Necesitatea de a face modificări la masa de personal organizarea apare destul de des în cursul relațiilor de muncă și este necesar ca atât angajatorul, cât și personalul să cunoască procedura în acest caz. Pot exista multe motive pentru modificări în tabelul de personal - acestea pot fi efectuate în legătură cu optimizarea procesului de lucru, adăugarea de posturi sau reducerea personalului. În acest caz, este necesar să se țină cont de cerințe legislatia munciiși să întocmească corect toată documentația, cum ar fi comenzile, tabelul de personal propriu-zis și notificarea angajaților.
Care este tabelul de personal și când se fac modificări la acesta?
În exploatare Legislația rusă este unul dintre principalele documente de reglementare interne ale entităților comerciale. În conformitate cu aceasta, noi angajați sunt atrași de companie, se realizează reduceri de personal, promovare a angajaților și multe alte acțiuni necesare.
În sine, este inclus în lista reglementărilor locale ale companiei și determină structura personalului companiei și a unităților de personal, inclusiv o listă a tuturor posturilor, subordonarea organizatorică și ierarhică, precum și sistemele și formele de remunerare utilizate cu tarife, tarife sau alte metode în raport cu fiecare poziție specifică. Cu toate acestea, acest document se poate modifica din cauza anumitor necesități.
Programul de personal este relativ gratuit reglementare legalăîn Federația Rusă și nu este inclus în lista documentelor obligatorii. Cu toate acestea, este menționat indirect de cerințele diferitelor reglementări, deci este necesar pentru fiecare entitate comercială, cu rare excepții.
Formularul de personal T-3 este stabilit prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 1 din 01/05/2004. Acest formular, deși instituit la nivel legislativ și recomandat pentru utilizare de către toate entitățile comerciale implicate în relații de muncă cu angajații, nu este încă obligatoriu. Prin urmare, întreprinderile pot folosi orice alte tipuri de tabele de personal. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că unele documente de reglementare indică în mod clar necesitatea unui tabel de personal la întreprindere, și anume:
- Articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acesta definește relația de muncă și aprobă obligația angajatului de a respecta tabelul de personal și cerințele acestuia, precum și alte reglementăriîntreprinderilor.
- Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse. Standardele sale impun indicarea în contractul de muncă a unui post care ar corespunde cu tabloul de personal stabilit la întreprindere.
- Rezoluția Ministerului Muncii nr.69 din 10 octombrie 2003. Prezenta rezoluție stabilește instrucțiuni de completare a carnetelor de muncă ale salariaților, și conține și cerința ca postul consemnat în carnetul de muncă să corespundă în totalitate numelui cu cel stabilit în tabelul de personal.
În consecință, singura situație în care un angajator se poate descurca fără întocmirea unui tablou de personal atunci când angajează angajați ai unei întreprinderi este dacă aceasta aparține unei microîntreprinderi. Această excepție este prevăzută de prevederile art. 309.2 din Codul muncii, care oferă direct posibilitatea microîntreprinderilor să nu se înființeze la nivel local reglementări, stabilind în schimb cerințe obligatorii direct în termenii contractelor de muncă cu angajații anumiți.
De ce este necesar să se schimbe tabelul de personal - motive și motive pentru a face modificări
În sine, programul de personal al organizației este stabilit în funcție de nevoile acestora, de sarcinile stabilite de organizații și de managementul acestora și de fondurile disponibile pentru implementarea acestora. În consecință, tabelul de personal formează sistemul de salarizare, permite angajatorului să efectueze efectiv politica de personal si actioneaza in conformitate cu cerintele legislatiei muncii. Cu toate acestea, orice organizație mai devreme sau mai târziu poate suferi modificări - atât în structura sa organizatorică, cât și în domeniul industriei și activității, și al politicii de personal.
Toate acestea pot duce la schimbări în personal. În general, obiectivele de a face modificări la tabelul de personal pot fi:
- Atragerea de noi angajați. Tabelul de personal conține de obicei o indicație exactă a numărului de specialiști în posturile desemnate solicitate de întreprindere. Totodata, pentru incheierea unui contract de munca cu noii angajati, trebuie schimbat tabloul de personal in acest aspect al activitatii.
- Organizarea de noi posturi.Întreprinderile pot avea nevoie adesea să atragă noi specialiști și să deschidă noi poziții. Aceasta poate include problema apariției de noi departamente sau unități structurale. Mai mult, toate aceste noi posturi și unități trebuie să se reflecte și în tabelul de personal existent.
- . În cazul în care numărul de angajați scade din cauza reducerii personalului, trebuie făcute modificări și la tabloul de personal stabilit. Mai mult, dacă la momentul concedierii astfel de modificări în tabloul de personal al organizației nu intră în vigoare, atunci instanța sau inspectoratul de muncă poate declara ilegală întreaga procedură de reducere, ceea ce va implica costuri semnificative pentru angajator.
