Scrisoare de cerere– unul dintre cele mai comune tipuri de corespondență comercială. Printre antreprenori, astfel de scrisori sunt folosite atunci când reprezentanții unei organizații contactează o alta cu o solicitare pentru un serviciu. Astfel de mesaje pot fi folosite complet situatii diferite, de exemplu, dacă este nevoie de a obține informații despre produse, de a vedea mostre de mărfuri, de a întâlni un călător de afaceri, de a coordona unele acțiuni etc.
Reguli pentru redactarea unei scrisori de cerere
Vă aducem la cunoștință un șablon general al unui astfel de document pentru descărcare:
FIȘIERE
Din motive evidente, o scrisoare de cerere nu are un model standard, dar, în ciuda acestui fapt, este o formă de document oficial. De aceea, atunci când îl redactați, ar trebui să respectați anumite norme stabilite de regulile de lucru de birou și etica afacerilor. Înainte de a trece direct la regulile de bază pentru întocmirea acestuia, trebuie menționat că acesta se poate adresa fie unui grup de persoane (de exemplu, manageri, angajați departamentului de contabilitate, avocați etc.), fie unui anume destinatar.
Ca orice alt document, această scrisoare trebuie să conțină partea introductivă, si anume:
- informatii despre firma expeditoare care face cererea si firma careia i se adreseaza;
- motivul solicitării („din cauza întârzierii”, „din cauza primirii”, „pe baza rezultatelor” etc.);
- referiri la bază („în baza unui acord verbal”, „în baza negocierilor”, „în baza conversatie telefonica", etc.);
- scopul recursului („a rezolva problema”, „a evita conflictul”, „a elimina încălcările”, etc.).
Ce urmează parte principală legate direct de cerere. Trebuie exprimat folosind orice formă derivată a verbului „a cere” („vă întrebăm”, „facem o cerere”, etc.), și întrucât un astfel de mesaj este, în orice caz, o petiție pentru un fel de serviciu, trebuie să fie scris într-o manieră respectuoasă. Este bine dacă cererea este precedată de un compliment („cunoașterea dvs mari oportunități”, „admirându-vă talentele organizatorice”, etc.).
Dacă scrisoarea conține mai multe solicitări deodată, atunci acestea trebuie indicate în paragrafe sau paragrafe separate.
Regulile nerostite de corespondență între organizații prevăd că un răspuns la o solicitare în mai multe etape poate fi trimis și într-un singur mesaj, cu comentarii separate pentru fiecare articol. Trebuie remarcat faptul că acest tip de corespondență reduce volumul circulației documentelor și, prin urmare, reduce timpul de citire și prelucrare a unor astfel de scrisori.
Dacă scrisoarea implică primirea unui răspuns într-o anumită perioadă de timp, atunci acest lucru trebuie indicat cât mai corect posibil în textul mesajului.
De regulă, secretarii organizației trimit și primesc scrisori (în companii mari Departamente întregi fac asta.) După compilare sau citire, le transmit șefului întreprinderii pentru revizuire. Excepție fac mesajele marcate „confidențial” sau „livrare personală” - astfel de scrisori sunt trimise direct destinatarului.
Instrucțiuni pentru scrierea unei scrisori de cerere
Deoarece acest mesaj face parte din corespondența corporativă, trebuie mai întâi indicat autorul, și anume: numele companiei expeditoare, adresa reală a acesteia și numărul de telefon de contact. Apoi trebuie să introduceți informații despre destinatar: de asemenea, numele companiei și destinatarul specific. Mai departe, la mijlocul rândului, puteți indica imediat că aceasta este o scrisoare de cerere (dar aceasta nu este necesară).
Următoarea parte a scrisorii se referă la cererea în sine. În primul rând, este indicat să o justificați și abia apoi să exprimați esența cererii. În cele din urmă, scrisoarea trebuie să fie semnată (este mai bine dacă acest lucru este făcut de șeful companiei sau de o persoană autorizată, confident) și, de asemenea, setați data la care a fost creat documentul.
