece EDMS are o serie de avantaje semnificative:

1) În primul rând, ar trebui să remarcăm transparența proceselor de afaceri. Într-un sistem electronic, controlul asupra primirii, executării și creării documentelor este mult mai simplu și mai rapid. Cu acest ajutor, managementul poate monitoriza oricând procesele de afaceri ale organizației.

2) De asemenea, cu ajutorul managementului electronic al documentelor, funcția executivă este îmbunătățită. Potrivit statisticilor, o proporție semnificativă a comenzilor nu sunt efectuate de angajați. EDMS permite managerilor să monitorizeze procesele de lucru, viteza și calitatea execuției și, cel mai important, rezultatul muncii.

3) Se reduce timpul de prelucrare și executare a documentelor. Gestionarea electronică a documentelor permite căutarea, crearea, procesarea și distribuirea mai rapidă a documentelor. Acest lucru se realizează prin compilarea automată a rezumatelor, registrelor și rapoartelor, care, la rândul lor, vă permite să efectuați munca eficient și rapid și, ca urmare, să optimizați procesele de afaceri.

4) Nivelul de confidențialitate a informațiilor crește. Fiecare angajat are gradul de acces și gestionare a documentelor companiei care corespunde autorității sale. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a citi un document, poate avea capacitatea de a edita, de a face ajustările corespunzătoare documentului sau poate avea, de asemenea, drepturi depline. Fiecare acțiune este conectată sistem informatic. Aceasta înseamnă că în orice moment este posibil să vedeți care dintre angajați a făcut modificări datelor și a lucrat cu ei.

Pentru multe organizații, problema confidențialității informațiilor este foarte acută. Pierderea oricăruia documente importante ar putea duce la pierderi de milioane. În acest sens, documentele pe hârtie sunt supuse unui risc mult mai mare, deoarece pot fi eliminate din folder fără probleme, iar toate informațiile vor fi transferate terțului. După implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie, este posibil să nu fie posibilă eliminarea scurgerii complete de informații. Cu toate acestea, în acest caz se va putea vedea care dintre angajați a folosit aceste documente și în ce moment.

5) Cu ajutorul EDMS se optimizează schema de pregătire a noilor angajați, precum și introducerea de noi procese în companie. Introducerea de noi reglementări și instrucțiuni folosind gestionarea electronică a documentelor are loc mult mai rapid decât informarea separată a fiecărui angajat și familiarizarea acestuia cu documentele pe hârtie.

6) Nivelul crește cultura corporativă. EDMS creează un spațiu informațional unificat în care sunt implicate toate sau majoritatea structurilor companiei. Acest lucru, la rândul său, creează oportunitatea de a implica aproape fiecare angajat în procesele corporative.

7) Când o companie trece la gestionarea electronică a documentelor, problema adaptării la noile schimbări de pe piață este rezolvată standarde internaționale. Dacă apar, organizația care folosește EDMS poate face rapid modificări sub șablon nou, crescând astfel nivelul său de competitivitate pe piață.

Cu toate acestea, această metodă de îmbunătățire a funcționării unei întreprinderi, alături de avantajele sale, are și dezavantajele sale.

În primul rând, securitatea documentelor este o problemă serioasă. Un virus poate pătrunde în computer și este posibil ca sistemul de salvare a documentelor să nu funcționeze. Această problemă poate fi rezolvată prin crearea unui sistem de rezervare.

Un alt posibil dezavantaj al introducerii unui EDS poate fi conservatorismul angajaților care vor fi angajați în sistem. La trecerea la gestionarea automată a documentelor, nu este întotdeauna posibilă evitarea și prevenirea nemulțumirii în rândul angajaților care sunt obișnuiți cu munca manuală și au cunoștințe incomplete despre managementul documentelor electronice.

De asemenea, sistemul electronic de gestionare a documentelor dă mare valoare introducerea corectă a datelor. În acest caz, factorul uman este deosebit de important, deoarece funcționarea neîntreruptă a sistemului în viitor va depinde de calificarea și calitatea muncii personalului.

La etapa de achiziție și implementare a unui sistem electronic de management al documentelor, conducerea companiei trebuie să fie pregătită pentru costurile financiare. Deși ulterior aceste costuri sunt de obicei compensate prin reducerea costurilor de lucru cu documentația și optimizarea proceselor de afaceri.

Schimbul de documente electronice nu este posibil cu toate contrapărțile. Motivul pentru aceasta este lipsa unui spațiu informațional unificat. Ca urmare, multe companii sunt nevoite să efectueze simultan schimburi de documente pe hârtie și electronice. Faptul rămâne evident că transferul de acte și acorduri electronic ar simplifica semnificativ munca dintre client și client în orice segment de piață.

O cerință obligatorie pentru majoritatea documentelor, care le conferă forță legală, este semnătura personală. Forța juridică document electronic de obicei confirmată printr-o semnătură electronică, care, conform 63-FZ, poate fi de trei tipuri:

1) Semnătură electronică simplă. Acest tip de semnătură este creat folosind parole, coduri și alte instrumente care identifică autorul documentului semnat. O semnătură electronică criptografică nu este utilizată în acest caz.

2) Nu armat semnătură calificată. Pentru a crea acest tip de semnătură, se folosesc mijloace criptografice, care, la rândul lor, fac posibilă determinarea autorului documentului. O semnătură necalificată îmbunătățită este adesea un analog al unui document cu sigiliu.

3) O semnătură calificată îmbunătățită poate înlocui documentația pe hârtie în toate cazurile. O excepție este situația în care la nivel legislativ este necesar doar un document pe hârtie.

Astăzi, majoritatea statelor consideră că atât documentele pe hârtie cu o semnătură obișnuită, cât și documentele electronice semnate cu o semnătură electronică calificată sunt egale.

Tranziția unei organizații de la gestionarea documentelor pe hârtie la una electronică trebuie să fie competentă și bine gândită, deoarece munca ulterioară a întregii întreprinderi depinde de acest pas.

Cel mai adesea, inițiatorul automatizării proceselor de flux de documente într-o întreprindere este Director general. Interesul managementului în trecerea la fluxul de documente fără hârtie joacă un rol important, deoarece succesul acestui proiect depinde în mare măsură de acest lucru.

De obicei, automatizarea în sine este împărțită în mod convențional în două părți: procesul în sine și raportul, adică controlul asupra funcționării produsului finit.

Dacă sarcina nu este doar implementarea managementului electronic al documentelor, ci și transformarea proceselor de afaceri, atunci termenii de referință trebuie formulați împreună cu managerii care sunt responsabili de aceste procese. Numai dacă sunt recrutați ca aliați, va fi posibilă crearea unei versiuni de succes a managementului electronic al documentelor.

Procesul de automatizare poate fi împărțit în mai multe etape cheie:

Etapa 1. Specificații tehnice. Pentru început, managerii de proiect trebuie să decidă asupra sarcinilor pe care ar trebui să le îndeplinească viitorul sistem. Sarcinile clar formulate vă vor ajuta să realizați alegere corectă la a doua etapă.

Etapa 2. Selectarea unei soluții IT. Pentru o companie cu un flux mic de documente, utilizarea unei baze de date electronice precum Access sau Excel poate fi suficientă. Adică, întreprinderile la scară mică nu trebuie întotdeauna să se angajeze în restructurarea globală a fluxului de documente.

Șefii marilor întreprinderi care au divizii regionale Cei care doresc să automatizeze fluxul de documente, dimpotrivă, trebuie să fie pregătiți pentru o implementare costisitoare și îndelungată.

Etapa 3. Descrierea proceselor de afaceri. Înainte de a începe implementarea managementului documentelor, este necesar să se studieze procesele de afaceri existente în prezent ale întreprinderii. În această etapă, rolul principal este acordat șefilor de departamente implicați în automatizare. Sarcina lor principală este de a ajuta la descrierea traseului documentelor și de a crea un flux pas cu pas al proceselor de afaceri.

Etapa 4. În această etapă se întocmesc estimări, grafice calendaristice, liste de resurse necesare și se elaborează un plan general de lucru. În acest caz, este necesar să se țină cont de toate avantajele și dezavantajele existente care vor apărea după automatizarea documentelor.

Etapa 5. Implementare. În această etapă are loc implementarea directă a managementului documentelor electronice. Durata etapei depinde direct de complexitatea structurii organizației și de procesele de afaceri care au loc în aceasta. Controlul și coordonarea lucrărilor sunt efectuate de managerul de proiect.

Etapa 6. Finalizare. În această etapă, programul este testat. De foarte multe ori, testarea dezvăluie lacune de automatizare. Această etapă este importantă pentru că are în continuare posibilitatea de a elimina rapid problemele apărute.

Etapa 7. Punerea în funcțiune a proiectului. Aceasta poate fi una dintre metodele de implementare care este utilizată la începutul utilizării sistemului:

O strategie paralelă, adică se lucrează conform vechiului sistem, dar în același timp se folosesc tehnologii noi. În acest proces, două sisteme - cel vechi și cel nou - sunt comparate în mod constant și, ca urmare, noul sistem este adaptat treptat. Cu toate acestea, din cauza dublării datelor, această abordare este cea mai consumatoare de muncă și de timp.

Salt - trecere la utilizare sistem nou se efectuează instantaneu, adică nu există un proces de tranziție. Această metodă este eficient, dar foarte riscant.

Lansarea unui proiect pilot – saltul are loc într-o zonă. Această abordare este de încredere.

Automatizare secvenţială. Implementarea începe cu blocajele și treptat noi zone încep să participe la proces. Atunci când alegeți această abordare, de regulă, se petrece mult timp, dar răsplata este vizibilă aproape imediat.

În această etapă, indiferent de strategia aleasă, pot apărea dificultăți din cauza conservatorismului angajaților. Cu toate acestea, cu abordarea corectă, probabilitatea riscurilor poate fi redusă semnificativ.

Etapa 8. Monitorizarea utilizării sistemului. Scopul principal în această etapă este de a realiza utilizarea treptată a programului la capacitatea sa maximă. Adică, programul ar trebui să devină un adevărat instrument de gestionare a documentelor și să nu rămână un set de fișiere.