- Modificări în sistemul de remunerare sau tarifare. Modificarea procedurii de remunerare, introducerea de noi tarife și ajustarea standardelor existente necesită, de asemenea, ajustări corespunzătoare ale programelor de personal ale întreprinderilor.
Baza pentru efectuarea modificărilor programului poate fi factori și situații complet diferiți.
De exemplu, evaluarea performanței angajaților prin indicatori cheie, ceea ce va demonstra necesitatea de a face modificări în politica de personal a întreprinderii.
Sau nevoia reală de a concedia lucrători din cauza pierderilor companiei, sau pur și simplu dorința de a optimiza cât mai mult procesul de lucru, sau deschiderea de noi divizii și extinderea entității de afaceri. Cu toate acestea, fiecare dintre circumstanțele pentru schimbarea tabloului de personal ar trebui luată în considerare mai detaliat.
Schimbarea posturilor în tabelul de personal sau adăugarea acestora
Activitățile de afaceri pot implica extinderea numărului de posturi necesare pentru munca eficienta organizatii. În același timp, va fi necesar să se facă anumite modificări în tabloul de personal în contextul noilor posturi - să se stabilească procedura de plată a unor astfel de angajați, sistemul de remunerare, anumite fișe de post și cerințe, care ar trebui să se reflecte în personalul. masă. Efectuarea de modificări la tabelul de personal atunci când se adaugă o nouă poziție ar trebui să se bazeze pe ordinea relevantă a angajatorului și să coincidă cu punerea în aplicare a noilor posturi pre-dezvoltate. fișele postului.
În același timp, introducerea de noi posturi poate fi necesară chiar dacă nu este nevoie de noi angajați, dar dacă responsabilitățile angajaților existenți sunt extinse, ceea ce va depăși sfera de activitate a acestora conform standardului profesional sau actualului. Descrierea postului.
Schimbări în personal datorită optimizării întreprinderii
Fiecare angajator este interesat de eficienta maxima a organizatiei sale. Și optimizarea activităților angajaților poate necesita diverse schimbări de personal într-un format de extindere responsabilități de serviciu, modificari salariale sau alte masuri complexe. Toate necesită schimbări în personal.
Pe langa asta 
modificări la tabloul de personal pot fi, de asemenea, necesare în cazul transferului angajaților la normă parțială sau a programului de lucru redus în legătură cu cerințele legale sau alte reglementări, inclusiv în unele cazuri la inițiativa angajatorului, a angajatului sau a acordului părţile.
Schimbarea tabelului de personal atunci când personalul este redus
Înainte de a reduce dimensiunea unei întreprinderi - cum să posturi individuale, iar in ceea ce priveste numarul de angajati, angajatorul efectueaza anumite modificari la tabloul de personal. Cu toate acestea, aceste modificări trebuie făcute înainte de concedierea efectivă a angajatului. În caz contrar, va apărea o situație în care postul redus sau numărul necesar de angajați va fi în continuare inclus în tabelul de personal - ceea ce înseamnă că reducerea va fi nejustificată.
Reducerea posturilor se poate realiza atât dacă angajatorul dorește să reducă costurile, cât și în procesul de optimizare. activitatea muncii, în timpul reorganizării întreprinderilor, fuziunii sau divizării acestora. Angajatorul însuși nu trebuie să justifice în continuare reducerea, dar trebuie avut grijă să se asigure că nu există o compoziție în acțiunile sale.
Modificarea programului la redenumirea pozițiilor
Întrucât legislația actuală prevede introducerea de noi standarde profesionale, inclusiv a celor care nu existau anterior, angajatorii ar putea fi nevoiți să modifice titlurile de post ale angajaților companiei pentru a se conforma legii și cărților de referință de calificare.
Angajatorul este obligat să desfășoare astfel de acțiuni numai în legătură cu acele posturi ale căror atribuții le permit să fie clasificate drept standarde profesionale speciale care asigură angajaților drepturi suplimentare și garanții sociale. În alte situații, redenumirea posturilor și efectuarea modificărilor corespunzătoare în tabelul de personal nu sunt obligatorii.
Un fapt important - pentru agențiile guvernamentale și întreprinderi de stat utilizarea standardelor profesionale și modificările la tabloul de personal la redenumirea posturilor din aceste motive sunt obligatorii.
Modificarea sistemului de remunerare și a nivelurilor salariale - introducerea informațiilor în tabelul de personal
Dacă angajatorul dorește să modifice salariul angajaților, tariful sau alte caracteristici ale remunerației, el este, de asemenea, obligat să reflecte aceste modificări în tabelul de personal. Totodata, angajatorul nu are dreptul de a stabili salarii in conditiile unei saptamani intregi de lucru si a unui timp intreg de munca mai mic decat salariul minim, si trebuie sa ia in considerare si indemnizatiile stabilite de stat si coeficientii majorati pentru anumite situatii.
