Ce tipuri de sisteme de management al documentelor există? Ce trebuie să știți despre schimbul electronic de documente

Management electronic document (EDF)- totalitate procese automatizate cu privire la lucrul cu documente transmise electronic fără utilizarea suporturilor de hârtie.

Documentele electronice în forme aprobate sunt componente ale tuturor programelor de contabilitate, dar pentru ca un document electronic să fie recunoscut legal, acesta trebuie să fie semnat cu semnătură electronică.

Tipuri de documente electronice

Un document electronic semnat cu o semnătură electronică poate fi utilizat dacă legislația Federației Ruse nu conține o interdicție directă a utilizării acestuia.

Astfel, contractele, diversele facturi, aplicații, rapoarte, cereri, precum și bonuri de livrare, acte și facturi pot fi documente electronice.

De asemenea, documentele electronice sunt împărțite în documente informale și documente oficializate.

Documente neformalizate - scrisori, contracte, împuterniciri, documentatia tehnicași alte corespondențe sunt libere de reglementări guvernamentale stricte.

Pentru documente formalizate separat acte legislative Sunt prescrise cerințe stricte pentru formatul și reglementările transmisiei.

Un document formalizat este un document creat conform formatului Federal Tax Service.

Documentele formalizate afectează în mod direct acuratețea calculelor fiscale, astfel încât respectarea tuturor procedurilor de transfer este importantă pentru ei.

Documentele formalizate sunt, de exemplu, facturile electronice.

Pentru unele documente primare, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a dezvoltat un format recomandat pentru o scrisoare de trăsură în formularul TORG-12 și un certificat de acceptare (de lucru) pentru servicii.

Deși se precizează formatul recomandat pentru astfel de documente, acesta este formatul în care companiile ar trebui să trimită aceste documente electronic la cerere. biroul fiscal dacă este necesară confirmarea cheltuielilor cu impozitul pe venit.

Opțiuni de gestionare electronică a documentelor

Există două opțiuni pentru organizarea sistemului managementul documentelor electronice. Prima este încheierea unui acord privind gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile și schimbul de documente semnate cu semnătură electronică prin e-mail. În acest caz, puteți utiliza o simplă semnătură electronică.

A doua opțiune este organizarea gestiunii electronice a documentelor printr-un operator special.

Prin această metodă, compania se alătură reglementărilor privind schimbul de documente electronice și poate face schimb cu contrapărțile atât documente formale (pentru care Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a aprobat oficial formatul), cât și pe cele informale (contracte, acorduri, rapoarte de reconciliere etc. .).

Principalele funcții ale sistemului electronic de management al documentelor

Principalele funcții ale sistemului electronic de gestionare a documentelor sunt:

înregistrarea documentelor;

controlul executării documentelor;

crearea de directoare și lucrul cu acestea;

controlul circulației documentelor pe hârtie și electronice, menținerea istoricului de lucru cu documente;

crearea și editarea detaliilor documentului;

generarea de rapoarte privind fluxul de documente al întreprinderii;

import documente din sistemul de fișiere și de pe Internet;

crearea unui document direct din sistem pe baza unui șablon (integrare directă);

lucrul cu versiuni de documente, documente complexe multi-component și multiformat, atașamente;

distribuirea electronică a documentelor;

lucrul cu documente în foldere;

primirea documentelor prin scanare și recunoaștere.

reducerea costurilor pentru accesarea informațiilor și prelucrarea documentelor.

Avantajele managementului electronic al documentelor

Principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor includ următoarele:

stocarea centralizată, structurată și sistematizată a documentelor într-o arhivă electronică;

reducerea costurilor de tipărire, poștă și stocare a facturilor pe hârtie;

o abordare uniformă a procedurilor de generare și prelucrare a unui document (înregistrare, aprobare etc.);

reducerea timpului de livrare, înregistrare și aprobare a documentelor;

viteza de semnare a documentelor;

capacitatea de a efectua orice operațiuni cu documente online non-stop: căutarea, descărcarea, imprimarea, reconcilierea, respingerea, precum și urmărirea mișcării acestora;

căutare rapidă a documentelor.

Confidențialitatea schimbului este asigurată prin criptarea documentelor.

O semnătură digitală electronică (EDS) asigură identificarea semnatarului și integritatea documentelor transmise.

Livrarea documentelor electronice este garantată de operatorul de gestionare a documentelor.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor

Pentru a opera un sistem electronic de gestionare a documentelor, trebuie să:

elaborează și aprobă o procedură de gestionare a documentelor electronice;

numiți responsabili cu întreținerea acestuia;

organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise;

prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice, desemnează responsabili cu generarea și semnarea documentelor electronice.

