Chiar și cea mai mică întreprindere are angajați, ceea ce înseamnă că este nevoie de a menține diverse documentații de personal.

În companiile care sunt pe piață de mult timp, de obicei, managementul evidenței personalului este bine stabilit, dar în organizațiile nou create, totul trebuie creat de la zero.

Cine este responsabil de afacerea companiei?

De regulă, angajații departamentului de personal sunt angajați în menținerea managementului evidenței personalului și în procesarea tuturor documentelor, dar dacă întreprinderea este mică, atunci această muncă poate fi încredințată unuia dintre angajați ca. De obicei, acesta este un contabil sau.

Dacă întreprinderea are un număr mare de angajați, atunci se creează un departament de personal, în care pot exista mai mulți specialiști. Nevoia de personal este determinată nu numai în funcție de numărul de angajați (deși acesta este factorul principal), ci și de specificul întreprinderii în sine. Deci, într-o organizație cu producție dăunătoare și periculoasă, ofițerii de personal vor avea mai multă muncă.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor fă-o cu servicii on-line, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să facilitați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care vor înlocui complet un contabil din întreprinderea dvs. și vor economisi mulți bani și timp. Toate raportările sunt generate automat, semnate cu o semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru un antreprenor individual sau SRL pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Colectarea bazei legislative necesare și a documentelor de reglementare

Primul lucru de făcut atunci când creați un flux de lucru pentru personal de la zero este să decideți ce documente ar trebui să fie. Există documente care trebuie să fie obligatorii la fiecare întreprindere, și există acelea care sunt necesare doar pentru a efectua un anumit tip de muncă sau activitate de companie.

Apropo, documentele de reglementare în sine, care reglementează disponibilitatea componentelor documentației de personal, nu vor fi, de asemenea, de prisos să fie stocate într-un folder separat, astfel încât, dacă este necesar, să fie întotdeauna la îndemână.

Comenzi pe un personal și personal. Ordinele de personal includ ordine legate de deplasarea lucrătorilor:, concediere și. Aceste ordine se referă la vechime și, prin urmare, se păstrează timp de 75 de ani.

LA ordine de personal toate celelalte includ:

• sarbatori;
• prime;
• calatorii de afaceri;
• sancțiuni disciplinare etc.

Termen de valabilitate aceste comenzi este de la 3 la 5 ani.

Este mai convenabil ca aceste două tipuri să aibă două foldere separate.

Următorul document obligatoriu este, care reflectă toate informațiile de bază despre angajat. Aceste carduri pot fi păstrate fie separat, fie ca parte a dosarului personal al angajatului.

Al treilea document necesar este . În prezent, conform legislației, chiar și un antreprenor individual trebuie să întocmească carnetele de muncă, ca să nu mai vorbim de întreprinderile cu alte forme de proprietate. Angajatorul trebuie să elibereze carnetul de muncă în termen de trei zile de la data acceptării salariatului.

Deoarece cărțile de muncă sunt, este imperativ să le păstrați. Această carte a fost păstrată și timp de 75 de ani.

Următorul document necesar este . Acesta trebuie incheiat cu fiecare angajat angajat, indiferent de termen.

Odată ce noi locuri de muncă sunt create, este necesar să dețineți un loc de muncă special pentru fiecare dintre ele. Documentele legate de SOUT sunt stocate până când sunt înlocuite cu altele noi, de regulă, o dată la 5 ani.

LA alte documente obligatorii se aplică la:

Există și documente pe care legea nu obligă să le păstreze, dar, cu toate acestea, aproape fiecare angajator le are, acesta este cartea de bază pentru comenzi.

Colectarea si studiul actelor constitutive

După ce te-ai hotărât asupra documentelor generale obligatorii, trebuie să te decizi asupra celorlalte documente. Pentru a face acest lucru, trebuie să studiați toate documentele statutare care reglementează activitățile și proces de fabricațieîntreprinderilor.

Aici documentele pot fi foarte diferite. De exemplu, dacă și angajații au dreptul la EIP, atunci este imperativ să se aprobe prin ordin sau alt document administrativ lista și condițiile pentru furnizarea acestora categoriei de lucrători.

Dacă întreprinderea va avea persoane care au program de lucru neregulat, lucrează noaptea, lucrează în condiții dăunătoare și conditii periculoase, atunci este necesară documentarea beneficiilor și compensațiilor cuvenite acestora.

Realizarea unei liste de documente

Când întreaga listă documente necesare determinat, puteți începe elaborarea Regulamentului privind conduita gestionării evidenței personalului.

Această prevedere enumeră toate documentele necesare, procedura de întreținere și perioadele de păstrare a acestora. Această prevedere nu este obligatorie, dar facilitează foarte mult munca departamentului de personal.

Înregistrare pentru postul de director

Dacă o întreprindere este creată de la zero, atunci prima persoană care este înregistrată este șeful întreprinderii.

El este cel care apoi încheie contracte de muncă cu restul angajaților. Dacă funcția de director este electivă, prin concurs, atunci președintele organului ales încheie, dacă întreprinderea are fondatori, atunci aceștia semnează contractul. Dacă liderul este în același timp unic fondator sau un antreprenor individual, acesta semnează un contract de muncă atât pentru angajat, cât și pentru angajator.

Oricare ar fi fost, dar concluzia contract de muncă iar emiterea ordinului de admitere este o procedură obligatorie.

Elaborarea reglementărilor locale

Pentru a determina ce posturi si cate dintre ele sunt necesare functionarii intreprinderii, a personal. Există o formă unificată pentru acesta și, deși nu este necesar să fie utilizat, este foarte convenabil.

Puteți adăuga coloane suplimentare dacă doriți. Lista personalului indică numele postului, numărul necesar unități de personal, salariul sau forma de remunerare și indemnizațiile necesare. Sunt indicate toate posturile din tabelul de personal, începând cu cele mai importante și terminând cu personalul de sprijin.

ÎN program de lucru in primul rand se indica programul de lucru al intreprinderii, daca este cazul programele de schimb, sunt descrise în detaliu. Acest document poate specifica, de asemenea, cerințele pentru aspectși comportamentul angajaților, etica corporativă și așa mai departe.

Elaborarea unui eșantion standard de contract de muncă

Contractul de munca trebuie sa cuprinda toate prevederile principale enumerate in codul muncii.

Aici se aplică:

Pe lângă aceste puncte, angajatorul poate include în contractul de muncă orice alte puncte care nu contravin legii.

Intocmirea documentelor contabile

Toate registrele înainte de a începe să le utilizați trebuie să se pregătească. Și anume, fiecare revistă trebuie numerotată și sigilată. Foile sunt numerotate prin numerotare continuă, începând de la prima până la ultima. Apoi, toate foile, cu excepția copertei, sunt cusute cu un fir și două cozi sunt scoase la ultima frunză. Sunt sigilate cu o bucată de hârtie, dar care indică numărul de foi și este semnată de șeful sau de persoana responsabilă cu ținerea jurnalului.

Fiecare jurnal indică data începerii sale, iar numele organizației este necesar.

Numirea unei persoane responsabile cu menținerea carnetelor de muncă

Carnete de angajare sunt unul dintre cele mai importante documente ale evidenței personalului și aparțin unor formulare stricte de raportare, atunci acestea trebuie tratate cu grijă. Acestea trebuie păstrate într-un seif încuiat.

Pentru păstrarea carnetelor de muncă, este desemnată o persoană responsabilă care le completează și este responsabilă de depozitare. Responsabilitatea este atribuită angajatului prin ordin al organizației.

Recrutarea angajaților

Pentru fiecare angajat, este necesar să se efectueze o anumită secvență de lucru:

• primirea angajatilor;
• familiarizarea angajatului cu toate documentele de reglementare locale, regulamentul de remunerare, regulile interne program de lucru, contract colectiv etc.;
• înregistrarea unui contract de muncă, semnarea acestuia. Asigurați-vă că puneți o notă în contractul de muncă că angajatul a primit o sută a doua copie în mâinile sale;
• emiterea unui ordin de angajare;
• completarea unui card personal T-2 și formarea unui dosar personal. Compoziția sa include următoarele documente: cerere de admitere, copii după actele personale, copie după ordinul de admitere, carnet personal, documente privind studiile și calificările, contractul de muncă, alte acte necesare.
• transferul către departamentul de contabilitate a tuturor documentelor necesare angajatului pentru angajare.

