Vânzătorul obișnuit își concentrează atenția asupra oricărei activități, în afară de cea care îi aduce cei mai mulți bani. La antrenamente sunt rar întrebat: „Care este cel mai bun mod de a începe o conversație? Ce cuvinte ar trebui să spun? - dar de fiecare dată când apare conversația despre apeluri la rece, aud: „Ce ar trebui să facem dacă ni se spune „nu”?” Abilitatea de a începe în mod competent o conversație și de a stabili contactul este cea care aduce 80% din rezultate, iar abilitatea de a răspunde la refuz aduce doar 20%. A-ți direcționa forța principală și atenția către lucrul cu eșecurile este aceeași ca în loc să exersezi înotul, să exersezi să strigi „Salvează-mă!” Prin urmare, vom analiza în detaliu cum să trecem prin secretară.
Toate metodele de trecere printr-o secretară pot fi împărțite în trei tipuri.
1. Trucuri sincere se bazează pe încrederea și atitudinea noastră, pe cunoașterea proceselor de afaceri și pe alte caracteristici ale muncii atât ale secretarului însuși, cât și ale companiei în ansamblu.
2. Tehnici cu elemente de înșelăciune sau manipulare bazată pe o anumită denaturare a secretarei. Nu sunt un fan al acestor tehnici, dar ele există și funcționează, așa că merită să vorbim despre ele.
3. Tehnici cu elemente de intrigă și ruperea tiparului- tehnici în care cuvintele noastre nu se încadrează în modelul de gândire al secretarului, „programul” lui eșuează și ne lasă să trecem.
Prima modalitate sinceră de a trece prin secretară este să afli în prealabil numele decidentului. Este atât de simplu încât mulți oameni nu o fac! Cunoașterea numelui este una dintre cheile principale pentru a contacta decidentul!
Sunt mai multe moduri simple cum să afli numele.
Metoda numărul 1. Pregătirea. Când vă pregătiți pentru un apel, puteți afla numele decidentului pe site-ul companiei, în știrile acesteia sau în instrumentele sale mass-media.
Metoda numărul 2. Apelarea unui coleg sau metoda a două apeluri. Colegul tău îți sună mai întâi persoana de contact, află numele decidentului, ți-l transmite și tu apelezi folosind numele decidentului. Apropo, colegul tău ar trebui să facă apelul cât mai eficient posibil și să fie gata să-l ducă la bun sfârșit dacă este conectat în mod neașteptat cu decidentul ☺. Un apel de la un coleg pare standard:
– Bună ziua Igor Stalevarov, compania Unistream. Vă rugăm să vă conectați cu directorul.
- Și despre ce problemă?
– Pe problema cooperării. Am dori să vă furnizăm produsele noastre.
– Trimiteți informații prin e-mail.
– Da, bine, sunt gata să înregistrez!(Scrie e-mailul.)
– Cum îl cheamă regizorul? Voi pune o notă că informația este pentru el. (Sau „Al cui nume ar trebui să trimit scrisoarea?”)
- Andrei Ivanovici Ipatov. (Scrie numele).
– Mulţumesc mult! Când ar trebui să te sun înapoi cu rezultatele?
– Sună vineri după două.
– Da, bine! Toate cele bune!
Așadar, colegul tău a aflat numele directorului, acum în câteva ore poți să-ți dai apelul. Desigur, este indicat ca colegul tău să vină cu un alt nume de firmă, pentru ca atunci când suni, secretara să nu aibă îndoieli. Uneori, un asistent cu experiență va răspunde la întrebarea: „Cum îl cheamă regizorul? Cui nume ar trebui să trimit scrisoarea?” va răspunde: „Scrieţi la numele firmei. Tot va veni la mine.” În acest caz, încercarea dvs. a eșuat.
Metoda numărul 3. Sună polițistul local.ÎN în acest caz, Aceasta este, desigur, manipulare. Te uiți pe site adresa legala companie, apelați în numele polițistului de raion din această zonă și aflați numele decidentului. S-a întâmplat că în țara noastră, cei mai mulți oameni tratează forțele de ordine cu o oarecare teamă și mai întâi răspund la întrebările lor și abia apoi se gândesc de ce. Secretara nu face de cele mai multe ori excepție. Principalul lucru este că trebuie să cunoașteți în prealabil poziția decidentului și să veniți cu orice nume și prenume al directorului. Apelul este scurt, făcut pe un ton absolut serios, dar indiferent, fără cuvinte inutile, emoții și cuvinte respectuoase pe care oamenii obișnuiți le folosesc:
– Polițistul raional pentru așa și cutare district este Gordeev! Vă rugăm să specificați, numele și prenumele directorului dvs. (pauză), Sergey Leshchinsky? (Pauză.)
- Nu. Ipatov Andrei Ivanovici. (Așteptați.)
– Da, Ipatov Andrei Ivanovici. Multumesc. (Închide.)
În cele mai multe cazuri, secretarul, fără ezitare, dictează numele decidentului. Mai mult, puteți cere și un număr direct în același mod, deoarece ați „ceret” ajutor de la polițistul local.
Metoda numărul 4. Sună inspectorul fiscal. Tehnica o repetă complet pe cea anterioară, dar se face în numele inspectorului fiscal.
– Numărul inspectorului fiscal al unui astfel de district Gordeev. Acesta este Unistream LLC, nu?
- Da... Ce?...
– Verificarea detaliilor: sunteți Unistream LLC, adresa legală 5th Stolbovaya Street, 7, și în prezent directorul companiei Sergey Ivanovich Leshchinsky?(Numim orice nume și prenume.)
Nu, nu. (Sau ea spune imediat numele și prenumele corecte.)
– Deci, trebuie să o reparăm... Cine?
– Ipatov Andrei Ivanovici. (Așteptați.)
– Deci, I-pa-tov And-rey Iva-no-vich. Numărul lui de telefon este în continuare același?
– Dictează, voi verifica.
– Șapte sute douăzeci și trei... (Secretarul dictează numărul.)
– Da. Asta e corect. Multumesc!
Metoda numărul 5. Te sună secretara. Este mai convenabil să faci această tehnică cu ajutorul unui partener. Colegul tău ar trebui să sune la compania care te interesează în numele secretarului tău personal. Astfel, statutul tău devine la același nivel cu șeful ei și este mult mai ușor pentru „secretarul tău” să ajungă la o înțelegere cu colega ei. El poate fie să afle numele decidentului și să-ți aranjeze întâlnirea, fie, dacă ai nevoie, ora apelului tău la șeful ei, atunci contactul va fi așteptat și nu va fi rece!
Cum ar putea arăta:
– Bună ziua, compania Unistream, director asistent Svetlana Ivanova. Aș dori să aranjez o întâlnire (contact) între directorul meu și al tău. Când este convenabil să faci asta?
