Acest articol este vizual manual metodologic privind pregătirea protocoalelor. Vă va ajuta să creați un protocol corect și rapid. De asemenea, vă va fi la îndemână atunci când vă decideți să predați acest lucru colegilor pentru a vă feri de a fi nevoiți să corectați greșelile pe care le fac.

Denumirea tipului și afilierea cu sistemele și subsistemele de documentare

Procesul-verbal este un document care consemnează desfășurarea unei ședințe și procedura de luare a deciziilor de către un organ colegial.

Următoarele sunt supuse înregistrării obligatorii:

• şedinţe ale organelor colegiale permanente puterea de stat si management, autorităţile municipale conducere, organe de conducere ale întreprinderilor și organizațiilor (adunările generale ale fondatorilor, acționarilor, adunările consiliilor de administrație, consiliilor de comitete, comisiilor, direcțiilor etc.) și
• conferințe, întâlniri, întâlniri convocate o singură dată sau periodic.

Reflecție în scopul creării unui document de management principiul colegialității, luarea deciziilor colegiale ne permite să vorbim despre protocol ca formular de document independent.

Protocolul este un document legat în primul rând de sistemul de documentație organizatorică și administrativă. Protocoalele sunt manageriale acte administrative(aparțin subsistemului documentației administrative), care îndeplinesc funcții manageriale și juridice, iar funcția juridică a protocolului este prioritară și iese în prim-plan.

Dar un document cu numele de tip „PROTOCOL” este utilizat în procesul de documentare a multor alte tipuri de activități.

În instituțiile de învățământ și științifice, protocoalele înregistrează realizările și descoperirile științifice, admiterea la studii, deschiderea specialităților, standardele educaționale, misiunea calificări profesionale, diplome și titluri academice, alegeri pentru funcții și alte probleme. Astfel de protocoale se referă la sisteme de cercetare științifică sau documentare educațională și metodologică (la anumite subsisteme ale acestora, în funcție de scopul creării protocolului și de conținutul acestuia).

În practica de afaceri se întocmesc protocoale de întâlniri de afaceri, protocoale de intenție, protocoale de transfer de informații confidențiale, protocoale de neînțelegeri și altele, în care se consemnează nerespectarea. decizii de management, și acordurile la care au ajuns părțile (adică colegiale, colective, și nu „comision”, așa cum se spune uneori greșit) acord în rezolvarea problemelor de interes comun. Astfel de protocoale pot fi atribuite subsistemului de documente de informare și de referință ale sistemului de documentație organizatorică și administrativă sau subsistemului de documentație civilă contractuală al aceluiași sistem, deoarece documentează progresul executării contractelor și acordurilor, confirmă interesul și posibilele domenii de cooperare și, de asemenea, stabilesc condițiile de bază pentru încheierea unor tranzacții specifice în viitor.

Protocoalele create pentru confirmarea calculelor fac parte din subsistemul pentru tranzactii cu numerar sisteme de documentare bancară.

Pentru unele funcții de management al personalului se întocmesc procese-verbale ale ședințelor comisiilor de certificare și calificare, care sunt incluse într-un subsistem special de documentație a personalului.

Procesele verbale ale adunărilor generale ale acționarilor (și documentele acestora), al căror conținut obligatoriu de informații este stabilit de Codul civil Federația Rusă, Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni”, cerințe de reglementare - Serviciul federal pe piețele financiare, formează un subsistem de documente organizatorice, pe baza căruia s-a format deja un subsistem special de documentație constitutivă, iar în prezent se poate vorbi despre procesul de formare a unui subsistem/sistem de documentație care asigură proceduri de guvernanță corporativă.

Clasificarea protocolului

Toate tipurile și varietățile de protocoale, indiferent de apartenența la un sistem sau subsistem de documentare, sunt clasificate pe două motive - metoda de documentare și gradul de completitudine al înregistrării lucrărilor întâlnirii, care funcționează simultan. Astfel, în funcție de gradul de completitudine al înregistrării, protocoalele sunt împărțite în scurta si completa.

Protocoalele complete pot fi text detaliat(metoda text de documentare), stenografie(metoda text folosind special simboluri, care trebuie decriptat la pregătirea protocolului), fonografice(înregistrare sunet), protocoale video(se utilizează înregistrarea video și audio, în special atunci când se desfășoară videoconferințe). Acestea conțin o înregistrare a întregii întâlniri, inclusiv remarci, întrebări, comentarii, discursuri și informații din timpul întâlnirii, zgomot, aplauze etc. în funcţie de modalitatea de documentare.

Scurt protocolînregistrează în mod constant doar numele președintelui, secretarului, componența celor prezenți, lista problemelor luate în considerare și deciziile luate. Un tip de protocol scurt este un protocol întocmit într-o formă prescurtată, care oferă o scurtă prezentare secvenţială a problemelor luate în considerare conform schemei „problema – decizie”.

Procesele-verbale se țin în timpul unei ședințe de către o persoană special aleasă sau desemnată sau de către secretarul unui organ colegial permanent din oficiu, iar procesele-verbale ale ședințelor operaționale, care sunt conduse de directori, se păstrează și se întocmesc de către secretari sau asistenți de conducere.

La întocmirea procesului-verbal, secretarul de ședință folosește documente pregătite în prealabil pentru ședință: ordinea de zi, listele invitaților, listele membrilor organului colegial, textele rapoartelor, discursurile, certificatele de informare, proiectele de hotărâri etc.

Procesul-verbal întocmit direct la ședință este un proiect. Trebuie clarificată, verificată în raport cu transcrierea sau fonograma (dacă o transcriere a fost luată la întâlnire sau înregistrată pe un dictafon), editată și emis în cel mult 3 sau 5 zile de la data ședinței. Aceste termene limită sau alte standarde pentru momentul pregătirii protocolului pentru semnare - „în ziua ședinței”, „cel mai târziu în următoarea zi lucrătoare”, etc. - reglementate de regulă prin reglementările privind organele colegiale relevante și fișa postului/regulamentul postului de secretar al unui anumit organ colegial.

Formular de protocol

Protocolul este principalul document administrativ al conducerii colegiale și este aproape întotdeauna întocmit ca un document de mai multe pagini. Prin urmare, la întocmirea primei foi a protocolului, este necesar să se folosească forma generală a organizației sau întreprinderii, iar dacă nu există o formă generală, protocolul se întocmește pe foi de hârtie A4 cu detaliile aranjate conform modelul formei generale.

Dacă nu se utilizează un formular pentru a pregăti prima foaie a protocolului, detaliile sunt de obicei completate longitudinal (de-a lungul marginii superioare a foii de hârtie) centrate.

Formularul standard de protocol include următoarele detalii obligatorii:

• numele complet al organizației sau întreprinderii;
• denumirea tipului de document (PROTOCOL);
• data;
• index (în protocoale care se referă la documentele administrative);
• locul de compilare;
• titlu;
• text;
• semnături.

Detalii suplimentare ale protocolului sunt:

• Nume unitate structurală;
• ștampila de aprobare;
• marcarea prezenței aplicațiilor;
• locul (sala, birou) si ora intalnirii;
• numele și parafa președintelui de ședință;
• data semnarii protocolului;
• metoda de vot (deschis, secret, absent).