Următorul playlist video oferă îndrumări despre cum să gestionați înregistrările HR:

Fiecare angajat așteaptă de la angajator respectarea drepturilor sale, plătite la timp salariile si vacanta binemeritata. Managerul, la rândul său, se așteaptă ca angajatul să-și îndeplinească în mod clar atribuțiile. În plus, orice proprietar de afaceri trebuie să fie protejat din punct de vedere legal. Toate aceste puncte sunt reglementate de evidența personalului. Păstrarea evidențelor personalului într-un SRL vă va ajuta să rezolvați toate relațiile cu angajații dvs.

Gestionarea înregistrărilor de resurse umane într-un SRL este o modalitate de a gestiona personalul și de a lucra cu fluxul de lucru al unei organizații legat de personal. Aceasta poate fi mișcarea personalului, decontări cu angajații și orele de lucru.

Metode de păstrare a evidenței personalului

Spre deosebire de antreprenorii individuali, managementul personalului într-un SRL este o componentă obligatorie, chiar dacă în SRL este înregistrat un singur participant, care îndeplinește funcțiile de contabil și director general. Acest lucru se explică prin faptul că fondatorul și SRL sunt două entități diferite. Prin urmare, SRL îndeplinește rolul de angajator, iar fondatorul - angajatul.

Gestionarea înregistrărilor de resurse umane într-un SRL este o modalitate de a gestiona personalul și de a lucra cu fluxul de lucru al unei organizații legat de personal.

Contabilitatea se poate face în 3 moduri principale:

1. Asumați-vă rolul unui ofițer de resurse umane.

Dacă nu ți-e frică să „începi” procesul, ai timp și organizația ta nu este atât de mare.

2. Angajați un ofițer de personal.

Un specialist modern în resurse umane trebuie să gândească creativ, să fie priceput din punct de vedere juridic și pedant.

3. Aveți încredere într-o companie de outsourcing specializată în administrarea resurselor umane.

Există mai multe programe concepute pentru contabilitatea personalului. Acesta este APCS (sistem automat de management al personalului), sistem ERP(planificarea resurselor întreprinderii), managementul resurselor umane în cloud (SaaS). Dacă vorbesc despre software, atunci este 1C.

Gestionarea independentă a dosarelor de personal

Instrucțiuni pas cu pas pentru păstrarea documentelor de personal:

1. Este necesar să se determine bazele de reglementare și de informare pe care se va cere să le mențină munca de personal.

Majoritatea documentelor necesare pentru gestionarea evidențelor personalului sunt standardizate prin decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” din 01/05/2004. Documentația care nu are canoane standardizate este întocmită în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

• Legislația muncii a Federației Ruse (actualizată la fiecare șase luni).
• Instrucțiuni pentru menținerea cărților de muncă (aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse nr. 69 din 10.10.2003).
• Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la întreținerea cărților de muncă” (din 16 aprilie 2003).

Acte necesare pentru înscrierea unui angajat în stat:

• Pașaport (înregistrare și înregistrare).
• SNILS (certificat de asigurare de pensie).
• ID militar.
• TIN (număr fiscal individual).
• Politica medicala.
• Diploma de specialist.

Importanța documentației de personal constă în faptul că vă permite să fixați fapte importante din punct de vedere juridic, reglementează în mod clar drepturile și obligațiile angajatului și managerului.

În funcție de caracteristicile organizației, pachetul de documente pentru menținerea evidenței personalului poate fi extins. Șeful, rezolvând problemele de personal, poate lua în mod independent reguli natura locală în competenţele lor, dacă nu contravin legii.

În funcție de caracteristicile organizației, pachetul de documente pentru menținerea evidenței personalului poate fi extins.

2. Este necesar să se întocmească documentația statutară a organizației.

Carta ar trebui să precizeze clar condițiile de recrutare a directorului, condițiile șefului, valoarea salariului acestuia, precum și procedura de aprobare a programului de lucru.

3. Trebuie să înregistrați un lider.

Designul șefului este primul ordin al personalului creat în organizație. Indică data de la care șeful începe să-și îndeplinească atribuțiile.

4. Este necesar să se întocmească o listă cu documentația de personal implicată în producția de personal a organizației.

Include:

• Regulamentul regulamentului intern de muncă al organizației.
• Structura cadrului.
• Programul personalului.
• Program de concediu pentru angajati.
• Documentație care definește protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.

De asemenea, lista documentelor obligatorii contine contracte de munca, carnete de munca si o carte pentru inregistrarea deplasarii acestora, un program de inregistrare a orelor de lucru, carnete personale de angajat, ordine de personal si motive pentru emiterea acestora (cereri, rapoarte, acte, note etc.), un registru de acumulare si plata salariilor, fise de salariu, fise de post.

5. Angajarea angajaților.

Pentru fiecare viitor angajat trebuie depus un pachet de documente. Rămâne doar completarea cărților de muncă, cardurile personale, întocmirea altor documente de personal (pe statul de plată, contabilizarea concediilor, concediilor medicale, călătoriilor de afaceri; semnarea unui acord de nedivulgare a datelor personale ale angajatului).

Potrivit art. 419 din Codul Muncii al Federației Ruse, nerespectarea legislației muncii amenință cu o amendă de 200.000 de ruble.

Managementul resurselor umane într-un SRL este o afacere foarte delicată și responsabilă. Multe caracteristici legale care afectează respectarea drepturilor dumneavoastră și ale angajaților depind de fluxul de lucru corect și de programul de HR ales. Toate documentele de personal sunt obligatorii din punct de vedere juridic și pot fi folosite în instanță.

Angajații HR se confruntă zilnic cu nevoia de a emite comenzi pentru activitățile lor principale (călătorie de afaceri, vacanță, promovare sau penalizare) și alte situații care afectează interesele angajaților, de exemplu, transfer temporar din motive medicale.

Munca de birou. Comenzi
* Organizarea muncii de birou.
* Reguli
* Alcătuirea aproximativă a documentelor
* Comenzi până la
* Motive pentru comenzi pentru l/s - memoriu și note explicative, depuneri, procese-verbale, acte
* Comenzi pentru activități de bază,
* Documentație
* Documente pentru
* Notificări, notificări, indicații, referințe
* Exemple de comenzi,
* Economisiți timp când

Managementul înregistrărilor HR- ramură de activitate care documentează relațiile de muncă, fixează informații despre disponibilitatea și circulația personalului, în urma căreia procedurile de personal devin documentate.
Aproape orice document de personal are valoare legală (comercială). Prin utilizarea documentele de personal folosit ca proba scrisa, angajatorul isi poate dovedi pozitia in instanta. De exemplu, o organizație de confirmat scutiri fiscale pentru impozitul pe venit și proprietate trebuie să depună un tabel de personal, statul de plată, comenzile pentru personal, copiile cărților de muncă, foile de pontaj și alte documente.
În practică, inspectorii fiscali permit ca în cazul în care masa de personal prevede funcția de avocat sau marketer, atunci organizația nu mai poate lua în considerare costurile achitării serviciilor avocaților sau marketerilor terți la impozitare. Cu toate acestea, practica arbitrală confirmă că, pentru a contabiliza cheltuielile în calculul profitului, este suficient ca serviciile să fi fost furnizate ca parte a producției sau activitati comerciale, care vizează generarea de venituri și documentate (articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).
În plus, fișele de posturi detaliate, contractele de muncă și listele de personal ca dovezi scrise în litigii stabilesc necesitatea operațională a cheltuielilor organizației pentru călătoriile de afaceri și a cheltuielilor pentru formarea și recalificarea personalului.
Documentând relațiile de muncă, marea majoritate a documentelor de personal conțin informații foarte importante. Prin urmare, atitudinea de a lucra cu astfel de documente ar trebui să fie extrem de serioasă. Corectitudinea completării documentelor de personal depinde de confirmarea anumitor fapte juridice în baza cărora apar anumite drepturi ale angajaților. Acest lucru poate îngreuna pentru un angajat să obțină o pensie de pensionare anticipată, în special pentru munca cu condiții de muncă dăunătoare și dificile, cu toate acestea, orice greșeală sau inexactitate în titlul postului poate duce la faptul că perioada de muncă într-o poziție „vătămatoare” nu va fi socotită drept beneficiu și angajatul nu va avea dreptul la o pensie de pensionare anticipată.
Atentie speciala ar trebui acordată procedurii de păstrare a cărților de muncă, care, în conformitate cu articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, sunt principalele documente pentru calcularea experienței de muncă și de asigurare a unui angajat.
În general, din documentare relaţiile de muncă poate depinde de furnizarea de garanții sociale, de pensie și de altă natură Legislația rusă angajati.
Legi, regulamente, instrucțiuni și alte documente care conțin norme dreptul muncii, necesar pentru munca profesionala specialist de personal. Prin urmare, primul pas în crearea unui serviciu de personal este formarea unei baze suficiente de documente de reglementare.
Documente pe care un angajat ar trebui să le aibă la îndemână zilnic serviciul de personal poate fi împărțit în două grupe distincte.
ÎN primul grup include acte legislative și statutare care conțin norme de drept al muncii și norme de protecție a muncii. Aceste documente sunt obligatorii.
Co. al doilea grup includ documente metodologice privind munca managerială și managementul evidenței personalului. Sunt de natură consultativă. Documentele conțin recomandări despre cum să întocmești cel mai bine actele de personal, cum este mai convenabil să organizezi munca cu acestea. În același timp, ofițerul de personal are dreptul de a decide în mod independent dacă să adere la aceste recomandări sau să acționeze în conformitate cu standardele corporative.
În blocul „Documente privind dreptul muncii și protecția muncii” pot fi reținute cinci acte juridice normative.