Un alt punct important este faptul că, chiar și după finalizarea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie perfecționat și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Suportul suplimentar al sistemului trebuie să includă:

Mentinerea sistemului in stare de functionare. Poate consta din asistență consultativă utilizatori, erori de depanare, backup de date;

Efectuarea de ajustări la directoarele de sistem pe baza schimbărilor curente din organizație;

Monitorizarea modificărilor în legislație;

Modificarea setărilor din sistem pentru a satisface cerințele noilor angajați.

Referinte:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Constante de timp de dublare a efectelor inovației // Jurnalul Mediteranean de Științe Sociale. – 2015. – Nr. 6 - 36. – Pg. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Verificarea unui model economico-matematic dezvoltare inovatoare comunicații și informații și telecomunicații ale Rusiei // Buletinul Universității Federale din Caucazul de Nord. – 2015. – Nr 3 (48). – pp. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model de gestionare a lichidității sub controlul Băncii Rusiei în timp real // Economie, statistică și informatică. Buletinul UMO. – 2013. – Nr 4. – P. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – Nr. 11 (23). - Cu. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 3 (27). – P. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – Nr 7 (19). – P. 31.

7. Minakov V.F Funcția de undă de producție // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 10-1 (29). – pp. 22-25.

8. Minakov V.F Funcția de producție în fluxurile logistice // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 11-3 (30). – pp. 55-58.

9. Minakov V. F. Diferențele și asemănările în periodizarea teoriei generațiilor // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 12-2 (31). – p. 122-124.

10. Minakov V.F. Elasticitatea prețului cererii și ofertei de calitate // Tehnologii informaționale în afaceri. Culegere de articole științifice ale celei de-a 8-a conferințe științifice internaționale. - Sankt Petersburg. Editura „Info-da”. – 2013. – P. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – Nr 2 (14). – P. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Implementarea infrastructurii cloud în spațiul informațional regional // Revizuire științifică. – 2014. – Nr. 11. – P. 103-106.

13. Minakov V. F., Malyshenko A. V. Descompunere procese de inovare la universitate // Ştiinţă. Inovaţie. Tehnologii. – 2004. – Nr. 36. – P. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Societatea informaţionalăși probleme de informatică aplicată // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 1-1 (20). – pp. 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 6 (30). – P. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 4 (28). – P. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 5 (29). – P. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 1 (25). – P. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Economisirea energiei este un multiplicator al eficienței economice // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – Nr. 11-2 (18). – P. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamica conceptului de dezvoltare a structurilor antreprenoriale // Jurnal de cercetare științifică internațională. 2015. Nr 2-3 (33). P.79-80.

21. Putkina L.V. Caracteristici ale structurilor antreprenoriale inovatoare//Revista de cercetare științifică internațională. 2015. Nr 2-3 (33). P.80-82.

22. Putkina L. V. Design sisteme inteligenteîn economie. Deschideți arhiva articol Nr. 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Conceptul abordării procesului în management // În lumea descoperirilor științifice. 2015.№11.7(71). pp.2759-2765.

24. Putkina L.V – 2016. – Nr. 05 (029) / [ Resursa electronica] – Mod de acces. – URL:

25. Putkina L.V – 2015. – Nr. 12 (24) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V – 2015. – Nr. 10 (22) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V – 2016. – Nr. 07 (031) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

28. Putkina L.V. Caracteristici de utilizare a managementului documentelor electronice pentru munca eficienta întreprindere modernă// Site-ul revistei electronice științifice și practice. – 2016.– Nr. 01 (25) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

29. Putkina L.V – 2015. – Nr. 10 (22) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V – 2016. – Nr. 01 (25) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

31. Putkina L.V – 2016. – Nr. 03 (027) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V – 2016. – Nr. 05 (029) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

33. Putkina L.V – 2015. – Nr. 12 (24) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V – 2016. – Nr. 02 (026) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Modelarea matematică a tendințelor de dezvoltare macroeconomică afaceri de asigurare // Probleme contemporaneștiință și educație. – 2014. – Nr. 4. – P. 436.

Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale Federația Rusă

Instituția de învățământ de la bugetul de stat de învățământ profesional superior „Universitatea de Stat de Medicină și Stomatologie din Moscova numită după. A.I. Evdokimov"

Facultatea de Economie

LUCRARE DE CURS

Disciplina: „Sisteme informaționale corporative”

Pe tema: „Analiza SWOT a implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie”

Finalizat:

Student anul 4, grupa a 2-a

Facultatea de Economie

Manukyan Artur Gevorkovici

Verificat:

Candidat la științe medicale, conferențiar

Saradjev Vladislav Vladimirovici

Introducere…………………………………………………………………………………….2

Analiza SWOT a sistemului electronic de gestionare a documentelor........................2

Concluzie………………………………………………………………………………….3

Lista referințelor………………………………………………………………….8

Introducere

ÎN conditii moderne Sistemele electronice de gestionare a documentelor, care reprezintă un fenomen destul de nou pentru Federația Rusă, devin din ce în ce mai populare. Cu toate acestea, acum majoritatea companiilor ajung să înțeleagă nevoia de a crea sisteme de suport pentru managementul documentelor și importanța introducerii instrumentelor care implementează managementul electronic al documentelor. Acest lucru este cauzat de necesitatea de a sprijini fluxul de documente în creștere în companiile în curs de dezvoltare și de a reduce costurile de furnizare a acestuia. În plus, introducerea unui sistem electronic de management al documentelor mărește gestionabilitatea companiei și nivelul de control al fiecărui obiect contabil de gestiune. Prin urmare, crearea unui flux de documente eficient cu eficiență maximă și costuri minime este o sarcină importantă.
În momentul de față, utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în străinătate se află la apogeul popularității sale. Este evident că această tehnologie va rămâne la acest vârf pentru o perioadă destul de lungă.

Analiza SWOT

Concluzie

Să aruncăm o privire mai atentă asupra tuturor componentelor unei analize SWOT.

Puncte forte

1. Controlul asupra mișcării unui document în cadrul organizației și execuției acestuia. Odată introdus în EDMS, un document, intern sau extern, va fi stocat în el exact atâta timp cât se presupune, fără riscul de a se pierde sau de a ajunge în grămada greșită, iar toate acțiunile cu acesta sunt înregistrate, făcând eliminarea neglijenței unui anumit angajat atunci când o prelucrează. În cele din urmă, visul oricărui manager devine realitate: fluxul de documente este acum complet sub controlul lui!
2. Separarea accesului la documente și a acțiunilor asupra acestora. Dacă sistemul de marcare a documentelor pe hârtie necesită resurse umane suplimentare, dar cel puțin funcționează mai mult sau mai puțin, atunci este absolut imposibil să se asigure protecția împotriva privirilor indiscrete a tuturor documentelor tipărite, deoarece acestea zac peste tot, citiți - nu vreau să . În EDMS, fiecărui angajat al organizației i se atribuie o serie de autorități: ce documente poate vedea, pe care le poate schimba etc. Metodele de identificare a utilizatorului variază în funcție de sensibilitatea informațiilor cu care trebuie să lucreze: de la parole obișnuite la jetoane hardware și amprente.
3. Generarea automată de rapoarte privind mișcarea documentelor. EDMS reduce drastic posibilitatea de „imitare a activității viguroase” de către angajații organizației. Numeroase rapoarte EDMS operează exclusiv pe valori obiective: numărul de documente procesate, timpul mediu de procesare, lungimea cozii de documente pentru fiecare angajat etc. Când folosesc un EDMS, va fi mult mai dificil pentru cei care lucrează într-o organizație să-și ascundă inacțiunea cu un raport plin de culoare.
4. Căutați după diverse atribute în baza de date a documentelor. Anterior, se putea doar visa la asta - indiferent de câte registre s-ar fi ținut, posibilitățile de căutare a documentelor pe hârtie erau încă foarte limitate. EDMS oferă toate opțiunile pentru căutări de atribute de diferite grade de inteligență - oferta este limitată doar de imaginația dezvoltatorilor. Există și diverse opțiuni pentru acțiuni cu mostrele de documente obținute în urma căutării.
5. Reducerea erorilor umane. Organizare corectă Gestionarea electronică a documentelor elimină erorile care rezultă din factorul uman. Cu gestionarea documentelor pe hârtie, este nevoie de ore pentru a găsi documentele lipsă, în timp ce EDMS face față unei sarcini similare în doar câteva secunde.
6. Nevoia redusă de personal suplimentar. Creșterea volumelor de producție cu gestionarea electronică a documentelor nu necesită o creștere semnificativă a personalului este suficient cu ajutorul sistemului management eficient bb workspace automatizează munca unei echipe existente.
7. Protejarea documentelor de deteriorare. Utilizarea EDS reduce riscurile cauzate de incendiu sau alte circumstanțe de forță majoră. Din păcate, nu este posibil să treceți complet la gestionarea documentelor electronice și să scăpați de documente, deoarece, conform legislației Federației Ruse, hârtia este încă considerată o formă semnificativă de document, dar procentul acestor documente în volumul total este relativ mic.
8. Lucru în colaborare cu documente. Automatizarea fluxului de documente permite mai multor utilizatori să lucreze simultan cu același fișier, precum și să caute într-o singură bază de date de documente.
9. Acces instantaneu la informații. Principalul avantaj al gestionării electronice a documentelor este capacitatea de a găsi rapid și ușor cele mai recente versiuni de documente. Astfel, problema relevanței fluxului de documente este rezolvată, adică chiar dacă același document există în mai multe versiuni, utilizatorul va putea găsi cea mai recentă versiune a fișierului și va putea lucra cu ea.
10. Accelerarea semnificativă a căutării și regăsării documentelor (după diverse atribute). Cu gestionarea documentelor pe hârtie, este nevoie de ore pentru a găsi documentele lipsă, în timp ce EDMS face față unei sarcini similare în doar câteva secunde.

Cu toate acestea, atunci când planificați implementarea unui EDMS, nu trebuie să puneți speranțe excesive asupra sistemului în sine: există câteva puncte care pot anula toate avantajele inerente EDMS.

Puncte slabe

Acum să vorbim despre dificultățile implementării și utilizării EDMS. Ele sunt asociate în primul rând cu „factorul uman”, care este atât de familiar fiecărui manager. Indiferent cât de inteligent este EDMS, există momente pe care nu le poate urmări. Să le enumerăm pe cele principale.

