Informatizarea este procesul de introducere a tehnologiei informatice în toate sferele activității umane, inclusiv activitățile legate de furnizarea pentru părțile interesate resurse informaționale. Scopul unei astfel de activități, în cele din urmă, pentru a facilita accesul la informații și a lucra cu acestea.

Revoluția computerului, cauzată de utilizarea pe scară largă a diverse domenii activitatea umană a calculatoarelor personale, vă permite să formați o bază tehnologică solidă pentru automatizarea serviciului de personal (departament).

Un ofițer de personal de astăzi trebuie să fie nu doar un muncitor calificat, ci și un utilizator competent în domeniul tehnologiilor informaționale și informatice moderne, capabil să înlocuiască tehnologia tradițională de lucru cu una automatizată bazată pe utilizarea computer personalși software aferent.

În prezent, folosind programe de calculator, este posibilă îndeplinirea următoarelor funcții:

1) întocmește un tabel de personal;

2) ține evidența paralelă a unităților de personal curente, planificate și arhivistice;

3) aranja primirea salariatilor;

4) menținerea cardurilor personale;

5) stocarea datelor cu caracter personal despre angajat (adresa de reședință și de înregistrare, studii, date pașapoarte, componența familiei, informații despre handicap etc.);

6) să țină evidența îndatoririlor militare ale angajaților (grad, pregătire militară, adecvare, înregistrare la oficiul militar de înregistrare și înrolare, evidență specială etc.);

7) introduceți datele contribuabilului (TIN);

8) înregistrează admiterea, transferul și concedierea angajaților (transfer grup, concediu și concediere a salariaților) cu generarea automată a comenzilor relevante;

9) planificați vacanțele angajaților și păstrați istoricul concediilor;

10) înregistrează informații despre pregătirea avansată a angajaților, certificări, specialități, responsabilități suplimentare etc.;

11) luați în considerare diverse tipuri vechime în muncă (generală, continuă, continuă la întreprindere etc.);

12) ține evidența certificatelor de incapacitate de muncă;

13) să înregistreze stimulente și penalități pentru angajați;

14) păstrează un jurnal de călătorie de afaceri și eliberează certificate de călătorie;

15) tine evidenta contractelor (contractelor) de munca ale salariatilor;

16) ține un jurnal al mișcării cărților de muncă și inserțiilor pentru acestea;

17) să creeze liste de angajați în conformitate cu anumite filtre (pe departament, categorie, profesie, funcție, vechime, studii, loc de reședință și înregistrare etc.);

18) generați o varietate de rapoarte personalizate (cu posibilitatea de a încărca automat în MS Excel);

19) generarea documentelor contabile primare:

a) Nr. T-1 „Ordin (Ordin) privind angajarea unui salariat”;

b) Nr. T-2 „Cartea personală de angajat”;

c) Nr. T-2GS „Cartea personală de funcționar public”;

d) Nr. T-3 „Tabloul de personal”;

e) Nr. T-4 „Cartea de înregistrare a lucrătorului științific, științific și pedagogic”;

f) Nr. T-5 „Ordin (Ordin) privind transferul unui salariat la alt loc de muncă”;

g) Nr. T-5a „Ordin (Ordin) privind trecerea lucrătorilor la alt loc de muncă”;

h) Nr. T-6 „Ordinul (Ordinul) privind acordarea concediului unui salariat”;

i) Nr. T-7 „Program de vacanță”;

j) Nr. T-8 „Ordinul (Instrucţiunea) privind încetarea Contractului (Contractului) de muncă cu salariatul”;

k) Nr. T-8a „Ordinul (Ordinul) privind încetarea Contractului (Contractului) de muncă cu salariații”;

l) Nr. T-9 „Ordin (Comandă) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”;

m) Nr. T-10 „Certificat de călătorie”;

o) Nr. T-10a „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”;

p) Nr. T-11 „Ordinul (Ordinul) privind stimulentele angajaților.

Și aceasta este doar jumătate din ceea ce se poate face folosind programe de calculator.

Și cât de ușor este să cauți orice date. De exemplu, este urgent să găsiți un loc de reședință pentru un angajat. Pur și simplu deschideți programul de care aveți nevoie, căutați un angajat după nume și gata – datele sunt în fața dvs. și nu durează mai mult de două minute.

Computerul a devenit fiabil și, nu mi-e frică de acest cuvânt, un asistent indispensabil muncitor de personal.

Sisteme automatizate evidența personalului , create de companiile de dezvoltare software, sunt în permanență îmbunătățite și îmbunătățite, facilitând foarte mult munca ofițerilor de personal.

Software lucrătorul personalului de astăzi trebuie să conțină o bază de date care este actualizată în mod constant informaţii de încredere, asigura eficienta cautarii informatiilor necesare, claritatea prezentarii informatiilor din baza de date. Instrumentele software ar trebui să includă și programe care să reglementeze activitățile organizaționale ale șefului serviciului de personal, să asigure luarea deciziilor în situații specifice, să implementeze comunicarea promptă, adică să asigure activitățile de afaceri, comunicarea și luarea deciziilor.

Unul dintre cele mai populare este programul 1C: Salarii și personal. Configurația standard a acestui program vă permite să automatizați aproape complet activitatea serviciului de personal la întreprinderi, instituții și organizații de orice formă de proprietate, inclusiv cele finanțate de la buget, cu pregătirea tuturor documentelor primare necesare.

Un alt sistem complet funcțional care vă permite să optimizați procesul de afaceri al serviciului HR este „Ofițer de personal BOSS”.