Primul - Codul Muncii al Federației Ruse. Aceasta este legea de bază care ar trebui să ghideze munca unui specialist de personal în orice organizație. Normele Codului Muncii reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, organizarea timpului de muncă și a timpului de odihnă al acestora, condițiile de plată a salariilor și acordarea de diverse beneficii și compensații angajaților.
Al doilea- Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. Nr. 149-FZ„Despre informații tehnologia de informațieȘi protectia informatiilor„În baza acestei legi se construiește toată munca serviciului de personal cu datele personale ale angajaților. De exemplu, întrebarea cum va fi prelucrată și unde vor fi stocate informațiile primite de la angajat atunci când acesta intră în serviciu.
Al treilea- Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. Nr. 98-FZ „Despre secretul comercial”. Stabilește o listă de informații care pot constitui un secret comercial al organizației, o listă a angajaților care au acces la acestea, o procedură de familiarizare cu datele secrete și responsabilitatea pentru difuzarea informațiilor confidențiale.
Al patrulea- Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. Nr 181-FZ „Despre bazele protecției muncii V Federația Rusă". Prevederile acestui document vă permit să construiți în mod competent un sistem de protecție a muncii în organizație. Și acest lucru este foarte important. La urma urmei, condițiile de muncă sănătoase și sigure sunt una dintre principalele condiții pe care angajatorul le garantează prin încheierea unui contract de muncă cu angajații. Dacă se dezvăluie o încălcare a normelor de protecție și siguranță a muncii, inspectorul de muncă îi aduce pe funcționarii vinovați la răspundere administrativă.
a cincea - Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ"Despre protecția drepturilor entitati legaleȘi antreprenori individuali la efectuarea controlul statului (supravegherea)". Legea oferă o idee despre drepturile și obligațiile angajatorului atunci când efectuează diverse inspecții în organizație. De exemplu, legea se referă la documentele pe care angajatorul are dreptul să le solicite inspectorului atunci când apare în organizație, dreptul unui reprezentant al companiei de a fi prezent personal în timpul inspecției și modul în care organizația poate contesta rezultatele inspecției nesatisfăcătoare.

Un alt grup reguli necesare în activitatea serviciului de personal includ materiale metodologice privind organizarea muncii manageriale și pe lucrul cu documentele de personal.
in primul rand, acesta este GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente." Acest standard de stat definește o listă de detalii care trebuie să fie prezente pe un document emis de o organizație, ordinea în care sunt localizate și cerințele pentru antet.
De exemplu, standardul dictează regulile pentru plasarea emblemei de stat, emblema organizației și marca sa înregistrată. Stabilește în ce caz denumirea prescurtată a organizației este scrisă în titlul documentului și în care nu se află și din ce elemente constă numărul de înregistrare al comenzii. Standardul se aplică tuturor documentelor organizatorice și administrative ale companiei: rezoluții, ordine, ordine, protocoale, acte, scrisori. Toate documentele de mai sus sunt gestionate de ofițeri de personal.
În al doilea rând, Acest Sul tipic documentele de management format în activitatea organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobat de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000. Acest act normativ prevede o listă exhaustivă a documentelor interne, în funcție de semnificația juridică, reglementează procedura și termenele de păstrare a acestora. Cât timp trebuie păstrat, de exemplu, tabelul de personal, regulamentul privind sporurile, fișa de pontaj, fișele postului și alte documente, lucrătorul de personal va afla din acest document departamental.
Al treilea, Acest forme unificate documentatia contabila primara pentru contabilizarea muncii si plata acesteia. Forme de ordine de angajare, concediere, transfer, indrumare catre călătorie de afaceri, la încurajare, precum și formulare de legitimații personale ale angajaților și alte documente fac parte din albumul aprobat Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1.
Mai mult, menținerea acestor forme unificate în conformitate cu punctul 2 a spus rezoluția obligatoriu pentru toate organizațiile care operează pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma de proprietate.
Al patrulea, acesta este Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225.
"DESPRE cărți de muncă „și Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69” La aprobarea Instrucțiunilor de completare a cărților de muncă„Aceste documente vor fi necesare de către ofițerul de personal atunci când lucrează cu carnetele de muncă ale angajaților. Recomandările cuprinse în aceste documente îl vor ajuta pe ofițerul de personal să completeze corect carnetul de muncă al salariatului, fără erori, dacă este cazul, să facă modificările corespunzătoare sau să emită un duplicat în locul unui document deteriorat sau pierdut.
a cincea, acestea sunt mărite între ramuri standardele de timp pentru munca privind recrutarea si contabilitatea personalului si standardele de timp agregate intersectoriale pentru munca de suport documentar al conducerii, aprobat Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72. Aceste documente pot fi incluse și în listă instrumentele necesare ofițer personal. Cu ajutorul lor, puteți calcula numărul de angajați ai serviciului de personal, precum și puteți determina timpul necesar fiecăruia dintre ei pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu.
Este necesar să se respecte recomandările cuprinse în documentele de reglementare și metodologice, deși acestea nu sunt obligatorii. Cert este că în cele mai multe cazuri simplifică munca cu documente. În plus, inspectoratul de muncă dă mare importanță aceste instructiuni, si in cazul nerespectarii acestora, pot amenda organizatia.
Este important de stiut ce documente sunt obligatorii pentru firma, care devin astfel doar atunci cand anumite condiții, și care lucrări nu pot fi întocmite, deoarece au caracter consultativ. Acest lucru vă va permite să fiți bine pregătiți pentru întâlnirea cu inspectorii de muncă.
Atunci când creează documente, specialiștii în resurse umane trebuie să fie ghidați în activitățile lor de următoarele:

1. Vizualizare intern documentele, procedura de elaborare, aprobare a acestora etc. se folosește cel care este convenabil acestei organizații;
2. Vizualizare extern documentele trebuie să fie conforme reguli generale acordarea acestor documente putere legală;
3. Documentele trebuie păstrate în organizație, ținând cont de cerințele serviciului de arhivă.

Acordarea actelor de putere juridică

Pentru ca un document să fie valabil, trebuie respectate următoarele reguli:
1. Angajatorul este obligat sa respecte legislatia in vigoare la intocmirea acesteia;
(2) Un document poate fi publicat numai în competența sa;
3. Angajatorul este obligat să respecte normele naționale de întocmire și executare a documentelor.

Managementul resurselor umane de la zero: ghid pas cu pas 2019

MANAGEMENTUL HR DE LA ZERO:

un scurt ghid aproximativ pas cu pas pentru înființarea managementului evidenței personalului într-o companie nou deschisă

(dacă doriți să curățați o campanie care rulează deja, atunci un alt ghid pas cu pas este mai potrivit pentru dvs. - restabilirea evidențelor personalului >>)

Dacă ați fost instruit să livrați într-o companie nou deschisă Managementul resurselor umane de la zero, și aveți puțină experiență în acest domeniu (poate că sunteți creatorul, liderul și până acum singurul angajat al unei companii noi, un ofițer de personal începător sau, în general, un contabil sau manager de birou care a fost „blocat” cu personalul, sau un antreprenor începător), atunci ghidul nostru vă va ajuta cu siguranță. Este făcut simplu și accesibil, mai ales pentru începătorii în afacerile de personal.