1. EDMS nu poate forța angajații să lucreze cu el. După ce a cheltuit fonduri semnificative pentru achiziționarea și implementarea unui EDMS, după ceva timp managerul poate fi surprins să descopere că nimeni nu îl folosește. Aceasta este soarta multor inovații, în special în țara noastră, dar directorul unei anumite organizații, desigur, nu se va lăsa consolat de acest lucru. Bani irositi, timp si resurse umane pierdut.
2. EDMS nu poate urmări adevărul informațiilor introduse în el. În ciuda tuturor instrumentelor de înregistrare și control disponibile în EDMS, cazurile de falsificare sau denaturare, intenționate sau accidentale, sunt adesea imposibil de identificat. Astfel, pentru un angajat nepăsător mai există „loc de manevră”. Nu există nicio îndoială că, după ce au pătruns în sistem, angajații organizației vor găsi în el puncte slabe pe care le vor folosi în propriile scopuri.
3. EDMS nu va învăța angajații disciplina de utilizare a acestuia. Orice măsuri de securitate EDMS, cu excepția celor mai paranoice, nu vor atinge obiectivele dorite (și au un singur scop - să asigure securitatea informatiei organizație) dacă angajații le neglijează masiv. Care este rostul limitării accesului la categorii de documente dacă întreaga organizație cunoaște parola contabilului-șef sau directorului și le folosește activ conturile, și nu în scopuri rău intenționate, ci „pentru a fi mai ușor” și cu cunoștințele persoanele de conducere mai sus mentionate.
4. Preţ. Costuri foarte mari pentru achiziționarea EDS. Nu orice organizație își poate permite asta.
5. Costuri suplimentare în timpul funcționării.
6. Schimbarea personalului. Mulți oameni nu se pot descurca și nu vor să lucreze cu acest program, nu îl înțeleg bine și fac multe greșeli.

Posibilitati

1. Asigurarea unui management mai eficient prin controlul automat al implementării, transparența activităților întregii organizații la toate nivelurile.
2. Menținerea unui sistem de control al calității care respectă standardele internaționale.
3. Sprijinirea acumulării efective, gestionării și accesului la informații și cunoștințe. Asigurarea flexibilității personalului datorită unei mai mari formalizări a activităților fiecărui angajat și a capacității de a stoca întregul istoric de fundal al activităților sale.
4. Înregistrarea activităților întreprinderii în ansamblu (investigații interne interne, analiza activităților departamentelor, identificarea „punctelor fierbinți” în activități).
5. Optimizarea proceselor de business si automatizarea mecanismului de executie si control al acestora.
6. Eliminarea sau reducerea maximă posibilă a cifrei de afaceri a documentelor pe hârtie în întreprindere. Economisirea resurselor prin reducerea costurilor pentru gestionarea fluxurilor de documente în organizație.
7. Eliminarea necesității sau simplificarea semnificativă și reducerea costurilor stocării documentelor pe hârtie datorită disponibilității unei arhive electronice operaționale.
8. Dezvoltarea culturii corporative, stimulată de utilizarea tehnologiilor moderne pentru munca colectivă a angajaților și oportunitățile de informare și comunicare pe care acestea le oferă.

1. Conservatorism al personalului, nivel scăzut de educație, reticență de a învăța și recalifica. Frica de transparență activităţi proprii pentru management, care ia naștere după implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor.
2. Factorul director „de tip sovietic” este reticența de a lucra direct cu un computer, de a vizualiza și edita documente.
3. Schimbări structurale constante în organizație, formalizare slabă a proceselor de afaceri.
4. Necesitatea asigurării forței juridice a documentelor (după adoptarea legii cu privire la semnătură electronică acest factor va începe să-și piardă semnificația).
5. Necesitatea de a interacționa cu lumea externă „de hârtie”, mai ales dacă aceasta se referă la structuri paralele din organizații sau departamente asociate cu care se lucrează constant.

Lista literaturii folosite:

1. http://www.polikom.ru/solution /esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/maga zinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/ 7171/
6. http://infovision.spb.ru/solut ions/docsvision

Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Descrierea conceptelor de bază și a proceselor standard în munca de birou. Scopuri, obiective și niveluri de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar. Automatizare și sisteme electronice de gestionare a documentelor. Caracteristici generale major dirijor procese automatizate munca de birou.

lucrare curs, adaugat 25.10.2011


Capacitățile de bază ale tehnologiilor informatice în munca de birou. Principii de introducere a managementului electronic al documentelor într-o organizație. Control automat executarea documentelor. Analiza sistemului de birotică și flux de documente „Delo”.

rezumat, adăugat 23.09.2010


Relevanța modernă a automatizării managementului documentelor, compararea tipurilor sale tradiționale și electronice. Locul sistemului electronic de management al documentelor în sistemul informațional al întreprinderii. Caracteristici generale ale sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

test, adaugat 22.02.2010


Forme de automatizare a înregistrării documentelor: sisteme de management pentru arhivele electronice și managementul documentelor electronice. Principalele funcții necesare ale sistemelor de automatizare de birou și flux de documente, aspecte pozitive aplicarea lor practică.

test, adaugat 09.09.2009


Problema alegerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor în întreprinderile mici și mijlocii. Sisteme electronice de gestionare a documentelor utilizate în activitatea filialei Ufa a Securității Departamentului de Transport Feroviar al Întreprinderii Federale de Stat. Recomandări pentru îmbunătățirea acestuia.

teză, adăugată 02.08.2015


Documente normative și metodologice care reglementează organizarea managementului documentelor electronice. Scopul, scopurile și obiectivele acestui sistem de management al biroului. Probleme, suport juridic și perspective pentru dezvoltarea ED. Principii de stocare a documentelor electronice.

lucrare curs, adaugat 13.10.2013


Rolul fluxului de documente în structura de management a companiei. Etapele fluxului de documente ale companiei, sistem electronic de flux de documente. Probleme și neajunsuri ale organizației, precum și elaborarea de recomandări pentru creșterea eficienței fluxului de documente al companiei.

lucru curs, adăugat 08.09.2010


Fluxul documentelor ca o verigă importantă în organizarea muncii de birou într-o organizație, structura și caracteristicile acesteia. Modalități de îmbunătățire a fluxului de documente. Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor ca modalitate de îmbunătățire a fluxului de documente.

test, adaugat 16.11.2010

Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Postat pe http://www.allbest.ru/

Introducere

Pentru orice organizație modernă, capacitățile tehnologiilor informaționale moderne sunt importante în ceea ce privește utilizarea lor în managementul documentelor.

Când vine vorba de automatizarea documentelor, această zonă include adesea multe programe care nu au legătură directă cu problema rezolvată - editori de text, programe de recunoaștere a caracterelor, sisteme e-mail. Totuși, toate acestea nu sunt un sistem electronic de gestionare a documentelor. Și având în vedere situația actuală din lume, implementarea unui sistem de management al documentelor care se potrivește optim organizației este o sarcină extrem de importantă.

Lipsa unui flux de documente structurat optim și incapacitatea de a urmări eficient mișcarea și execuția documentelor duce la scăderea eficienței muncii și la creșterea erorilor.

Rezolvarea problemei managementului documentelor în condiții moderne va face posibilă formarea intenționată resurse informaționale organizațiilor, reduc cantitatea de informații introduse manual, ceea ce economisește timp și asigură funcționarea eficientă a acestora.

Relevanța tezei: Tema aleasă este relevantă deoarece se știe că organizarea muncii cu documente afectează calitatea muncii aparatului de management, organizarea și cultura muncii a lucrătorilor din management. Succesul activităților de management în ansamblu depinde de cât de profesional este menținută documentația. După cum se arată cercetarea modernă, 85% din timpul de lucru al angajaților organizației este alocat pregătirii, întreținerii, completarii, copierii și transmiterii documentelor.

Gestionarea corectă a cazurilor reduce timpul necesar căutării, crește acuratețea și actualitatea informațiilor și elimină redundanța acesteia. Creșterea volumelor de informații și, în consecință, a documentelor, a necesitat introducerea tehnologiei pentru prelucrarea în timp util a documentelor, iar odată cu apariția computerelor, informațiile în sine.

Scopul tezei: Dezvoltare termeni de referință pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în Instituția de Învățământ Autonomă de Stat de Învățământ Profesional Secundar din Moscova, Colegiul de Antreprenoriat Nr. 11, Departamentul de Management și Tehnologia Informației.

Zfinalizarea tezei:

1) Colectarea de informații despre diverse sisteme de management al documentelor din diverse surse (literatură, Internet etc.).

2) Conduceți-le analiză comparativă, analizați cerințele pentru sistemul informațional.

3) Selectarea sistemelor electronice de management al documentelor.

4) Elaborarea specificaţiilor tehnice.

În primul capitol (teoretic) vor fi discutate conceptele fluxului documentelor și principiile. De asemenea, sunt discutate sistemele electronice de management al documentelor și clasificarea acestora.

În cel de-al doilea capitol (tehnic), s-a efectuat o analiză, revizuire și selecție a sistemelor electronice de gestionare a documentelor existente și a fost determinată cea mai potrivită cerințelor tehnice ale Colegiului de Antreprenoriat Nr.11. În al treilea capitol, calculul eficienta economica.

1. Principii de organizare a fluxului documentar al activităților de management

Conceptul de flux de documente

Fluxul de documente al unei organizații este de obicei înțeles ca mișcarea ordonată a documentelor create în procesul de lucru de către oficialii relevanți.

În conformitate cu GOST R 51141-98 - fluxul de documente - circulația documentelor într-o organizație din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau expedierii. O gamă de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, distribuire, control al execuției, formarea dosarelor, stocare și reutilizare documentație, lucrări de referință.