– Bună!.. Vă rog să clarificați cine sunteți și despre ce problemă?
– Sunt asistentul lui Serghei Vladimirovici Nikiforov, directorul companiei Unistream, planificăm anumite proiecte împreună cu dumneavoastră, iar directorul meu m-a instruit să aranjez o întâlnire cu directorul dumneavoastră, când ar fi convenabil să fac asta? Serghei Vladimirovici are timp, de exemplu, mâine după-amiază. Ce ai?
- Asta e corect. Lasă-mă să arunc o privire. Ei bine, la 16:00 poți. Cum să te înregistrez?
– Unistream, Serghei Nikiforov. Apropo, care este numele corect al directorului tău?
– Ipatov Andrei Ivanovici.
- Da, Ipatov Andrei Ivanovici. Amenda. Asta înseamnă că mâine Serghei va fi cu tine la 16:00. Toate cele bune.
Desigur, trebuie să vorbești cu încredere absolută, ca și cum tu (sau colegul tău) ai fi de fapt un asistent și nu ai fi „îngrijorat” de nicio problemă de conexiune.
Este important să rețineți cum funcționează expresia „planificăm anumite proiecte cu dumneavoastră”. Acesta este exact cazul când nu spunem adevărul, dar secretarul decide singur că deja cooperăm. Cel puțin, el poate decide așa, pentru că fraza este spusă la timpul prezent - „planificare” și vag - „anumite proiecte”. În același timp, arată foarte impresionant.
Metoda numărul 6. Sunați direct o terță parte. Această metodă se bazează pe „Pregătire”. Când studiezi site-ul web al unui potențial client, uneori găsești pe el numele, prenumele și numerele de telefon ale unor angajați. Puteți suna unul dintre ei, discutați și obțineți numele directorului, o recomandare de la o „terță parte”, sau poate contactați imediat decidentul:
- Serghei Ivanovici?
– Serghei Ivanovici, bună ziua, numele meu este Sergey Nikiforov, compania Unistream. Caut o persoană care face achiziții de la tine, m-am uitat la informațiile de pe site-ul tău și am decis că poate ești tu (pauză).
- Nu, nu. Probabil un fel de greseala...
– Serghei Ivanovici, vă rog să mă ajutați, cine se ocupă de achizițiile dumneavoastră? Intenționăm să lucrăm cu tine și este important pentru mine să clarific câteva întrebări acum.
Permiteți-mi să vă reamintesc că terțul nu este împovărat cu povara răspunderii, iar dacă sună favorabil, atunci nimic nu ne împiedică să primim informații.
- Acesta este Andrei Nikolaevici, director comercial, el ia o decizie, iar apoi managerii se ocupă de problemele tehnice.
- Kharlamov.
- Khar-la-mov. Cum îl pot contacta mai ușor?
- Deci. Acum vă spun... 975 31 10, veți ajunge la secretarul lui Andrei Nikolaevici.
– Înțeleg, mulțumesc, Serghei Ivanovici! Pot să spun că mi-ai recomandat să-l contactez?
- Pentru numele lui Dumnezeu.
- Apropo, cum se numește secretara?
- Albina.
– Mulțumesc foarte mult, Serghei Ivanovici!
Astfel, am aflat numele decidentului, numele secretarului și am primit și pseudorecomandări care ne vor ajuta să comunicăm cu Albina. Uneori, terțul însuși se poate conecta direct cu factorul de decizie. Atunci are sens să spui o frază diferit:
– Este clar: Andrei Nikolaevici. Care este numele lui de familie?
- Kharlamov.
- Khar-la-mov. Serghei Ivanovici, mă poți pune în legătură cu Andrei Nikolaevici?
Desigur, nu există niciodată o garanție de 100% că o terță parte se va putea conecta, dar vă amintiți că în cazul apelurilor la rece, ca și în cazul vânzări active, Este important să folosiți toate posibilitățile! Nimeni nu a anulat regula statisticii!
Concluzii
1. Toate metodele de trecere prin secretară pot fi împărțite în trei tipuri.
- Sincer.
– Cu elemente de înșelăciune sau manipulare.
– Cu elemente de intrigă și de rupere a mucegaiului.
2. Primul pas este să sunați pe decident - aflați dinainte numele. Acum avem cel puțin șase moduri de a afla numele.
Categoriile moderne de secretare
Astăzi, în organizații și întreprinderi de diferite organizații - forma juridica Există destul de multe tipuri de profesii de secretariat. Titluri principale: asistent (sau asistent) unui manager de top (șef de organizație), secretar asistent, secretar de recepție (sau secretar de recepție), director de birou sau administrator de birou. Pe de o parte, titlul unui post îndeplinește adesea o funcție psihologică și sporește prestigiul muncii prestate de secretar. Mulți oameni sunt de acord să plătească salarii mici în comparație cu media pieței, atâta timp cât postul are un nume sonor. Pe de altă parte, în spatele unor nume diferite există adesea responsabilități de muncă complet diferite.
Postul de secretar de recepție (sau secretar de recepție) este primul pas în cariera ta. Există mai multe nume pentru un secretar de recepție: secretar - recepționer; secretar de birou sau secretar de recepție; secretar de serviciu, recepționer sau administrator de birou; secretar – administrator. Sunt puține responsabilități, dar sunt extrem de responsabili: organizarea primirii vizitatorilor (inclusiv oferirea de ceai sau cafea), preluarea și distribuirea apelurilor telefonice, trimiterea și primirea corespondenței și, dacă este necesar, întreținerea documentației și tipărirea documentelor. Gradul de independență este scăzut. La un angajat care ocupă funcția de secretar de recepție, ceea ce este apreciat, în primul rând, este capacitatea de a respecta cu exactitate instrucțiunile și direcția managerului. Cunoașterea unei limbi străine nu este de obicei necesară. Deoarece secretarul recepționerului este prima persoană pe care o văd vizitatorii organizației, el este cel care creează o imagine favorabilă și demnă a companiei, el trebuie să producă impresie bună, și, prin urmare, au o voce și aspect plăcut, aptitudini comunicare de afaceri, i se cere, de asemenea, să fie sociabil, diligență necondiționată, bunăvoință, politețe, capacitatea de a-și reține emoțiile și răbdare.
Funcția de secretar își asumă o independență ceva mai mare. Personal de conducere de stat organizatii comerciale, de regulă, este foarte mic. Șefii acestor companii sunt implicați în principal în rezolvarea problemelor de bază de producție, a problemelor strategice de dezvoltare a întreprinderilor lor și încredințează o parte semnificativă a muncii manageriale (în primul rând administrative) secretarilor lor. Secretarul șefului unei companii moderne nu trebuie doar să tasteze rapid și să întocmească corect documentele, ci și să redacteze textele diverselor documente, să editeze proiecte, nu numai să organizeze rațional primirea vizitatorilor și serviciul telefonic, ci și să rezolve în mod independent multe probleme. in conformitate cu instructiunile primite de la manager.