Caracteristicile de înregistrare a detaliilor obligatorii ale protocolului, precum și prezența, cantitatea și regulile de înregistrare a detaliilor suplimentare, caracteristicile formularului sunt determinate de cerințele legislației în vigoare, obiceiurile de afaceri sau o situație specifică de management. Dar toate caracteristicile de design se bazează pe algoritm general, care s-a dezvoltat istoric în procesul de elaborare și emitere a unui protocol ca unul dintre principalele tipuri de documente administrative.

Antetul protocolului

Pentru a asigura forța juridică a protocolului, este necesară întocmirea corectă numele complet al organizației sau întreprinderii, care este recunoscut ca înregistrat în Registrul Unificat de Stat persoane juridice denumirea persoanei juridice în conformitate cu documentele constitutive și cu cartea acesteia (adică cu indicarea obligatorie a formei organizatorice și juridice):

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Societatea cu răspundere limitată„partenerul tău”

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Închis societate pe actiuni"ABVGD"

Denumirea unității structurale(detalii suplimentare ale protocolului) se întocmește de obicei pe un document în următoarele cazuri:

• protocolul consemnează toate tipurile de activități colegiale în împărțire separatăîntreprinderi (vezi Exemplul 3);
• Procesele-verbale sunt folosite pentru oficializarea întâlnirilor (în primul rând de natură operațională) care au loc într-una dintre diviziile structurale interne ale întreprinderii (vezi Exemplul 4).

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Societate cu răspundere limitată „Compania „Al cincilea element”
Filiala „Nord-Vest”

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Societate pe acțiuni deschisă „Remmekhanizatsiya”
Departament contabilitateși raportarea fiscală

Numele unităților structurale din protocol trebuie să corespundă cu denumirile exacte specificate în diagramă structura organizatorica, masa de personal sau alte documente interne ale organizației.

Numele tipului de document (PROTOCOL) scrise întotdeauna cu majuscule și situate pe unul sau două rânduri sub denumirea întreprinderii sau unității structurale (dacă detaliile sunt dispuse longitudinal, în mod centrat).

Data Procesul-verbal este data ședinței, și nu încheierea și semnarea finală a documentului. Dacă o ședință a unui organ colegial a durat câteva zile, atunci procesul-verbal indică data de începere și data de încheiere. Metodele de formatare a datei pot varia. De exemplu, modul digital:

Exemplul 5 Formatarea digitală a datei

Restrângeți afișarea

Exemplul 6 Mod digital de înregistrare a datei unei întâlniri care a durat 2 zile

Restrângeți afișarea

04.05.2011 - 05.05.2011

Metoda digitală este utilizată în primul rând la înregistrarea datelor pentru întâlniri și întâlniri operaționale.

La înscrierea datelor în protocoalele organelor colegiale (conducere supremă și organe executive) este de preferat metoda alfanumerică.

Exemplul 7 Formatarea datei alfanumerice

Restrângeți afișarea

Exemplul 8 Înregistrarea datei unei întâlniri care a durat 2 zile

Restrângeți afișarea

Data este situată la un rând sub numele tipului de document sau deasupra unei linii de limită specială în forma generală.

Index (număr) al procesului-verbal se întocmește pe același rând cu data ședinței deasupra liniei de hotar în forma generală sau în suprafața totală alocată pentru data și indicele din partea antet a documentului. Indexul de protocol este numărul de ordine al ședinței din anul calendaristic sau din mandatul organului colegial. Trebuie remarcat faptul că atunci când proiectați indici de la 1 la 9, trebuie să utilizați cel puțin două caractere. De exemplu, cei mai simpli indici sunt desemnați corect: „Nr 01”, „Nr. (A se vedea exemplele 7 și 8).

Recuzită „locul compoziției sau publicării” se întocmește pe o linie separată sub dată și index (dacă detaliile sunt dispuse longitudinal - în centrul liniei următoare).

Acest detaliu conține denumirea locației geografice în care a avut loc efectiv ședința organului colegial. Abrevierile convenționale utilizate la desemnarea denumirilor geografice trebuie să respecte Regulile pentru furnizarea serviciilor poștale.

Exemplul 9

Restrângeți afișarea

Kolomna, regiunea Moscova.

Exemplul 11

Restrângeți afișarea

Cu. cartierul Maleevo Kolomna
Regiunea Moscova

Ca antet se intocmeste protocolul scurtă declarație a tipului de întâlnire(tip de activitate colegială) în cazul genitiv, care este în concordanță cu denumirea tipului de document (PROTOCOL – ce?), denumirea organului colegial și începe cu literă mare.

Exemplul 12 Locația unghiulară a detaliilor părții formale a protocolului

Restrângeți afișarea

Exemplul 13 Dispunerea longitudinală a detaliilor părții oficiale a protocolului

Restrângeți afișarea

Titlul procesului-verbal ca tip de ședință se întocmește pe una sau două rânduri sub detaliile „locul întocmirii sau publicării”, neapărat de la marginea marginii din stânga sau în zona marcată în forma generală cu colțuri limitative în colțul din stânga sus al foii de hârtie. Acest aranjament este necesar atât pentru amplasarea longitudinală cât și unghiulară a detaliilor (vezi exemplele 12 și 13).

Textul protocolului este cea mai complexă cerință și constă din două părți - introductivă și principală. Partea introductivă a textului este strict formalizată. Conține informații despre componența celor prezenți la ședință și ordinea de zi (lista problemelor supuse dezbaterii), care sunt elemente complet independente ale textului și sunt formulate după reguli standard.

Compoziția celor prezenți se întocmește două rânduri sub tipul ședinței de la limita câmpului din stânga și începe cu indicarea președintelui și secretarului ședinței. Numele de familie ale președintelui și secretarului sunt scrise după o liniuță, inițialele urmează prenumelui.

Exemplul 14

Restrângeți afișarea

Președinte - Markov S.V.
Secretar - Petrova A.I.

Numele și parafa membrilor permanenți ai organelor colegiale (aleși sau membri din oficiu ai colegiului) care au fost prezenți la ședință sunt enumerate alfabetic după prenume, fără titlul funcției după cuvântul „Prezenți:”, care este scris două rânduri mai jos, neapărat de la marginea marginii din stânga și se termină cu două puncte. Numele celor prezenți sunt scrise pe toată lățimea liniei cu un interval de rând.

Exemplul 15

Restrângeți afișarea

Prezenți: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Dacă membrii corpului colegial includ mai mult de 15 persoane, atunci se indică cantitativ componența celor prezenți, iar la protocol se anexează o listă de nume, despre care se face o notă.

Exemplul 16

Restrângeți afișarea

Prezent: 20 de persoane (lista atasata)

Numele și inițialele funcționarilor invitați care nu sunt membri ai organului colegial, dar au fost prezenți la ședință, sunt enumerate după cuvântul „Invitați:”. Este întocmit de la marginea marginii din stânga două linii sub cuvântul „Prezentă:” și se termină cu două puncte. Se obișnuiește să se indice pozițiile acestor persoane.

Exemplul 17

Restrângeți afișarea

Invitat: manager de clienți Ageeva N.O., șeful departamentului de servicii clienți Kotova L.P.

Lista problemelor supuse dezbaterii și luării de decizii de către organul colegial se întocmește după cuvinte „Agende:”, care sunt situate de la marginea marginii stângi două linii sub compoziția celor prezenți și se termină cu două puncte.

Fiecare punct de pe ordinea de zi este formulat cu prepoziția „O” și răspunde la întrebarea „Despre ce?” și conține o indicație a funcției, prenumelui și inițialele vorbitorului. Mai mult, cuvântul „vorbitor” nu este folosit în protocol, formula corectă de vorbire este: „Raport - (al cui?) poziție, nume, inițiale”.