Tipuri de flux de documente

În funcție de natura operațiunilor de afaceri ale organizațiilor pentru care se efectuează deplasarea și înregistrarea documentelor primare, se disting următoarele tipuri de flux de documente:

· Managerială. Include etapele de colectare, analiză și rezumare a informațiilor pentru întocmirea unor rapoarte de management prompte, fiabile și vizuale, pe baza cărora adoptarea decizii strategiceși control asupra executării lor la timp;

· Financiar. Acoperă toate operațiunile de birou și permite organizației să gestioneze documentația (contracte, corespondență, rapoarte planificate și analitice, reglementări etc.) implicate în procesele de afaceri;

· Personal. Aceasta presupune colectarea și înregistrarea informațiilor legate de contabilitatea personalului organizației: privind admiterea, transferul, schimbarea funcției și concedierea angajaților, absenteism și sancțiuni disciplinare, programele de vacanță, tabele de personal, fișele postului etc.

· Tehnic. Coordonează fluxurile de informații pentru pregătirea și suportul ciclului de viață documentatia proiectului(crearea, executarea, aprobarea, aprobarea, modificarea și arhivarea);

· De arhivă. Asigură transferul în timp util a documentelor către birou în timpul procesului de documentare depozitare de arhivă si contabilitatea acestora dupa nomenclatorul cazurilor, care se revizuieste anual.

Modalități de organizare a fluxului de documente

Există următoarele modalități de înregistrare a documentației:

Hârtia înseamnă că toate tranzacțiile financiare și de afaceri sunt reflectate în documente care sunt întocmite numai pe hârtie, indicând detaliile solicitate și certificate prin semnăturile compilatorilor. Această metodă necesită o investiție semnificativă de timp și resurse materiale pentru crearea, circulația și stocarea documentației. Există, de asemenea, riscul pierderii iremediabile a documentului dacă suportul fizic este distrus.

Electronic înseamnă că toate procesele de afaceri sunt înregistrate în documente care nu au copii originale pe hârtie, doar în formular electronic. Pentru a se asigura că documentele au forță juridică, acestea folosesc semnături digitale electronice, care protejează împotriva plagiatului și a distorsiunii documentației. Această metodă de contabilitate vă permite să minimizați timpul pentru crearea documentelor și să creșteți controlul asupra mișcării acestora.

Mixt - presupune că coordonarea și aprobarea documentelor se realizează pe hârtie, iar pregătirea și transmiterea între unitățile structurale sau angajați se realizează cu ajutorul computerelor. În acest caz, documentul original pe hârtie are forță juridică. Această metodă asigură optimizarea programului fluxului de documentație la întreprindere.

Gestionarea electronică a documentelor

Management electronic document (EDF)- un mecanism unificat de lucru cu documentele transmise în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

Principii de bază ale managementului documentelor electronice:

· Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați în mod unic documentul.

· Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, permițând reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora.

· Continuitatea mișcării documentului, permițând identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment din viața documentului (procesului).

· O bază de date unificată (sau distribuită coordonat) de informații despre documente, care elimină posibilitatea de duplicare a documentelor.

· Un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.

· Un sistem de raportare dezvoltat pentru diverse stări și atribute ale documentelor, permițându-vă să controlați mișcarea documentelor prin procesele de flux de documente și să luați decizii de management pe baza datelor din rapoarte.

Managementul utilizează pe scară largă mijloace electronice de creare și procesare a documentelor, prin urmare fluxul de documente este considerat ca o parte integrantă a suportului informațional pentru management și include mișcarea fluxurilor de informații ale organizației - primirea, prelucrarea, prelucrarea, utilizarea acestora.

Dacă până de curând în literatura de afaceri se obișnuia să se separe fluxul de documente tradițional și electronic unul de celălalt, acum vorbim despre apariția unui tip nou, modern de flux de documente, care combină cele mai bune calități munca tradițională de birou cu tehnologii moderne crearea, prelucrarea și transmiterea documentelor în scopul propus.

În prezent, în munca de birou din Rusia există încă o combinație a ambelor tipuri de flux de documente, cu o oarecare predominanță a celor electronice în marile centre administrative și industriale.

Managementul tradițional de documente își păstrează poziția în anumite domenii specifice ale muncii de birou, în special, unde vorbim de documente confidențiale (documente restricționate).

Deci, fluxul de documente modern al unei organizații ar trebui considerat ca un flux de documente mixt, bazat pe utilizarea prioritară a tehnologiei electronice pentru lucrul cu documente.

Aceasta din urmă înseamnă că documentele, de regulă, sunt create folosind mijloace tehnologice moderne (echipamente de birou, materiale etc.), iar transmiterea, prelucrarea și stocarea lor se realizează atât în ​​formă electronică, cât și „hârtie”.

Fluxul de documente modern al unei organizații este format ca urmare a „fuziunii” organizate a trei fluxuri de informații independente de-a lungul cărora „călătoresc” documentele interne, documentele primite și documentele de ieșire.

Fluxul de informații extern asigură deplasarea documentelor de intrare și de ieșire, iar fluxul de informații intern asigură deplasarea documentelor în cadrul întreprinderii.

LA documente interne Se obișnuiește să se clasifice documentele elaborate de funcționari pe baza obiectivelor și nevoilor organizației (diviziunile sale structurale) și în conformitate cu regulile interne pentru elaborarea documentelor. Cu alte cuvinte, acestea sunt documente generate ca urmare a activităților interne ale întreprinderii.

Organizarea generală a muncii cu documentele interne ale organizației este următoarea:

Documentele primite- Sunt documente primite de organizație din exterior prin diverse canale de comunicare.

Organizarea generală a muncii cu documentele primite ale organizației este următoarea:

Documente de ieșire- sunt documente elaborate în cadrul organizației și trimise în afara acesteia pentru îndrumare organelor de conducere inferioare (funcționari subordonați, instituții și organizații) sau în urma unor instrucțiuni scrise (documente de îndrumare) ale celei mai înalte autorități (directori superiori).

Organizarea generală a muncii cu documentele de ieșire ale organizației este următoarea:

Sisteme electronice de gestionare a documentelor

CUestesubiect de management electronic al documentelor (EDMS) engleză. EDMS (Electronic Document Management Systems) și EMC (Enterprise Content Management) este un sistem de automatizare a lucrului cu documente informative pe parcursul întregului ciclu de viață al acestora (creare, modificare, stocare, căutare, clasificare etc.), precum și procese de interacțiune între angajați. În acest caz, documentele înseamnă în primul rând documente electronice nestructurate (fișiere Word, Excel etc.). De regulă, un EDMS include o arhivă electronică de documente și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri și de sprijinire a funcționalității de birou.

În prezent, există un număr mare de sisteme electronice de gestionare a documentelor. În acest caz, este necesar să se facă distincția între termenii „flux de documente” și „muncă de birou”. Managementul biroului este un termen folosit în practica biroului pentru a desemna un set formal de reguli pentru lucrul cu documente. Există sisteme de gestionare a documentelor care pot fi configurate pentru a îndeplini regulile necesare fluxului de lucru. Există însă sisteme care au urmărit inițial să susțină tocmai aceste reguli și, în acest sens, nu mai au funcții generale suficient încât să poată fi numite sisteme de management al documentelor.

Orice sistem de flux de lucru poate conține elemente din fiecare dintre următoarele categorii, dar majoritatea au un accent specific într-o zonă, legată în primul rând de poziționarea produsului.

Clasificarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor:

1. EDMS universal „în cutie”:

o set standard de funcții;

o imposibilitatea de a satisface pe deplin nevoile unei anumite organizații;

o costuri reduse de timp pentru achiziție și instalare;

o cost relativ scăzut;

o necesitatea achiziționării unei licențe pentru fiecare stație de lucru instalată.

2. EDMS dezvoltat individual:

o cel mai personalizat sistem;

o costuri mari de timp;

o cost ridicat de dezvoltare;

o costuri asociate: costurile de instruire a angajaților, achiziționarea de noi echipamente și software.

3. EDMS combinat:

o platformă de bază pentru care sunt dezvoltate modulele suplimentare necesare;

o respectarea deplină a nevoilor întreprinderii;

o costuri reduse de timp pentru dezvoltare și implementare;

o costul include: prețul platformei de bază și costul modificării individuale, în funcție de complexitatea comenzii;

o transferul drepturilor asupra produsului către client;

o ușurință de învățare și utilizare;

o Rusificare completă;

o interfață ușor de utilizat;

o interacțiunea cu aplicațiile de birou existente.

În conformitate cu numărul de funcții implementate, EDMS sunt împărțite în:

· Sisteme cu mijloace dezvoltate de stocare și recuperare a informațiilor (arhive electronice-EA). O arhivă electronică este un caz special al unui sistem de management al documentelor axat pe stocarea și regăsirea eficientă a informațiilor. Unele sisteme se remarcă în special prin instrumentele de căutare full-text dezvoltate: căutare fuzzy, căutare semantică etc., altele prin organizarea eficientă a stocării: HSM, suport pentru o gamă largă de echipamente pentru stocarea informațiilor etc.

· Sisteme cu instrumente avansate de flux de lucru (WF).. Aceste sisteme sunt concepute în principal pentru a asigura mișcarea anumitor obiecte de-a lungul unor rute prestabilite (așa-numita „rutare rigidă”). În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, așa că se numește cuvântul general „muncă”. Sistemele de acest tip sunt numite sisteme de flux de lucru - „flux de lucru” (din păcate, nu există un echivalent exact pentru acest termen în rusă). Documentele pot fi asociate cu locuri de muncă, dar documentele nu reprezintă obiectul de bază al acestor sisteme. Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibilă organizarea anumitor lucrări pentru care toate etapele sunt cunoscute în prealabil și pot fi prescrise.

· Sisteme concentrate pe sprijinirea managementului organizațional și a acumulării de cunoștințe. Acestea sunt sisteme „hibride”, care combină de obicei elemente ale celor două anterioare. În același timp concept de bază sistemul poate conține atât documentul în sine, cât și sarcina care trebuie finalizată. Pentru a gestiona o organizație, aveți nevoie atât de rutare „hard” cât și „gratuită”, când ruta pentru document este atribuită de manager („descrie” document de intrare), prin urmare, ambele tehnologii într-o formă sau alta pot fi prezente în astfel de sisteme. Aceste sisteme sunt utilizate în mod activ în agentii guvernamentale management, în birouri companii mari, care se disting printr-o ierarhie dezvoltată, au anumite reguli și proceduri pentru circulația documentelor. În același timp, angajații creează colectiv documente, pregătesc și iau decizii, execută sau controlează execuția acestora.