Acest nou tip de profesie de secretariat se numește secretar-asistent. După cum știți, secretarul și asistentul sunt tipuri destul de diferite ale profesiei de secretariat. Secretarul șefului unei organizații este un asistent care organizează activitățile primului manager, întocmește documente pentru acesta, organizează întâlniri, negocieri, călătorii de afaceri și asigură serviciul telefonic.
Un asistent este un specialist nu numai în domeniul afacerilor de secretariat, ci și în domeniul activităților de bază ale companiei; întocmește decizii, rapoarte, rapoarte, discursuri manageriale, documente analitice; analizează situația și participă la dezvoltarea strategiei și tacticii companiei. Secretarul-referent este confident un manager care are anumite informații și își eliberează șeful de munca curenta pentru a-i oferi posibilitatea de a se concentra pe rezolvarea principalelor probleme ale întreprinderii. Datorită muncii asistentului de secretariat, managerul se poate concentra cât mai mult pe îndeplinirea sarcinilor sale profesionale. O secretară - un asistent într-o companie - este un specialist care demonstrează abilități intelectuale și creative.
Un manager de birou este un angajat fără de care nicio organizație nu poate face. Acest cuvânt, destul de ciudat, nu are o formă feminină. Aceasta este o profesie care creează mituri în jurul ei. Pentru o persoană neinițiată, munca unui manager de birou poate părea elementară: vorbește la telefon, adu-i cafeaua șefului și zâmbește cu căldură vizitatorilor. Dar nu este atât de simplu: nu degeaba secretarul este considerat „fața” companiei, iar succesul cooperării viitoare depinde în mare măsură de impresia pe care o face clientului și de modul în care acesta comunică. Personalul organizatoric al biroului asigură activități comune toate componentele activităților de tehnologie de birou și coordonarea acesteia cu cele prevăzute functii de management. Include lideri diviziuni structurale birou.
În situații reale, este posibilă combinarea funcțiilor diferitelor categorii de personal de birou în activitățile angajaților de birou specifici. Până de curând, astfel de angajați, de regulă, îndeplineau funcții de coordonare pe lângă activitățile lor principale, ceea ce nu este întotdeauna justificat. Pentru organizare eficientă munca de birou necesită pregătire profesională și disponibilitatea unui post adecvat, cu drepturile și responsabilitățile necesare. Practica din ultimii ani a realizat această nevoie sub forma unui post de director de birou. Un director de birou este un administrator profesionist care gestionează activitățile aparatului de conducere al unei întreprinderi (dar nu o unitate structurală). Figurat vorbind, un manager de birou este „proprietarul biroului”, „șeful de personal”, primul asistent al managerului în rezolvarea a nenumărate probleme administrative și economice ale activității întreprinderii (organizație, instituție). Managerul de birou nu ar trebui să ajute atât de mult șeful organizației în îndeplinirea funcțiilor sale, ci mai degrabă să-și asume responsabilitatea pentru implementarea tuturor munca operațională companiei, participă activ la dezvoltarea strategiei sale și la activitatea de management al personalului și la proiectarea proceselor, operațiunilor și procedurilor de management.
Directorul de calificare al posturilor pentru manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37, clasifică funcția de secretar al unui asistent manager ca executant tehnic. Asociația Internațională secretarii dă următoarea definiție secretarului managerului: „Acesta este un asistent executiv, responsabil cu suportul documentelor pentru activitățile managerului, unității structurale sau organizației în ansamblu, lucrând independent, fără control direct din partea managerului.
Un birou poate lucra fără șef, dar nu fără secretară.
Jane Fonda
Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate astăzi. Cu doar câțiva ani în urmă, o companie avea nevoie de obicei de o singură secretară. O singură persoană a făcut totul, inclusiv preluarea apelurilor, distribuirea lucrărilor, de exemplu, o întreagă flotă de vehicule, tipărirea documentelor, ceaiul și cafeaua pentru vizitatori și organizarea zilei de lucru a șefului.
Astăzi, este pur și simplu imposibil să faci față singur cu atâtea responsabilități în companiile mari și chiar mijlocii. Există multe companii în care un angajat îndeplinește toate sarcinile de secretariat, în timp ce în alte organizații există un întreg departament de secretari, care este condus de șeful secretariatului, totul depinde de dimensiunea companiei, precum și de specificul a activitatilor sale.
Am încercat să identificăm și să clasificăm toate posturile de secretariat existente în funcție de funcțiile îndeplinite și de locul angajatului în structura organizatorică.
Dacă presupunem că compania angajează numărul maxim de secretari, atunci activitatea departamentului de secretariat poate arăta astfel.
Un personal de operatori de telefonie sună potențialii clienți care oferă bunuri sau servicii. În același timp, există un flux de apeluri de la clienți, deoarece compania face reclamă în mass-media. Aceste apeluri sunt primite de o secretară telefonică și se face o programare pentru apelanți. Când vizitatorii ajung la birou, sunt întâmpinați de o recepționeră care însoțește clienții camera speciala. Acolo, un administrator de birou atent îi va oferi ceai sau cafea în timp ce vizitatorul așteaptă să fie primit. Iar dacă la un moment dat fluxul de clienți se oprește, administratorul curăță camera pentru vizitatori, așează reviste și udă florile. În același timp, există un manager de birou de afaceri, acesta trimite curieri și șoferi, monitorizează disponibilitatea rechizitelor de birou și controlează funcționarea biroului. Fiecare manager are un secretar personal, iar managerii superiori au și secretari asistenți și asistenți personali. Pentru a completa imaginea, se pot adăuga operatori de PC care completează bazele de date, imprimă toată documentația, listele de prețuri, broșurile, broșurile cu informații actualizate constant, precum și secretarele și funcționarii de birou care întrețin documentația, efectuează contabilitate și arhivare. Toate serviciile de secretariat sunt conduse de șeful departamentului secretariat.
Și asta e departe de a fi lista completa posturi de secretariat, deci să încercăm să combinăm cele mai apropiate specializări în anumite grupuri de bază care sunt cel mai des întâlnite în practică, și anume:
operator de telefonie;
secretar de receptie/administrator/secretar de receptie;
secretar de departament;
secretar asistent;
director de birou/șef de secretariat;
asistent personal/asistent personal.
Operator de telefonie
Aceasta este probabil cea mai prost plătită, dar cea mai solicitată poziție dintre toate serviciile de birou. Există multe alte nume pentru această funcție, de exemplu, angajat, adesea angajat, pentru lucru la telefon, manager pentru negocieri, dispecer la telefon etc.