Problemele sunt numerotate cu cifre arabe, aranjate pe ordinea de zi în funcție de gradul de importanță al acestora (sau în funcție de timpul preconizat de discuție) și sunt întocmite cu linie roșie.

Exemplul 18

Restrângeți afișarea

Agende:

1. La aprobarea Politicii contabile pentru anul 2011
   Raportul contabilului șef adjunct Krasnov A.I.
2. Cu privire la pregătirea unei cereri de împrumut către filiala din Moscova a Băncii de Nord-Vest (OJSC).
   Raportul șefului compartimentului juridic Smolin A.G.

Punctele de pe ordinea de zi trebuie să fie formulate clar și specific, deoarece acestea sunt actuale titluri la textul ulterior al protocolului, care va fi prezentat punct cu punct în succesiunea de examinare a problemelor în cadrul ședinței.

Formularea „Diverse” din ordinea de zi a protocolului completat este considerată inadecvată, deoarece documentul se intocmeste dupa sedinta, cand este deja posibila formularea corecta a tuturor aspectelor avute in vedere.

Chiar și în cazurile în care ordinea de zi a ședinței este întocmită ca independent document informativși transmis în prealabil participanților la ședință și membrilor organului colegial, textul procesului-verbal trebuie să cuprindă formularea tuturor problemelor discutate. Nota din textul protocolului: „Ordinea de zi este atașată” este inacceptabilă, chiar și atunci când ordinea de zi este depusă împreună cu protocolul ca document informativ separat.

Partea principală a textului protocolului, adică întregul curs al ședinței și deciziile luate, este întocmită de secretarul ședinței, lucrând aproape ca un interpret simultan, doar discursul este „tradus” din formă orală (deseori spontan, emoțional și nu întotdeauna pregătit) în formă scrisă, adică . ordonat, construit pe modele de vorbire, în principal cu ordine directă a cuvintelor și utilizarea de vocabular și termeni speciali stilul de afaceri.

Partea principală a textului protocolului este structurată în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi pe secțiuni. Fiecare secțiune, care reflectă cursul întâlnirii, este alcătuită din trei părți: ASCULTAT - VORBIT - DECID (DECIS).

Cuvântul „ASCULTAT” este numerotat în conformitate cu numărul punctului de pe ordinea de zi, desenat de la marginea marginii din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. În continuare, din linia roșie, se scriu numele de familie și inițialele vorbitorului în cazul genitiv (ASCULTAT - cine?), se pune o liniuță, iar după aceasta se scrie pe scurt sau detaliat conținutul raportului. Prezentarea este de obicei la persoana a treia singular la timpul trecut:

Exemplul 19

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Krasnova A.I. - a raportat despre principalele prevederi ale Politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011. El a menționat că aceasta a fost complet revizuită în legătură cu modificările aduse Codului fiscal al Federației Ruse. A propus aprobarea politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011.

Dacă textul raportului principal a fost pregătit în prealabil și, după analizarea problemei, a fost transferat secretariatului/secretarului ședinței, atunci la prezentarea textului este convenabil să se folosească o altă tehnică: formulați pe scurt tema raportului în în conformitate cu ordinea de zi și după punct se notează: „Textul raportului se anexează.”

Exemplul 20

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Krasnova A.I. - privind principalele prevederi ale politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011. Textul raportului se anexează.

În acest caz, procesul-verbal întocmit în prealabil trebuie să fie executat, semnat și datat de către autor, pentru ca acesta să poată fi efectiv emis ca document independent anexă la protocol.

Cuvântul „SPEAKED” este scris de la marginea marginii din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. Numele și inițialele fiecărui vorbitor sunt scrise pe o linie roșie și sunt indicate la caz nominativ (VORBIT – cine?). După liniuță, un conținut scurt sau detaliat al discursului este scris sub forma unui discurs indirect.

Toate întrebările adresate vorbitorului și vorbitorilor, precum și răspunsurile la acestea, sunt înregistrate în ordinea în care au fost primite și sunt, de asemenea, înregistrate pe linia roșie. Este posibil ca numele persoanei care pune întrebarea să nu fie indicat.

Exemplul 21

Restrângeți afișarea

Întrebare: Toate grupurile de contabilitate a mijloacelor fixe sunt reflectate în Politica contabilă?

Da, toate grupurile care sunt necesare pentru a reflecta corect mijloacele fixe în contabilitatea întreprinderii noastre.

Soluții, adoptate colectiv pe fiecare dintre problemele discutate, se notează după cuvântul „HOTARAT” sau „HOTARAT”. Aceste cuvinte sunt termeni de tip business care reflectă luarea deciziilor colegiale (care implică pronumele „noi”). În practica de afaceri, fiecare termen are propria sferă de utilizare la elaborarea protocoalelor. Astfel, în procesele verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, fondatorilor, ședințelor consiliilor de administrație, ședințelor colectivelor de muncă, ședințelor angajaților (în cadrul autoguvernării stabilite și permise de codul de conduită corporativă), grupurilor de inițiativă, folosirea termenului „DECIDE” este considerată corectă (se formalizează activitățile celor mai înalte organe colegiale, „putere”). În procesele-verbale ale ședințelor comitetelor, consiliilor, grupurilor de lucru, ședințelor operaționale și altor organele executive(format ca „management operațional”) termenul corect este „REZOLUT”.

Acest cuvânt este scris din marginea din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. De la linia roșie se formulează pe scurt și precis acțiunile administrative punct cu punct, care trebuie numerotate în conformitate cu numărul problemei de pe ordinea de zi. Număr decizie luată constă din două părți separate printr-un punct, prima cifră corespunzând numărului problemei de pe ordinea de zi, iar a doua - numărul deciziei cu privire la această problemă (la urma urmei, se întâmplă adesea să se ia mai multe decizii și instrucțiuni). pe o problemă de pe ordinea de zi). Vezi Exemplul 22.

Clauza de stabilire norma legala(„normativ”), se formulează după un model standard de vorbire: ce să faci - în ce timp (de la ce oră sau pentru ce perioadă)? Vezi soluția 1.1 din Exemplul 22.

1. cui - ce să faci - până când? (vezi soluția 1.2 din Exemplul 22) sau

Dacă decizia a fost luată prin vot, atunci rezultatele acesteia sunt prezentate sub forma: „Pentru - 10, împotrivă - 0, abținut - 2” sau „Unanimat”. Respectarea acestui formular este obligatorie atunci când se iau decizii privind numirea, alegerea sau aprobarea candidaților sau asupra componenței personale a comisiilor, comitetelor etc.

Citiți despre votul cumulativ în articolul lui Serghei Rossol "

Parte formală a protocolului

Semnături președintele și secretarul de ședință sunt documentate în procese-verbale editate și verificate. Acestea sunt situate la trei până la patru linii sub text de la marginea din stânga și sunt separate printr-o linie. În stenogramele semnăturilor, inițialele sunt plasate înaintea numelui de familie. Semnăturile personale ale președintelui și secretarului sunt întocmite pe protocolul original.

Exemplul 24

Restrângeți afișarea

Deoarece protocolul este un document administrativ intern al întreprinderii, acesta identificarea ștampilei nu este de obicei necesară.