La implementarea unor astfel de sisteme pe mari intreprinderi este important să se determine dacă sistemul oferă capacitatea de a administra eficient, procesa volume mari de informații, se integrează cu sisteme automate de management al producției, scalabilitate, implementare în faze, ține cont de distribuția teritorială, structura organizațională complexă, accesul bazat pe roluri etc.

· Sisteme axate pe sprijinirea colaborării. Aceasta este o nouă tendință în domeniul sistemelor de management al documentelor, asociată cu o înțelegere a variabilității condițiilor pieței în lumea modernă și cu necesitatea de a avea „doar ceea ce este necesar” pentru o mișcare rapidă, fără inutil, foarte util, dar greoi. balast. Astfel de sisteme, spre deosebire de cele anterioare, nu includ conceptul de ierarhie în organizație și nu le pasă de nicio formalizare a fluxului de muncă. Sarcina lor este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt separați geografic, și să păstreze rezultatele acestei lucrări. De obicei implementat în conceptul de „portale”. Furnizează servicii de stocare și publicare a documentelor pe intranet, căutare de informații, discuții și programare (atât reale, cât și virtuale). Astfel de sisteme găsesc clienți printre cei care se dezvoltă rapid societăţi comerciale, grupuri de lucru în companii mariși agenții guvernamentale.

· Sisteme cu servicii suplimentare dezvoltate. De exemplu, un serviciu de management al relațiilor cu clienții (CRM - Customer Relation Management), management de proiect, facturare, e-mail etc. (Rețineți că, în ceea ce privește complexitatea funcțiilor, un sistem de management al documentelor și, de exemplu, un serviciu CRM pot au proporții diferite în funcție de organizație Dar în contextul acestui articol, funcționalitatea CRM este opțională).

Cerințe standard pentru EDMS

Dacă respectăm litera standardului de întocmire a specificațiilor tehnice, cerințele pe care un utilizator obișnuit le poate prezenta unui sistem electronic de gestionare a documentelor tipice pot fi descrise după cum urmează.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor ar trebui:

· asigura depozitarea în siguranță a documentelor și descrierilor acestora;

· asigurarea ciclului de viață al unui document (crearea acestuia, stocarea versiunilor, publicarea, blocarea accesului la un document confiscat, transferul unui document pentru stocare într-o arhivă);

Permite alocarea utilizatorului diverse tipuri documente, crearea și editarea cardurilor pentru acestea;

· menține o ierarhie de categorii pentru căutarea eficientă a documentelor;

· căutarea documentelor pe baza informațiilor din card, precum și a textului integral;

· asigura împărțirea accesului la documente la nivelul utilizatorilor individuali, pe principii de rol, și pe baza structurii ierarhice a organizației;

· suportă tehnologia HSM;

· înregistrează toate evenimentele legate de munca utilizatorilor și de sistemul în sine; este necesar să existe instrumente de administrare dezvoltate;

· sprijină accesul de la distanță la informații.

Sistemele avansate ar trebui să accepte:

· tehnologii cluster pentru a asigura funcționarea neîntreruptă;

· organizații distribuite geografic;

· algoritmi de criptare pentru stocarea și transmiterea datelor;

· semnătură digitală.

Cerințe de arhitectură:

· disponibilitatea unui server de aplicații dedicat;

· prezența unui client subțire; suport pentru accesarea documentelor folosind un browser.

· multiplatformă pentru a asigura scalabilitatea;

Cerințe pentru deschidere și integrare cu alte sisteme:

· integrare cu instrumente de introducere a documentelor în flux;

· integrare cu aplicatii de birou;

· integrare cu email;

· prezența unei interfețe software dezvoltate (API);

· integrare cu servicii standard de directoare (de exemplu, LDAP) pentru a menține și sincroniza lista de utilizatori ai sistemului;

· capacitatea de a adapta interfața cu utilizatorul la sarcini specifice;

· capacitatea de a completa sistemul cu propriile componente specializate;

În caz de utilizare bază externă datele pentru stocarea atributelor documentului necesită o descriere detaliată a structurii datelor și a instrumentelor pentru lucrul cu diferite SGBD.

Crearea componentelor sistemului electronic de management al documentelor

Arhitectura componentelor sistemului electronic de management al documentelor este prezentată în Figura 1. Elementele principale ale arhitecturii sunt:

Stație de lucru client - componente ale interfeței utilizator și controale. Server de aplicații - componente de server pentru executarea logicii de afaceri a sistemului. Server de baze de date - componente ale stocării și accesului la date.

Componentele sistemului electronic de management al documentelor interacționează cu alte sisteme prin interfața software EDMS, la rândul lor, alte sisteme interacționează cu sistemul electronic de management al documentelor prin interfața software EDMS.

Figura 1. Arhitectura componentelor unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Acest capitol a examinat conceptele de bază, tipurile și metodele de organizare a fluxului de documente, precum și fluxul documentelor electronice, clasificarea și principiile. Informații generale despre sistemele electronice de gestionare a documentelor, clasificare și cerințe. Acum trecem la revizuirea și selecția sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

2. Recenziecheiesisteme electronicefluxul documentelor

În prezent, piața rusă oferă o selecție destul de largă de EDMS, care pot îndeplini cerințele și sarcinile de automatizare a activităților de management ale unei organizații, dar au cerințe software diferite. Mai jos este o prezentare generală a unor sisteme automate. Aceste sisteme nu au fost alese întâmplător, ci pe baza unui studiu al DSS Consulting, care a lansat un raport analitic privind dezvoltarea pieței ruse pentru sistemele EDMS și ECM în 2010.

Distribuția industriei după numărul de implementări

Această secțiune va examina distribuția în industrie a proiectelor pentru implementarea produselor EDMS/ECM produse în serie în Rusia în perioada 2009-2010.

Diagrama 1. Distribuția implementărilor produselor EDMS/ECM produse în serie pe industrie în Rusia, pe baza rezultatelor anului 2010

Pe baza rezultatelor din 2010 cel mai mare număr proiecte de implementare a produselor EDMS/ECM produse în serie au fost înregistrate în sectorul public - 28% din implementări.

Pe locul doi în numărul proiectelor de implementare finalizate cu succes îl ocupă sectorul financiar al economiei, a cărui creștere a ponderii implementărilor s-a ridicat la (1%), ajungând la (9%) la finele anului 2010.

În plus, produsele EDMS/ECM produse în serie sunt solicitate de la întreprinderile de petrol și gaze și industria chimică(8% din implementări), construcții (7%) și în domeniul științei și educației (7%). De remarcat că au fost întocmite și statisticile implementărilor pe segmentul științific și educațional proiecte educaționale implementare.

Diagrama 2. Distribuția implementărilor produselor EDMS/ECM produse în serie în Rusia, pe baza rezultatelor anului 2010

Din diagramă rezultă că, în ceea ce privește numărul de implementări în Rusia, Directum EDMS ocupă (25% din piață), DocsVision (15% din piață), 1C-Document Management 8 (9% din piață) și alte EDMS (51% din piață).

Astfel, luând în considerare toate diagramele de mai sus, selectăm cele mai populare EDMS:

1. „Directum”, Directum;

2. „DocsVision”, DocsVision;

3. „1C: Flux de documente 8”, 1C;

Revizuirea soluțiilor standard EDMS

DIRECTUM

Directum este un sistem electronic de management al documentelor și interacțiunilor care vizează creșterea eficienței tuturor angajaților organizației în diverse domenii ale activităților lor comune.

Scurtă descriere a sistemului

Sistemul DIRECTUM este un sistem ECM cu drepturi depline și suportă întregul ciclu de viață al gestionării documentelor, în timp ce munca tradițională de birou „pe hârtie” se încadrează perfect în fluxul de documente electronice. DIRECTUM oferă organizare eficientăși controlul proceselor de afaceri bazate pe tehnologia Workflow: aprobarea documentelor, procesarea comenzilor complexe, pregătirea și ținerea de întâlniri, susținerea ciclului de vânzări și alte procese de interacțiune.

Probleme de rezolvat

Ca urmare a implementării unui sistem electronic de management al documentelor, sunt rezolvate următoarele sarcini:

· lucrul cu documentele și aprobarea acestora în cadrul organizației se efectuează numai în formă electronică folosind o semnătură digitală electronică;

· conducerea superioară lucrează cu documente din sistem;

· controlul disciplinei de performanță se realizează pe baza datelor de sistem;

· toată lumea lucrează în sistem diviziuni structurale, inclusiv angajații obișnuiți;

· a fost creat un depozit unificat de documente electronice și cunoștințe corporative, cu care toți angajații lucrează în conformitate cu autoritatea lor.

Funcționalitatea principală a sistemului este determinată de următoarele capacități:

· Disponibilitatea unui instrument care simplifică identificarea și căutarea documentelor pe hârtie. Disponibilitatea unui mecanism de flux de lucru orientat spre afaceri și a unui editor pentru diagrame de rute tipice, care vă permite să modelați rute de afaceri complexe.

· Abilitatea de a crea și gestiona sistem unificat depozite de documente de volum aproape nelimitat pt diferite tipuri conținut pe parcursul întregului ciclu de viață al documentului.

· Funcționalitate extinsă a sistemului datorită prezenței modulelor Meeting Management, Contract Management și Customer Relationship Management.

· Implementarea extinsă a electronicului semnătură digitală(EDS) pentru tranziția la gestionarea electronică a documentelor, inclusiv utilizarea instrumentelor de protecție criptografică certificate în Federația Rusă.

· Un mecanism de integrare universal care simplifică munca SAP, 1C și a altor sisteme ERP în DIRECTUM.

· Posibilitatea de a organiza munca distribuită geografic în modul off-line cu suport pentru o structură de server ierarhică.

· Disponibilitatea a două moduri pentru utilizatori de a lucra cu sistemul: printr-un client desktop și printr-un client web (folosind un browser web)

· Capacitatea de a organiza schimbul de documente electronice cu semnături digitale între diferite organizații, chiar dacă acestea folosesc sisteme diferite de gestionare a documentelor sau nu le folosesc deloc.

· Sistem foarte scalabil, permițând mii de utilizatori să lucreze și să stocheze milioane de documente diferite.