Responsabilitatea principală a unui astfel de angajat este să lucreze cu apelurile primite sau efectuate. De regulă, munca nu implică servicii directe pentru clienți sau sarcini de management.
, capacitatea de a câștiga în timpul unei conversații telefonice
abilități de vânzare prin telefon
Caracteristici tipice:
Apeluri de la clienți și clienți ai organizației;
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară;
- apeluri de la angajații organizației implicați în ciclurile de producție.
2. Efectuarea vânzărilor prin telefon cu apeluri efectuate sau cu apeluri primite de la clienți.
3. Transferul de informații de referință prin telefon.
4. Afișarea rezultatelor primirii apelurilor telefonice în programe specializate pentru organizarea:
Înregistrarea informațiilor despre clienți;
- Rezultatele vânzărilor;
- Surse publicitare de apeluri;
- etc.
O poziție similară există de obicei în companii mari sau în companii concentrate pe un flux mare de clienți (service, help desk și alte servicii). Lista de cerințe pentru acest angajat este mică și se limitează de obicei la a avea o voce plăcută și o dorință de muncă.
Secretar de receptie/administrator/secretar de receptie
Acest nume provine de la numele biroului de recepție administrativă, în spatele căruia se află locul de munca secretar. De aici și varietatea ortografiilor și pronunțiilor: recepționer, recepționer, precum și numele profesiei în sine, recepționer. Inițial, astfel de poziții, precum birourile de recepție în sine, existau doar în hoteluri și saloane de înfrumusețare. Acum, în multe birouri în care lucrează activ cu vizitatorii, este nevoie de o astfel de persoană. Dispeceratul, secretarul de serviciu, secretarul telefonic etc. au responsabilitati similare.
Postul vacant de secretar de recepție este deschis de companiile ale căror birouri primesc un număr mare de apeluri telefonice și mulți vizitatori. Prin urmare, fetele cu aspect bun sunt de obicei invitate în funcția de secretar de recepție.
Cerințe de bază:
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
cunoştinţe limbi straine opțional
bune abilități de comunicare
Caracteristici tipice:
1. Primirea apelurilor în rusă și/sau limbi străine:
De la clienții și clienții organizației
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară
2. Întâlnirea și înregistrarea vizitatorilor la recepție
3. Primirea scrisorilor, faxurilor, documentației electronice
4. Îndeplinește și alte sarcini minore din partea conducerii. În unele cazuri, ține statistici, acceptă numerar, completează formulare de documente și tipărește scrisori (fără să le redacteze el însuși).
Cel mai adesea această poziție se găsește în companii străineși companiile rusești concentrate pe clienți străini. De regulă, una dintre cerințele principale pentru candidații pentru acest post vacant este cunoașterea unei limbi străine cel puțin la un nivel bun de conversație.
secretar de departament
Un secretar care lucrează ca parte a unei unități structurale a unei companii (departament, divizie, sector etc.), care deține adesea cunoștințe speciale cu privire la specificul activității unității structurale corespunzătoare.
Cerințe de bază:
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
studii superioare sunt de dorit sau cunoștințe speciale cu privire la specificul muncii unității structurale relevante
cunoștințe de limbi străine pentru companii străine
bune abilități de comunicare
Caracteristici tipice:
1. Primirea apelurilor, răspunderea solicitărilor standard în cadrul activității acestei unități structurale, redirecționarea apelurilor către anumiți angajați.
2. Întâlnirea vizitatorilor.
3. Cumpărarea de rechizite de birou.
4. Efectuarea lucrărilor de birou a unității structurale.
5. Vizualizarea corespondenței, selectarea și structurarea corespondenței necesare.
Această poziție se regăsește doar în companiile mari cu divizii structurale sau multe departamente.
secretar-asistent
Secretarul asistent este mai concentrat pe lucrul în afara companiei, adică îndeplinește ordinele șefului său în ceea ce privește comunicarea cu clienții și partenerii, deci i se cere să cunoască limbi străine. Competența secretarului managerului include aspecte legate de procesele care au loc în cadrul companiei, adică îndeplinește sarcini legate de societate în sine și de angajații acesteia.
Acest secretar, ca un asistent personal, lucrează cu o singură persoană, dar acestea sunt cel mai adesea a doua persoană a companiei (directori adjuncți, vicepreședinți, șefi de departamente și divizii etc.). De asemenea, secretarul asistent poate lucra cu prima persoana, fara a indeplini alte functii de reprezentant sau de asistent personal.
Cerințe de bază:
studii superioare
Un an de experiență pe o poziție similară
diligență, responsabilitate, capacitate de învățare
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
Caracteristici tipice:
1. Scrierea independentă a scrisorilor.
2. Urmărirea executării documentelor și sarcinilor aflate în subordinea șefului imediat al unității/unităților structurale.
3. Întocmirea programului de lucru al managerului.
4. Revizuirea și pregătirea informațiilor pentru manager.
5. Intocmirea de note analitice si certificate pentru sef.
6. Pregătirea și sprijinirea negocierilor.
Director de birou/Șef de secretariat
Un manager de birou este un fel de administrator de birou. Pe lângă sarcinile obișnuite de secretariat, i se poate încredința coordonarea activităților unui număr de servicii ale companiei (de exemplu, auto) și executarea comenzilor de la angajați, atât de conducere, cât și obișnuiți. Această funcție necesită mai multă independență decât o simplă funcție de secretară sau de recepționer. Managerul de birou are dreptul de a realiza anumite proiecte din competența sa (studierea de noi produse și servicii, îmbunătățirea sistemelor de lucru ale companiei). Și, de asemenea, adesea, această secretară este încredințată cu responsabilitățile de organizare evenimente corporative, conferințe, livrarea prânzului la birou etc.
Cerințe de bază:
studii superioare
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
responsabilitate, energie
Caracteristici tipice:
1. Asigurarea funcționării biroului (organizarea achiziției de papetărie, livrarea apei, monitorizarea disponibilității hârtiei în imprimante, copiatoare și multe altele).
2. Rezolvarea problemelor administrative (chiria clădirii, curățenie, șoferi, secretare și multe altele).
3. Introducerea de noi forme de organizare a muncii.
4. Puterile reprezentative (în agențiile guvernamentale etc.).
5. Selecția, conducerea și pregătirea personalului din subordine.
Poziția este mai tipică pentru companiile cu spații mari de birouri.
Seful de secretariat se gaseste doar in firmele mari cu cel putin 58 de secretari in birou.