Și prin toate mijloacele Stocurile bogate ale site-ului nostru vă vor ajuta :

• bază de referință gratuită pentru gestionarea evidențelor de personal: 25 de proceduri principale pas cu pas (angajare, concediu, concediere etc.), 200 de mostre de documente de personal, blocul „Carnet de lucru” (exemplare și consultări), 5 manuale privind chestiuni de personal, consultații, articole despre personal) și multe altele;
• o bază mare de referință disponibilă abonaților revistei „Practician-Practitioner” (prețul este accesibil pentru toată lumea >>): 140 instrucțiuni pas cu pas privind munca personalului, peste 1000 de mostre de documente de personal, pubele de consultații și articole, un curs privind bazele managementului evidenței personalului, un raft de cărți etc.;
• cele mai bune cărți de resurse umane.

Deci, vi s-a desemnat personal. De unde începem?

1. Să ne aprovizionăm cu legile necesare, literatură specială și programe. Toate acestea vei avea nevoie în munca ta.

• Necesar Încălcarea legislației muncii poate duce la mare amendă. Prin urmare, cunoașterea și respectarea legislației muncii trebuie abordate în mod responsabil.
• Din literatura specială, ne face plăcere să vă oferim manuale (puteți descărca gratuit) și cele mai bune cărți de resurse umane. De asemenea vor fi utile depozitele bazelor de date de referință ale site-ului.
• Discutați cu conducerea problema achiziției unui program în care să păstrați evidența personalului. Există multe astfel de programe, iar multe dintre cele specializate sunt foarte, foarte convenabile. Unele ocolesc cumva funcționalitatea 1C. Dar majoritatea companiilor țin evidența personalului conform tradiției din 1C. Cert este că există o mulțime de specialiști în suport 1C în orice oraș, dar nu vei găsi peste tot specialiști în susținerea altor programe.

2. Preluăm copii ale documentelor de înființare ale organizației de la conducere și le studiem cu atenție.

Documentele de personal vor trebui să respecte actele constitutive ale societății și să nu le contrazică în niciun fel. Citiți în Cartă procedura de angajare a unui director (veți aplica pentru un loc de muncă) și procedura de stabilire a salariului acestuia, perioada pentru care se poate încheia un contract de muncă cu acesta - unele caracteristici pot fi precizate în Cartă. Uneori, Carta prevede procedura de angajare a directorilor cheie și de stabilire a unor sisteme de remunerare pentru aceștia (de exemplu, cu aprobare prealabilă intalnire generala fondatori), și chiar procedura de aprobare personal.

3. Stabilim lista documentelor care ar trebui să fie în zona muncii de personal și pe care le vom întocmi.

Este clar ca vei intocmi actele cerute de lege in orice caz. Verificați la conducere care dintre documentele opționale veți pregăti pentru companie. De asemenea, puteți verifica în prealabil cu directorul care conditii speciale vrea să vadă în regulamentul intern al muncii, alte reglementări locale, în formele contractelor de muncă.

Dacă compania dumneavoastră este o microîntreprindere, atunci, conform articolului 309.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să nu întocmiți unele documente:

„Angajatorul este o entitate comercială mică, care este clasificată ca microîntreprindere, are dreptul de a refuza în totalitate sau în parte adoptarea reglementărilor locale care conțin norme de drept al muncii (reguli de reglementare internă a muncii, regulament privind salarizarea, regulamentul privind sporurile, programul de schimburi și altele). Totodată, pentru reglementarea relațiilor de muncă și a altor relații direct legate de acestea, un angajator - o entitate comercială mică, care este clasificată ca microîntreprindere, trebuie să includă în contractele de muncă cu angajații condiții care reglementează aspecte care, în conformitate cu legislația muncii și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, ar trebui reglementate de reglementările locale..."

4. Îl deslușim pe director

Verificați dacă directorul (directorul general) este înregistrat corespunzător. Dacă nu, atunci în primul rând întocmim un director. El este primul muncitor! Din documente ar trebui să fie clar de la ce dată a lucrat directorul. O procedură pas cu pas pentru aplicarea pentru postul de director este într-o bază de date de referință mare și în „Pachetul de ofițer de personal”, documentele eșantion necesare, consultări tematice acolo.

5. Întocmim un tablou de personal, regulamentul intern al muncii, alte reglementări locale (vezi tabelul de la paragraful 3).

Cu siguranta firma nu are inca un tablou de personal si regulamente interne de munca si alte reglementari locale. Le compunem. Toate aceste documente sunt coordonate cu directorul. Luăm în considerare comentariile și dorințele directorului, verificăm dacă acestea contravin legii. Opțiuni gata aceste documente sunt coordonate în modul prevăzut de lege (dacă este necesar, ținând cont de opinia reprezentanților salariaților), apoi șeful societății le aprobă. Avem multe exemple de astfel de documente disponibile gratuit pe site-ul nostru. Există multe alte astfel de mostre și comentarii tematice despre ele, proceduri pas cu pas declarațiile lor se află într-o bază de date de referință mare și în „Pachetul ofițer de personal”. Pe site-ul nostru în acces gratuit puteți citi un nou articol util " Personal: formă și conținut„. Recomandăm abonaților revistei „Practitioner-Practitioner” să citească articolul: „ Întocmim regulamente interne de muncă: legale, atent și benefice angajatorului”și consultați șabloane de reglementări locale.

6. Elaborăm un formular tip de contract de muncă, care va fi încheiat cu angajații.

Pentru abonații revistei „Practitioner-Practitioner” recomandăm un manual de instruire: „Angajăm un angajat: probleme de personal”. Din aceasta vei afla, printre altele, ce conditii sunt favorabile pentru ca angajatorul sa le includa in contractul de munca si care conditii, dimpotriva, sunt nedorite si periculoase.

7. Pregătim și alte documente de care vom avea nevoie pentru a efectua munca de personal în viitor:

Intocmim carnete de contabilitate, jurnale de inregistrare, pontaj, formulare de comanda, contracte pt răspundere si etc.

8. Decidem împreună cu conducerea întrebarea cine va ține carnetele de muncă .

Dacă angajații nu au fost încă angajați, atunci șeful organizației (directorul) va trebui să țină mai întâi carnetele de muncă. Se emite un ordin pentru aceasta. Pe site-ul nostru există un exemplu de comandă pentru ca șeful organizației să își asume responsabilitatea pentru menținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă. Un astfel de ordin este obligatoriu, aceasta este o cerință a Decretului Guvernului Federației Ruse. Nerespectarea acestui lucru poate duce la o amendă pentru angajator. Ulterior, directorul poate transfera aceste atribuții funcționarului de cadre acceptat, tot prin ordin. Pe site-ul nostru există o formă de comandă privind numirea responsabililor cu întreținerea, păstrarea, contabilitatea și emiterea carnetelor de muncă >>

9. Aranjam munca angajatilor.

Apoi angajații vor începe să lucreze și va începe faza muncii de zi cu zi pentru angajatul de personal, va trebui să ții o foaie de pontaj, să întocmești un program de vacanță, să aranjezi vacanțe, să aplici stimulente și penalități, călătorii de afaceri, combinații, concedieri și multe altele... Resursele site-ului nostru te vor ajuta cu toate acestea.

Gestionarea evidenței personalului este unul dintre punctele cheie pentru șefii tuturor organizațiilor, necesitând cunoștințe serioase ale legislației muncii, elementele de bază ale menținerii și procesării documentației. Nu poate fi subestimat.

În acest articol veți citi:

• Ce este managementul resurselor umane
• Ce documente sunt importante în managementul înregistrărilor de resurse umane
• Care este baza managementului resurselor umane
• Cum să gestionezi resursele umane în compania ta
• Care sunt cele mai frecvente greșeli pe care le fac profesioniștii în resurse umane?
• Care sunt beneficiile automatizării resurselor umane?
• Ce modificări au fost aduse în HR în 2016

Ce este managementul resurselor umane

Managementul înregistrărilor HR include managementul personalului, care vă permite să reglați în timp util fluxul de documente al organizației. Poate fi asociat atât cu angajații, mișcarea acestora în cadrul companiei, cât și luarea în considerare a orelor de lucru și a decontărilor cu angajații.