· Disponibilitatea instrumentelor dezvoltate (IS-Builder), care vă permite să adaptați rapid sistemul, să îl integrați cu alte sisteme și, de asemenea, să îl modificați singur, ținând cont de dezvoltarea organizației.

· Conformitatea cu standardele și normele rusești de muncă și management de birou (GSDOU).

Arhitectura sistemului

Compoziția sistemului:

· Gestionarea electronică a documentelor. Crearea și stocarea diverselor documente nestructurate (texte Microsoft Word, tabele Microsoft Excel, desene Microsoft Visio, CorelDraw, video etc.); suport pentru versiuni de documente și semnături digitale; structurarea documentelor în dosare; atribuirea drepturilor de acces la documente; istoricul lucrului cu documente; căutarea în text integral și pe atribute a documentelor.

· Managementul proceselor de afaceri. Suport pentru procesele de aprobare și procesare a documentelor în toate etapele ciclului de viață al acestora (docflow); emiterea sarcinilor electronice și monitorizarea executării acestora; interacțiunea dintre angajați în timpul proceselor de afaceri; suport pentru trasee libere și rigide (flux de lucru).

· Managementul contractelor. Organizarea procesului de aprobare și înregistrare a contractelor și a documentelor aferente, precum și munca operațională cu ele (căutare, analiză, editare etc.).

· Managementul întâlnirilor. Organizarea pregătirii și desfășurării ședințelor (coordonarea locului și timpului, componența participanților, ordinea de zi); generarea și distribuirea protocolului; monitorizarea implementării deciziilor ședinței.

· Birou. Înregistrarea documentelor pe hârtie în conformitate cu cerințele instituției de învățământ bugetar de stat; menținerea unei liste de cazuri cu reguli flexibile de numerotare; distribuirea și controlul locației documentelor pe hârtie; organizarea schimbului de documente electronice cu semnături digitale cu alte organizații.

· Managementul interactiunii cu clientii. Menținerea unei baze de date unificate cu organizații și persoane de contact; menținerea unui istoric al întâlnirilor, apelurilor și corespondenței cu clienții; susținerea procesului de vânzare în conformitate cu etapele reglementate; planificarea activităților de marketing; analiza eficacității vânzărilor și a influențelor de marketing.

Figura 2. Compoziția modulară a DIRECTUM EDMS

Capacitățile sistemului DIRECTUM sunt extinse semnificativ datorită următoarelor componente:

· Instrument de dezvoltare specific subiectului IS-Builder. Modificarea și dezvoltarea de noi carduri electronice de documente, directoare, rapoarte, blocuri de rute standard; limbaj de programare încorporat ISBL; integrarea cu alte sisteme.

· Servicii de stocare a fișierelor (DIRECTUM Storage Services). Gestionarea stocării unor cantități mari de date într-un singur sistem; arhivarea documentelor; lucrul cu date media; stabilirea politicilor de stocare care asigură mișcarea automată a datelor între unitățile de stocare.

· Server de acces web. Lucrați cu documente electronice, sarcini, sarcini prin intermediul unui browser web.

· Extensii pentru SharePoint. Un set de părți web gata făcute și mecanisme de integrare care oferă acces la datele DIRECTUM dintr-un portal bazat pe Microsoft SharePoint.

· Server de replicare. Crearea de sisteme distribuite geografic care fac schimb de date off-line; sistem ierarhic de servere secundare; compoziția personalizabilă a datelor replicate.

· DIRECTUM OverDoc. Vizualizarea, editarea și semnarea documentelor cu semnătură digitală în afara sistemului DIRECTUM pentru schimb între diferite organizații; distribuite gratuit.

· Tehnologia de identificare rapidă a documentelor DIRECTUM RapID. Marcarea și căutarea documentelor pe bază de coduri de bare, oferind acces rapid la un document electronic din copia sa pe hârtie.

· Servicii de introducere a documentelor (DIRECTUM Capture Services). Introducerea în bloc a documentelor în DIRECTUM din diverse surse (scanere, MFP, sistem de fișiere, faxuri, e-mail etc.).

· Servicii de transformare a documentelor (DIRECTUM Transformation Services). Conversia documentelor în alte formate, extragerea de informații utile din documente.

· Set de instrumente de integrare (DIRECTUM Integration Toolset). Integrare ușoară cu sistemele ERP: sincronizare bidirecțională a directoarelor, includerea obiectelor de sistem în fluxul de lucru, generarea documentelor și accesul la acestea din sistemul ERP.

Avantajele sistemului

Efectul implementării DIRECTUM este conștientizarea beneficiilor pe care le oferă implementarea managementului documentelor:

· Transparența proceselor de afaceri. Sistemul DIRECTUM oferă capacitatea de a urmări etapele proceselor de afaceri, ceea ce face ca toate activitățile din organizație să fie absolut transparente și controlabile. În plus, mecanismul fluxului de lucru include toate instrumentele necesare pentru configurarea proceselor de orice complexitate.

· Eliminarea accesului neautorizat. O scurgere de informații confidențiale poate duce la milioane de pierderi pentru o organizație.

· Creșterea disciplinei de performanță. Conform statisticilor, 20% din sarcinile primite nu sunt îndeplinite de către angajații care răspund de acestea. Oferind controlul complet asupra tuturor etapelor de lucru pentru management, sistemul DIRECTUM afectează direct disciplina de performanță a angajaților.

· Conformitatea cu standardele ISO-9000. Stabilirea managementului calității a devenit acum una dintre sarcinile prioritare care se rezolvă companiile rusești. Dezvoltat în conformitate cu cerințele ISO 9001, Sistemul de Management al Calității (SMC) devine baza conceptuală pentru îmbunătățirea sistemului de management al organizației. Una dintre cerințele pentru SMC este fluxul de documente transparent și interacțiunea informațiilor. Avantajele utilizării DIRECTUM la realizarea unui SMC: asigurarea respectării stricte a secțiunilor standardului ISO 9001:2000 privind managementul documentelor și înregistrărilor; sprijin pentru implementarea reglementărilor de către angajați în cadrul proceselor de afaceri descrise; furnizarea de mijloace pentru controlul managerial asupra funcționării SMC.

· Reducerea timpului petrecut de manageri și angajați. Utilizarea sistemului DIRECTUM reduce timpul petrecut cu aproape toate operațiunile de rutină cu documente (creare, căutare, aprobare etc.

· Ușurință de inovare și învățare. Datorită sistemului de notificare construit pe sistemul DIRECTUM: noile reguli de lucru sunt comunicate rapid tuturor angajaților; rutele și șabloanele de documente pot fi modificate cu ușurință, după care angajații încep automat să lucreze într-un mod nou.

· Odată cu punerea în funcțiune a sistemului DIRECTUM, se formează baza de cunoștințe corporative a organizației, care, la rândul său, face posibilă reducerea timpului alocat pregătirii noilor angajați.

· Dezvoltarea culturii corporative. Procesul de introducere a managementului electronic al documentelor stabilește și menține cultura corporativă.

· Concentrați-vă pe îmbunătățirea performanței generale. Management avansat de conținut cu suport pentru ciclul de viață complet, introducerea documentelor din diverse surse, conversia și stocarea documentelor în diferite formate.

DocsVision

Platforma DocsVision stă la baza gestiunii electronice a documentelor - crearea unui sistem de management al documentelor și proceselor de afaceri și include doar elementele de bază destinate stocării informațiilor, accesării acesteia și, de asemenea, oferind utilizatorului o interfață familiară și convenabilă.

Scurtă descriere a sistemului

Principalele procese automatizate folosind EDMS DocsVision sunt înregistrarea documentelor de intrare/ieșire și procesele-verbale ale întâlnirilor; pregătirea, coordonarea și execuția documentației administrative interne; controlul asupra executării comenzilor.

Platforma constă din părți client și server. Componentele serverului vă permit să creați toate structurile necesare pentru stocarea datelor (carduri de cont și fișiere de documente electronice) și, de asemenea, să mențineți integritatea acestora în viitor, să vă asigurați că clientul primește, actualizează și șterge datele în conformitate cu drepturile de acces. Componentele client oferă o interfață pentru utilizatorul final pentru a lucra cu informațiile conținute în baza de date, inclusiv căutarea, vizualizarea și modificarea acesteia.

Principala componentă client a platformei DocsVision este Navigator (se rulează ca o aplicație în mediul Microsoft Internet Explorer), care oferă acces la toate obiectele DocsVision:

· vizualizarea arborelui folderelor și cardurilor aflate în foldere;

· vizualizarea conținutului cardurilor și gruparea acestora după anumite criterii;

· căutarea cardurilor pe baza unor criterii specificate;

· crearea de noi și editarea documentelor existente.

Pentru claritate și comoditate în lucrul cu documente electronice, cardurile sunt grupate în foldere, similare folderelor Explorer, oferind stocarea logică și ordonată a documentelor în conformitate cu regulile stabilite în organizație. Formularele pentru înregistrarea documentelor - carduri de documente - pot diferi în fiecare organizație și pot fi dezvoltate independent de aceasta, prin urmare nu fac parte din platforma DocsVision, ci fac parte din aplicația încorporată DocsVision „Office Management”.

Probleme de rezolvat

DocsVision asigură integrarea tuturor aplicațiilor create pe baza platformei într-un singur spațiu pentru gestionarea documentelor și proceselor din organizație.

Principalele caracteristici ale DocsVision:

· Automatizarea managementului întreprinderii.

· Sprijinul abordării procesului în organizarea managementului.

· Automatizarea sistemelor de management al calitatii.

· Automatizarea proceselor de aprobare a documentelor.

· Instrumente pentru monitorizarea executării documentelor și sarcinilor.

· Dirijarea și livrarea documentelor către stațiile de lucru ale utilizatorului.

· Managementul proceselor de procesare a documentelor.

· Organizarea interactiunii cu contrapartidele si clientii.

· Biromatice.

· Crearea unei arhive electronice de documente.

Arhitectura sistemului

Arhitectura platformei DocsVision se bazează pe tehnologii care oferă capacitatea de a implementa soluții scalabile. Accentul soluțiilor arhitecturale DocsVision este integrarea soluțiilor bazate pe DocsVision, scalabilitatea sistemului, capacitatea de integrare în infrastructură sistem informatic organizare, flexibilitate, extensibilitate a sistemului și capacitatea de a crea soluții distribuite.