Dacă salariul minim se modifică, atunci salariul care îi corespundea anterior trebuie să fie modificat și de angajator. Adică, dacă întreprinderea a stabilit salarii la nivelul salariului minim sau aproape ca volum de acesta, angajatorul ar trebui să facă modificări anuale în tabelul de personal.
Procedura de efectuare a modificărilor în tabloul de personal
Introducerea de modificări la reglementările locale care afectează probleme salariile, care este masa de personal, în conformitate cu prevederile articolului 135 din Codul Muncii al Federației Ruse, trebuie efectuată ținând cont de opinia corpului reprezentativ al lucrătorilor. Aceasta poate fi fie o organizație sindicală principală, fie un organism intern de lucru care reprezintă interesele angajaților. În acest caz, angajatorul este obligat doar să notifice acest organism și să țină cont de cerințele acestuia. Nu este însă obligat să le satisfacă nici parțial, nici integral.
Dacă titlul postului este schimbat, în conformitate cu standardele articolului 72 din Codul Muncii al Federației Ruse, termenii contractului de muncă sunt modificați. Același lucru se întâmplă în special la introducerea de noi posturi și modificarea sistemului de remunerare în special. Prin urmare, atunci când efectuează modificări la tabloul de personal, angajatorul trebuie să obțină acordul angajaților. Totuși, trebuie solicitat doar acelor angajați care vor fi afectați de aceste modificări.
Fără acordul salariaților, angajatorul are dreptul de a efectua modificări în tabloul de personal numai dacă aceștia sunt înștiințați în avans cu două luni înainte de intrarea în vigoare a modificărilor - aceste cerințe sunt prevăzute în prevederile articolului 74 din Codul muncii. Federația Rusă. În același timp, efectuarea modificărilor în tabloul de personal necesită și întocmirea obligatorie a unor acorduri adiționale la contractele de muncă ale salariaților.
Documentul principal pentru efectuarea modificărilor în tabelul de personal este ordinul angajatorului. Acest ordin este întocmit în formă liberă, dar trebuie să conțină data întocmirii, cerințele specifice pentru schimbarea tabloului de personal și procedura de implementare a acestora, precum și semnătura angajatorului sau persoanei responsabile. Comanda trebuie să fie înregistrată în sistemul de documentație intern al întreprinderii și păstrată timp de 75 de ani de la data întocmirii acesteia.
Dacă, atunci când se efectuează modificări în tabelul de personal, poziția unui angajat se modifică, trebuie să se facă o înregistrare corespunzătoare în cartea de muncă. Această înregistrare este efectuată de către angajatul personalului responsabil în conformitate cu procedura generală. Nu este nevoie să concediezi un angajat pentru a-și schimba poziția, totuși, fiecare schimbare separată postul trebuie să fie însoțit de un ordin separat din partea angajatorului și confirmat prin acordul angajatului însuși.
Tabelul de personal este document normativ, întocmit de întreprindere, care reflectă structura, componența și numărul de posturi, indicând cuantumul salariilor pentru fiecare funcție.
CU punct economic Dintr-o perspectivă, un astfel de program reflectă diviziunea muncii între muncitori.
Personalul este utilizat pentru a analiza eficiența utilizării resurselor de muncă companiilor. Face posibilă studierea structurii resurselor de muncă, pe nivel de calificare și salarii.
Deși Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă nicio companie să întocmească și să aprobe un tabel de personal, o rezoluție a Roskomstat determină necesitatea contabilității pentru toate formele de proprietate documentatie primara pentru contabilitatea salariilor. Se intocmeste conform formularului unificat T-3.
La acest program trebuie aduse modificări dacă organizația este în curs de restructurare structurală - se formează noi departamente, se modifică numărul și componența angajaților, inclusiv se introduc posturi noi și/sau se elimină cele vechi. Modificările pot fi efectuate fie prin înlocuirea completă a tabelului de personal, fie prin emiterea unui ordin de modificare a acestui program. În cazul modificărilor în tabloul de personal, este necesar să se reflecte motivele modificărilor. Acesta ar putea fi: reorganizarea companiei; optimizarea structurii manageriale a companiei; modificări ale legislației privind salarizarea, introducerea standardelor profesionale etc., eliminarea posturilor ineficiente, reducerea sau extinderea companiei.
Efectuarea modificărilor la tabelul de personal implică ajustări ale documentelor angajaților - carnet de muncă și card personal și necesită acordul scris al angajatului.