Asistent personal/asistent personal
Una dintre cele mai responsabile posturi de secretariat, care necesită acrobație și profesionalism. Un ajutor bun, cu excepția lui cunoștințe profesionaleși abilități, trebuie să aibă abilități analitice foarte dezvoltate, să fie independent în luarea deciziilor și, cel mai important, să fie un psiholog foarte bun și să cunoască obiceiurile caracteristice șefului său nu mai rău decât rudele sale apropiate. Toate documentele care trec prin asistent și merg la biroul managerului trebuie să fie impecabile. Cunoştinţe eticheta de afaceri foarte cautat pentru acest post. Modul în care un asistent personal se va comporta la întâlnirile de afaceri determină modul în care participanții la această întâlnire îl vor percepe pe manager.
Cu alte cuvinte aceasta asistent indispensabil care este conștient de toate problemele de lucru și problemele managerului său. Se presupune că această secretară lucrează exclusiv cu persoana I. Sarcina principală a unui astfel de specialist: să devină „mâna dreaptă” a șefului său, să-și salveze foarte scump orele de lucru, scutindu-l pe cat posibil de acele intrebari si probleme de rutina pe care le poate rezolva cu usurinta o secretara profesionista, calificata.
Cerințe de bază:
compatibilitate psihologică cu liderul
studii superioare
Doi ani de experiență pe o poziție similară
diligenta, responsabilitate, capacitate de invatare, curtoazie exceptionala
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
Caracteristici tipice:
1. Coordonează acțiunile managerului.
2. Întocmește documente în mod independent.
3. Pregătește materiale pentru întâlniri și negocieri.
4. Întocmește note analitice și certificate.
5. Întocmește procesele-verbale ale ședințelor, negocierilor, ședințelor acționarilor și ale consiliului de administrație.
6. Traduce dintr-o limbă străină dacă este necesar.
7. Pregătește călătorii de afaceri pentru manager (selectare, rezervare de hoteluri, bilete de transport, taxiuri etc.).
8. Se supune numai supervizorului său imediat. În cazuri rare, munca lui poate fi coordonată de managerul biroului.
Nivelul de salarizare al secretarilor depinde de cerințele de cunoștințe, experiență, aptitudini și calificări impuse secretarului. De asemenea, este imposibil să nu ținem cont situatia financiara firmă specificăși politicile pe care le urmărește cu privire la salariile angajaților săi.
Nivelul salarial al secretarilor este de obicei influențat de următorii factori:
- cunoașterea uneia sau mai multor limbi străine;
- experienta intr-o pozitie similara;
- prezența învățământului superior;
- abilități speciale necesare pentru un anumit post, precum și cunoștințe de programe speciale de calculator;
- cerinţele de prezentare a candidaţilor.
Mai jos este media salariile la Moscova, secretari, în funcție de poziție și de factorii de mai sus care afectează nivelul salariilor.
secretar - angajat de birou cu o gamă largă de responsabilități de la preluarea apelurilor telefonice (recepționer) până la asistent executiv (secretar personal).
De obicei, se cere unei secretare moderne să aibă capacitatea de a lucra cu computer personal, cunoasterea limbilor straine, sociabilitate, cultura comunicarii, punctualitate si acuratete.
Pentru a lucra ca secretară nu este nevoie să ai cunoștințe sau abilități speciale; Nu chiar. Pentru a lucra ca secretar, nu este nevoie să absolvi o universitate este suficient să faci cursuri de specialitate. Cursurile de secretariat acoperă destul de mult: studiul comunicării în afaceri, etică, citire rapidă, psihologie practică, management de birou, cursuri de dactilografiere, stenografie, dobândirea abilității de a manipula echipamente de birou, mini-PBX, abilități în 1C. În plus, psihologii subliniază importanța unor calități precum: capacitatea unei persoane de a-i simți subtil pe ceilalți și de a răspunde în mod adecvat la comportamentul celorlalți și rezistența la stres. Psihologii numesc acest set de calități „inteligență emoțională”. Nu toată lumea reușește acest lucru; nu preda asta la facultate; nu depinde de inteligența mentală a unei persoane.
Secretara trebuie să fie o frumusețe înaltă, cu picioare lungi. Sarcina ei este să decoreze biroul. Nu chiar. Aspectul plăcut este suficient. Întrucât secretarul este persoana de afaceri a companiei. Prin urmare, trebuie neapărat să aveți simțul stilului și bunul gust. Abilitatea de a te îmbrăca frumos, de a vorbi competent și de a te comporta în societate în conformitate cu regulile de bază ale etichetei în afaceri este cea care formează prima impresie a companiei în rândul clienților. Partenerii de afaceri, comunicând mai întâi cu secretara, decid la un nivel intuitiv dacă vor face sau nu afaceri cu această companie. Șeful unei structuri de afaceri, căruia îi pasă în primul rând de prestigiul companiei sale, nu va plasa niciodată o fată frumoasă, dar incompetentă, în sala de recepție. Este recomandabil să organizați munca șefului și a biroului - una dintre numeroasele responsabilități ale secretarului.
Este ușor să lucrezi ca secretară. Trebuie doar să răspundeți la apeluri, să faceți cafea, să trimiteți documente pentru semnătură. Nu, nu este adevărat. Reprezentanții acestei profesii se confruntă adesea cu ore suplimentare și reorganizare constantă a programului lor în conformitate cu programul șefului. Lucrul ca secretară este adesea epuizant din punct de vedere emoțional. Când nu sunt multe de făcut, ceea ce se întâmplă extrem de rar, acestea sunt adesea încărcate cu muncă suplimentară, de exemplu, funcțiile unui manager de birou etc. Iar dacă șeful este prost dispus, primul care cade sub mâna fierbinte este secretara. În plus, o bună secretară este pacificatorul companiei, ea este capabilă să prevină o posibilă „furtună”. Acesta, desigur, nu este cazul instrucțiuni de service. Dar gradul de relație dintre secretar și manager depinde de capacitatea de a „a lua o lovitură”. În plus, secretara trebuie să fie capabilă să găsească un limbaj comun cu echipa, să mențină relații bune, asemănătoare cu toți angajații, fără a scoate în evidență pe nimeni. Pe lângă această muncă psihologică pricepută, îndatoririle secretarului includ întreținerea corespondență de afaceri, planificarea zilei de lucru a șefului, răspunsul la tot felul de apeluri, primirea partenerilor de afaceri, monitorizarea activității zonei de recepție și, uneori, a întregului birou.
Secretara este o „fată de comisie” pentru a îndeplini „dorințele” companiei figura de secretară în companie nu are o importanță decisivă. Nu chiar. O secretară care a reușit să câștige autoritate de la echipă și de la șef, devine un fel de „eminență gri”, invizibil dar semnificativ poate influența activitatea companiei în ansamblu. Adesea, managerul apelează la secretară pentru sfat, iar asistentul este cel care ia decizia finală a șefului. El este adesea mai bine informat despre treburile companiei decât șeful și adjuncții săi și poate oferi sfaturi oportune, corecte și echilibrate. Secretara dă tonul fiecărei zile de lucru și influențează indirect managerul. De exemplu, un loc de muncă bine organizat, livrarea la timp a informatiile necesare ușurează munca șefului.