Fiecare angajat care este autorizat să semneze documente electronice trebuie să aibă o semnătură electronică.

După ce a creat un sistem electronic de gestionare a documentelor, o organizație nu poate tipări documente, ci le poate stoca într-o arhivă electronică.

Dacă este necesar, documentele stocate în arhivă pot fi tipărite pentru inspectori și poate fi prezentat un document semnat semnături electronice părților, asigurându-le în prealabil în mod corespunzător.

EDI (management electronic de documente): detalii pentru un contabil

Intrăm în era EDI
Serviciul „1C-EDO”. Avantajele „1C-EDO” Serviciul „1C-EDO” este cel mai profitabil... fac expedieri unice prin EDO, serviciul „1C-EDO” este disponibil fără plată. ... identificatorul participantului EDF.” Crearea unui profil de setări EDF Profil de setări EDF După creare... treceți la „Configurarea unui EDF”. Setări EDF În fereastra care se deschide, trebuie să... schimbați documente prin EDF Lista setărilor EDF În „Setări EDF” trimise... sunt afișate autoritățile de reglementare. Arhiva EDI Folosind sistemul EDI, organizațiile reduc costurile...
Când vă schimbați adresa de e-mail și operatorul EDF, trebuie să anunțați autoritățile fiscale
Și există mai multe acorduri cu operatorii EDF, așa că să comunicăm cu aceștia... . Daca o firma decide sa isi schimbe operatorul EDF, de regula, se schimba si cel electronic... -6/19884@. De asemenea, autoritățile fiscale trebuie să fie informate cu privire la schimbarea operatorului EDF.
8 argumente pentru conectarea la gestionarea electronică a documentelor atunci când lucrați cu o companie de leasing
Care este emis de orice operator EDF acreditat. – Sunt mulți operatori pe piață. ...ca originale. Procesul EDI în sine este reglementat de legi Federația Rusăși... și suport al sistemului electronic de gestionare a documentelor (EDF) cu locatari și este... care este emis de orice operator EDF acreditat. – Pe piață sunt mulți operatori... o procedură simplă. De obicei, operatorul EDF oferă acces la cont personal... În 2018, specialiștii operatorilor EDF prevăd o creștere a fluxului de...
Cum să vă pregătiți pentru etichetarea obligatorie a produsului
Conectați-vă la sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDF). Obțineți codul GTIN - pentru... produse. Conectați-vă la sistemul EDI. Înregistrați-vă în sistemul „Marcare Onest...”, este un management electronic de documente (EDF), care însoțește mărfurile cu... „Achiziții” – „Afaceri EDI curente” confirmate. Locul de muncă EDF vă permite să controlați munca cu... document de transfer). Ca parte a EDI, articolele de bază trebuie comparate... Puteți compara articolele din formularul EDI făcând clic pe butonul cu același nume sau...
Responsabilitatea pentru depunerea cu întârziere a declarației fiscale
Încheierea cu operatorul de gestionare electronică a documentelor (EDF) un acord privind furnizarea de servicii pentru... furnizarea EDI cu organul fiscal; sau să furnizeze... competențe pentru EDF cu Serviciul Fiscal Federal unui reprezentant autorizat (intermediar...) care are un acord cu operatorul EDF și un certificat calificat de cheie de verificare...
Caracteristici ale alegerii unui sistem electronic de raportare
Sistemele de raportare EDI sunt oferite de mai mulți dezvoltatori. Fiecare software...? Sistemele de raportare EDI sunt oferite de mai mulți dezvoltatori. Fiecare software... serviciu este oferit de peste o sută de operatori EDF. Fiecare dintre ele are statutul de... soluții concentrate pe diferite sarcini EDI. Referitor la alegerea operatorului...

Societatea noastră este abia pe cale de a introduce sisteme electronice de gestionare a documentelor peste tot în toate întreprinderile.

Acest lucru se datorează faptului că majoritatea întreprinderilor încă nu pot face acest lucru dintr-un motiv simplu - lipsa de experiență în utilizarea documentației electronice.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision ca instrument pentru automatizarea proceselor dincolo de fluxul documentelor

ELMA

ELMA EDMS este implementat ca parte a mai multor pachete ECM+, Projects+, ELMA CRM+ care sunt selectate în funcție de cerințele utilizatorului. Există chiar și un pachet cu KPI-uri.

Particularitatea interfeței este adaptarea acesteia la rolul utilizatorului folosind instrumente de proiectare încorporate.

Implementează accesul accelerat la datele de referință și automatizarea unui număr de procese, în special, procesarea documentației din diverse surse.

În ceea ce privește căutarea datelor, există o procedură de căutare după detalii. Rezultatul căutării poate fi generat într-un raport, iar șabloanele pot fi generate din interogări de căutare.