Modificări ale salariilor, înregistrarea indemnizațiilor și sporurilor sunt schimbare semnificativă condițiile de muncă ale salariatului, prin urmare angajatul trebuie să fie anunțat în scris despre aceasta cu 2 luni înainte de introducerea acestor modificări. Modificări similare, în plus, sunt aduse contractului de muncă prin întocmirea unui acord adițional la contract. Este important de reținut că modificările și completările făcute la tabelul de personal al organizației trebuie aduse în atenția angajaților și introduse în cărți de muncă indicând rezultatul comenzii Această cerință reflectate în clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69. Cum și când se fac modificări la tabloul de personal?
Tabelul de personal este un document de reglementare întocmit de o întreprindere, care reflectă structura, componența și numărul de posturi, indicând cuantumul salariilor pentru fiecare post.
Din punct de vedere economic, personalul reflectă diviziunea muncii între lucrători.
Tabelul de personal este utilizat pentru a analiza eficiența utilizării resurselor de muncă ale companiei. Face posibilă studierea structurii resurselor de muncă, pe nivel de calificare și salarii.
Deși Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă nicio companie să întocmească și să aprobe un tablou de personal, o rezoluție a Roskomstat stabilește pentru toate formele de proprietate necesitatea de a lua în considerare documentația primară pentru contabilitatea salariilor. Acest grafic este întocmit conform formularului unificat T-3.
Este întocmit la o anumită dată calendaristică, iar aprobarea sa are loc de obicei la 1 ianuarie a fiecărui an. Tabloul de personal trebuie aprobat prin ordin al managerului. Un astfel de program este un „document în mișcare” și fiecare organizație se confruntă periodic cu necesitatea de a face modificări și completări la acesta, care, la rândul lor, sunt făcute și pe baza ordinului managerului.
Cât de des și în ce cazuri este necesar să se facă modificări în tabelul de personal?
La acest program trebuie aduse modificări dacă organizația este în curs de restructurare structurală - se formează noi departamente, se modifică numărul și componența angajaților, inclusiv se introduc posturi noi și/sau se elimină cele vechi. Modificările pot fi făcute fie prin înlocuirea completă a acestui program, fie prin emiterea unui ordin de a face modificări. În cazul modificărilor în tabloul de personal, este necesar să se reflecte motivele modificărilor. Acesta ar putea fi: reorganizarea companiei; optimizarea structurii manageriale a companiei; modificări ale legislației privind salarizarea, introducerea standardelor profesionale etc., eliminarea posturilor ineficiente, reducerea sau extinderea companiei.
Efectuarea modificărilor programului implică ajustări ale documentelor angajaților - carnet de muncă și card personal și necesită acordul scris al angajatului.
Modificarea salariilor, acordarea de indemnizații și bonusuri reprezintă o schimbare semnificativă a condițiilor de muncă ale angajatului, prin urmare angajatul trebuie să fie anunțat în scris despre aceasta cu 2 luni înainte de introducerea acestor modificări. Modificări similare, în plus, sunt aduse contractului de muncă prin întocmirea unui acord adițional la contract. Este important de reținut că modificările și completările aduse programului organizației trebuie aduse la cunoștința angajaților și introduse în registrele de lucru care indică datele de ieșire ale comenzii. Această cerință este reflectată în clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69.
Eveniment pe acest subiect:
Tabelul de personal este o confirmare clară a faptului că uneori reglementările sunt întocmite nu așa cum prevede legea, ci pentru că este în interesul afacerilor. Da, da, prezenta acestui document nu este ceruta de lege. Și totuși, există în multe companii, mai ales mari. În acest articol, examinăm întrebări importante: de ce avem nevoie de un tabel de personal, cum să-l întocmim corect, cine ar trebui să aprobe cât timp este valabil și, cel mai important, este cu adevărat posibil să lucrezi fără un „tabel de personal”.
Din acest articol veți învăța:
De ce aveți nevoie de personal într-o organizație?
„Personalul decide totul”, se spune vremurile sovietice, dar nu și-a pierdut relevanța în modern lumea afacerilor. Într-adevăr, dacă comparăm o organizație cu un organism viu, atunci masa de personal va servi ca un schelet în ea - o structură pe care este „construit” personalul: lucrători, manageri, lideri la diferite niveluri.
De câți angajați are nevoie compania în total? Câți dintre ei ar trebui să ia posturi de conducere? Câte unități sunt necesare? Care sunt perspectivele de creștere? Cât ar trebui să fie plătiți toți acești oameni? Dacă pui astfel de întrebări haotic, conducerea unei afaceri va fi dificilă. Dar când există personal, imaginea devine mult mai clară. Deci, primul motiv pentru alcătuirea unui „personal” este practic, ajută:
- Formați o structură clară a organizației.
- Apelează echipa eficientași răspunde întotdeauna la posturile vacante în timp util.
- Gestionează statul de plată și controlează salariile.
Nu este necesar să se indice numele specifice ale angajaților în HR. Acesta este un document structural pe baza căruia serviciul de ocupare a forței de muncă umple personalul cu angajați. Când un angajat este angajat sau după ce acesta pleacă, programul de bază nu se modifică.