Figura 3. Arhitectura sistemului DocsVision

DocsVision se bazează pe un principiu modular - sistemul include următoarele componente:

· Module kernel care implementează servicii de bază ale sistemului.

· Module de sistem care oferă instrumente de management al sistemului și acces la obiectele principale ale sistemului.

· Gateway-urile sunt module pentru integrarea unui sistem de management al proceselor de afaceri cu sisteme externe, permițând procesarea uniformă a evenimentelor și obiectelor din sistemul extern.

· Modulele de aplicație care vin împreună cu sistemul formează funcționalitatea acestuia din punctul de vedere al utilizatorului final. Setul de module de aplicație include carduri de documente și cărți de referință care vor fi folosite de toți cei care lucrează în sistem.

· Serverul DocsVision este construit pe baza MS SQL Server și MS IIS Web server și constă dintr-un server de stocare și un program de instalare.

· Clientul DocsVision este integrat în Internet Explorer și constă din nucleul sistemului și un set de carduri controlate de acesta.

· Serverul de rutare, parte a platformei DocsVision, vă permite să utilizați instrumente de e-mail pentru a trimite sarcini către executanți, pentru a colecta automat informații și pentru a urmări execuția acestora.

Conceptul de sistem se bazează pe ideologia componentelor care nu sunt orientate spre conectarea la server, ceea ce asigură scalabilitate maximă a sistemului.

Pentru a îndeplini aceste cerințe, sistemul este implementat într-o arhitectură cu trei niveluri, a cărei legătură de mijloc este serverul Web. Serverul Web rulează una dintre componentele de bază ale nucleului, serverul de stocare, care oferă acces la stocarea datelor și fișierelor. Serverul de stocare este implementat ca o componentă fără stat, ceea ce permite rezolvarea problemei de scalabilitate la nivelul aplicației de nivel mediu.

Sistemul vă permite să lucrați simultan cu mai multe servere de baze de date și poate oferi, de asemenea, echilibrarea sarcinii pentru serverele de aplicații DocsVision atunci când rulați sub Microsoft AppCenter.

Arhitectura sistemului este concepută pentru a funcționa în cadrul infrastructurii actuale a sistemului informațional. DocsVision este proiectat să funcționeze cu Microsoft SQL Server ca bază de stocare a informațiilor, dar poate suporta și alte servere de baze de date cele mai comune. Atât Microsoft Exchange Server, cât și orice sistem de e-mail care acceptă protocolul SMTP pot fi utilizate ca subsistem de rutare a documentelor. Serverul principal de aplicații DocsVision rulează Microsoft Internet Information Server.

Atât Internet Explorer, cât și Microsoft Outlook pot fi utilizate ca aplicații client. Aplicațiile DocsVision pot fi integrate în Microsoft Office SharePoint Server folosind tehnologia Digital Dashboard WEB Part.

Sistemul DocsVision este implementat într-o arhitectură deschisă. Toate caracteristicile aplicației DocsVision sunt accesibile prin interfețe de programare care oferă flexibilitatea de a utiliza componentele platformei pentru a crea soluții specifice. Există instrumente pentru încorporarea funcțiilor individuale ale sistemului în aplicații deja utilizate în companii. Sistemul vă permite să combinați într-un singur complex toate aplicațiile create pe baza acestuia.

Avantajele sistemului

Toate aplicațiile create folosind DocsVision oferă următoarele beneficii:

· Mecanisme unificate de stocare și prezentare a informațiilor.

· Mecanisme unificate de delimitare a drepturilor de acces la documentele electronice și acțiunile cu acestea.

· Mijloace generale navigarea și accesul la date și organizarea spațiului de lucru al utilizatorului.

· Structura generală a cărților de referință.

· Instrumente generale pentru căutarea și regăsirea cunoștințelor.

· Comenzi unificate ciclu de viață aplicații și rutare.

· Infrastructură unificată de gestionare și administrare a aplicațiilor.

· Instrumente unificate de dezvoltare (configurare) a infrastructurii.

· Un model obiect uniform pentru toate aplicațiile de sistem și prezența unui set comun de componente utilizate pentru integrarea în aplicațiile client.

Compatibilitatea WEB inițială și completă a sistemului, în special, instrumentele sale de management, vă permite să utilizați aplicații DocsVision de oriunde din rețeaua mondială, disponibilitatea instrumentelor de rutare a documentelor offline vă permite să vă conectați pentru a lucra cu utilizatorii sistemului cu care interacționează sediul companiei numai prin e-mail.

DocsVision vă va permite să lucrați cu următoarele entități:

· Documente electronice care conțin cantități mari de date.

· Cantități mari de documente stocate pe server.

· Număr mare de sesiuni de utilizator simultane.

1C: Fluxul documentelor

„1C: Document Flow 8” nu are specificul industriei și poate fi utilizat eficient atât în ​​sectorul public, cât și în întreprinderile comerciale, fie că este vorba de o structură holding distribuită cu un număr mare de utilizatori sau de o întreprindere mică. Fiind universal, programul poate fi ușor personalizat și adaptat specificului unei anumite organizații. Produsul software „1C: Document Flow 8”, dezvoltat pe noua platformă tehnologică „1C: Enterprise 8.2”, este succesorul produs software„1C: Archive 3”, care a fost folosit în sute de organizații, întreprinderi și instituții de mai bine de 10 ani și este conceput pentru a automatiza fluxul de documente.

Scurtă descriere a sistemului:

„1C: Document Flow 8” vă permite să implementați următoarele capabilități:

· eficientizați munca angajaților cu documente, eliminând posibilitatea de a pierde versiuni sau de a traversa fragmente atunci când lucrează simultan;

· reduce timpul de căutare informatiile necesareși timpul total pentru prelucrarea colectivă a documentelor;

· îmbunătățirea calității materialului finit (proiecte, documentație etc.)

Programul rulează pe platforma 1C: Enterprise 8 și oferă următoarele operațiuni:

· stocarea oricăror documente;

· restrângerea drepturilor de acces la documente;

· lucru colectiv cu documente;

· stocare și control versiuni;

· emiterea si controlul comenzilor;

· raportare;

· lucrați cu sistemul prin intermediul unui browser web.

Probleme de rezolvat:

Sistemul vă permite să lucrați cu documente de orice tip. Pentru a vizualiza sau edita documente, utilizați aplicații instalate pe computerul local. Documentele text sunt editate direct în 1C: Enterprise fără a apela aplicații externe:

· Structura secţiunii. Toate documentele sunt stocate într-o structură de partiție ținând cont de drepturile de acces.

· Drepturi de acces. Capacitate de instalare nivel diferit accesul utilizatorilor și grupurilor de utilizatori la secțiuni, documente și instrucțiuni.

· Stocarea automată a versiunilor. Când verificați documentele editate în stocarea documentelor, a noua versiune indicând autorul, data și ora creării. Direct de pe cardul documentului, puteți vizualiza lista de versiuni, puteți șterge versiunile inutile sau puteți modifica versiunea activă (actuală).

· Căutare text integral. Căutarea integrală a datelor (documente, secțiuni, recenzii, instrucțiuni) este furnizată în toate câmpurile, inclusiv în conținutul documentelor.

· Revizuirea documentelor. Utilizatorii pot revizui documentele, cu posibilitatea opțională de a revizui în numele altora. Lista recenziilor poate fi vizualizată direct de pe cardul documentului.

· Desktop. Cea mai mare parte a muncii poate fi efectuată direct pe desktop, care arată o listă de documente pe care utilizatorul le editează, o listă de sarcini restante și oferă posibilitatea de a căuta rapid documente după conținut.

· Proprietăți suplimentare. Pot fi atribuite documente, instrucțiuni și procese de afaceri proprietăți suplimentare, nu este inclus în card. De exemplu, pentru un document puteți adăuga proprietăți suplimentare precum „importanța documentului”, „etichete”, „corespondent”, „locație de stocare”, etc.

· Emiterea instructiunilor. Este posibil să emiti instrucțiuni cu următoarele caracteristici (la comandă pot fi atașate link-uri către documente sau alte instrucțiuni):

o textul comenzii;

o descriere;

o interpret;

o perioada de control.

· Procese de afaceri. Pentru a automatiza munca colectivă cu documente, sunt furnizate următoarele procese de afaceri (unul sau mai multe documente pot fi atașate la fiecare dintre aceste procese de afaceri; rutarea bazată pe roluri este acceptată, ceea ce vă permite să atribuiți sarcini nu numai anumitor angajați, ci și roluri și grupuri de utilizatori)

o Comandă cu control - după finalizarea comenzii, aceasta trece la controlor, care decide dacă o consideră finalizată sau o returnează pentru revizuire.

o Aprobare - documentele atașate unui astfel de proces de afaceri sunt transmise pentru aprobare respondenților (utilizatori) specificați și apoi returnate autorului acestui proces de afaceri pentru a revizui rezultatele aprobării.

o Explorare cu crawlere - folosind acest proces de afaceri, puteți organiza o accesare cu crawlere secvențială a utilizatorilor prin listă. În acest caz, pentru fiecare utilizator vă puteți specifica propria comandă și termenul limită.

„1C: Document Flow 8” rezolvă în mod cuprinzător problemele de automatizare a contabilității documentelor, interacțiunea angajaților, controlul și analiza disciplinei performanței:

stocarea securizată centralizată a documentelor,

· acces rapid la documente ținând cont de drepturile utilizatorului,

· înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire,

· vizualizarea și editarea documentelor,

· controlul versiunii documentului,

· căutarea în text integral a documentelor după conținutul lor,

· lucrul cu documente de orice tip: documente de birou, texte, imagini, fișiere audio și video, documente sistemului de proiectare, arhive, aplicații etc.,

· munca colectivă a utilizatorilor cu capacitatea de a coordona, aproba și controla execuția documentelor,

· rutarea documentelor, personalizabilă pentru fiecare tip de document separat,

· încărcarea automată a documentelor de pe e-mail și scaner,

· contabilitatea si controlul programului de lucru al angajatilor.