A fost alocat un subsistem special pentru operațiunile cu alimentare cu energie, care vă permite să planificați înlocuirea, să configurați sarcini, să gestionați și să modelați alimentarea cu energie.

Blocul de securitate acceptă o serie de metode de autorizare și delimitează clar drepturile utilizatorului în funcție de tipul de acces la obiecte.

În plus, este utilizată semnătura digitală, iar numărul de utilizatori activi poate fi determinat programatic.

Acest EDMS are și dezavantaje. De exemplu, nu există e-mail local. Există restricții privind crearea și atribuirea sarcinilor, iar înregistrarea din aplicațiile de birou nu este implementată.

În plus, nu există instrumente încorporate pentru vizualizarea atașamentelor, sunt efectuate doar interogări standard și nu există căutare automată pentru duplicate.

Ce probleme rezolvă 1C: Fluxul documentelor 8

Ce probleme rezolvă 1C: Fluxul de documente 8: munca de birou; stocarea și preluarea informațiilor; procese de afaceri; rutarea documentelor; contabilitatea orelor de lucru.

Securitate management eficientși transparența activităților organizației la toate nivelurile.
Suport sistem de control al calității.
Acumularea de informații, managementul datelor și reglementarea accesului.
Formalizarea activităților fiecărui angajat.
Optimizarea proceselor de afaceri.
Economisiți resurse prin reducerea costurilor de gestionare a documentelor pe hârtie.

Una dintre cele mai importante tendințe moderne în dezvoltarea pieței ECM este adaptarea interfețelor sistemelor electronice de gestionare a documentelor și stocare a datelor la acces la distanță de oriunde („birou mobil”) și o varietate de dispozitive mobile. Există un interes crescând al clienților pentru accesarea sistemelor ECM prin netbook-uri, smartphone-uri, comunicatoare, tablete etc. Interfețele special concepute pentru astfel de dispozitive măresc ușurința în utilizare a sistemelor și mobilitatea utilizatorilor, permițând companiilor să crească viteza și flexibilitatea tuturor proceselor de afaceri.

În același timp, interfețele special concepute pentru dispozitivele mobile nu prezintă dezavantajele inerente accesului convențional la sisteme prin intermediul unui browser web: noile tehnologii fac posibilă furnizarea unui set mai bogat de componente, interactivitate a interfețelor, lucru mai convenabil cu cantități mari de date și cerințe reduse pentru canalele de comunicare. Mobil locul de munca pentru manager, extinde și mai mult gama de posibilități și adaptează sistemul la cerințele managerului de top: un minim de operațiuni necesare, o interfață axată pe lucrul în modurile de aprobare, semnare și revizuire a documentelor, suport pentru diverse dispozitive mobileși platforme, capacitatea de a lucra în modul off-line etc.

Tehnologiile moderne de organizare a interfețelor permit unui manager să aplice rezoluții grafice și vocale documentelor electronice - adică, împreună cu eficiența gestionării documentelor electronice, sistemul permite unui manager de top să folosească orice mod convenabil de a lucra cu documente.

Factori pentru crearea unui EDMS

Atunci când organizați și alegeți un EDMS, sunt luați în considerare în mare parte următorii factori:

Necesitatea automatizării managementului administrativ al organizației, complexitatea structurii.
Disponibilitatea unităților îndepărtate geografic.
Disponibilitatea unei arhive mari de hârtie.
Necesitatea managementului fluxului de lucru.
Cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor.
Posibilitate de integrare cu sistemele existente.
Necesitatea stocării imaginilor documentelor, nevoia de a susține sarcini speciale.
Necesitatea de a căuta informații
Asigurarea securității datelor.
Necesitatea de a respecta standardele internaționale, industriale și guvernamentale.

Clasificarea EDMS

Sisteme cu mijloace dezvoltate de stocare și recuperare a informațiilor (arhive electronice).
Sistemele cu instrumente de flux de lucru dezvoltate sunt concepute pentru a asigura deplasarea anumitor obiecte de-a lungul rutelor prestabilite. Cu ajutorul acestor sisteme, este posibilă organizarea muncii pentru care toate etapele de urmărire și de lucru sunt prescrise în prealabil.
Sisteme concentrate pe sprijinirea managementului organizațional și a acumulării de cunoștințe. Ele combină elemente ale celor două anterioare.
Sisteme concepute pentru a sprijini colaborarea. Sarcina lor este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt distanțați geografic, și să păstreze rezultatele acestei lucrări.
Sisteme cu servicii suplimentare dezvoltate. De exemplu, managementul relațiilor cu clienții, managementul proiectelor, facturare, servicii de e-mail. Astfel de sisteme pot fi fie autonome, fie să funcționeze în structura oricăreia dintre clasele de sisteme enumerate.