Copiile (fotocopiile) de pe protocolul încheiat și semnat sau extrasele din protocol, care sunt necesare în procesul de trimitere a documentului spre executare, au dreptul să certifice cu semnătura pe secretarul (secretarul de ședință sau secretarul organului colegial). din oficiu), întocmirea corectă a unei note privind certificarea copiei. Dacă în cadrul organizației se folosește o copie sau un extras din protocol, atunci nu este plasat un sigiliu (precum și pe protocolul în sine). Dacă un extras sau o copie a protocolului este destinată utilizării în afara zidurilor organizației de acasă, merită să puneți un sigiliu pe el.

Exemplul 25 Marcare pe certificarea unei copii a protocolului

Restrângeți afișarea

Unele tipuri de protocoale sunt supuse aprobării de către primul șef al întreprinderii sau organizației. De exemplu, procesele-verbale ale ședințelor comisiei de experți a organizației, comisiei de experți pentru atribuirea/eliminarea restricțiilor privind accesul la informații și documente ale organizației, procesele-verbale ale ședințelor grupurilor de proiect/birourilor de proiect din management de proiect etc.

Aprobarea se eliberează cu o ștampilă de semnătură, care se află în colțul din dreapta sus al documentului și constă din cuvântul „APROBA”, denumirea prescurtată a funcției de manager (deoarece numele complet al organizației sau întreprinderii este indicat în partea antet a documentului sau în forma generală), semnătura personală, transcrierea acesteia și datele de aprobare.

Caracteristicile designului protocolului adunarea generală participanții la un SRL și procesele-verbale ale acționarilor unei SA sunt discutate în articolul lui Serghei Rossol „Procesul verbal al Adunării Generale a Acționarilor și Participanților” din revista „Gestionarea biroului și fluxul de documente la întreprindere” nr. 4” 2011 pe pagina 33

Pentru informații despre cum se organizează o adunare generală a acționarilor/participanților la o societate pe acțiuni și un SRL, citiți articolul lui Serghei Rossol „Întâlnirea anuală în companiile de afaceri” din revista „Biroul și fluxul de documente într-o întreprindere” nr. 3” 2011 la pagina 62

Procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL. Reguli de proiectare

Procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL - extrem document important. Cerințele pentru întocmirea unui protocol OSU nu sunt fixate la nivel legislativ, totuși, obiceiurile de rotație a afacerilor și munca de birou dictează anumite reguli pentru întocmirea acestuia.

Respectarea protocolului obligatorie

În primul rând, procesul-verbal al ședinței participanților SRL este un document obligatoriu care confirmă însuși faptul că ședința a avut loc (iar obligația de a ține și numărul de ședințe obligatorii pe an este reglementată de lege și, în unele cazuri, de Cartă). a companiei).

În al doilea rând, toate deciziile privind activitățile întreprinderii sunt formalizate sub formă de protocol.

Procesul-verbal al adunării generale a SRL este stocat la întreprindere și trebuie pus la dispoziție pentru revizuire oricărui membru al companiei la prima cerere.

De regulă, directorul întreprinderii este numit responsabil pentru stocarea protocoalelor, care trebuie să fie reflectate în fișa postului său.

Ce se reflectă în protocol

Procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL este ținut de secretarul adunării sau de președintele OSU.

Protocolul reflectă:

• data și ora de începere a întâlnirii;
• tip de sistem de operare;
• cvorumul și legitimitatea OS;
• agenda OS;
• discursuri (rezumate) ale participanților, întrebări, discuții, completări;
• rezultatele votului pe anumite probleme;
• deciziile luate de OSU.

Procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL este semnat de toți membrii societății sau de președintele adunării și de secretar. Protocolul este legat cu numerotarea paginilor obligatorii și sigilat cu sigiliul întreprinderii.

Trebuie remarcat faptul că protocolul OS poate să nu conțină o listă a tuturor participanților personal, dar în acest caz, o anexă obligatorie la acesta trebuie să fie o foaie de înregistrare a participanților, indicând detaliile pașaportului și semnătura personală a fiecăruia dintre ei. Fișa de înscriere se întocmește în formă liberă și se cusează împreună cu protocolul.

O altă opțiune ar fi păstrarea unui jurnal de bord. În acest caz, foile jurnalului sunt numerotate, cusute și sigilate cu sigiliul companiei. Perioada de păstrare a unui astfel de jurnal nu este limitată de niciun act normativ.

De asemenea, se recomandă păstrarea procesului-verbal al lucrărilor comisiei de numărare. Comisia de numărare în sine este aleasă printr-o hotărâre a ședinței formată dintr-un președinte și cel puțin un membru al comisiei. Protocolul este semnat de președinte și depus împreună cu protocolul OS.

Pentru a reglementa toate punctele importante ale procedurii de păstrare a protocolului, se recomandă elaborarea și implementarea unui „Regulament privind procedura de menținere a protocoalelor OS”, care stabilește procedura de întocmire, modificare, contestare și stocare a protocoalelor. Această prevedere este aprobată de șeful întreprinderii sau prezentată spre discuție OS (extrem de rar).

Toate protocoalele OS trebuie stocate până la lichidarea companiei și apoi transferate pentru stocare în arhivă.

Video pe tema

Un participant - cum se elaborează un protocol?

Dar ce se întâmplă dacă există un singur participant în SRL? Este necesară păstrarea proceselor verbale sau este suficientă documentarea deciziilor participantului? Legea nu face excepții pentru astfel de companii. Procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL ca formă și conținut în acest caz nu diferă de procesul-verbal cu un număr mare de participanți.

De asemenea, aș dori să menționez că protocolul este doar o modalitate tehnică de oficializare a deciziilor participanților. Prin urmare, în cazul unui litigiu juridic, va fi corect din punct de vedere juridic să recunoaștem că decizia, și nu protocolul, este cea care nu respectă legea. întâlnire anuală Participanții LLC. Cu toate acestea, deficiențele în menținerea protocoalelor pot deveni motive pentru declararea ilegală a deciziilor.

Comentarii

Materiale similare

Drept
Procesul-verbal al adunării generale: caracteristici de design

În cursul activităților lor, persoanele juridice trebuie adesea să ia decizii prin organizarea de adunări generale. În acest caz, se întocmește procesul-verbal al adunării generale, care este un document scris către...

Drept
Adunarea generală a proprietarilor unui bloc de locuințe: procedură, proces-verbal. Articolul 45 din Codul Locuinței RF

Organul de conducere dintr-un bloc de apartamente este o reuniune a tuturor proprietarilor de apartamente. Ea ia decizii cheie cu privire la proprietate comună bloc de apartamente.

Confort acasă
Bazele designului peisajului: stiluri și reguli pentru proiectarea site-ului

Nu este suficient să construiești o casă bună: funcțională în interior și frumoasă în exterior. Este important să îmbunătățiți zona înconjurătoare - să creați un design peisagistic atractiv pe site. Acesta este momentul în care elementele de bază vor fi la îndemână...

Confort acasă
Planul acoperișului: reguli de desen și proiectare.

Numerotarea deciziilor unui singur participant

Cum să desenezi un plan de acoperiș?

Industria construcțiilor se confruntă cu o dezvoltare rapidă de câțiva ani la rând. Sute și mii de case noi sunt construite în fiecare an. Mai mult, acestea pot fi atât zone cu mai multe etaje, cât și cabane private. El a fost cel care a deținut...

Confort acasă
Interioare de dormitor în stil clasic. Principalele tendințe și reguli de design

Regele în interiorul spațiilor, indiferent de tendințele modei si timpul, stilul clasic ramane. O cameră decorată după canoanele tradiționale este propice pentru pace și liniște. De aceea interioare cu...