Cel mai bun articol al lunii

Dacă faci totul singur, angajații nu vor învăța să lucreze. Subordonații nu vor face față imediat sarcinilor pe care le delegi, dar fără delegare, ești condamnat la presiunea timpului.

Am publicat în articol un algoritm de delegare care te va ajuta să scapi de rutină și să nu mai lucrezi non-stop. Veți învăța cui poate și nu i se poate încredința munca, cum să atribuiți sarcina corect, astfel încât să fie finalizată și cum să controlați personalul.

Nu cu mult timp în urmă, orice companie avea propriul departament de personal, iar procesul de lucru de birou era complet sistematizat și nu necesita cunoștințe speciale din partea angajaților departamentului. Acum aproape totul s-a schimbat: angajații HR trebuie doar să conecteze gândirea creativă atunci când angajează potențiali angajați. Deci, pentru un manager de resurse umane, educația și alfabetizarea juridică, acuratețea și minuțiozitatea în conducerea afacerilor unui contabil și studiul programelor de formare sunt importante.

De regulă, un contabil-avocat-manager de resurse umane în complex corespunde titlului de master în gestionarea evidențelor personalului.

Care sunt responsabilitățile unui specialist în resurse umane?

Principalele documente cu care trebuie să se ocupe specialistul HR:

1. Gestionarea documentelor dictată de Codul Muncii al Federației Ruse:

Întocmirea dosarelor personale ale angajaților întreprinderii;

Redactarea certificatelor, concediilor medicale si cererilor;

Intocmirea comenzilor de personal;

Crearea unei foi de pontaj și controlul orelor de lucru;

Intocmirea rapoartelor trimestriale privind impozitul social unificat;

Calculul și calculul salariilor angajaților etc.

2. Intocmirea competenta a contractelor de munca, descrierea postului si regulamente interne.

3. Mentinerea documentelor referitoare la admiterea de noi angajati:

Studierea profilurilor și CV-urilor candidaților;

Supravegherea pieței a salariilor;

Prelucrarea listei de posturi vacante ale organizației;

4. Contabilitatea documentelor privind certificarea și evaluarea personalului:

Redactarea formularelor de evaluare și a regulamentelor;

Înregistrarea caracteristicilor de atestare ale salariaților.

Este important ca specialistul HR să semneze un document privind nedivulgarea datelor personale ale angajaților.

Bazele resurselor umane

Diverse documente, de exemplu, legi, regulamente, instrucțiuni, care stabilesc normele dreptului muncii, sunt de o importanță capitală în munca unui angajat al departamentului de personal. Există două grupuri principale de documente oficiale:

1) Legislative și acte normative care descriu dreptul muncii și standardele de protecție a muncii. Aceste reguli trebuie respectate de toți angajații întreprinderii. Aceasta include:

1. Codul Muncii al Federației Ruse. Este legea de bază. Este urmat de un angajat al departamentului de personal al fiecărei întreprinderi. Conform normelor codului muncii, angajații organizației sunt angajați și concediați, sunt reglementate timpul de muncă și odihnă, procedura de eliberare a salariilor și înregistrarea diferitelor beneficii și compensații.

2. Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Această lege vă permite să organizați un sistem de protecție a muncii la întreprindere. Managerul preia controlul asupra asigurării unor condiții de muncă inofensive și poartă responsabilitatea administrativă pentru aceasta.

3. Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”. Prelucrarea informațiilor personale se bazează pe această lege. De exemplu, ei determină cum vor fi procesate toate datele despre o persoană angajată, precum și unde vor fi stocate informațiile.

4. Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului de stat (supravegherea)”. Această lege vorbește despre drepturile și obligațiile angajatorului în timpul inspecțiilor în curs. În special, legea prescrie documentele pe care managerul are dreptul să le solicite persoanei care a intrat în inspecție, menționând persoana la care a participat la inspecție. inspecția în sine, precum și ce trebuie făcut dacă nu este satisfăcătoare e.

5. Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Include o listă de date clasificate în această întreprindere, precum și o listă a angajaților care dețin informații secrete și sunt responsabili pentru dezvăluirea acestora.

2) Documente metodologice privind activitatea managerială și gestionarea evidenței personalului. Aceste documente nu sunt obligatorii și includ informații despre cea mai rațională muncă cu documentele departamentului de personal.

1. GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente". Ei definesc regulile de păstrare a documentației, o listă de detalii care sunt obligatorii în document. Acest standard de stat definește lista de detalii care trebuie să fie prezente pe document, ordinea în care sunt amplasate și cerințele pentru antet. De exemplu, locația pe documente a emblemei de stat, a emblemei organizației sau a mărcii sale comerciale este prevăzută de aceste standarde. Ei spun când să scrie numele prescurtat al întreprinderii și când numele complet, precum și elemente constitutive numărul de înregistrare a comenzii. Astfel de reguli se aplică tuturor documentelor organizatorice și administrative ale organizației: rezoluții, ordine, ordine, protocoale, acte, scrisori. Managementul evidențelor de personal se ocupă de toate aceste acte oficiale.

2. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă” și Decretul Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă”. Un lucrător al personalului apelează la ei pentru completarea competentă și întreținerea ulterioară a cărților de muncă ale angajaților lor.

3. Lista documentelor standard de management aprobate de Arhivele Federale la 6 octombrie 2000. Acest act normativ include lista plina documentele interne, stabilește procedura și termenele de păstrare a acestora. Astfel, dacă un ofițer de personal trebuie să afle cât timp, de exemplu, ar trebui păstrată lista personalului, el ridică acest document departamental special.

4. Standarde de timp agregate intersectoriale pentru recrutarea și contabilitatea personalului și standarde de timp agregate intersectoriale pentru munca în sprijinul managementului documentar; aprobat prin Decret Ministerul Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72. Cu ajutorul lor, se calculează numărul de angajați ai serviciului de personal, se determină timpul necesar fiecăruia pentru a-și îndeplini atribuțiile.

5. Forme unificate de documentatie contabila primara pentru contabilizarea muncii si plata acesteia. Exemple de comenzi pentru angajare, reziliere activitatea muncii, la transfer, la trimiterea într-o călătorie de afaceri, la bonusuri, precum și alte documente sunt incluse în document, în conformitate cu Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Cum să gestionezi resursele umane într-o companie

Activitățile de HR pot fi desfășurate în următoarele moduri:

1) Pe cont propriu, angajarea unui angajat chiar în acest scop.

2) Apelând la ajutorul unor organizații terțe specializate în externalizarea gestionării evidenței personalului.

3) Gestionarea automată a înregistrărilor de personal.

Primele două metode sunt acceptabile și fiecare are propriile sale avantaje.

Potrivit primei, prin înființarea unui departament de resurse umane într-o organizație, personalul acesteia va putea îmbina contabilitatea, dreptul și atribuțiile unui manager de HR, precum și să stăpânească bine toate informațiile necesare din cadrul companiei.

Dacă personalul este mic, atunci de obicei managerul îndeplinește el însuși aceste sarcini, economisind astfel salariile angajaților specializați în acest domeniu.

A doua opțiune câștigă acum o mare popularitate, deoarece un astfel de serviciu costă compania mult mai ieftin decât angajarea permanentă a unui angajat. Acest lucru este valabil mai ales înainte de inspecții, la schimbarea capului sau în timpul concedierii unui angajat cu experiență în acest domeniu. Specialiști înalt calificați vin temporar în organizație și pun în ordine toată documentația internă.

Cum să organizezi managementul înregistrărilor HR de la zero

Etapa 1. Elaborarea documentelor care trebuie să fie în companie

În primul rând, ei dezvoltă diverse manuale pentru activitatea de gestionare a evidențelor personalului. Pentru a face acest lucru, organizația trebuie să aibă următoarele documente necesare:

Reglementări interne de muncă;

Legea cu privire la protecția datelor cu caracter personal ale unui angajat;

Legea privind protectia muncii si securitatea la incendiu.

Aceste documente sunt obligatorii și se eliberează mai întâi.