Un alt motiv important este legat de eventualele inspecții. La prima vedere, Codul Muncii nu obligă angajatorii să întocmească o fișă a postului: puteți nota numele posturilor, atributii oficiale si salariile din contractele de munca. Pe de altă parte, există o serie de acte legislative ale căror cerințe sunt destul de dificil de respectat fără un tablou de personal.
De exemplu, din articolele 15 și 57 din Codul muncii reiese clar că dacă potrivit contract de munca salariatul îndeplinește atribuțiile asociate unui anumit post, acest post trebuie să respecte SR. Cu alte cuvinte, dacă în contract se precizează că o persoană a fost angajată pentru funcția de director de birou, personalul trebuie să conțină acest post. Dacă da, merită să acordați atenția cuvenită acestui document.
Prezența HR-ului impune anumite obligații serviciului de personal. Deci, dacă o poziție este listată în program, un angajat trebuie să i se aloce. Dacă un post este vacant, departamentul de resurse umane ar trebui să știe despre el și să caute o persoană. În caz contrar, în timpul controlului pot exista sancțiuni, deoarece aceasta va încălca cerințele Legii nr. 1032-1 din 19 aprilie 1991.
De asemenea, este de remarcat faptul că tabelul de personal se referă la documentele contabile primare. I se poate cere audit fiscal, deoarece este convenabil să-l folosiți pentru a verifica salariile și salariile.
Cine dezvoltă și compilează
Întrebarea cine ar trebui să dezvolte programul de personal este una dintre cele mai frecvente întrebări pe forumurile de resurse umane. Și acest lucru nu este surprinzător, pentru că nu există standarde aprobate legal privind SR. Pe această bază, a apărut chiar și o glumă profesională: „Tabelul de personal este întocmit de persoana care ocupă postul corespunzător conform tabelului de personal”.
Dar serios, ar trebui să țineți cont de particularitatea acestui document - se combină probleme de personal cu cele financiare. Prin urmare, este logic ca structura organizației și titlurile postului să fie scrise de specialiștii în resurse umane, iar economiștii sau contabilii să se ocupe de coloanele referitoare la tariful, indemnizațiile și alte aspecte financiare.
Subiectul problemei
Citiți, de asemenea, despre cum să plătiți în siguranță pentru munca în sărbători și zile libere, cum să vă comportați în timpul unei inspecții GIT și ce condiții trebuie eliminate urgent din contractele de muncă ale angajaților dvs.
Caracteristici de umplere
Dacă specificul companiei implică utilizarea lucrătorilor temporari sau sezonieri, merită adăugat SR cu coloana „Durata muncii”. Dacă în personal sunt angajați care lucrează în conditii periculoase, numele posturilor lor trebuie să se potrivească cu cele enumerate în clasificatoarele de stat și alte reglementări.
În cazul în care tabloul de personal este întocmit și aprobat, denumirile posturilor din contractele de muncă trebuie să coincidă cu cele specificate în SR.
Divizii în tabelul de personal
Este recomandabil să se prevadă toate diviziile organizației în tabelul de personal: de la departamente la sucursale. Aceasta înseamnă că, dacă o companie are sucursale, inclusiv în orașe diferite, nu este necesar să se elaboreze documente separate pentru acestea este suficient, practic, ca SHR să completeze coloanele de la 1 la 10 pentru fiecare divizie;
Cum să aprobi
Tabloul de personal este aprobat de șeful companiei sau de un angajat care are o astfel de autoritate (acest lucru trebuie să fie indicat în actele constitutive).
Este necesar să se emită un ordin de aprobare a tabloului de personal, iar în document, în ștampila de aprobare, se notează informații despre ordin: numărul acestuia și data intrării în vigoare.
Perioada de valabilitate
Ca și alte documente organizatorice și de reglementare ale companiei, masa de personal are o anumită perioadă de valabilitate. Pentru a stabili cât timp trebuie păstrat acest document, apelăm la Ordinul Ministerului Culturii nr.558 din 25.08.2010. Conține mai multe poziții legate de ShR:
- Programele de personal și modificările aduse acestora sunt stocate permanent dacă sunt elaborate la aceeași întreprindere. Dacă este în lateral, atunci termenul de valabilitate este de numai 3 ani.
- Proiecte SR și documente de lucru pentru pregătirea unei astfel de documentații - 5 ani.
- Corespondența internă legată de modificările din SHR trebuie păstrată timp de 3 ani după adoptarea acestor modificări.
- Documentul aferent (modalitățile de personal) ar trebui păstrat timp de 75 de ani.