Orice organizație care dorește să aibă o structură modernă de înaltă tehnologie pentru lucrul cu managementul documentelor are la dispoziție o selecție largă de software. În acest caz, puteți paria fie pe principii și soluții private individuale, care vor fi mai ieftine, fie puteți utiliza o soluție gata făcută. sistem integrat„la cheie”, care va fi mai convenabil și mai eficient. În acest caz, cea din urmă opțiune, de regulă, folosește principii stabilite de lucru cu documente și corespunde cadrul de reglementare majoritatea intreprinderilor.

Principii de bază ale managementului documentelor electronice

Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați unic un document în orice instalare a acestui sistem.
Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, permițând reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora
Continuitatea mișcării documentului, permițând identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment din viața documentului (procesului).
O bază de date unificată (sau distribuită coordonat) de informații despre documente, care elimină posibilitatea de duplicare a documentelor.
În mod eficient sistem organizat căutarea documentelor, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.
Un sistem de raportare dezvoltat pentru diverse stări și atribute ale documentelor, permițându-vă să controlați mișcarea documentelor prin procesele de flux de documente și să acceptați decizii de management, pe baza datelor din rapoarte.

Concepte de bază ale managementului documentelor electronice

Fluxul documentelor este mișcarea documentelor într-o organizație din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau expedierii (GOST R 51141-98); complex de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, distribuire, control al execuției, formare dosare, depozitare și reutilizare documentație, lucrări de referință.

Managementul electronic al documentelor (EDF) este un mecanism unificat de lucru cu documentele transmise în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

Un document care poate fi citit de mașină este un document potrivit pentru citirea automată a informațiilor conținute în acesta, înregistrate pe medii magnetice, optice și alte medii de stocare.

Un document electronic (ED) este un document creat folosind instrumente informatice de prelucrare a informațiilor, semnat cu o semnătură digitală electronică (EDS) și salvat pe suport informatic sub forma unui fișier în formatul corespunzător.

Tehnologii software EDMS

Automatizarea EDMS

Poveste

Cu cât cantitatea de informații corporative interne a crescut mai repede, cu atât ineficiența schimbului de documente tradiționale pe hârtie a devenit mai evidentă, cu toate acestea, creșterea rapidă a EDMS a fost experimentată abia de la sfârșitul ultimului și începutul acestui secol. Abia atunci organizațiile dintr-un număr de țări dezvoltate - atât agenții guvernamentale, cât și companii private de diferite dimensiuni - au început o tranziție activă către fluxul de documente fără hârtie. În 2000, creșterea pieței globale EDMS a atins un incredibil de 89% pe an. Atunci, în contextul unui adevărat boom în dezvoltarea tehnologiilor Internet în întreaga lume, a început să devină realitate soluția la principala dificultate în introducerea unui sistem digital electronic - inerția gândirii, reticența de a face schimbări profunde în infrastructura companiei atât la nivelul conducerii superioare cât și al angajaților obișnuiți. Numărul de calculatoare instalate în organizații și cunoștințele angajaților în materie de computere au crescut constant, ceea ce a făcut posibilă trecerea la metode fundamental noi de management al afacerii fără pierderi semnificative. Antreprenorii ruși, obișnuiți să apeleze la experiența țărilor occidentale în rezolvarea problemelor de management, au rămas puțin în urmă, adoptând realizările colegilor lor străini. Dar deja în momentul în care se adoptau legi în Statele Unite, care determinau și cerințe stricte pentru fluxul de documente și situatii financiare toate companiile publice din SUA bursa, în Rusia, la nivel guvernamental, a existat o înțelegere clară a beneficiilor oferite de EDMS și sisteme similare.

In conditii afaceri moderne Eficiența operațională depinde în mare măsură de eficiența și viteza de gestionare a informațiilor. Stocarea de încredere a informațiilor și accesul ușor pentru cei care au nevoie de ele reprezintă cheia unei colaborări de succes. Sistemele electronice de gestionare a documentelor vă permit să rezolvați această problemă, crescând semnificativ eficiența și calitatea activități comune angajati.

Sisteme electronice de gestionare a documentelor(Electronic Document Management System) sunt un sistem interconectat de organizare, tehnică și software pentru gestionarea diferitelor tipuri de documente și informații. Aceste sisteme vă permit să gestionați documentele în întregime ciclu de viață: de la creare până la distrugerea lor.