Secretarul nu are oportunități de avansare în carieră. Profesia nu presupune promovare. Parțial. Un lider va ține aproape de el o secretară bună. Șeful va face tot posibilul să ignore solicitările supervizorului pentru o promovare dacă are încredere în angajatul său și știe că se poate baza pe el în orice circumstanțe. Deci profesionalismul și dăruirea pot juca o glumă crudă unui angajat. Pe de altă parte, aceste calități pot deveni baza pentru creșterea carierei. Secretarul, de serviciu, trebuie să participe la toate procesele din companie, iar aceasta este o experiență de viață dobândită foarte importantă și un început excelent în viitor. Există multe exemple în care, după ce au lucrat ca secretară, oamenii au devenit oameni de afaceri, oficiali de rang înalt și manageri de top. În plus, un secretar calificat în vremea noastră poate câștiga destul de bine, la nivelul unui manager de top major.
Secretarul este o profesie feminină. Barbatii nu lucreaza in astfel de posturi. Majoritatea femeilor lucrează ca secretare. Acest lucru se explică prin faptul că, din punct de vedere emoțional, femeile sunt mai flexibile, le este mai ușor să se adapteze la starea de spirit, obiceiurile, caracterul șefului, rezolvarea conflictelor etc. Cu toate acestea, bărbații sunt, de asemenea, capabili să facă față îndatoririlor unui secretar. Multe firme mari acordați prioritate reprezentanților sexului puternic, redenumind postul din „secretar” în „asistent manager”.
Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate pe piața muncii. Da, este. Orice companie are pur și simplu nevoie vitală de o persoană care să monitorizeze toată documentația, să întâlnească clienții, să servească cafea și să protejeze biroul șefului de vizitatorii nedoriți. În plus, a existat carte de vizită„firme.
Orice secretară este amanta managerului pentru care lucrează. Acesta este un mit consacrat. Toți cei din jurul lui au încredere în el, cu excepția șefului și a secretarei sale. Ceea ce distinge un profesionist este că, dacă nu dorește tipul de relație menționat, atunci nu se va întâmpla. Deși romanțele de birou nu sunt atât de neobișnuite. Se întâmplă ca șeful și secretara să petreacă mult timp împreună la serviciu, trecând prin toate dificultățile afacerilor, așa că deseori apar relații informale între ei. Dar este mai bine să nu reduceți distanța existentă între șef și secretar în interesul companiei.
Secretara trebuie să zâmbească constant. Da, este adevărat. La urma urmei, nimeni nu vrea să vadă un angajat trist, agresiv sau timid. Funcția de secretar te obligă să-i tratezi pe toți cei care apar la ușa șefului, să-i tratezi pe toți cu bunătate, zâmbind și să trimiți politicos vizitatorii pe care șeful nu-i dorește. Există chiar și antrenamente speciale care te învață să zâmbești atunci când este nevoie.
Dorind să fie moderni, angajatorii autohtoni împrumută foarte des titluri de muncă de la practica straina, cel mai adesea rusă. De exemplu, recent puteți întâlni posturi noi precum „șef de birou” sau „secretar de recepție”, pe care, din păcate, nu le vom găsi încă în Directorul unificat de calificare a posturilor de angajați (în continuare - ECSD).
Între timp, cărțile de referință și clasificatorii de calificare rusești sunt de multă vreme consultative. În timp ce legislația belarusă, și anume clauza 3, partea 2, art. 19 Codul Muncii al Republicii Belarus (denumit în continuare Codul Muncii) conține o cerință strictă conform căreia denumirile de profesii, funcţii, specialităţi trebuie să corespundă cărți de referință pentru calificare, aprobat în modul stabilit de Guvernul Republicii Belarus. La rândul său, și în paragraful 1 din Prevederile generale din Cadru unificat de tarifare și calificare a posturilor de salariat, aprobate prin rezoluție a Ministerului Muncii și protecţie socială Republica Belarus din 01.02.2012 nr. 1 (denumită în continuare Prevederi generale ECSD), se spune că ECSD este obligatoriu pentru utilizare în organizații, indiferent de formele lor organizatorice și juridice,în care se întemeiază raportul de muncă contract de munca(contracta).
Despre consecințele legale neplăcute care pot apărea în legătură cu încălcarea cerințelor legale de mai sus am scris în numărul precedent al revistei noastre și nu vor fi repetate aici. Cu toate acestea, sfătuim cu insistență: înainte de a adăuga postul de secretar la masa de personal organizare și desfășurare în cartea de munca fișa de angajare a angajatului, ar trebui să vă uitați inițial la Clasificatorul național al Republicii Belarus „Profesiile lucrătorilor și funcțiile angajaților” (OKRB 006-2009), aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii și Protecției Sociale al Republicii Belarus din data de 22 octombrie 2009 Nr. 125, și asigurați-vă că acest post este prevăzut în acest document, apoi verificați folosind ECSD dacă responsabilitățile secretarului dumneavoastră corespund cu postul pe care l-ați selectat pentru el.
OKRB 006-2009 prevede mai mult de o duzină de posturi, al căror nume conține cuvântul „secretar”. Printre acestea se numără, de exemplu, „Secretarul Prezidiului”, „Secretarul Consiliului Academic” sau „Secretarul sedinta de judecata" Suntem interesați de acele secretare, fără de care munca biroului, biroului, recepția managerului etc. este imposibilă. Responsabilitățile postului acestor secretari, precum și cerințele de calificare pentru aceste posturi, sunt stabilite în numărul 1 al ECSD „Pozițiile angajaților pentru toate tipurile de activități”, aprobat prin rezoluție Ministerul Muncii și Protecției Sociale al Republicii Belarus din 30 decembrie 1999 nr. 159 (cu numeroase modificări și completări, ultima dintre acestea fiind introdusă prin rezoluția nr. 95 din 3 septembrie 2012).
Secretarul de recepție a managerului
ATENŢIE: Informațiile prezentate aici sunt oarecum depășite, vezi modificări!
Secretarul de recepție al managerului (cod de funcție conform OKRB 006-2009–24690) este poate cea mai comună profesie de secretariat. Totuși, nu se poate să nu constate că, pe baza însăși denumirii postului, pentru a o introduce în tabelul de personal, organizația trebuie să aibă nu doar un manager, ci și o zonă de primire. Adevărat, nu putem spune cât de necesar este acest lucru.