Etapa 2. Ajustarea personalului

Înainte de a întocmi un program de lucru, ei încheie contracte de muncă cu angajații organizației, întocmesc toată documentația necesară angajării și încep carnetele de muncă. Cu toate acestea, erorile în întreținerea acestei documentații sunt destul de frecvente.

Tabelul de personal se verifică în funcție de datele privind salariile angajaților și denumirile posturilor acestora. Aceste informații se află în departamentul de contabilitate.

Acordați atenție corespondenței posturilor din lista de personal și pozițiilor reale ale angajaților. Aceste informații sunt în principal necesare pentru a fi introduse în programul 1C, dar în realitate distorsiunile grosolane din baza de date sunt foarte frecvente. În consecință, la întocmirea tabelului de personal, toate informațiile despre angajați trebuie să fie de încredere și verificate.

• Metode de stimulare a personalului: tangibile și intangibile

În contabilitate, fiecărui angajat i se atribuie un unic Număr de personal. De obicei, acest proces este automatizat. În caz contrar, acestea sunt atribuite manual. Deoarece fiecare număr de personal este atribuit unei persoane, chiar și după concediere, acesta nu este transferat nimănui.

Verificați cu atenție starea dosarelor personale ale angajaților și a cardurilor personale ale acestora. În absența oricărei documente, scrieți un memento angajatului organizației ce anume ar trebui să prezinte în continuare departamentului de personal.

Etapa 3. Verificarea conformității informațiilor din contractele de muncă și personal

Asigurați-vă că verificați datele de personal cu informații din contractele de muncă. Este posibil ca informațiile să nu fie de încredere. De exemplu, este indicat un salariu care nu corespunde realității, sau data indicată pentru semnarea contractului cade într-o zi liberă și alte neconcordanțe. În astfel de cazuri, contractele trebuie refăcute urgent. Contractul trebuie intocmit in conformitate cu toate regulile si semnat de o persoana autorizata. Dacă apar modificări în cursul activităților angajatului, este suficient să se întocmească un acord suplimentar și să se facă astfel ajustări la contractul de muncă.

Un astfel de acord este întocmit separat pentru fiecare angajat individual al organizației.

Toată documentația se face în două exemplare: unul pentru firmă, celălalt pentru Departamentul de personal.

Etapa 4. Verificarea corectitudinii executării comenzilor de personal

Toată documentația este verificată pentru corectitudinea și fiabilitatea datelor introduse. Toate nuanțele, cum ar fi datele, semnăturile și toate informațiile referitoare la solicitantul de muncă, trebuie să fie adevărate. Toate documentele trebuie să se potrivească. Acordați întotdeauna atenție prezenței nu numai a semnăturii șefului întreprinderii, ci și a angajatului însuși. Dacă se constată inexactități în documente, acestea ar trebui refăcute sau eventual trimise spre semnare.

Etapa 5. Verificarea corectitudinii mentinerii carnetelor de munca

Apoi, asigurați-vă că există cărți de muncă. Toți sunt în organizație. Poate că veți întâlni o carte de muncă a unui angajat care nu a mai cooperat cu organizația dvs. de mult timp. Atunci ar trebui să trimiți scrisoare comandată cu chitanță de retur cu cerere de prezentare pentru un carnet de muncă sau de a da o adresă la care poate fi trimis. În funcție de răspuns, acesta este fie trimis prin poștă la adresa specificată cu o confirmare de primire, fie o notificare de primire a scrisorii este atașată în carnetul de muncă. Perioada de păstrare a carnetului de muncă al angajaților nemuncitori este la cerere, dar nu mai puțin de 50 de ani.

Când începeți să completați un carnet de muncă, studiați mai întâi documentele care reglementează întreținerea cărților de muncă. Acestea includ:

Instructiuni pentru completarea carnetelor de munca;

Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor.

Etapa 6. Înregistrarea fișierelor personale sau dosarelor personale ale angajaților (dacă acestea nu au fost păstrate înaintea dvs.)

La angajare se eliberează card personal pentru fiecare angajat în formularul Nr. T-2. De regulă, acest proces este în prezent automatizat - există programe speciale pentru completarea acestor carduri cu imprimarea ulterioară. De menționat că arhivele statului acceptă carduri personale doar pe hârtie „semicarton”.

Cardurile personale sunt păstrate de un angajat al departamentului de personal - un astfel de ordin este conținut în instrucțiunile de utilizare a formularelor unificate (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. 1).

Toate copiile documentelor: pașapoarte, certificate de asigurare, sunt plasate în mape - „dosare” și se face un inventar al fiecărui caz. Așa se formează folderele personale. Acolo sunt puse și copii ale comenzilor și contractelor referitoare la acest angajat. Acest lucru se face pentru comoditate. Este de dorit să lipiți fotografiile angajaților pe cardurile personale.

Amintiți-vă că este extrem de nedorit să păstrați fișierele personale împreună cu Formularul nr. T-2.

Etapa 7. Înregistrarea cărților sau jurnalelor contabile necesare

Documente precum Cartea de Contabilitate pentru Mișcarea Cărților de Muncă și a Inserțiilor din Ele și Cartea de Chitanțe și Cheltuieli pentru Formele Contabile ale Cartei de Muncă și a Inserțiilor din acesta se păstrează exclusiv manual. Fiecare pagină trebuie numerotată, iar cartea trebuie cusată, deoarece acesta este un registru de formulare contabile pentru raportare strictă.

Etapa 8. Întocmirea unui program de vacanță

În perioada pre-Anul Nou se întocmește și se aprobă un program de vacanță.

Într-o întreprindere mică, puteți efectua un sondaj pe subiectul angajaților care pleacă în vacanță, într-una mare, această sarcină delegatşefii de departamente ai organizaţiei.

Pentru ca procesul de lucru al întreprinderii să nu aibă de suferit, perioadele de vacanță nu trebuie să coincidă pentru angajații aceluiași departament.

Când probleme litigioase pentru salariati cu privire la perioada de concediu, decizia se ia de catre seful sau seful sectiei. Este nevoie de una până la trei săptămâni pentru a primi toate informațiile necesare pentru programarea vacanțelor.

Imediat ce este întocmit programul de vacanță, acesta este aprobat de șeful organizației.

Cu două săptămâni înainte de începerea concediului, trebuie să anunțați angajatul despre apariția acesteia și să emiteți ordin de acordare a concediului. Cu toate acestea, timpul de plecare în concediu poate fi ajustat prin acordul angajatului cu superiorii săi.

La prezentare concediu medical la începutul vacanței planificate se trece într-o altă perioadă de timp, indicându-l în cerere. Datele modificate sunt introduse în anumite coloane ale programului de vacanță.

Amintiți-vă întotdeauna că un angajat trebuie să plece în vacanță cel puțin o dată la doi ani. Iar la concedierea unui angajat, concediul anual plătit este compensat financiar.

Etapa 9. Formarea dosarelor de personal

Cazurile sunt structurate astfel:

- „Comenzi privind personalul (angajare, concediere, transfer, bonusuri, promovare, concedii fără plată, trimitere în călătorii lungi de afaceri și călătorii de afaceri în străinătate)” - perioadă de păstrare - 75 de ani;

- „Comenzi privind personalul (regulat și vacante de studii, taxă, penalități, călătorii de afaceri de scurtă durată în interiorul țării)" - perioadă de păstrare - 5 ani;

- „Contracte de muncă”;

- "Lucruri personale";

- „Cartele personale”;

- „Documentele de reglementare ale companiei (regulamente, instrucțiuni)”;

- « Probleme de personal asociate cu serviciile guvernamentale și organizatii comerciale" si etc.

Lista vacanțelor, ordinea sarcinilor și programul sunt de obicei denumite cazuri separate.

Având în vedere că comenzile personale pot fi păstrate timp de cinci sau șaptezeci și cinci de ani, se recomandă ca acestea să fie sortate în cazuri diferite. Vă rugăm să rețineți că toate documentele care nu sunt incluse în lista de lucruri de făcut de 5 ani au automat o perioadă de păstrare de 75 de ani.

Dacă firma este suficient de mare și mai mult de 250 de coli apar în 12 luni, atunci este necesară sortarea în dosare separate. De exemplu, „Contracte de muncă (A-L)”, „Contracte de muncă (M-Ya)”; „Comenzi privind personalul (vacanțe programate și de studii)”, „Comenzi privind personalul (datorie, mustrări, călătorii de afaceri)”).