Gestionarea documentației, informațiilor, diferitelor tipuri de date și înregistrări este unul dintre procesele complexe din activitatea unei organizații. Sistemele electronice de gestionare a documentelor fac posibilă automatizarea acestui proces. Automatizarea procesului de flux de documente ajută o organizație să mărească semnificativ viteza de lucru, să reducă pierderile asociate cu schimbul de informații și să îmbunătățească calitatea sistemului de management în ansamblu.

Avantajele unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Angajații oricărei organizații sunt obligați să cheltuiască număr mare timp pentru căutare și procesare documentele necesareși informații. De regulă, volumul acestor informații crește doar în fiecare zi. Căutarea manuală și prelucrarea documentelor devine sursa multor probleme în organizație.

Utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor are un impact semnificativ asupra calității muncii. Aceste sisteme oferă o serie de avantaje față de prelucrarea manuală.

Principalele avantaje ale sistemului electronic de gestionare a documentelor includ: reducerea timpului de acces la informații – gestionarea electronică a documentelor vă permite să evitați mișcarea documentelor pe hârtie. Orice document poate fi trimis prin e-mail
sau prin mijloace de comunicare ale unui sistem electronic de gestionare a documentelor. reducerea dublării documentelor și informațiilor
– într-un sistem electronic de gestionare a documentelor, o copie a unui document poate fi disponibilă tuturor utilizatorilor autorizați, inclusiv utilizatorilor din afara organizației. simplificarea accesului la date – sistemele electronice de gestionare a documentelor vă permit să obțineți acces la datele necesare prin instrumente de căutare și export de date direct din sistemele de afaceri (cum ar fi CRM sau).
sisteme ERP optimizarea stocării documentelor și datelor
– o singură stocare a datelor reduce nevoia de a stoca mai multe copii ale documentelor. Accesul la documente și instrumentele de indexare care utilizează sisteme electronice de gestionare a documentelor permit utilizatorilor să acceseze instantaneu documentele necesare și alte informații. automatizarea proceselor de afaceri
– sistemele electronice de gestionare a documentelor necesită implementarea unui anumit proces de prelucrare a documentelor. Pe baza acțiunilor cu documente, aplicațiile de afaceri pot fi actualizate automat, pot fi create noi documente și se poate stabili comunicarea cu utilizatorii interni și externi.îmbunătățirea calității serviciului clienți
creşterea disciplinei şi a calităţii muncii– sistemele electronice de gestionare a documentelor stabilesc reguli stricte și proceduri de lucru pentru angajați. Sistemul nu va permite angajaților să încalce aceste reguli. Toate documentele sunt stocate în sistem, au identificarea necesară și ordinea de deplasare. Angajații nu vor putea modifica starea documentului fără a efectua acțiunile specificate.
reutilizarea informațiilor– datorită prelucrării și stocării electronice a informațiilor, devine posibilă în mod repetat utilizarea datelor intrat in sistem. De exemplu, la completare forme standard sau pregătirea rapoartelor.
îmbunătățirea calității datelor- V sisteme electronice fluxul documentelor, multe formulare și documente sunt completate automat, ceea ce reduce riscul de erori. În plus, acest lucru reduce numărul de verificări și ajustări repetate ale documentelor.
cresterea securitatii documentelor si informatiilor– folosind mijloace de control acces, puteți controla strict accesul angajaților la informații și documente. Având o bază de date unică, puteți arhiva și restaura informații într-o perioadă scurtă de timp.

Structura sistemului electronic de management al documentelor poate fi considerată din punct de vedere al complexului software și hardware și din punctul de vedere al funcțiilor îndeplinite.

Din punct de vedere al complexului hardware și software, un sistem electronic de gestionare a documentelor este format dintr-un set de componente hardware și software: servere, stații de lucru, software, echipamente de rețea, echipamente suplimentare destinate îndeplinirii unor funcții specifice sistemului.

Serverul este conceput pentru a efectua operațiunile necesare cu documente și informații. Serverul poate fi fie dedicat, fie virtual, în funcție de furnizorul de sistem și de tehnologiile de operare utilizate. De asemenea, serverul poate găzdui o bază de date a sistemului de management al documentelor.

Stațiile de lucru asigură interacțiunea utilizatorului cu sistemul de management al documentelor. Fiecare stație de lucru are propriul set de funcții de gestionare a documentelor și a datelor.

Software implementează setul necesar de acțiuni pentru managementul documentelor și stă la baza sistemului electronic de management al documentelor.

Software-ul sistemului electronic de gestionare a documentelor, de regulă, include o parte funcțională, o parte administrativă și o parte de interfață. Partea funcțională este concepută pentru a gestiona și procesa informații. Partea administrativă oferă setările necesare de sistem. Partea de interfață prezintă informații și date într-o formă accesibilă utilizatorilor finali.