Mâncare și băutură
Reguli de proiectare a salatei

Orice masă de sărbătoare conține multe feluri de mâncare diferite, dar una în plus, nici mai puțin punct important Ceea ce face ca aceste feluri de mâncare să aibă un gust mai bun este prezentarea lor atractivă. Unii oameni cred că este destul de dificil și necesită mult...

Drept
Aviz de concediere a unui angajat: reguli de înregistrare. Concedierea unui salariat la inițiativa angajatorului

Notificarea de concediere a unui angajat constituie un funcționar document de personal, care are scopul de a-l informa pe acesta din urmă cu privire la rezilierea viitoare contract de munca. Prin lege, managerul este obligat să...

Drept
Procura pentru corespondență: motivele întocmirii și regulile de întocmire a documentului

Există adesea situații în viață când destinatarul nu poate, dintr-un motiv sau altul, să primească corespondența care i-a fost trimisă. Pentru a face acest lucru, el poate implica o altă persoană prin întocmirea unei împuterniciri pentru ea pentru corespondență. Cum...

Drept
Acord. Reguli de bază de proiectare

Cu toții facem oferte tot timpul, adesea fără să ne gândim la asta. La urma urmei, fie că cumpărăm pâine dintr-un magazin sau dacă învățăm engleza pe Skype cu un vorbitor nativ, devenim participanți la o relație contractuală. În unele…

Drept
Reguli pentru pregătirea documentelor

Activitățile oricărei entități comerciale sunt asociate cu necesitatea de a întocmi cantitate mare documente a căror executare este legată de forme unificate, și are, de asemenea, funcții manageriale și de zi cu zi...

_________________________________________________ (denumirea completă a societății) Decizie singurul participant societate cu răspundere limitată „________________” pe problema schimbării locației<1>_____________ "___"__________ ____ Participant unic al Societății cu răspundere limitată "____________", denumită în continuare Societate: - _____________________________________________________________________ (nume, OGRN, INN/KPP, adresa persoanei juridice - participant) reprezentată de _____________________________________________________________________ (nume complet) . reprezentantul și documentul în baza căruia acționează) (sau: _____________________________________________________________________) (Numele complet, adresa, detaliile pașaportului, TIN al unei persoane fizice) Hotărât: 1. Înainte de „___”__________ ____, schimbați locația de la _____________________________________. la ________________________________. (fosta adresa) ( noua adresa) 2.

Semnarea/certificarea procesului-verbal de ședință a fondatorilor SRL (la locul cusăturii)

Efectuați următoarele modificări la statutul Societății: 1) ___________________________________________________________________; (conținutul modificărilor la carte legate de schimbarea locației 2) ___________________________________________________________________. (adrese), inclusiv la schimbarea denumirii unei aşezări, a străzii, a numărului de locuinţă) 3. Instruiţi directorul general (directorul etc.): a) depune documentele pt. înregistrare de stat modificări ale statutului companiei<2>; b) să informeze organul fiscal și fondurile extrabugetare despre schimbarea sediului Societății; c) rezilierea anticipată a contractelor de închiriere a spațiilor; terenuri; d) vinde bunuri care nu sunt supuse transportului; e) transporta bunurile necesare; f) informează angajații cu privire la schimbarea locației Societății și cu privire la drepturile lor prevăzute Codul Muncii RF; g) îndeplinește obligațiile față de contractori și angajați în prevazute de lege cazuri; h) cumpără (și/sau: închiriază) spații în următorul scop la noua locație: _________________________________________; (producție, birou etc.) și) organizează activitățile Societății la noua locație înainte de „___”__________ ____ Participant unic __________________/________________________________ (semnătură) (Nume complet) M.P.

<1>Potrivit art. 39 Legea federală din 02/08/1998 N 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” într-o societate formată dintr-un singur participant, deciziile asupra problemelor de competența adunării generale a participanților societății sunt luate de unicul participant al societății în mod individual și se trag sus în scris.

Conform paragrafelor. 2 p. 2 art. 33 din Legea federală nr. 14-FZ din 02/08/1998 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”, competența adunării generale a participanților la societate include modificarea statutului societății.

<2>Potrivit paragrafului 2 al art. 4 din Legea federală nr. 14-FZ din 02/08/1998 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”, locația companiei este determinată de locul înregistrării sale de stat.

Comentarii:

Schimbarea fondatorului LLC

O schimbare de fondator într-un SRL poate fi efectuată fără implicarea unui specialist firme de avocatura. Acest proces are loc la cererea fondatorului și prin decizie a participanților companiei. În conformitate cu normele legislației în vigoare, există mai multe modalități de a modifica componența unui SRL.

Propus în acest material instrucțiuni pas cu pas schimbarea fondatorului LLC în 2018 ar trebui să ne ajute cititorii în această problemă.

Cine poate părăsi un SRL?

Oricare dintre fondatori are dreptul de a părăsi compania. În acest caz, trebuie respectate următoarele condiții:

• dorința participantului de a pleca;
• prezența unei astfel de posibilități în documentele constitutive (articolul 26 din Legea federală nr. 14 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” și articolul 94 din Codul civil al Federației Ruse).

Vă rugăm să rețineți că legea despre care vorbim că oricare dintre fondatorii unui SRL are dreptul de a părăsi compania, dar pot exista restricții în Carta. De exemplu, la crearea unei societăți, participanții au convenit că în primul an de existență a acesteia nu o vor părăsi. Astfel, niciunul dintre participanți nu are dreptul de a-și revendica cota în această perioadă de timp.

Cum se oficializează retragerea unui participant dintr-un SRL?

Dacă nu există restricții în documentele constitutive ale SRL, participantul poate părăsi compania în orice moment.

Procedura de retragere a unui participant din SRL este următoarea:

1. Se întocmește cerere de demisie și se depune la directorul general.
2. Contabilul calculează valoarea cotei participantului care se pensionează (aceasta trebuie plătită în cel mult 3 luni). Dobânda datorată participantului poate fi returnată cu proprietatea (conform clauzei 6.1, articolul 23 din Legea federală nr. 14).
3. La întâlnire, acțiunile sunt redistribuite între participanți.
4. Se fac modificări în actele statutare.
5. Modificările datorate retragerii participantului sunt înregistrate (dar nu mai târziu de o lună mai târziu).

Pentru a vă retrage dintr-un SRL, nu este necesar acordul celorlalți membri ai companiei, cu excepția cazului în care se prevede altfel în Carta.

La schimbarea fondatorului unei societăți cu răspundere limitată, procedura va fi diferită.

Instrucțiuni pas cu pas pentru retragerea unui participant dintr-un SRL sunt postate aici.

Cum se schimbă componența unui SRL?

Există diferite moduri de a schimba fondatorul unui SRL. În fiecare caz, instrucțiunile pas cu pas pentru schimbarea fondatorului unui SRL în 2018 vor fi diferite. Există următoarele opțiuni pentru schimbarea fondatorului unui SRL:

• atunci când un participant pleacă, interesul său în capital este transferat SRL-ului și vândut unui terț (sau redistribuit între participanții rămași ai companiei);
• participantul pensionat vinde (donează sau lasă moștenire) cota sa unui terț;
• apare un nou participant, iar fondatorul anterior părăsește SRL-ul;
• se face o crestere capitalul autorizat datorită faptului că noul participant face parte din SRL.

Ce să faci cu share-ul?

Fiecare dintre participanții LLC are dreptul de a-și vinde acțiunile, cu excepția cazului în care se prevede altfel în Carta. Ca urmare a unei tranzacții de succes, fondatorii companiei se schimbă.