Cum se trimite o scrisoare
Scrisoarea poate fi otrăvită prin e-mail sau prin fax - acest lucru este rapid și convenabil, dar trimiterea conservatoare prin Russian Post vă va permite să oficializați scrisoarea într-un mod solid și atractiv. De exemplu, puteți face o cerere în scris, de mână, cu un frumos scris de mână caligrafic sau puteți imprima textul pe hârtie bună și scumpă.
Atenția la astfel de mici detalii va clarifica destinatarului cât de respectuos este adversarul față de el și, de asemenea, va sublinia încă o dată semnificația cererii. Singurul lucru de reținut este că scrisorile prin poștă obișnuită durează mult timp, așa că mesajul trebuie trimis în avans, astfel încât documentul să fie livrat destinatarului la timp.
După trimiterea scrisorii
Acest mesaj, ca orice alt document, trebuie să fie înregistrat în jurnalul documentației de ieșire. În același mod, destinatarul scrisorii înregistrează sosirea corespondenței. În cazul unor neînțelegeri care apar în relațiile de afaceri, înregistrarea faptului de a trimite și primi scrisori va ajuta la înțelegerea rapidă a situației.
Exemple de scrisori de solicitare cu explicații
Deci, am înțeles că o scrisoare de cerere este o scrisoare care conține o cerere către destinatar. Scopul textului este de a determina destinatarul să efectueze o acțiune care este benefică pentru expeditor. Scrisoarea trebuie să conțină o cerere formulată și justificarea acesteia. Este recomandabil să formulați cererea în așa fel încât să justifice de ce ar trebui să fie benefic pentru destinatar să se conformeze cererii. Expeditorul nu trebuie doar să cunoască regulile de compunere a textului, ci să țină cont și de nuanțe psihologice. În continuare, vom lua în considerare exemple de șabloane specifice în funcție de situație.
Scrisoare de cerere de fonduri
Scrisoarea se întocmește dacă este necesar să se obțină alocarea de fonduri de la stat, sponsori sau persoane fizice.
De la ONG-ul „Ajutor pentru pensionari”
Membru al Adunării Legislative
Ivanov I. I.
Bună, Ivan Ivanovici. Sunt reprezentant organizatie nonprofit„Ajutor pentru pensionari”. Ajutăm pensionarii singuri: aducem mâncare, ajutăm la curățenie și reparații.
Organizația noastră există de 5 ani. Anterior, am reușit să ne finanțăm singuri activitățile, însă, din cauza extinderii ONG-urilor, fondurile au început să se epuizeze. Avem nevoie de bani pentru a închiria spații, pentru a plăti salariile angajaților și pentru a cumpăra echipamente.
La o recentă ședință de Guvern, președintele a menționat situația dificilă a pensionarilor și a menționat că situația trebuie schimbată urgent. În acest sens, vă cer 200.000 de ruble pentru nevoile ONG-ului „Ajutor pentru pensionari”.
Cu stimă, Petrova A. A.
Explicaţie:
Textul de mai sus este compilat conform tuturor regulilor. Acesta conține:
- Numele ONG-ului și o explicație a activităților sale.
- O cerere de bani, o explicație a necesității acestora (sunt necesari bani pentru chirie și salarii).
- Mențiunea președintelui. Este necesar să se justifice beneficiile sponsorizării pentru oficial. Ce îl interesează pe deputat? În creșterea carierei. Ajutarea organizației va ajuta la atingerea acestui obiectiv.
Este indicată și suma specifică de fonduri de care are nevoie organizația comercială.
Scrisoare de cerere de livrare a mărfurilor
Scrisoarea este de obicei trimisă partenerilor companiei. Este recomandabil să se justifice în text beneficiul reciproc pentru ambele companii.
Către șeful companiei „AAA”
Ivanov I. I.
De la șeful companiei BBB
Petrova B.B.