Echipamente suplimentare

necesare implementării diverselor funcții specifice ale sistemului electronic de management al documentelor. Un astfel de echipament poate include dispozitive de intrare și ieșire a informațiilor, sisteme de codificare și criptare a informațiilor etc.

Echipamentele de rețea sunt necesare pentru colaborarea utilizatorilor sistemului și interacțiunea diferitelor componente ale sistemului electronic de gestionare a documentelor.În ceea ce privește funcțiile îndeplinite, structura sistemului electronic de management al documentelor cuprinde module care implementează următoarele acțiuni: introducerea datelor, indexarea, prelucrarea documentelor, controlul accesului, rutarea documentelor, integrarea sistemului, stocarea.
modul de introducere a datelor necesare pentru introducerea informațiilor inițiale în sistemul electronic de gestionare a documentelor. Aceste informații pot proveni din diverse surse: documente pe hârtie, scanere, poștă, formulare online etc. Acest modul asigură primirea și prelucrarea inițială a datelor.
modul de indexare. Oferă înregistrarea și sistematizarea datelor. Cu ajutorul acestuia, un sistem electronic de gestionare a documentelor poate organiza stocarea și preluarea documentelor necesare în conformitate cu nevoile utilizatorilor.
modul de procesare a documentelor. După introducerea datelor în sistem, acestea trebuie procesate și stocate pentru lucrări ulterioare. Acest modul asigură distribuirea informațiilor și documentelor conform regulilor specificate.
modul de control acces. Acest modul asigură distribuirea informațiilor și documentelor între utilizatori. Fiecare utilizator al sistemului poate lucra numai cu setul de documente de care are nevoie.
modul de rutare. De regulă, sistemele electronice de gestionare a documentelor funcționează împreună cu alte sisteme de management (de exemplu, sistemele CRM, ERP, OLAP). Modulul de integrare a sistemului asigură transferul de date între astfel de sisteme.
modul de stocare a documentelor și a datelor. Acest modul implementează funcțiile unei baze de date de documente. Acest modul oferă stocarea, arhivarea, recuperarea și copierea de rezervă a documentelor.

Tipuri de sisteme electronice de gestionare a documentelor

Sistemele electronice de gestionare a documentelor pot diferi în ceea ce privește tipurile de tehnologii utilizate, gradul de integrare și domeniul de aplicare.

În funcție de tehnologiile de operare utilizate, se pot distinge patru tipuri de sisteme electronice de gestionare a documentelor:

sisteme client-server. În acest tip de sistem, principalele module de gestionare a documentației și a datelor sunt amplasate pe un server dedicat. Partea client este interfața pentru interacțiunea utilizatorului cu sistemul. Avantajul acestui tip de sistem este viteza și fiabilitatea acestuia.
sisteme de baze de date. Aceste sisteme sunt de obicei integrate cu baze de date precum SQL sau Oracle. Toate informațiile sunt stocate în aceste baze de date. Module separate sunt utilizate pentru procesarea informațiilor. Avantajul unor astfel de sisteme este capacitatea de a stoca cantități mari de informații.
sisteme bazate pe tehnologii web. Aceste sisteme oferă lucru bazat pe acces de la distanță la server. Avantajul acestei tehnologii este capacitatea de a elimina aplicațiile client. Accesul la sistemul de gestionare a documentelor de la stațiile de lucru ale utilizatorului se poate realiza prin intermediul browserelor web.
sisteme bazate pe tehnologii cloud. Aceste sisteme sunt similare în esență cu sistemele cu tehnologii web. Singura diferență este că serverul furnizorului de găzduire este folosit ca server al sistemului electronic de gestionare a documentelor.

În funcție de gradul de integrare, sistemele electronice de gestionare a documentelor pot fi împărțite în următoarele tipuri:

sisteme electronice universale de gestionare a documentelor(sisteme EDMS). Acestea sunt sisteme independente de gestionare a documentelor concepute complet pentru a automatiza procesul de gestionare a documentelor. De regulă, astfel de sisteme folosesc tehnologia client-server.
sisteme de management al muncii de grup. Aceste sisteme oferă lucru distribuit cu documente și date pentru un grup de utilizatori. Scopul lor principal este de a asigura colaborarea. Prin urmare, sistemele de management al muncii în grup au o funcționalitate semnificativ mai mică decât sistemele EDMS.
module incorporate incluse sisteme informatice management. Toate sistemele ERP au astfel de module. Aceste module au și o funcționalitate limitată (comparativ cu sistemele EDMS) și, de regulă, sistemele ERP nu funcționează fără implementarea funcționalității de bază.