Etapa 10. Înregistrarea nomenclatorului cauzelor

O listă sistematizată a numelor de dosare ale companiei, care indică și cât timp este păstrat un anumit document, poate fi emisă separat pentru cazurile legate de personalul companiei sau poate fi inclusă în lista generală a documentelor companiei.

Procesul de completare a documentelor legate de personal este același cu depunerea dosarelor și alcătuirea unei liste în munca generală de birou.

Păstrarea corectă a evidenței resurselor umane: greșeli tipice

1. Erori la emiterea comenzilor:

Sunt încălcate regulile de compilare a componentei text a ordinelor, în special ordinele de admitere, transfer sau concediere a unei persoane.

Sunt indicate in mod eronat conditiile de angajare, fisa postului, nu se introduc datele privind perioada de proba.

Posibilă ortografie incorectă a diferitelor date la plasarea unei comenzi. Ei greșesc adesea în numele unei persoane, în numele unui departament al unei companii sau al locului de muncă, în titlul unui post.

Folosirea greșită a formularelor eșantion stabilitîn acte. Există și probleme în specificarea compoziției detaliilor.

2. Erori la încheierea contractelor de muncă:

Încheierea unui acord pe baza unor documente completate incorect sau în lipsa unuia dintre cele obligatorii.

Încheierea unui contract de muncă cu un salariat care nu a atins sau a depășit deja limita de vârstă admisă.

Acceptarea unui cetățean care nu poate îndeplini acest lucru pentru sanatate.

3. Erori la menținerea carnetelor de muncă:

Adesea, organizațiile uită să introducă datele din carnetul de muncă al unui nou angajat în cartea de muncă.

Nu sunt permise corecții în insertul de muncă dacă datele au fost introduse incorect.

Nu puteți introduce informații despre muncă în secțiunea „informații despre premii” sau nu puteți întocmi un insert într-un mod care nu este conform legii.

HR Office automation: algoritm de implementare

Proprietarii firme mariîntâmpină adesea probleme:

Angajații sunt lent în procesarea documentelor;

Contractele se negociază îndelung, obligațiile contractuale sunt îndeplinite cu întârzieri;

Angajatul susține că a existat un anumit document și chiar își amintește ce era scris în el, dar nu îl găsește;

Când angajații pleacă, documentele importante cu care au lucrat dispar.

Drept urmare, compania nu răspunde la timp solicitărilor clienților sau furnizorilor, iar viteza de luare a deciziilor este redusă. În această etapă ar trebui să se acorde o atenție serioasă implementării sistem unificat managementul documentelor electronice(SED). Un astfel de sistem vă va permite să faceți față problemelor enumerate și, în plus, vă va ajuta să controlați disciplina performanței și să obțineți rapid datele necesare pentru a analiza situația.

Când pregătiți și implementați un proiect de automatizare a fluxului de lucru, ar trebui să respectați un anumit algoritm:

Pasul 1. Descrieți sistemul de flux de lucru

Puteți încredința descrierea secretarei (dacă firma este mică) sau unui angajat special desemnat. Iată ce trebuie să facă:

Întocmește un document (regulament) care va enumera procesele de afaceri și va determina procedura de procesare a documentelor;

Întocmește o instrucțiune pentru munca de birou (sau echivalentul acesteia) care descrie procedura pentru fiecare proces (proceduri, roluri și funcții ale angajaților; un exemplu de proces este lucrul cu contracte și documente însoțitoare);

Scrieți (sau actualizați) fișele postului pentru angajați; trebuie să indice clar funcțiile fiecărui angajat și să stabilească cine își va îndeplini atribuțiile în caz de absență temporară.

Pasul 2. Determinați clientul (proprietarul) sistemului și managerul de proiect

Clientul este un angajat sau o divizie a companiei (reprezentată de șeful său), care va lucra cu sistemul mai mult decât oricine altcineva (funcționar, șef al departamentului juridic sau personal). Obligațiile clientului sunt să ofere echipei de implementare informații despre procesele de afaceri, formulare de raportare, formulare, să consilieze membrii echipei, să organizeze munca de adaptare a programului și să testeze blocuri gata făcute.

• Alcătuirea unei oferte comerciale: 5 sfaturi importante

De asemenea, trebuie să numiți un lider de proiect (în firme mici clientul și managerul de proiect pot fi aceeași persoană). Uneori, cineva din serviciul IT devine lider. Nu este adevarat. În primul rând, un angajat al acestui departament nu cunoaște zona în care este implementat sistemul și, în al doilea rând, este puțin probabil să poată gestiona eficient un proces care afectează multe zone cheie ale companiei tale. Dar acolo unde ajutorul specialiștilor în servicii IT va fi esențial este în alcătuirea unei liste produse software, selectarea unui antreprenor, coordonarea activităților acestuia, acordarea puterilor și drepturilor de acces necesare angajaților, precum și consilierea (împreună cu specialiști de specialitate) angajaților companiei care stăpânesc un nou sistem pentru aceștia.

Pasul 3. Formați o echipă de proiect

Echipa ar trebui să includă clientul, reprezentanți ai tuturor departamentelor care lucrează cu documentație și angajați ai serviciului IT. În plus, echipa de proiect ar trebui să includă reprezentanți ai companiei contractante care va dezvolta și implementa sistemul (dacă decideți să nu o faceți singur).

Participarea la proiectul CEO-ului

Nadezhda Merkurieva,Şef de direcţie pentru promovarea soluţiei „1C: Document Management” al companiei „1C”, Moscova

Participarea la proiectul CEO-ului este obligatorie. Trebuie să organizați întâlniri cheie, să conveniți asupra documentelor cheie, să dați un exemplu personal folosind sistemul - toate acestea conditii esentiale implementare cu succes. Dacă nu există o participare activă a șefului companiei, încercările de a introduce gestionarea automată a documentelor sunt în mod evident condamnate. Eșecul este garantat chiar dacă managerii de mijloc te-au convins să implementezi sistem automatizat, dar tu însuți nu înțelegi cu adevărat de ce este nevoie și decideți asupra unui proiect bazat pe principiul „hai să încercăm și apoi vom vedea”.

Rolul liderului în conducerea grupului de lucru:

1. Transferați controlul operațional unuia dintre angajații implicați în proiect. Proiectele sunt de obicei gestionate de specialiști bine pregătiți sau șefi de departamente relevante.

2. Împuternici managerul de proiect. Acest lucru este necesar mai ales dacă membrii grupului au un statut mai înalt decât managerul de proiect pe care l-ai desemnat.

• Sector b2b: cum să obțineți comenzi pentru 11 milioane de ruble pe lună

3. Eliberați membrii echipei de proiect de unele dintre sarcinile lor normale prin ordin sau ordin verbal, astfel încât să poată dedica suficient timp proiectului.

4. Determinați criteriile pentru succesul proiectului.

5. Țineți întâlniri regulate pentru a rezolva rapid problemele care încetinesc procesul. Adesea, acestea sunt asociate cu interacțiunea slab depanată între departamente.

6. Inspiră echipa la ultima împingere. Există întotdeauna o scădere spre sfârșitul unui proiect – aceasta este faza de „test de rezistență”. S-au făcut deja multe, toată lumea este obosită, banii se epuizează, eșecurile se adună etc. În 90% din cazuri, echipele de proiect nu pot depăși acest punct, iar angajamentele ajung la nimic. Proiectul va muri în liniște la un pas de la finalizare, dacă liderul sau CEO-ul său nu găsește puterea să schimbe curentul.

Pasul 4. Determinați sarcinile pe care doriți să le rezolvați și alegeți un produs software

Uneori sarcinile sunt confuze în această etapă: cea principală este considerată, de exemplu, pentru a crește transparența și gestionabilitatea procesele organizatorice, deși acest lucru se poate realiza doar cu schimbare de organizare. Orice sarcină globală trebuie împărțită într-un număr de sarcini locale. În mod evident, este inutil să încerci imediat „să crești transparența”, dar poți „reduce termenul de încheiere a contractelor la trei zile” sau „oricând să primești un raport cu privire la costurile forței de muncă ale unui angajat pentru fiecare proiect”. Aceste sarcini dictează alegerea produsului software. În plus, trebuie luate în considerare următoarele criterii:

Compatibilitate cu platforma pe care sunt dezvoltate alte produse ale companiei;

Posibilitatea de a îmbunătăți sistemul cu ajutorul propriului serviciu IT;

Suport pentru dispozitive mobile.