Bună, Ivan Ivanovici. Am dori să comandăm un set de produse de la compania dumneavoastră (de precizat). Am devenit interesați de produsul dumneavoastră la o expoziție regională.
Dacă sunteți de acord, vă rugăm să ne informați despre termenii și termenii de livrare convenabil pentru dvs. Garantam plata la timp. Sperăm că acesta va fi începutul unei cooperări reciproc avantajoase.
Contactele noastre: (specificați).
Salutări, Boris Borisovich.
Scrisoare prin care se solicită o reducere
De obicei, astfel de texte sunt trimise furnizorilor companiei. De exemplu, o organizație organizează expoziții. Are un furnizor - o tipografie care furnizează broșuri, standuri, broșuri etc. Costul serviciilor este destul de mare. A venit criza și a devenit dificil pentru companie să plătească pentru produse de tipărire. Acesta poate fi un motiv pentru a cere o reducere.
Către șeful companiei Vostok
Ivanov I. I.
De la șeful companiei „Zapad”
Petrova B.B.
Bună, Ivan Ivanov. Organizația noastră a fost afectată de criza financiară. Numărul de contracte încheiate cu noi a scăzut cu 20%. Din păcate, criza ne-a afectat nu numai pe noi, ci și pe clienții noștri. Oamenii nu pot plăti aceeași sumă pentru serviciile noastre ca înainte. Prin urmare, am oferit o reducere de 25% la bilete.
Din cauza situației financiare dificile, compania noastră vă solicită o reducere de 15% pentru restul de șase luni de cooperare conform contractului.
Am trimis scrisori prin care le-am cerut o reducere tuturor furnizorilor noștri. Dacă 20% dintre partenerii noștri ne oferă conditii favorabile, compania noastră va supraviețui în vremuri dificile și nu se va închide. Am primit deja o reducere de către proprietarii și compania de telefonie.
Cu stima, Boris Petrov.
Explicaţie:
Scrisoarea conține următoarele puncte importante:
- Explicația necesității unei reduceri.
- Indicarea sumei exacte a reducerii și a calendarului.
- Un indiciu indirect că dacă tipografia nu oferă o reducere, compania va rezilia contractul.
Textul trebuie scris în așa fel încât scrisoarea să fie citită până la capăt și să fie de acord cu condițiile propuse.
Scrisoare de cerere pentru reducerea chiriei
Chiria consumă bugetele majorității organizațiilor. Reducerea acestuia permite companiei să rămână pe linia de plutire în momentele dificile. Scrisoarea trebuie trimisă proprietarului.
Șeful companiei „Plus”
Ivanov P. P.
De la șeful companiei „Minus”
Petrova I. I.
Bună, Petr Petrovici. Compania noastră a fost afectată de criza financiară. Puterea de cumpărare a consumatorilor a scăzut, iar veniturile din afaceri au scăzut. În acest sens, vă rugăm să reduceți chiria cu 10%.
Pe parcursul cooperării noastre, nu am întârziat niciodată plățile. Sperăm că ne veți face concesii și ne vom menține relații de afaceri. Garantăm plata la timp a chiriei, în ciuda condițiilor financiare dificile.
Cu stima, Ivan Ivanovici.
Explicaţie:
Este important de menționat în scrisoare că anterior societatea și-a îndeplinit integral obligațiile. Proprietarul trebuie să aibă încredere că proprietarul va continua să efectueze plăți. De asemenea, destinatarul trebuie să înțeleagă că dacă nu este de acord cu termenii propuși, chiriașul își va refuza serviciile.
Scrisoare de cerere de plată a datoriilor
Datoriile apar foarte des în interacțiunile dintre companii. Dacă organizația se angajează să coopereze în continuare cu contrapartea care a contractat o datorie, se trimite o scrisoare de cerere.
Ivanov I. I.
Sidorova P. P.