Dacă un participant SRL decide să-și vândă acțiunea, el procedează după cum urmează:

1. Notifică ceilalți participanți ai companiei despre vânzarea părții sale în în scris. Mai mult, fiecare membru al SRL are un drept de preempțiune de a cumpăra o acțiune.
2. În cazul în care participanții refuză să cumpere o acțiune, se întocmește un refuz certificat drept de preempțiune pentru a cumpăra cota unui participant.
3. Dacă participantul care își vinde acțiunea este căsătorit legal, atunci este necesar să se obțină acordul soțului/soției pentru a vinde acțiunea. Cumpărătorul va fi obligat să furnizeze aceleași documente.
4. Vânzătorul și cumpărătorul se adresează notarului cu un pachet de documente. Vânzătorul furnizează documente constitutive care confirmă dreptul său la o cotă-parte din capitalul autorizat al SRL.
5. Un notar atestă tranzacția de vânzare-cumpărare a unei acțiuni. În termen de trei zile, el trimite o notificare autorității de înregistrare cu o solicitare de a face modificări în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice.

Un participant își poate vinde cota capitalul autorizat numai daca este achitat integral. Dacă cota nu este plătită integral, atunci un anumit procent din cotă poate fi vândut. În mod alternativ, tranzacția poate fi efectuată după plata integrală a costului acțiunii.

În situația în care un participant vinde o acțiune unuia dintre membrii SRL, nu este necesară legalizarea notarială.

La finalizarea procedurii de cumpărare și vânzare de acțiuni, se organizează o întâlnire a fondatorilor. În timpul întâlnirii, se întocmește un Protocol cu ​​privire la modificările aduse Cartei, care trebuie înregistrat.

Introducerea unui nou participant

Legislația Federației Ruse permite unui SRL să aibă un participant care nu poate părăsi compania. Ce să faci în acest caz?

Proprietarul vinde afacerea. În acest caz, procedura are multe în comun cu procedura descrisă mai sus. Trebuie să întocmiți un contract de cumpărare și vânzare cu un notar. Proprietarul își transferă afacerea în mod gratuit. Tranzacția este legalizată. În plus, se ia o decizie unic fondator despre schimbarea fondatorului.

La adăugarea unui nou participant la un SRL, se urmează următoarea procedură:

1. Participantul depune o cerere adresată directorului general și indică mărimea cotei viitoare.
2. Se ia decizia de a accepta un nou membru al SRL si de a majora capitalul autorizat al societatii.
3. Membru nou depune suma necesară în SRL.
4. Toate modificările se fac actelor constitutive ale societății, după care se depun la stat. înregistrare.
5. În termen de trei zile de la înregistrare în biroul fiscal servit:

• statutul companiei (acum modificat);
• decizia de modificare a componenței SRL;
• nou Extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice;
• documente care confirmă existența unei persoane juridice;
• formularul de cerere legalizat P14001;
• primirea plății taxei de stat.

Acum SRL are deja doi participanți. Un fondator poate părăsi compania după finalizarea procedurii de ieșire.

Atunci când schimbați participanții unui SRL, este necesar să faceți modificările corespunzătoare în documentele de naștere, să vă înregistrați și să le transmiteți la biroul fiscal.

Demiterea unui manager și retragerea acestuia din SRL

Foarte des, unul dintre fondatorii unui SRL servește ca manager. Dar se poate întâmpla ca această persoană să dorească să părăsească societatea, ceea ce înseamnă că trebuie concediată conform legii. Să vedem cum are loc o schimbare de CEO.

Procedura decurge astfel:

1. Participantul depune o cerere de părăsire a SRL, iar managerul depune o cerere de concediere - aceeași persoană întocmește aceste două documente.
2. Noul manager scrie o cerere de angajare (procesul de introducere a unui nou participant în SRL este discutat mai sus).
3.

Procedura corectă de întocmire a procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL

Are loc o adunare generală în care se ia decizia de schimbare a directorilor. Actele constitutive nu sunt modificate.
4. În termen de trei zile, la autoritatea de înregistrare se depune următorul pachet de documente: copii ale pașapoartelor managerilor și ale acestora (aferente SRL); copii ale actelor constitutive și de înregistrare; extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice; cerere în formularul P14001; cerere în formularul P13001; proces-verbal al ședinței.
5. Se face un inventar, iar vechiul manager transferă treburile noului șef al SRL.
6. Ordinul de concediere este emis de un angajat al departamentului HR. ÎN cartea de munca managerul anterior, se face o înregistrare corespunzătoare.
7. C director generalîncheie un nou acord.

O notificare privind modificările aduse SRL-ului ar trebui, de asemenea, trimisă băncii.

de asemenea interesant:

Întâlnirile participanților și înregistrarea rezultatelor acestora

Organul suprem al SRL, în conformitate cu prevederile părții 1 a art. 32 din Legea „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 02/08/1998 nr. 14-FZ (denumită în continuare Legea federală nr. 14), este adunarea generală a participanților săi.

Acesta ia decizii:

1. Pentru toate puterile de competența sa în virtutea legii.
2. Cu privire la problemele din jurisdicția sa prin statutul organizației.

În temeiul părții 1 a art. 32 Legea federală nr. 14, deciziile pot fi luate atât la ședințe ordinare, cât și la ședințe extraordinare. În același timp, este inacceptabil să se ia în considerare în cadrul ședinței probleme care nu au fost incluse inițial pe ordinea de zi.

Singurul document oficial care confirmă desfășurarea ședințelor, consemnând problemele avute în vedere la acestea și deciziile luate cu privire la acestea, este, în conformitate cu partea 6 a art. 37 Legea federală nr. 14, protocol. Păstrarea procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL trebuie să fie organizată de organul executiv (colegial sau unic) al organizației.

Cerințe pentru conținutul protocolului

Legislația nu stabilește cerințe pentru procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL, cu toate acestea, art. 181.2 din Codul civil (denumit în continuare Codul civil al Federației Ruse) reglementează problemele de luare a deciziilor la reuniunile SRL.

În virtutea acestei norme, în procesul-verbal al ședinței sau în decizia unică a unui participant al companiei sunt incluse următoarele informații:

• data și ora începerii și încheierii ședinței organului suprem al SRL;
• indicarea locului unde are loc ședința;
• informații despre participanții companiei care au venit la întâlnire;
• agenda și deciziile luate cu privire la problemele identificate;
• informatii despre membrii comisiei de numarare;
• informații despre cei care au votat împotriva unei anumite probleme, dacă introducerea unor astfel de date este necesară din cauza cerințelor organizației.

Cerințele de mai sus sunt obligatorii, de aceea trebuie incluse în orice proces-verbal al adunării generale, fără excepții.

Pe lângă cerințele statutare, documentul corporativ în cauză, în conformitate cu obiceiurile comerciale, trebuie să conțină:

• caracteristici care îl individualizează (de exemplu, numărul de serie);
• informații despre persoanele care au vorbit la întâlnire (vorbitorul principal, participanții care au vorbit și au pus întrebări);
• repartizarea voturilor (pentru, împotrivă și abținere);
• rezultatul votului (hotărâre luată, propunere respinsă etc.);
• semnăturile persoanelor autorizate.