Înregistrările documentelor sunt păstrate pe tip de document în conformitate cu reglementările privind fluxul de documente ale întreprinderii. Principiile contabilității pentru documentele de intrare, de ieșire și interne încorporate în program sunt pe deplin în concordanță cu standardele și reglementările actuale:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· Legea federală Federația Rusă din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologia de informație si despre protectia informatiilor»,

· Cerințe GSDOU,

· Instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale.

Arhitectura sistemului:

„1C: Document Flow 8” acceptă lucrul cu mai mulți utilizatori retea locala sau prin Internet, inclusiv prin browsere web Structura logică a „1C: Document Flow 8” este prezentată în următoarele figuri.

Figura 4. Compoziția modulară a EDMS „1C: Document Flow 8”

Figura 5. Blocuri funcționale EDMS „1C: Flux de documente 8”

Schema de implementare a sistemului și de organizare a managementului documentelor electronice este prezentată în figura următoare.

Figura 6. Schema de implementare a EDMS „1C: Flux de documente 8”

Avantajele sistemului

„1C: Document Flow 8” a fost dezvoltat pe platforma tehnologică „1C: Enterprise 8.2”, care oferă flexibilitate ridicată, personalizare, scalabilitate, performanță și ergonomie a soluțiilor de aplicație, acceptă lucrul în modul client subțire și web, lucrul utilizatorului prin Internet , inclusiv și prin canale de comunicare cu viteză redusă.

Platforma 1C: Enterprise 8 acceptă lucrul în modul fișier, precum și cu diferite SGBD: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Serverul 1C: Enterprise 8 poate funcționa atât într-un mediu Microsoft Windows, cât și într-un mediu Linux. În timpul implementării, aceasta oferă posibilitatea de a alege arhitectura pe care va funcționa sistemul și capacitatea de a utiliza open software pentru operarea serverului și a bazei de date.

Configurația se adresează atât întreprinderilor comerciale, cât și instituţiile bugetare:

· munca de birou,

· Fluxul documentelor,

· Interacțiune,

· Căutare de date.

Configurația este universală și poate fi ușor configurată și adaptată la specificul unui anume întreprindere comercială sau o instituție bugetară.

Compararea și selecția EDMS

Scopul acestei revizuiri este de a vă pregăti pentru a lua o decizie atunci când alegeți EDMS optim pentru o facultate. O revizuire a caracteristicilor tuturor EDMS de pe piață vă permite să determinați criteriile de selectare a EDMS pentru a rezolva probleme specifice și să selectați o soluție bazată pe o abordare sistematică.

Pentru comparație, au fost selectate cele mai comune EDMS din Rusia:

· 1C: Flux de documente 8 KORP

Sistemele prezentate în revizuire sunt comparate în funcție de parametrii selectați, combinați în șase criterii. Este de remarcat faptul că pentru toate sistemele prezentate în revizuire există destul de multă practică de implementare.

Compararea EDS în revizuire se realizează în conformitate cu următoarele criterii:

1. Tehnologii utilizate

2. Politica de licențiere și prețuri

3. Functionalitate

4. Drepturi de acces și securitatea informațiilor

5. Suport

6. Antrenament

Criteriul 1.Tehnologii folosite

Tabelul 1. Comparația tehnologiilor utilizate

Este demn de remarcat variabilitatea serverului sisteme de operareși servere DB 1C: Fluxul de documente în comparație cu concurenții săi. De asemenea, puteți sublinia diferența dintre companii în politica de furnizare a unei versiuni demo/acces demo pentru potențialii utilizatori. Principalul lucru care merită subliniat chiar la începutul revizuirii noastre este că toate EDMS sunt construite pe un principiu modular, care vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să dezvoltați funcționalitatea celor existente.

Documente similare

Analiză sisteme electronice documentarea activităților de management din organizație. Principalele scopuri, obiective și funcții ale managementului documentelor electronice, suportul său legal și de reglementare. Caracteristicile programelor EDMS pt piata ruseasca. Criteriile de selectare a acestora.

lucrare curs, adaugat 29.12.2012


Structura organizatorica CJSC „Atomenergo” Principii de bază ale automatizării suportului documentației pentru management. Funcții ale sistemelor de automatizare de birou și flux de documente. Arhitectura sistemului AtomDoc și structura documentului electronic.

teză, adăugată 29.01.2013


Analiza sistemelor moderne de automatizare de birou în organizații și managementul documentelor electronice, caracteristici ale clasificării acestora. Probleme de automatizare a managementului documentelor electronice. Avantajele implementării unui sistem electronic de management al documentelor.

lucrare curs, adăugată 15.01.2013


Studierea tipurilor și funcțiilor fluxului de documente. Caracteristicile organizaționale și economice ale organizației Raizhivsoyuz LLC. Analiza sistemului actual de flux de documente. Procesul de introducere a managementului electronic al documentelor în structura de management a unei organizații date.

lucrare curs, adaugat 23.11.2014


Automatizarea muncii de birou și a fluxului de documente în întreprindere. Avantajele sistemelor electronice de gestionare a documentelor. Scopul, tipurile și funcțiile principale ale software-ului de gestionare a documentelor electronice. Specific și filozofie Standardele ITILși COBIT.

lucrare de curs, adăugată 02.05.2016


Sisteme software de automatizare de birou. Evaluarea eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor. Analiza serviciului de management de birou la SA „Tekhnoliga”. Crearea unui sistem electronic de management al documentelor bazat pe EDMS „BOSS-Referent”.

lucrare curs, adăugată 03.04.2015


Teoria managementului documentelor în activitățile de management. Unificarea și standardizarea documentelor ca bază a managementului documentelor electronice, caracteristici ale standardelor ISO. Influența sistemului de management al documentelor asupra eficienței afacerii.

teză, adăugată 09.05.2016


Concepte de document electronic. Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Luarea în considerare a principalelor sisteme electronice de gestionare a documentelor prezentate pe piața rusă. Tehnologii pentru înregistrarea și aprobarea documentelor electronice confidențiale.

lucrare curs, adăugată 16.02.2015


Sistem modern organizarea muncii de birou. Activități ale administrației teritoriale a Agenției Federale de Administrare a Proprietății din Sankt Petersburg, probleme și modalități de îmbunătățire a organizării fluxului de documente. Dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a înregistrărilor electronice.

teză, adăugată 29.11.2012


Importanța suportului de documentare în activitățile de management. Unificarea și standardizarea documentelor ca bază a managementului documentelor electronice. Influența sistemului de management al documentelor asupra eficienței unei instituții medicale.

Analiza eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS)

Eficiența este unul dintre cele mai comune concepte economice. Eficacitatea poate fi definită ca fiind probabilitatea de a atinge un obiectiv. Analiza de mai sus a condițiilor preliminare pentru implementarea EDMS este insuficientă pentru a recomanda implementarea acestuia. Este necesară o analiză a rentabilității EDS.

Obiectivele implementării unui sistem electronic de management al documentelor:

automatizare de birou,

automatizarea fluxurilor de documente,

automatizarea controlului asupra executării documentelor și comenzilor,

creșterea disciplinei de performanță,

a pune lucrurile în ordine când lucrezi cu documente,

reducerea timpului pentru tranzacțiile cu documente,

trecerea la tehnologiile fără hârtie.

Astfel, este posibil să se determine eficiența utilizării unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) în sens restrâns pentru industriile și utilizatorii individuale. În acest caz, este rezonabil să luăm în considerare următoarele tipuri de efecte:

economic - indicatorii săi iau în considerare în termeni valorici toate tipurile de rezultate și costuri cauzate de implementarea EDS. Automatizarea muncii de birou, automatizarea fluxurilor de documente, automatizarea controlului asupra executării documentelor și instrucțiunilor ajută la reducerea erorilor prezente în muncă manuală, accelerarea procesului de flux de documente, ceea ce asigură un câștig de timp neîndoielnic și economii de costuri cu energie, costuri pentru timpul mașinii etc.

financiar - calculul indicatorilor acestui tip de efect se bazează pe rezultate financiare utilizarea EDMS, care se reflectă în reducerea timpului pentru operațiunile cu documente, reducând astfel durata de lucru cu documente,

resursă - indicatorii săi reflectă impactul utilizării EDS asupra volumului producției și consumului unui anumit tip resursa materiala(electricitate, resurse de muncă etc.). După cum sa menționat deja, câștigul de timp atunci când lucrați cu documente va reduce consumul de resurse electrice, resurse de muncă etc.

științific și tehnic - include noutatea, simplitatea, utilitatea EDMS;

social - indicatorii săi iau în considerare rezultatele sociale ale implementării EDMS, exprimate în reducerea intensității muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra economiilor la costurile cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS.

Calculul economiilor anuale condiționate la costurile forței de muncă j-a calificare Cj atunci când complexitatea proceselor de pregătire și prelucrare a informațiilor se modifică ca urmare a introducerii EDMS este determinată de formula

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

unde Сзпj este fondul anual salariile angajat j calificări implicate în pregătirea și prelucrarea datelor, rub.; Q1, Q2 - intensitatea muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date în versiunile de bază și noi ale produsului software, persoană/oră; A2 - volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor într-o nouă versiune a produsului software, unități naturale; Фj este timpul anual de lucru al unui angajat de calificarea a j-a, angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, ore.

Să calculăm economiile la costurile forței de muncă pentru un manager care lucrează în sectorul public conform categoriei a 11-a a unificat graficul tarifarși având un salariu de 10.000 de ruble. Ținând cont de faptul că managerul are un bonus lunar de 75% din salariu, salariul său lunar este de 17.500 de ruble. În consecință, fondul de salarii anual al managerului este de 210.000 de ruble. Având în vedere că la o săptămână de lucru de cinci zile, numărul de zile lucrătoare este de 249, timpul de lucru anual al managerului va fi de 1992 de ore.

Intensitatea muncii la pregătirea și prelucrarea documentelor cu metoda anterioară de lucru și în sistemul EDMS este de 25 [persoană/oră], respectiv 20 [persoană/oră]. Volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor în EDMS (în unități naturale) este? 80 de documente.

Astfel, obținem economii la costurile cu forța de muncă managerială:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 ruble,

care reprezintă 20% din fondul de salarii anual al unui manager de categoria a 11-a angajat în pregătirea și prelucrarea documentelor într-un sistem automat de gestionare a documentelor.