Stimate Ivan Ivanovici, vă rugăm să rambursați datoria către compania noastră în valoare de 200.000 de ruble. În tot acest timp, am continuat să cooperăm cu dumneavoastră, sperând să ne continuăm relația de afaceri. Cu toate acestea, acum suntem nevoiți să suspendăm prestarea serviciilor din lipsă de plăți.
Suma datoriei tale este de 200.000 de ruble. Vă rugăm să plătiți înainte de 1 martie 2017. Dacă datoria nu este rambursată, vom fi obligați să rezolvăm problema în instanță.
Salutări, Petr Petrovici.
Explicaţie:
Scrisoarea trebuie să cuprindă următoarele puncte:
- Valoarea exactă a datoriei.
- Data până la care datoria trebuie plătită.
- Măsuri pe care compania le va lua dacă nu se primesc plăți.
Textul poate menționa o cooperare de succes pe termen lung cu organizația. Aceasta ar trebui să fie o cerere, nu o cerere. Cerința este întocmită folosind un alt șablon.
Scrisoare de cerere pentru plata amânată către furnizor
Organizația a furnizat companiei un lot de produse, dar nu a plătit pentru el. A apărut o datorie, dar debitorul nu are mijloace pentru a plăti. În acest caz, este logic să scrieți o scrisoare prin care să solicitați o amânare.
Către șeful companiei „Unde sunt banii”
Sidorov P. P.
De la șeful companiei „Banii sunt pe cale să vină”
Ivanova I. I.
Dragă Petr Petrovici, nu am plătit o datorie de 200.000 de ruble. Nu ne sfiim de datoria noastră, dar acum nu putem face plăți integral din cauza situației noastre financiare dificile.
Timp de 2 ani, am menținut relații de afaceri de succes cu dvs. și nu am ratat termenele limită de plată. Astăzi solicităm plata în rate. Compania noastră este pregătită să plătească datoria în două etape:
- Vom depune 100.000 de ruble înainte de 1 martie 2017.
- 100.000 de ruble vor fi depuse înainte de 1 aprilie 2017.
Vă promitem să efectuați plățile la timp. Multumesc pentru intelegere.
Cu stima, Ivan Ivanovici.
Scrisoare prin care se solicită plata pentru o altă organizație
Datoria companiei poate fi plătită de o altă organizație. Desigur persoană juridică nu va plăti pentru acțiuni chiar așa. De obicei, o scrisoare de cerere este trimisă unui debitor al companiei sau unei alte persoane care are obligații față de companie.
Către șeful companiei „Banii sunt pe cale să vină”
Ivanov I. I.
De la șeful companiei „Unde sunt banii”
Sidorova P. P.
Dragă Ivan Ivanovici, aveți o datorie față de compania noastră în valoare de 300.000 de ruble. Organizația noastră avea și o datorie față de o altă companie în valoare de 200.000 de ruble. Vă rugăm să plătiți datoria noastră față de creditor în valoare de 200.000 de ruble. În schimb, vă vom furniza un plan de rate pentru soldul datoriei, pe care l-ați solicitat anterior. Multumesc pentru intelegere.
Salutări, Petr Petrovici.
Scrisoare de cerere de asistență în rezolvarea problemei
Orice companie se poate confrunta probleme complexe, care nu poate fi rezolvată fără ajutor din exterior. O scrisoare de cerere de asistență poate fi trimisă dacă este necesar, de exemplu, pentru organizarea de evenimente. Solicitarea se trimite la organizatii comerciale, agenții guvernamentale.
Director al companiei „AAA”
Petrov B.B.
Din organizatie publica
„Dăm bine”
Dragă Boris Borisovich, sunt un reprezentant al organizației publice „Giving Good”. Organizăm și organizăm petreceri pentru copiii de la orfelinat.
Vă cerem ajutorul în organizarea aprovizionării cu alimente pentru sărbătoare. Desigur, vă vom menționa pe dumneavoastră și compania dumneavoastră la eveniment. La sărbătoare vor fi prezenți reprezentanți ai adunării legislative și ai publicului.