Această poziție este clasificată ca specialist și nu este clasificată. Potrivit ECSD Responsabilitățile postului ale secretarului de recepție al managerului includ efectuarea de lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului organizației; primirea corespondenței primite cu titlu oneros de către manager, transmiterea acesteia în conformitate cu prin decizie către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor; desfășurarea muncii de birou, efectuarea diferitelor operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații la pregătirea și luarea deciziilor. Secretarul de recepție a managerului îndeplinește, de asemenea, următoarele funcții:
- acceptă documente și declarații personale spre semnare de către șeful organizației;
- întocmește documentele și materialele necesare activității managerului;
- urmărește revizuirea și depunerea la timp de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise la semnare managerului, asigură editarea lor de înaltă calitate;
- organizează convorbiri telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, aduce prompt informații către atenția sa, primită prin canale de comunicare;
- în numele managerului, întocmește scrisori, cereri, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor;
- desfășoară lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor;
- exercită controlul asupra executării de către angajații organizației a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și a respectării termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului organizației luate sub control;
- menține un dosar de control și înregistrare;
- furnizează locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții favorabile muncii sale eficiente;
- tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date;
- organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților;
- copiază documentele pe un copiator personal;
Să îndeplinească atribuțiile care i-au fost atribuite cu înaltă calitate Secretarul de recepție al managerului ar trebui să știe: acte juridice de reglementare, alte linii directoare și materiale didactice referitoare la activitățile organizației și păstrarea evidenței; structura și conducerea organizației și a diviziilor acesteia; organizarea muncii de birou; metode de înregistrare și prelucrare a documentelor; munca de arhivă; dactilografiat; reguli de utilizare a interfoanelor; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; reguli de tastare scrisori de afaceri utilizarea formularelor standard; fundamentale ale eticii și esteticii; reguli de comunicare în afaceri; bazele organizării și managementului muncii; reguli de funcționare tehnologie informatică; fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii; regulamentul intern al muncii; regulile si regulamentele de protectie a muncii.
În conformitate cu cerințele de calificare ale ECSD, un manager poate fi numit în funcția de secretar de recepție o persoană cu studii superioare sau medii educație specială fără nicio cerință de experiență în muncă.
secretar-asistent
Postul de secretar-referent (cod post conform OKRB 006-2009–24692) se încadrează și el în categoria specialiștilor, totuși, ECSD îi impune cerințe mai mari din punct de vedere al complexității responsabilități funcționaleși nivelul de pregătire.
Secretarul adjunct, în conformitate cu atribuțiile de serviciu, organizează munca de prestare a serviciilor documentare și nedocumentare conducătorului organizației (societății);
- își formează rațional fondul propriu de referință și informare, organizează servicii de informare pentru manager; desfășoară activități de birou; întocmește recenzii de presă, întocmește materiale de referință, le clasifică și sistematizează, ține un dosar tematic; asigură recepția, înregistrarea, căutarea operațională, livrarea documentelor, eliberarea de informații operaționale asupra documentelor, precum și:
- controlează executarea la timp a documentelor;
- întocmește materiale analitice, rezumate ale rapoartelor, proiecte de discursuri către manager pe cele mai importante domenii de activitate ale organizației (firmei);
- efectuează lucrări pentru a asigura legăturile organizației (companie) (telefon, fax, computer etc.) cu organizațiile partenere, mass-media;
- organizează întâlniri, conduce și întocmește procese-verbale, monitorizează implementarea deciziilor acestora; ia parte la negocieri cu parteneri străini fără traducător, pregătește răspunsuri pentru scrisori;
- asigură organizarea muncii managerului privind pregătirea călătoriilor și întâlnirilor de afaceri, primirea vizitatorilor, precum și planificarea timpului său de lucru;
- tine evidenta si monitorizeaza executarea instructiunilor de la manager;
- formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
Secretar-referent conform cerințelor ECSD ar trebui sa stie: acte normative de reglementare, alte îndrumări și materiale metodologice privind suportul de informare și documentare pentru activitățile de management; sistem guvernamental administratia publicaîn republică și în regiunea dumneavoastră; personalul de conducere al organizației (societății), diviziilor acesteia; structura, funcțiile, sarcinile organizației (firma), interacțiunea acesteia pe verticală și pe orizontală; reguli pentru scrierea scrisorilor de afaceri; tehnici si metode de negociere si protocol; materiale de orientare privind regulile de compilare, stocare, căutare și eliberare a informațiilor și a materialelor de referință; tehnici de abstractizare, echipamente de birou, organizare de relații publice și relații cu mass-media; 1–2 limbi străine, rusă și belarusă; fundamentele economiei, organizarea producției, munca și managementul; bazele generale psihologie socială, etica, estetica; bazele legislației muncii; reguli si reglementari de protectia muncii si securitate la incendiu.
Pentru postul de secretar-referent, ECSD cere următoarele cerințe de calificare: studii superioare (liceale de specialitate) fără cerințe de experiență în muncă. Nu există nici o clasificare pentru această poziție.
Asistent manager
În acest context, ar fi logic să se menționeze un astfel de post de „asistent șef al organizației” (cod de funcție conform OKRB 006-2009–24347), care în responsabilitățile sale funcționale este semnificativ similar cu cel de secretariat, dar diferă mai mult de acesta din urmă complexitate ridicată responsabilități funcționale. Deși această poziție este, de asemenea, clasificată ca profesionistă, este adesea considerată punctul culminant al unei cariere de secretariat.
Potrivit directorului asistent ECSD efectuează lucrări de natură analitico-constructivă și informațional-tehnică, precum și munca generală în numele și sub supravegherea directă a managerului; efectuează lucrări de informare și tehnică cu documente care sunt primite pe numele managerului și semnate de acesta; întocmește propuneri pentru ca manager să desemneze persoane responsabile cu executarea documentelor primite în numele managerului, coordonează implementarea acestora; participă împreună cu managerul la întocmirea unui program (planificare) a muncii sale, călătorii de afaceri, întâlniri etc., ia măsuri pentru a-l respecta și, de asemenea, îndeplinește următoarele funcții:
- efectuează suport tehnic activități ale managerului (comanda de bilete, transport etc.; organizarea de întâlniri, conferințe, negocieri etc.);
- însoțește managerul în călătorii de afaceri, întâlniri, recepții speciale etc.; participă direct la acestea în problemele identificate de manager, raportează managerului asupra rezultatelor acestor activități;
- păstrează procesele-verbale și alte documente care documentează progresul și rezultatele întâlnirilor, negocierilor, conferințelor etc.;
- comunică cu organizații, agenții guvernamentale și autorități administrația locală, publicul, mass-media să rezolve problemele identificate de manager și care nu necesită participarea directă a managerului;
- în numele managerului, coordonează problemele individuale cu angajații diviziilor structurale, le comunică instrucțiunile și ordinele managerului, monitorizează implementarea acestora;
- colectează materiale și informații, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le prezintă managerului;
- primește în numele managerului în agentii guvernamentale, organele administrației publice locale, documentele și informațiile necesare managerului;
- controlează luarea în considerare în timp util a propunerilor, cererilor, reclamațiilor adresate managerului;
- execută instrucțiuni unice de la manager pentru a organiza munca personalului în direcția stabilită de manager;
- execută alte instrucțiuni de la manager în cadrul relațiilor oficiale.