Un ordin de aprobare a tabloului de personal este o parte necesară a procedurii de introducere a unui nou document de reglementare a structurii și componenţa personaluluiîntreprinderilor. Fără acesta, tabloul de personal nu va intra în vigoare legală. Acest ordin se refera la documentatia administrativa a societatii si trebuie intocmit dupa anumite reguli.
FIȘIERE 2 fișiere
Tabelul de personal nu este unul dintre documentele pe care trebuie să le aibă o întreprindere. Este cel mai răspândit în mare societăţi comerciale sau agentii guvernamentale, întreprinderile mici se descurcă cel mai adesea fără el.
Documentul spune clar:
- diviziuni structurale,
- titluri de post,
- numarul de angajati,
- condițiile lor de muncă (program, salariu etc.).
În același timp, dacă despre care vorbim O organizatii comerciale, atunci sunt liberi să atribuie orice nume posturilor, dar agentii guvernamentale la determinarea unei poziții, acestea trebuie să fie ghidate de clasificatori speciali.
Documentul indică atât tarifele ocupate, cât și cele vacante, luând în considerare angajații care lucrează cu normă parțială și cei care desfășoară activități auxiliare în raport cu producția principală. În ceea ce privește lucrătorii care au o „înțelegere”, adică au salarii la bucată - de obicei nu sunt menționate în document.
Pe baza tabelului de personal, nu numai problemele de personal sunt rezolvate în cadrul organizației, ci și, într-o anumită măsură, are loc planificarea dezvoltării afacerii.
Crearea unui tablou de personal trebuie tratată cu mare atenție, respectând regulile de pregătire, aprobare și perioada de valabilitate a acestuia. Nu trebuie să uităm că în unele cazuri masa de personal poate deveni probe în procedurile din inspectoratele munciiși instanțele de judecată.
Procedura de aprobare a tabloului de personal
- Inainte de intocmirea si aprobarea acestui document, conducerea societatii analizeaza si ia in considerare cele existente rezerva de personal, capacitatea de producție și perspectivele.
- Apoi este scris un ordin pentru a crea un tabel de personal și este întocmit un document (partea principală a acestuia este de obicei întocmită sub forma unui tabel).
- Este aprobat prin ordin special.
Abia după parcurgerea întregii proceduri intră în vigoare tabelul de personal.
Este posibil să se schimbe programul de personal?
Tabelul de personal este de obicei întocmit pentru un suficient pe termen lung– cel mai adesea acesta este un an sau chiar mai mult. Se formează de obicei la sfârșitul sau începutul anului calendaristic, în funcție de nevoile sau planurile întreprinderii. Totuși, dacă este necesar (introducerea de mici ajustări legate de creșterea/scăderea personalului, redenumirea posturilor etc.), se pot face oricând acestuia diverse modificări, pentru care se întocmesc și ordine corespunzătoare, de exemplu. Mai mult, dacă modificările sunt grave, de exemplu, există o reformatare completă a diviziilor structurale ale companiei, este mai bine să nu vă limitați la a face modificări la documentul existent, ci să creați unul nou.
Cine intocmeste ordinul
De obicei, la întreprinderi, scrierea comenzilor în numele conducerii este responsabilitatea unuia dintre angajații obișnuiți care are anumite cunoștințe și abilități în crearea unor astfel de documente.
De regulă, acesta este consilier juridic, specialist în resurse umane sau secretar.
Însă, indiferent cine este responsabil pentru îndeplinirea acestei funcții, comanda trebuie să fie vizată de directorul companiei.
Reguli de întocmire a ordinului de aprobare a tabloului de personal
Astăzi, ordinul de aprobare a tabloului de personal nu are un model uniform, deci poate fi redactat sub orice formă sau conform unui model elaborat de companie și aprobat în politica sa contabilă. În acest caz, se recomandă respectarea anumitor standarde stabilite prin munca standard de birou pentru astfel de documente. În special, comanda trebuie să conțină în mod necesar:
- numărul și data întocmirii,
- numele organizației,
- link la bază
- esența comenzii (trebuie să fie precizată în mod clar și succint, folosind o formulare aproximativă de genul „aprob tabelul de personal”),
- numărul și data acestui program,
- data intrării sale în vigoare.
Dacă doriți, puteți completa partea de informații a comenzii cu informații despre numărul de unități de personal și fondul de salarii specificat în acesta.
In concluzie ai nevoie stabilirea celor responsabili de executarea comenzii(de obicei, acesta este un angajat al personalului organizației și un contabil).
Tabelul de personal în sine ar trebui inclus în text ca anexă la acest document.
Reguli pentru plasarea unei comenzi
O comandă poate fi emisă și în orice mod convenabil: atât scris de mână, cât și formulare tipărite, scris atât pe antetul companiei, cât și pe ardezie curată format A4.
În acest caz, formularul trebuie semnat de șeful companiei.