Ne puteți contacta la telefonul XXX
Cu stima, Ivan Ivanovici.
Pentru a rezuma
Să combinăm toate regulile pentru scrierea unei scrisori de cerere. Mai întâi trebuie să te prezinți și să vorbești despre activitățile tale. Dar partea introductivă nu trebuie strâns. Scopul nostru este să încurajăm destinatarul să citească scrisoarea. Dacă textul este prea lung, este puțin probabil ca destinatarul să-l citească până la sfârșit. Apoi, trebuie să începeți să vă prezentați cererea. Este necesară acuratețe: indicarea termenelor limită, a sumei fondurilor. Este important să înțelegeți că destinatarul trebuie să simtă beneficiul. Prin urmare, scrisoarea trebuie să indice de ce ar fi benefic pentru organizație să dea curs solicitării. La sfârșit, trebuie să-ți iei rămas bun politicos și fără recunoştinţă.
Un exemplu de scrisoare de prelungire a termenului de depunere a documentelor la biroul fiscal va simplifica foarte mult interacțiunea cu autoritățile fiscale. Cu toate acestea, documentul trebuie trimis foarte repede. Conform reglementărilor existente, chiar a doua zi după o cerere de documentare, un mesaj de acest tip trebuie semnat și trimis la serviciul fiscal.
FIȘIERE
Când să furnizeze
Potrivit Codului Fiscal (și anume paragraful 6 al articolului 6.1 și paragraful 3 al articolului 93), trebuie furnizată documentația:
- Pentru verificări la fața locului și la birou – nu mai târziu de 10 zile.
- Pentru controverificare – nu mai târziu de 5 zile.
De asemenea, merită reținut că, dacă actele solicitate lipsesc cu desăvârșire, atunci un mesaj în acest sens trebuie trimis în cel mult 5 zile de la data solicitării. Acest lucru este menționat în paragraful 5 al articolului 93.1 din Codul fiscal.
Forma standard
Pentru ca interacțiunea să fie cât mai competentă organizată, pentru acest caz a fost emis Ordinul Federal Tax Service nr. ММВ-7-2\34 din 25 ianuarie 2017.
Există o cerere specială pentru aceasta sub forma unei notificări, adică o scrisoare. Numai în acest formular Serviciul Federal de Taxe va acorda atenție mesajului.
Probabilitatea ca o cerere formulată într-o scrisoare să fie acceptată va depinde de motivul întârzierii în furnizarea documentelor, precum și de motivul pentru care acestea sunt întârziate.
Interesant este ca acelasi formular se foloseste in cazul in care este imposibila furnizarea documentelor solicitate in principiu, in lipsa acestora.
Ce ar trebui să fie în scrisoare
O scrisoare de prelungire a termenului de furnizare a documentelor este întocmită în același mod ca oricare alta corespondență de afaceri. Acesta trebuie să conțină detaliile organizației ai cărei angajați o compun. Pentru a face acest lucru, este mai bine să imprimați pe antetul companiei. Dacă nu există, atunci în partea de sus a paginii trebuie să indicați datele de bază: nume, TIN, punct de control.
Este, de asemenea, o cerință obligatorie de a indica Numele complet Serviciul Fiscal Federal, funcția, numele de familie cu parafa angajatului acestei instituții căruia i se adresează scrisoarea.
În exemplul de document furnizat, aceste două puncte sunt în colțul din dreapta sus. În primul rând - cui este destinat mesajul, apoi - de la cine. Inclusiv detalii.
Vă rugăm să rețineți că nu este necesar să indicați numele complet al șefului organizației chiar de la început. Pentru a înregistra o scrisoare, data și orașul sunt de asemenea plasate în antet.