Un alt domeniu în care sistemele electronice de management al documentelor pot fi structurate este domeniul de aplicare. Există sisteme electronice de gestionare a documentelor pe care se concentrează tipuri speciale documentație sau domeniul de activitate. De exemplu, sisteme PDM, sisteme de suport pentru dezvoltare software, sisteme de tip HelpDesk, sisteme de suport pentru documentația medicală etc.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor include mai multe etape pe care organizația trebuie să le parcurgă independent, indiferent de participarea furnizorului de sistem. Aceste etape includ un set de acțiuni și activități interconectate logic, care vor permite organizației să evalueze proiectul în ansamblu și să crească probabilitatea de finalizare cu succes a proiectului.

Schema generală a etapelor de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor este prezentată în figură.

Principalele etape ale implementării unui sistem electronic de management al documentelor includ:

Etapa 1: Definiți procesele și procedurile de bază.

Scopul acestei etape este de a defini clar compoziția proceselor existente de flux de documente și a procedurilor de procesare a documentației. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze analiză detaliată proceselor și procedurilor existente.

În această etapă este necesar:

definirea proceselor de nivel superior;
determina compoziția detaliată a proceselor;
determina obiectivele de afaceri pentru procesele de flux de documente;
Definiți obiectivele tehnice pentru procesele fluxului de documente.

Etapa 2. Determinarea cerințelor pentru procesele fluxului de documente.

În această etapă, se determină ce modificări trebuie făcute proceselor de flux de documente, astfel încât acestea să funcționeze eficient și să poată fi automatizate.

În această etapă este necesar:

executa evaluarea tehnologică procese de flux de documente;
determina cerințele de afaceri pentru procese;
pregătiți hărți de proces „cum ar trebui să fie”;
stabilirea caracteristicilor măsurabile ale procesului;
să formuleze cerințe tehnice pentru procesele de flux de documente și să pregătească specificații tehnice.

Exemple de documente:

Harta procesului „Incoming Correspondence Management” reprezintă unul dintre subprocesele managementului documentelor.

Managementul corespondenței primite reglementează procedura de acceptare, verificare, înregistrare și gestionare a documentației de intrare a organizației. Harta procesului descrie în detaliu ordinea acțiunilor angajaților atunci când lucrează cu documentația primită. Prevederile acestei hărți de proces pot fi folosite pentru a dezvolta rutarea documentelor în timpul implementării sistemului electronic de management al documentelor al unei organizații.

Harta procesului de gestionare a corespondenței de ieșire reprezintă o parte a procesului de gestionare a documentelor.

Managementul corespondenței de ieșire reglementează acțiunile angajaților la pregătirea și trimiterea documentelor către destinatari externi. Harta procesului descrie în detaliu munca angajaților în gestionarea corespondenței de ieșire. Prevederile acestei hărți de proces pot fi folosite pentru a dezvolta rutarea documentelor în timpul implementării sistemului electronic de management al documentelor unei organizații.

Documentul include 9 pagini.

Termenii de referință pentru subsistemul „Flux de documente” sunt un exemplu Specificatii tehnice pentru a automatiza procesul de gestionare a documentelor.

Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza căruia a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a documentelor pentru o întreprindere industrială.

Documentul include 17 pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul poate fi editat și făcut modificări.

Etapa 3. Formarea criteriilor de alegere a unui sistem electronic de management al documentelor.

Pe baza datelor din prima și a doua etapă, este necesar să se formuleze un set de criterii pentru alegerea unui sistem electronic de management al documentelor. Criteriile de alegere a unui sistem electronic de gestionare a documentelor vor determina în mare măsură domeniul de activitate ulterioară și procedura de organizare a interacțiunii cu furnizorul de sistem.

În această etapă este necesar:

clasifică documentele existente după tip;
efectuarea unei evaluări a formularelor de documente existente;
determina componența datelor către care vor fi transferate vizualizare electronică;
determina cerințele interfeței cu utilizatorul;
crearea unui set de criterii pentru alegerea unui sistem electronic de management al documentelor.

Etapa 4. Selectarea unui sistem electronic de management al documentelor.

Această etapă permite organizației să determine principalele tehnologii pe care va funcționa sistemul electronic de management al documentelor, să selecteze un sistem adecvat și să determine un furnizor de servicii pentru implementarea sistemului electronic de management al documentelor.

În această etapă este necesar:

determina componența funcțiilor sistemului de management al documentelor;
determina tipul de sistem de management al documentelor care se potrivește cel mai bine nevoilor organizației;
crearea unei liste cu posibilii furnizori ai unui sistem electronic de management al documentelor;
alegeți un furnizor de sistem electronic de gestionare a documentelor.

Etapa 5. Management de proiect pentru implementarea unui sistem electronic de management al documentelor.