Formular de protocol, legalizare

Codul civil al Federației Ruse în paragraful 3 al art. 181.2 stabilește că forma procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL trebuie să fie scrisă . Totodată, în virtutea sub. 3 p. 3 art. 67.1 C. civ., pentru a confirma desfășurarea unei astfel de ședințe și faptul că s-a luat o hotărâre pe o anumită problemă (rezultate votului pe aceasta), poate fi necesară legalizarea procesului-verbal.

În totalitate, dacă procedăm de la litera legii, nu se efectuează legalizarea proceselor-verbale ale adunărilor generale ale unui SRL. Doar certificat:

• faptul că o decizie a fost luată de adunarea generală;
• o listă de participanți prezenți la o anumită întâlnire.

Cu toate acestea, datorită faptului că informațiile specificate sunt incluse în protocol ca fiind componente, în practică folosesc expresia „certifică protocolul”. Totodată, participanții companiei pot evita necesitatea îndeplinirii obligației de a certifica protocolul de către un notar prin specificarea unei modalități diferite de certificare în statutul organizației sau luând o decizie unanimă corespunzătoare a tuturor participanților.

Nu-ți cunoști drepturile?

Codul civil al Federației Ruse în sub. 3 p. 3 art. 67.1 permite următoarele metode:

1. Semnarea protocolului de către toți participanții.
2. Semnarea unui document de către o parte a participanților care au participat la întâlnire.
3. Prin aplicare mijloace tehnice fixare (în practică, înregistrarea video este adesea folosită).

Norma nu limitează această listă, indicând că o altă metodă care nu contravine legii poate fi folosită pentru a stabili clar faptul că se ia o decizie.

Cerința sub-clauzei nu se aplică. 3 p. 3 art. 67.1 din Codul civil al Federației Ruse și în legătură cu acele societăți care au un singur participant, ceea ce este indicat direct de Camera Notarială Federală în scrisoarea sa din 01.09.2014 nr. 2405/03-16-3.

Mai multe detalii despre problema luată în considerare pot fi găsite în articolul „Autentificarea proceselor verbale ale adunărilor generale ale unui SRL”.

Caracteristici de individualizare și numerotare

Practica raporturilor de drept civil s-a dezvoltat în așa fel încât documentele oficiale (în special cele corporative) trebuie să aibă caracteristici individualizatoare. Acest lucru se aplică și proceselor-verbale ale adunărilor generale.

Aceste semne includ:

1. Numerotarea procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL.
2. Indicarea datelor de constituire și semnare a fiecărui document.

Detaliile specificate vă permit să identificați un anumit protocol, ceea ce simplifică procedura de documentare. În plus, alin. 2 ore 6 linguri. 37 Legea federală nr. 14 prevede că toate protocoalele trebuie depuse într-un registru general, extrase din care pot fi solicitate oricând de către participanții SRL. Legislația nu conține alte cerințe pentru procedura de stocare a protocoalelor.

Cine semnează procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL?

Răspunsul la întrebarea luată în considerare este dat în paragraful 3 al art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse, conform căruia următoarele semnături trebuie aplicate pe protocol:

• presedintele sedintei;
• secretar al ședinței.

Totodată, în temeiul clauzei 5 a art. 37 Legea federală nr. 14, președintele poate fi unul dintre participanții SRL, care este ales ca atare după deschiderea ședinței și înainte de începerea examinării principalelor probleme de pe ordinea de zi.

Alegerea președintelui de ședință se efectuează de către persoana care deschide ședința, care, în conformitate cu paragraful 4 din prezenta normă, poate fi:

• organ executiv unic;
• Președintele organului colegial de conducere al societății;
• Președinte al Consiliului de Administrație;
• auditor;
• auditor;
• un membru al societății dintre inițiatorii ședinței.

Reguli pentru trimiterea protocolului către participanți

Persoana care a ținut procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL, în conformitate cu alin. 3 alin.6 art. 37 Legea federală nr. 14, este obligat să trimită o copie a acesteia tuturor participanților organizației. Această prevedere permite o perioadă de 10 zile pentru a se conforma cererii de trimitere.

Protocolul final este trimis în conformitate cu următoarele cerințe:

1. Trimis prin scrisoare recomandată.
2. Trimis la adresa de înregistrare a fiecărui participant.

În cazul în care statutul SRL specifică orice cerințe suplimentare sau de altă natură cu privire la procedura de trimitere a copiilor de pe procesele-verbale, acestea se aplică. Deci, ca alternativă, poate fi indicată livrarea documentului manual, folosind serviciu de curierat etc.

Deci, procesul-verbal este o confirmare a ședinței și consemnează faptul că au fost luate anumite decizii. Documentul are o formă scrisă simplă și trebuie să fie certificat de un notar sau într-un alt mod stabilit de cartă sau de o decizie a tuturor participanților. Mai mult, trebuie să aibă caracteristici individualizatoare (număr și data), să fie semnată de persoana care prezidează ședința și de secretarul ședinței și apoi trimisă participanților SRL în termen de 10 zile.

Documentul a devenit invalid sau anulat.

Ordinul Ministerului Construcțiilor din Rusia din 25 decembrie 2015 N 937/pr „Cu privire la aprobarea cerințelor pentru întocmirea proceselor-verbale ale adunărilor generale ale proprietarilor de spații din blocuri de apartamente și a procedurii de transfer de copii ale deciziilor și proceselor verbale generale. întâlniri ale proprietarilor de spații din...

II. Cerințe pentru înregistrarea detaliilor protocolului

adunarea generală

5. Denumirea documentului - proces-verbal al adunării generale a proprietarilor de spații din bloc de apartamente.

6. Data procesului-verbal al adunării generale este data întocmirii procesului-verbal, care trebuie să corespundă cu data însumării rezultatelor (încheierea numărării voturilor) adunării generale.

7. Numărul de înregistrare al procesului-verbal al adunării generale este numărul de ordine al adunării generale în cursul anului calendaristic.

8. Se indică ca loc adunării generale adresa unde a avut loc personal adunarea sau adresa la care au fost transferate hotărârile scrise ale proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe în cazul votului în persoană și în absent. În cazul utilizării stării sistem informatic locuințe și servicii comunale (denumite în continuare „sistem”), la desfășurarea unei adunări generale, adresa unui bloc de locuințe este indicată ca locație a adunării generale. Dacă adunarea generală a durat câteva zile, data adunării generale este indicată ca dată de începere și dată de încheiere a adunării generale. Locul și data adunării generale specificate în procesul-verbal trebuie să corespundă adresei și datei specificate în convocarea adunării generale.

9. Titlul de conținut trebuie să conțină adresa blocului de locuințe, tipul adunării generale (anuală, extraordinară) și forma deținerii acesteia (vot în persoană, absent, personal și absent).

11. Partea introductivă a procesului-verbal al adunării generale cuprinde următoarele informații:

a) despre inițiatorul adunării generale: pentru persoanele juridice, denumirea completă și numărul principal de înregistrare de stat (denumit în continuare OGRN) ale persoanei juridice sunt indicate în conformitate cu actele constitutive și de înregistrare ale acesteia; Pentru indivizii indicați prenumele complet, prenumele, patronimul (dacă există) în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului, numărul locației, al cărui proprietar este o persoană fizică și detaliile documentului care confirmă proprietatea spațiilor specificate;

b) despre persoana care prezidează adunarea generală, secretarul adunării generale, persoanele care au numărat voturile, cu excepția cazului în care problema alegerii acestor persoane este inclusă pe ordinea de zi a adunării generale;

c) despre persoanele care au participat la adunarea generală (denumite în continuare cei prezenți) și cei invitați să participe la aceasta (denumite în continuare cei invitați);

f) pe suprafața totală a spațiilor rezidențiale și nerezidențiale dintr-un bloc de locuințe;

g) despre ordinea de zi;

h) cu privire la prezența sau absența cvorumului adunării generale.