Corpul scrisorii
Pentru a exprima conținutul mesajului cât mai corect și concis posibil, este necesar să indicați în textul principal după antet:
- Cerințe și datele lui, care au venit de la fisc. Acestea includ: numărul acestuia, data pregătirii și primirii. Dacă este necesar, trebuie să repovestiți pe scurt subiectul. De exemplu: „În raport cu furnizorul”.
- În ce perioadă de timp trebuie depuse documentele la o anumită divizie a Serviciului Fiscal Federal?
- Un motiv valid pentru care datele nu pot fi furnizate în intervalul de timp specificat. De exemplu, volumul uriaș de documentație. Uneori, toate documentele solicitate pot ajunge la mii de foi, iar compania angajează doar câțiva contabili, sau contabil șef a intrat în concediu medical (cu prevedere concediu medical). Pe scurt, motivul trebuie să fie convingător și clar declarat. Numai în acest caz crește șansa de a satisface cererea.
- Link către paragraful 5 al articolului 93.1 din Codul fiscal al Federației Ruse. Se vorbește despre posibilitatea de principiu a unei astfel de amânări din motive extraordinare.
- Cerere de amânare pe perioadă nedeterminată. Cu cât această perioadă este mai scurtă (în baza unui motiv întemeiat), cu atât autoritățile fiscale vor reacționa mai favorabil la mesaj.
- Când toate documentele solicitate au fost furnizate.
Scrisoarea se încheie cu semnăturile șefului organizației și ale contabilului șef. Prin acest document vă puteți demonstra disponibilitatea pentru o cooperare constructivă cu Serviciul Fiscal Federal.
Pentru a crește probabilitatea unei atitudini favorabile față de cerere din partea Serviciului Fiscal Federal, se recomandă furnizarea acelor documente care sunt încă posibile.
Expediere
Înainte de trimitere, scrisoarea este înregistrată în jurnalul de corespondență de ieșire. Pentru ca acesta să ajungă cu exactitate la destinatar, este recomandabil să trimiteți lucrarea prin scrisoare cu semn de chitanță sau să o predați unui angajat al Serviciului Fiscal Federal și să primiți o chitanță care să ateste că scrisoarea a fost într-adevăr acceptată.
În caz contrar, dacă scrisoarea nu ajunge la destinatar, organizația riscă să se găsească într-un dezavantaj grav.
Răspuns
Conform legilor în vigoare, inspectorul Serviciului Federal de Taxe căruia i se adresează scrisoarea este obligat să răspundă în termen de două zile lucrătoare. Dacă nu se primește niciun răspuns (dar există dovezi de primire), atunci acesta este un motiv pentru o reclamație din partea expeditorului.
În general, timpul este esențial punct important la conducere controale fiscale. Toate documentele trebuie furnizate în termen de cinci zile.
Dar merită luat în considerare că răspunsul nu va satisface neapărat expeditorul. Serviciul Fiscal Federal are dreptul de a refuza o amânare, deci există posibilitatea ca va trebui să respectați termenele prevăzute inițial.
Responsabilitate
În cazul în care termenul limită pentru depunerea documentației către Serviciul Fiscal Federal în timpul inspecțiilor este ratat, organizația trebuie să poarte responsabilitatea. Acesta este exprimat într-o amendă sub forma unei plăți bănești în valoare de 200 de ruble. pentru fiecare document solicitat. Acest lucru este clar menționat în articolul 120 din Codul fiscal.
Aplicații
Pentru a da specificitate mesajului, acesta poate fi însoțit de diverse documente, explicând motivele întârzierii. Acestea pot fi:
- Frunze de boală.
- Copii ale notificărilor.
- Extrase din regulamentul organizației. De exemplu, dacă documentele, potrivit lui, sunt stocate într-unul dintre diviziuni separate companiilor.
- Lasă comenzi.
- Extrase din masa de personal etc.
Anexele, desigur, trebuie să corespundă celor specificate în scrisoarea despre prelungirea termenului de furnizare a documentației din motive fiscale. Acesta este singurul mod de a pregăti corect acest document.