După selectarea unui furnizor de sistem electronic de management al documentelor, este necesar să se elaboreze un plan de implementare. Această etapă poate dura destul de mult timp, dar timpul de planificare va ajuta la reducerea semnificativă a timpului necesar implementării sistemului. Planul poate fi elaborat în comun cu furnizorul de servicii.

Planul de management al proiectului trebuie să includă următoarele activități:

proiectarea funcționalității sistemului;
implementarea sistemului;
testarea și evaluarea funcționării sistemului;
funcționarea de probă a sistemului;
modificarea si configurarea sistemului.

Etapa 6. Documentarea sistemului.

Această etapă poate fi efectuată în paralel cu etapa anterioară. Scopul acestei etape este de a crea anumite reguli organizatorice care să asigure muncă stabilă sisteme electronice de gestionare a documentelor.

În această etapă este necesar:

desfășurarea instruirii personalului;
să elaboreze proceduri și reglementări pentru interacțiunea cu utilizatorul;
elaborarea manualelor de lucru cu sistemul.

Criterii de alegere a unui sistem electronic de management al documentelor

Criteriile de alegere a unui sistem electronic de management al documentelor depind în mare măsură de nevoile și capacitățile organizației. Compoziția detaliată a criteriilor ar trebui determinată direct pe baza obiectivelor de afaceri și a obiectivelor tehnice ale proceselor fluxului de documente.

Pe lângă criteriile detaliate, organizația trebuie să utilizeze și criterii generalizate care sunt legate de tipurile de sisteme electronice de gestionare a documentelor și de tehnologiile utilizate.

Aceste criterii generale includ:

„maturitatea” sistemului electronic de management al documentelor. Este necesar să se evalueze nivelul de „maturitate” al sistemului selectat. O astfel de evaluare va face posibilă înțelegerea de cât timp este sistemul pe piață, câte organizații folosesc acest sistem și dacă există actualizări ale sistemului. Dacă sistemul este nou și tocmai a intrat pe piață, atunci există o mare probabilitate de erori în funcționarea sistemului. Acest lucru poate duce la probleme în timpul funcționării sistemului electronic de gestionare a documentelor.
respectarea standardelor din industrie. ÎN diverse tipuri activitățile au propriile standarde care afectează direct sau indirect fluxul de documente al organizației.
Atunci când alegeți un sistem, trebuie să acordați atenție modului în care cerințele acestor standarde sunt luate în considerare în sistemul electronic de gestionare a documentelor. alinierea cu obiectivele și factorii critici de succes
. Atunci când alegeți un sistem, este necesar să țineți cont de gradul de conformitate cu obiectivele organizației. Este important ca sistemul să se potrivească cel mai bine obiectivelor și cerințelor cheie ale organizației. Dacă sistemul nu îndeplinește cerințele, atunci selecția sistemului trebuie modificată, dar cerințele și obiectivele cheie nu trebuie modificate. O organizație poate modifica unele dintre cerințele pentru un anumit sistem de management al documentelor, dar numai dacă aceste cerințe nu sunt critice pentru procesele organizației. nivel suport tehnic
. Acest criteriu se referă la selectarea unui furnizor de sistem electronic de management al documentelor. Este necesar să se evalueze nivelul de suport tehnic al sistemului, atât în timpul implementării, cât și în timpul funcționării sistemului. scalabilitatea sistemului
. Acest criteriu de selecție este important din punctul de vedere al extinderii activităților organizației. Pe măsură ce volumul de lucru crește și baza de utilizatori a sistemului se extinde, aceasta ar trebui să permită organizației să scaleze soluțiile. disponibilitatea documentației sistemului
. Pe lângă documentația utilizatorului, poate fi important ca o organizație să aibă acces la documentația pentru administrarea sau modificarea setărilor sistemului.
protectia sistemului. Atunci când alegeți un sistem electronic de gestionare a documentelor, trebuie să acordați atenție măsurilor de securitate aplicate în sistem. O organizație poate avea propriile cerințe pentru securitatea datelor și politicile de confidențialitate. Sistemul selectat ar trebui să vă permită să configurați accesul la informații și documente în conformitate cu politica de securitate a organizației. toleranța la erori de sistem
. Pentru unele organizații, timpul de nefuncționare a sistemului electronic de gestionare a documentelor poate fi un factor critic. Atunci când alegeți un sistem, trebuie să acordați atenție cât timp poate dura restabilirea sistemului la configurația minimă de funcționare. costul de proprietate . Atunci când alegeți un sistem, trebuie să luați în considerare cost total

Aceste criterii includ aspectele cele mai generale ale alegerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Pentru a dezvolta un set complet de criterii, este necesar să se implice mai multe departamente ale organizației: management, serviciu juridic, departament IT, specialiști tehnici, specialiști în managementul documentelor etc.