Asistent al șefului organizației ar trebui sa stie: acte juridice normative care reglementează domenii prioritare dezvoltarea sectorului relevant al economiei; politicile interne și externe ale organizației; profilul, specializarea și caracteristicile structurii organizatorice și manageriale a organizației; structura si dotarea unui birou modern; principiile reprezentării în organele guvernamentale, administrațiile locale, organizațiile terțe; principii și metode de management; organizarea muncii de birou, relații publice, mass-media; fundamentale ale eticii și esteticii; proceduri de comunicare de afaceri; procedura de sistematizare a contabilității și documentației folosind modern tehnologia de informație; fundamentele economiei, organizarea și managementul muncii; bazele legislației muncii; reguli si reglementari de protectia muncii si securitate la incendiu.
Conform cerințe de calificare persoană ECSD numită în funcția de asistent al șefului organizației, trebuie să aibă studii superioare fără nicio cerință de experiență în muncă. De asemenea, ECSD nu oferă o categorie pentru acest post.
Secretar. Doar o secretară...
Până de curând, în cărțile de referință și clasificatoare exista o poziție ca „secretar-dactilograf”. Spre deosebire de cele enumerate mai sus, ea a aparținut categoriei altor angajați (interpreți tehnici), și, prin urmare, a fost taxată semnificativ mai puțin.
Poate că nu este nevoie să explicăm de ce această poziție nu a fost populară în ultima perioadă și a fost aproape imposibil să o găsești chiar și în organizațiile cele mai slabe. Ca să nu spun prompt, dar legiuitorul, totuși, a răspuns noilor tendințe și a împărțit acest post în două: secretar și dactilograf. Nu vom vorbi despre aceasta din urmă, deoarece, pe baza caracteristicilor responsabilităților sale de serviciu, ea nu are nicio legătură cu tema noastră de astăzi.
Dar în ceea ce priveşte poziţia "secretar"(Cod OKRB 006-2009–24658), atunci trebuie menționat că apariția sa în ECSD este complet justificată. Apropo, utilizarea acestei poziții va fi destul de adecvată atunci când organizația nu are un manager de recepție ca atare, iar titlul de „secretar al biroului de recepție al managerului” ridică îndoieli, așa cum sa discutat mai sus. Sau cum ar trebui, de exemplu, să numiți o persoană care stă în sala de primire a șefului adjunct al unei organizații sau în sala de primire a șefului unei unități structurale? Aici ai nevoie doar de o secretară.
Secretarul, în conformitate cu responsabilitățile postului prevăzute în ECSD, îndeplinește funcții tehnice pentru a asigura și întreține munca șefului organizației(adjuncții săi, șefii diviziilor structurale), inclusiv:
- colectează și prezintă informații necesare managerului de la departamente sau interpreți;
- organizează convorbiri telefonice ale managerului, înregistrează mesajele primite în lipsa acestuia și aduce conținutul acestora în atenția managerului;
- desfășoară lucrări de pregătire organizatorică a ședințelor și conferințelor susținute de manager (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul, ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale;
- tipăriți conform instrucțiunilor supervizorului documente oficiale si materialele necesare functionarii acestuia, introduce informatiile necesare in banca de date;
- dacă are abilități de stenografie, ia notițe stenografice ale textelor comenzilor, instrucțiunilor, scrisorilor și altor documente organizatorice și administrative, urmate de decodarea acestora și tipărirea sau introducerea informațiilor într-o bancă de date;
- transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telex, fax, telefax etc.);
- intocmeste diverse documenteși materiale care utilizează tehnologia computerizată;
- acceptă documente spre semnare de către manager;
- organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor acestora;
- efectuează lucrări de birou, primește corespondență adresată managerului, o sistematizează în conformitate cu procedura stabilită și o transferă, după luarea în considerare de către manager, către departamente sau executanți specifici pentru a fi utilizată în procesul muncii lor sau în pregătirea unui răspuns;
- menține un dosar de control și înregistrare, urmărește termenele de îndeplinire a comenzilor managerului puse sub control;
- formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenele stabilite;
- pregătește documente pentru reproducere pe echipamente de duplicare și, de asemenea, copiază documente;
- asigură locului de muncă al managerului rechizite de birou și echipamente organizatorice;
- respectă cerințele de protecție a muncii și de securitate la incendiu, producție și disciplina muncii, precum și reglementările interne ale muncii.
ECSD a constatat că secretarul trebuie sa stie: reglementări, instrucțiuni, alte materiale de îndrumare și documente de reglementare privind păstrarea evidenței; structura organizației și diviziile acesteia; dactilografiat; reguli de ortografie și punctuație; reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard; reguli de funcționare a echipamentelor informatice, echipamentelor de duplicare a materialelor tipărite, aparatelor de înregistrare vocală, casetofonelor și altele utilizate mijloace tehnice; reguli de utilizare a interfoanelor; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; fundamentale ale eticii și esteticii; reguli de comunicare în afaceri; bazele organizării muncii; bazele legislației muncii; regulamentul intern al muncii; cerinţele de protecţie a muncii şi de securitate la incendiu.
Funcția de secretar poate fi numită o persoană care are studii medii generale și pregătire specială conform unui program stabilit.
Încă o dată, atragem atenția cititorilor că această funcție aparține categoriei 3 - „Alți angajați” - și ar trebui plătită mai puțin decât toate cele enumerate mai devreme, care aparțin categoriei 2 - „Specialiști”. Cu alte cuvinte, „secretar” este cu un pas mai jos decât „secretar de recepție pentru manager”.
Poate că actele juridice normative interne care reglementează problemele titlurilor de muncă rămân în urmă vieții, ceea ce este destul de firesc, deoarece normele de drept care reglementează anumite relații apar abia după apariția relațiilor în sine. Este posibil ca în responsabilități de serviciu Profesiile de mai sus nu asigură toate funcțiile unui secretar modern, sau funcțiile enumerate nu corespund situației actuale. Cu toate acestea, la denumirea posturilor, trebuie să se respecte cerințele legii privind conformitatea acestor nume cu directoarele și clasificatoarele de calificare.