12. Informațiile despre persoanele prezente la adunarea generală sunt indicate după cuvântul „Prezentă” și includ:

A) pentru persoane fizice - numele, prenumele, patronimul (dacă există) al proprietarului spațiilor dintr-un bloc de locuințe și (sau) reprezentantului acestuia (în cazul participării la adunarea generală), indicat în conformitate cu identitatea cetățeanului document, numărul spațiilor din clădirea de apartamente, proprietarul căruia este o persoană fizică și detaliile documentului care confirmă proprietatea asupra spațiilor specificate, numărul de voturi deținute de persoana corespunzătoare, numele și detaliile documentului care certifică atribuțiile reprezentantului proprietarului spațiilor dintr-un bloc de locuințe (în cazul participării la adunarea generală), semnătura acestor persoane;

b) pentru persoane juridice - numele complet și OGRN ale persoanei juridice în conformitate cu documentele constitutive și de înregistrare, numele și detaliile documentului care confirmă proprietatea asupra spațiilor dintr-un bloc de apartamente, numărul de voturi deținute de persoana corespunzătoare; numele de familie, prenumele, patronimul (dacă este prezent) al unui reprezentant al unei persoane juridice, indicat în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului, numele și detaliile documentului care atestă atribuțiile reprezentantului persoanei juridice, semnătura prezentului persoană.

13. În cazul în care la adunarea generală sunt prezente mai mult de cincisprezece persoane, informațiile despre acestea pot fi întocmite sub forma unei liste în care sunt indicate informații despre cei prezenți în conformitate cu paragraful 12 din prezentele Cerințe, care este o anexă obligatorie. la procesul-verbal al adunării generale. În acest caz, în procesul-verbal al adunării generale, după indicarea numărului total al celor prezenți, se întocmește nota „Se atașează lista, Anexa Nr. ____”.

14. Informațiile despre persoanele invitate să participe la adunarea generală sunt indicate după cuvântul „Invitați” și includ:

a) pentru persoane fizice - numele, prenumele, patronimul (dacă există) al persoanei sau al reprezentantului acesteia (în cazul participării la adunarea generală), indicat în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului, denumirea și detaliile documentului care atestă; autoritatea reprezentantului proprietarului spațiilor dintr-o clădire de apartamente (în cazul participării la o adunare generală), scopul participării persoanei la adunarea generală și semnătura acestuia;

b) pentru persoane juridice - denumirea completă și OGRN ale persoanei juridice în conformitate cu actele constitutive și de înmatriculare ale acesteia, numele, prenumele, patronimul (dacă există) al reprezentantului persoanei juridice, indicate în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului; , numele și detaliile actului de identificare, atribuțiile unui reprezentant al unei persoane juridice, scopul participării acestei persoane la adunarea generală și semnătura acesteia.

15. Textul părții principale a procesului-verbal al adunării generale este format din ordinea de zi și secțiuni separate în funcție de numărul de probleme de pe ordinea de zi a adunării generale. Ordinea de zi a adunării generale indică problema sau problemele care fac obiectul examinării la adunarea generală în conformitate cu avizul adunării generale. Dacă sunt mai multe întrebări, acestea sunt numerotate și aranjate în ordinea discuției.

16. Problemele de pe ordinea de zi a adunării generale trebuie să fie formulate extrem de precis, clar, să reflecte esența problemelor aflate în discuție și să nu permită o dublă interpretare. Dacă formularea problemei asupra căreia se ia o decizie la adunarea generală este prevăzută de legislația Federației Ruse, formularea corespunzătoare este indicată în procesul-verbal. Nu este permisă includerea punctului „Diverse” pe ordinea de zi a adunării generale sau combinarea problemelor cu conținut diferit într-o singură formulare. Dacă subiectul problemei incluse pe ordinea de zi este luarea în considerare a unui document, se indică numele complet și detaliile acestui document.

17. Textul procesului-verbal al adunării generale este prezentat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”, „a hotărât”).

18. Textul fiecărei secțiuni a procesului-verbal al adunării generale este format din trei părți:

a) partea 1 - „ASCULTAT”, care indică numele, prenumele, patronimul (dacă există) vorbitorului, numărul și formularea problemei în conformitate cu ordinea de zi; rezumat discursuri sau un link către un document atașat la protocolul care conține textul discursului. Numărul și formularea întrebării în conformitate cu ordinea de zi sunt indicate înaintea cuvântului „ASCULTAT”;

b) partea a 2-a - „SUGERATE”, care indică un rezumat al propunerii privind problema luată în considerare, asupra căreia se va lua o decizie și se va vota. În acest caz, propunerea este formulată extrem de precis, clar, trebuie să reflecte esența problemei în discuție și să nu permită o dublă interpretare. Dacă formularea problemei asupra căreia se ia o decizie la adunarea generală este prevăzută de legislația Federației Ruse, formularea corespunzătoare este indicată în procesul-verbal;

c) partea a 3-a - „HOTARAT (HOTARAT)”, care indica deciziile luate cu privire la fiecare problema de pe ordinea de zi, exprimate in formularea „pentru”, „împotriva” sau „abtinere”, cu indicarea numarului si redactarea problematicii în conformitate cu cu ordinea de zi, cantitatea de voturi exprimate pentru diferite opțiuni de vot. Decizia poate conține unul sau mai multe puncte, fiecare dintre acestea fiind numerotat.

19. Anexele obligatorii la procesul-verbal al adunării generale sunt:

a) un registru al proprietarilor de spații dintr-un bloc de apartamente, care conține informații despre toți proprietarii de spații dintr-un bloc de apartamente, indicând numele de familie, prenumele, patronimul (dacă există) proprietarilor - persoane fizice, Numele completși OGRN al persoanelor juridice, numărul de spații deținute de acestea și detaliile documentelor care confirmă proprietatea asupra spațiilor, numărul de voturi deținute de fiecare proprietar al spațiilor dintr-un bloc de locuințe;

b) un aviz de convocare a adunării generale, întocmit în conformitate cu paragraful 5 al articolului 45, paragraful 4 al articolului 47.1 Codul Locuinței al Federației Ruse (Colecția de legislație a Federației Ruse, 2005, nr. 1, art. 14; 2014, nr. 30, art. 4264; 2015, nr. 27, art. 3967, nr. 48, art. 6724 ), în baza căreia se ține adunarea generală;

c) un registru de transmitere a mesajelor către proprietarii de spații dintr-un bloc de locuințe despre o adunare generală, care să conțină informații despre proprietarii spațiilor din blocul de locuințe (reprezentanții proprietarilor) cărora le-au fost trimise mesajele, precum și metoda de transmitere a mesajelor, data primirii acestora de către proprietarii spațiilor din blocul de locuințe (reprezentanții proprietarilor), cu excepția cazului în care prin hotărârea adunării generale se prevede că se afișează anunțul de adunare generală. în incinta unei anumite case, determinată printr-o astfel de decizie și accesibilă tuturor proprietarilor de spații dintr-o anumită casă;

d) o listă a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe care au fost prezenți la adunarea generală, cuprinzând informații despre proprietarii de spații dintr-un bloc de locuințe (reprezentanți ai proprietarilor), prevăzute pentru