Pasul 5: Extindere, vorbiți despre succesele timpurii

De obicei, a doua zi după lansare sistem nou managerul începe să primească plângeri de la angajați: „sistemul nu funcționează”, „este incomod”, „nu am timp pentru asta”, „de ce ar trebui să apăs pe aceste butoane”, „am deja destule lucruri de făcut...”. Fluxul unor astfel de reclamații este inepuizabil, deoarece angajații nu sunt interesați să vedeți ce și cum fac. Pentru a minimiza oportunitățile de sabotare a inovațiilor, este necesar să ținem angajații la curent cu schimbările în curs: discutați în detaliu despre fiecare nouă etapă a proiectului și despre toate modificările planificate, discutați despre acestea, răspundeți la obiecții, demonstrând avantaje private (accelerarea procedurii de revizuire a contractelor, facilitarea căutării documentelor etc.). În primul rând, merită să vă concentrați asupra proceselor, a căror automatizare vă va permite să obțineți rapid un rezultat vizibil. CEOși toți managerii de top ai companiei ar trebui să efectueze lucrări explicative și, în plus, să folosească sistemul în activitățile lor zilnice: acesta va fi un mare stimulent pentru subordonați. Această abordare va oferi proiectului o imagine pozitivă, iar sistemul va fi implementat mai rapid.

3 Beneficiile EHR

1. Economisiți bani la stocare. Aproape toate documentele, conform regulilor, sunt păstrate cel puțin cinci ani. Astfel, compania trebuie să planifice și să organizeze locul unde vor fi depozitate materialele de arhivă. Acest lucru nu este întotdeauna posibil și provoacă unele inconveniente.

2. Economisiți timp. Pentru a forma corect un caz sau aranja documentul dorit, managerul HR trebuie să petreacă timp pentru a colecta toate semnăturile necesare. Folosind documentele în în format electronic simplifică această procedură. Toți angajații care trebuie să semneze pot pune pur și simplu semnături electronice. Ofițerul de personal poate verifica doar informațiile.

3. Reducerea erorilor. Orice persoană este capabilă să facă greșeli. Gestionarea electronică a documentelor ajută la evitarea corecțiilor inutile și completarea eronată.

Ce este nou în HR: Schimbări în 2016

Din 2015, legile muncii au suferit unele modificări, care au fost păstrate în 2016. A fost majorat cuantumul amenzilor pentru nerespectarea legilor muncii, a fost extinsă lista categoriilor de angajați care pot lua concediu în orice moment al anului. De asemenea, au început să fie eliberate cărți de muncă angajaților. În 2016, aceste modificări vor provoca și alte modificări, cum ar fi:

LLC și SA nu au un sigiliu;

Efectuarea unei călătorii de afaceri este simplificată;

Solicitantul trebuie anunțat scris motivul refuzului în termenul stabilit;

Introducerea unui alt sistem de responsabilitate administrativă a angajatorilor;

Modificarea regulilor de furnizare a certificatului de lipsă de cazier judiciar atunci când se aplică pentru un loc de muncă;

O altă structură a procesului de obținere a informațiilor din registrul persoanelor descalificate;

Nouă procedură de notificare a angajării foștilor funcționari publici;

Adăugarea unui nou articol la Codul Muncii al Federației Ruse, care acoperă problemele ordinului de acordare a concediilor anuale plătite;

Ajustarea sistemului de inspecții la întreprinderile mici;

Modificări în situația concedierii femeilor însărcinate care lucrează cu contract de muncă pe durată determinată.

Deci, din 7 aprilie 2015, companiile cu răspundere limitatăȘi societățile pe acțiuni nu poate folosi sigiliu rotund. Însă Rostrud consideră că firma este în continuare obligată să certifice cu sigiliu înscrierile din carnetul de muncă. Rostrud a precizat acest lucru într-o scrisoare din 15 mai 2015 nr. 1168-6-1. Departamentul a transmis documentul de mai sus autorităților necesare din regiuni, astfel încât acestea să se bazeze pe aceste informații atunci când efectuează inspecții.

Dacă compania refuză să folosească un sigiliu rotund în carnetele de muncă ale angajaților, i se va aplica o penalitate de până la cincizeci de mii de ruble (clauza 1, articolul 5.27 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este important ca proprietarii de afaceri să știe că inspectorul are dreptul de a aplica o amendă pentru fiecare încălcare individuală.

Documente de gestionare a înregistrărilor HR - 2016. Toate procesele și formele necesare de gestionare a dosarelor de personal sunt prevăzute în Codul Muncii al Federației Ruse, iar procedura de procesare a documentelor este specificată în legile federale. Desigur, departamentul de personal este obligat să prelucreze o cantitate suficientă de informații. În 2016, documentația principală poate fi împărțită în următoarele secțiuni:

Tot felul de comenzi, de exemplu, privind angajare, concediere, transfer, bonusuri;

Reglementările locale ale organizației, adică regulamentul intern de muncă în companie, regulamentul privind informațiile personale ale membrilor echipei, regulamentul privind nivelul veniturilor etc.;

Contracte de munca;

Contract colectiv, dacă există;

Acorduri privind răspunderea integrală;

Documente contabile de personal, adică program de lucru, program de concediu;

cărți de muncă;

Formulare de contabilizare a timpului de lucru;

Documente de călătorie;

Reglementări privind protecția muncii.

Formulare unificate în gestionarea evidențelor de personal 2016. Înainte de intrarea în vigoare a legii federale din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, era obligatorie utilizarea formularelor unificate. După adoptarea legii, situația s-a schimbat: firmele au început să trateze în mod diferit înregistrarea detaliilor gospodăriei. Activități.

• Training Manager de vânzări: Pregătirea unui începător în 3 pași

Din acest moment, orice firma are dreptul sa intocmeasca forma documentului contabil primar care i se potriveste, facand completari sau eliminand elemente inutile. Dar formularele unificate în gestionarea evidenței personalului vor rămâne în continuare în vigoare.

Astfel, în 2016, următoarele documente vor continua să fie utilizate în gestionarea evidenței personalului:

Formularele nr. T-1 și T-1a (comandă privind angajarea angajaților),

Formularul nr. T-2 (cartea personală a angajatului),

Formularul nr. T-3 (personal),

Formularele nr. T-5 și T-5a (ordin de transfer al angajatului la un alt loc de muncă),

Formularele nr. T-7 (program de vacanță) și T-6 (ordin de acordare a concediului),

Formularul nr. T-9 este folosit la înregistrarea unei călătorii de afaceri, este indicat să îl clarificați notând scopul călătoriei de afaceri.

Standarde profesionale- 2016. De la 1 iulie 2016 vor intra în vigoare articolele 195.2 și 195.3 din Codul muncii. Standardele ocupaționale vor deveni esențiale pentru ca angajatorii să le implementeze dacă Codul Muncii, alții legi federale, alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse vor prescrie cerințele pentru calificările necesare unei persoane pentru a desfășura anumite activități de muncă.

Până atunci, angajatorii erau doar încurajați să folosească astfel de standarde. Dar deja astăzi, multe companii prescriu cerințe profesionale pentru muncă atunci când întocmesc fișele postului pentru angajați.

Informații despre autor și companie

Nadezhda Merkurieva,șeful direcției de promovare a soluției „1C: Document Management” a companiei „1C”, Moscova. Specialist în optimizarea proceselor de management al documentelor și implementarea sistemelor electronice de management al documentelor în institutii publiceși pe întreprinderi comerciale. Autor mijloace didactice, cursuri de pregatireși seminarii privind crearea de sisteme bazate pe soluția „1C: Document Management 8”. Grupul de companii „1C”. Domeniu de activitate: dezvoltare, distributie si suport de programe pentru calculator. Teritoriu: sediu central - la Moscova; lucrul cu utilizatorii se realizează printr-o rețea extinsă de parteneri (mai mult de 7.000 de companii din 1C: rețeaua de franciză în 750 de orașe din 23 de țări). Număr de angajați: 900. Număr de utilizatori de produse software: peste 4 milioane de angajați în peste 1 milion de organizații.