Nu este nevoie să puneți ștampilă pe document, pentru că se referă la documentația internă a întreprinderii, în plus, persoane juridice Din 2016, aceștia au tot dreptul să nu folosească sigilii și ștampile în activitățile lor.
Ordinul este de obicei emis V un singur exemplar , care în perioada de valabilitate este cuprinsă în același loc cu alte acte juridice de reglementare și acte administrative. După ce își pierde relevanța, este transferat spre stocare în arhiva organizației, unde rămâne pe perioada stabilită de lege, apoi comanda poate fi eliminată.
„Totul curge, totul se schimbă”, această frază celebră a lui Heraclit este și astăzi actuală. Multe întreprinderi create anterior la o anumită etapă a vieții își schimbă structura, optimizează numărul de personal, se despart sau, dimpotrivă, fuzionează cu alte companii. Și toate aceste schimbări încep de fapt cu modificări ale tabelului de personal. Problema documentării corecte a acestei proceduri ar trebui să i se acorde o atenție deosebită.
Tabloul de personal este unul dintre reglementările locale care ghidează întreprinderea în activitățile sale. Acesta indică în formă tabelară o listă a tuturor pozițiilor la o anumită întreprindere, numărul de tarife în conformitate cu aceste poziții, sumele lunare salariile oficiale. Deși nu este un document obligatoriu din punct de vedere juridic, tabelul de personal este totuși necesar atunci când se lucrează cu personalul. Este pe baza acestuia, regulile interne reglementările munciiși fișele postului, angajatorul ia decizii cu privire la personal: privind angajarea, transferarea angajaților la un alt loc de muncă, stabilirea salariilor oficiale. Iar departamentul HR, pe baza acestuia, selectează personal, întocmește documente relevante, analizează compoziție de înaltă calitate angajaților, face propuneri angajatorului pentru îmbunătățirea acesteia, întocmește documentația de referință contabilă și informativă în modul prescris și întocmește raportări statistice corespunzătoare.
Tabelul de personal este alcătuit pentru întreprindere în ansamblu și se aprobă, de regulă, pentru fiecare an calendaristic anterior începerii acestuia. Pe parcursul anului, proprietarul are dreptul de a face modificări în tabloul de personal în orice moment. Acest lucru devine necesar în următoarele cazuri:
Implementarea restructurării structurale a întreprinderii, de exemplu, crearea de noi sau lichidarea diviziilor structurale existente;
Modificări în organizarea producției și a muncii, în urma cărora se modifică valoarea salariilor, categoriile, clasele, denumirile profesiilor și funcțiilor;
Introducerea sau eliminarea unui anumit număr de posturi de personal, în funcție de nevoile de producție.
Numărul și frecvența modificărilor la tabelul de personal în cursul anului nu sunt limitate de lege, iar orice modificări legate de acesta sunt efectuate numai pe baza unui ordin pentru întreprindere.
Procedura de efectuare a modificărilor în tabelul de personal depinde, în primul rând, de amploarea modificărilor. Dacă firma se schimbă nesemnificativ structura organizatorica, se introduc posturi noi sau se modifică salariile, apoi se emite ordin de modificare a tabloului de personal, care trebuie să cuprindă justificarea modificărilor și formularea acestor modificări. În acest caz, tabloul de personal, aprobat inițial pentru anul, nu trebuie să fie înlocuit, ci să fie ghidat de ordinul de modificare a tabloului de personal. Dacă, în cursul anului calendaristic, structura companiei este modificată mai global, iar salariile oficiale sunt, de asemenea, modificate masiv, sunt introduse noi titluri de post, este cazul să se emită un ordin de aprobare a unui nou tablou de personal. În acest caz, tabelul de personal se întocmește ținând cont de toate modificările și este aprobat de conducerea întreprinderii la momentul efectuării acestor modificări.
Efectuarea de modificări la tabelul de personal înseamnă în mod tradițional începutul unei anumite proceduri, care duce la consecințe pentru angajații individuali (titlul funcției, valoarea salariului este modificat, concedierea unui angajat din cauza unei reduceri a numărului sau a personalului). , etc.). Toate schimbările în condițiile de muncă ale angajatului care urmează modificărilor aduse tabelului de personal trebuie să fie documentate în mod corespunzător. Dacă se efectuează modificări în tabloul de personal privind lichidarea diviziilor structurale, eliminarea anumitor posturi din tabloul de personal, atunci data introducerii tabloului de personal în noua ediție ar trebui să fie astfel încât proprietarul întreprinderii să aibă timp să avertizați angajații disponibilizați cu privire la concedierea planificată din cauza reducerii în cel mult două luni (partea 2 a articolului 180 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pe de o parte, emiterea unui ordin de modificare a tabloului de personal pentru excluderea anumitor posturi constituie începutul procedurii de reducere, iar pe de altă parte, salariaților li se garantează munca în perioada de preaviz de concediere. Aceleași termene trebuie respectate și atunci când condițiile de muncă se schimbă semnificativ (mărimea salariilor oficiale, ratele tarifare, salarii, grade, clase, titluri de post, profesii).
În majoritatea cazurilor, modificările aduse tabelului de personal presupun de către angajator realizarea unor acțiuni specifice, care sunt însoțite de întocmirea documentelor de personal.
În primul rând, este necesară familiarizarea angajaților responsabili cu acțiunile și actele ulterioare, precum și a acelor persoane care sunt direct afectate de modificările introduse, cu ordinul de a face modificări la tabloul de personal, împotriva semnăturii.
Să aruncăm o privire mai atentă asupra diferitelor opțiuni pentru schimbarea tabelului de personal.
Efectuarea de modificări la tabloul de personal în legătură cu introducerea de noi posturi.
Dacă angajatorul decide să creeze o nouă unitate structurală la întreprindere sau să introducă noi posturi, atunci șeful întreprinderii trebuie să emită un ordin pentru a face modificări în tabloul de personal al organizației. Această ordine predetermina:
Denumirea noii unități structurale;
Denumirea posturilor și numărul de tarife corespunzătoare;
Mărimile salariilor oficiale;
În acest caz, un ordin de creare a unei noi unități sau introducere de noi posturi poate intra imediat în vigoare, deoarece nu afectează în niciun fel interesele angajaților care lucrează deja la întreprindere. Ordinul de modificare a tabelului de personal trebuie să fie familiarizat cu semnătura acelor angajați care sunt responsabili cu elaborarea reglementărilor privind diviziuni structuraleși fișele postului.
Efectuarea de modificări la tabloul de personal atunci când salariul crește.
Într-o serie de cazuri, managerii întreprinderii decid să majoreze salariile angajaților, bonusurile și plățile suplimentare și, în acest scop, emit un ordin de modificare a tabloului de personal. O astfel de comandă trebuie să conțină:
Lista posturilor pentru care se va modifica mărimea tarifelor, a indemnizațiilor și a plăților suplimentare;
Sumele tarifelor, indemnizațiilor, suprataxelor, ținând cont de majorare;
Data intrării în vigoare a modificărilor.
Familiarizarea angajaților cu ordinul de modificare a tabloului de personal împotriva semnăturii nu este același lucru cu acordul lor de a modifica termenii contractului de muncă. Potrivit părții a doua a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, condițiile de remunerare sunt obligatorii pentru includerea într-un contract de muncă. Prin urmare, o modificare a salariului trebuie formalizată în același mod ca și o modificare a oricăror alte condiții ale contractului de muncă. Și anume: după efectuarea modificărilor în tabloul de personal, ar trebui încheiate acorduri suplimentare cu angajații ale căror interese sunt afectate. contract de munca, stipulând modificări ale condițiilor de remunerare.
Rezultă din aceasta că ordinul de a face modificări la tabelul de personal trebuie, de asemenea, să fie familiarizat cu semnătura angajaților serviciului de personal, deoarece aceștia sunt implicați în documentarea modificărilor. determinate de părți termenii contractelor de munca.
Un ordin de modificare a tabloului de personal în caz de lichidare sau reducere.
Reducerea numărului sau a personalului de angajați presupune o serie de proceduri. Una dintre ele este emiterea unui ordin de modificare a tabloului de personal. Această comandă trebuie să conțină:
Justificarea fezabilității reducerii;
Denumirea posturilor care fac obiectul reducerii;
Numărul de unități de personal care sunt planificate a fi reduse;
Data intrării în vigoare a modificărilor.
În cazul în care este prescurtat unitati de personal sunt vacante, atunci punerea în aplicare a punctelor ordinului de modificare a tabloului de personal este că serviciul de personal nu recrutează noi angajați pentru aceste posturi. În cazul în care posturile sunt ocupate, atunci salariații care le ocupă sunt supuși concedierii din cauza unei reduceri a numărului sau a personalului, primind în același timp toate garanțiile și plățile prevăzute de legislația în vigoare.
Procedura de concediere din cauza reducerii este efectuată de un anumit grup de angajați, inclusiv, de regulă, angajați ai departamentului de planificare, serviciul de personal, reprezentanți organizatii sindicale. Apoi, aceștia trebuie să fie familiarizați cu ordinul de a face modificări la tabelul de personal împotriva semnăturii. Întrucât ei sunt cei care vor trebui să îndeplinească atribuțiile procedurii de eliberare a angajaților, dovedind obiectivitatea și oportunitatea deciziile luate pentru a evita situațiile conflictuale.
Angajații care fac obiectul disponibilizării sunt avertizați cu privire la viitoarea concediere folosind notificări personale scrise. În acest caz, nu este necesară familiarizarea acestora cu ordinul de modificare a tabelului de personal.