Acest program vă permite să planificați structura unui nou departament, să pregătiți rapoarte, să actualizați datele de referință ale personalului pe portalul corporativ și să rezolvați un conflict complex, respectând în același timp legile muncii.

„BOSS-Kadrovik” conține multe cărți de referință reglementare aprobate prin lege: OKPDTR, OKONKH, OKSO, OKSM, cărți de referință privind legislația fiscală, contabilitate personalizată și multe altele.

Sistemul automatizat „Lucrător de înregistrare militară (corp) al organizației „Gran-VUR” va ajuta la menținerea evidențelor militare ale cetățenilor în organizații.

Sistemul permite:

1) automatizarea soluționării problemelor muncii de contabilitate militară în organizație (contabilitate, control, căutare și analiză);

2) automatizarea schimbului de informații de raportare cu un organism contabil militar teritorial sau sectorial superior.

Sistemul este un singur utilizator, adică această versiune a sistemului este concepută pentru contabilitate și lucrul cu documente la un singur loc de muncă. Microsoft Jet este folosit ca instrument de stocare și gestionare a datelor (DBMS).

Functionalitatea sistemului:

1) contabilitatea cetățenilor care lucrează în organizație care se află în rezerve sau sunt supuși recrutării;

2) consemnarea faptelor de rezervare și retragere a angajaților organizației;

3) căutarea (selectarea, filtrarea) a angajaților organizației din lista generală după diverse criterii;

4) calcularea automată a indicatorilor și generarea unui raport privind numărul de cetățeni angajați și rezervați în organizație care se află în rezervă (formular nr. 6);

5) calcularea automată a indicatorilor și generarea cardului contabil al unei organizații (formular nr. 18);

6) Completarea și tipărirea cardurilor personale ale angajaților organizației conform formularelor Nr. T-2 (VUR) și Nr. T-2GS (VUR);

7) menținerea și tipărirea unui jurnal al legitimațiilor personale ale conscrișilor muncitori și ale cetățenilor în rezervă;

8) generarea automată a unei liste personale a cetățenilor alocați echipelor și a cardurilor de notificare la locul de muncă a lucrătorilor cu comandă mobilă;

9) generarea automată a listelor care conțin date de bază de înregistrare militară a angajaților organizației transmise spre verificare comisariatelor militare relevante;

10) automatizarea schimburilor de informații pe medii magnetice cu o autoritate militară superioară de înregistrare dotată cu sistemul Gran-Bronirovanie.

Sistem automatizat managementul personalului „Faraon” este un program de calculator care vă permite să urmăriți orice tranzacție cu personalul, automatizează munca de birou și oferă, de asemenea, instrumente convenabile pentru planificarea și analiza managementului personalului. Principalele caracteristici ale lui Faraon sunt claritatea și flexibilitatea.

Folosind sistemul Faraoh puteți:

1) organizați-vă munca în mod eficient;

2) dezvolta o viziune holistică a companiei tale;

3) rezolva cu promptitudine sarcinile atribuite;

4) utilizarea tehnologiilor informatice moderne;

5) obține cu ușurință orice informații despre personal;

6) desfășoară munca de birou în conformitate cu legea;

7) construirea unei structuri organizatorice.

Produs software „Suport de documentare pentru serviciile de personal” este o nouă generație de software OASIS pentru automatizarea muncii unui inspector de resurse umane. Acest program este construit pe principiile de referință sisteme informatice. Prezintă două cataloage de documente (pe tehnologie de serviciu HR și pe tip de documente) pentru a asigura o documentare corectă activitatea muncii angajații și evidența personalului. În program caracteristici implementate:

1) utilizarea modelelor de documente pentru pregătirea unui catalog de documente interne;

2) căutare convenabilă în baza de date a documentelor;

3) tipărirea documentelor;

4) „maeștri operațiuni de personal”, care asigură controlul asupra oricărei operațiuni de personal și desfășoară elemente de pregătire pentru un angajat al serviciului de personal.

Varietate de programe pentru servicii de personal pur și simplu uimitor. Adesea, pur și simplu se dublează unul pe celălalt, așa că trebuie să alegeți cu atenție programul care s-ar potrivi în mod ideal specificului activității dvs. Atunci când alegeți un program, nu strica să contactați specialiști în software care probabil există în organizația dvs.

Fiecare organizație, chiar și una mică, are personal. Pentru ca angajații să își calculeze salariile, aceștia trebuie să fie înscriși într-un program de specialitate - personal. Un program pentru departamentul de resurse umane precum 1C a devenit foarte popular. Desigur, această aplicație își descurcă perfect sarcinile, dar este plătită.

Organizațiile nou deschise uneori nu își permit să instaleze personal 1C. Prin urmare, este recomandat să luați în considerare și alte programe care sunt distribuite gratuit, dar și să își îndeplinească bine sarcinile.

Selectarea unui program cadru

Pe Internet puteți găsi mai mult de o duzină de programe care vor ușura munca unui ofițer de personal. Nu vă grăbiți să instalați prima aplicație pe care o întâlniți. Trebuie să faci o mică analiză și apoi să compari toate cele plătite și programe gratuite. Cel mai adesea, ofițerii de resurse umane folosesc următorul software:

Fiecare dintre programele prezentate mai sus este unic, dar toate sunt potrivite pentru activitatea serviciilor de personal. Vă rugăm să rețineți că unele programe sunt gratuite, în timp ce altele sunt plătite.

Programul 1C Personal este conceput pentru evidența personalului, precum și pentru calcule salariile. Aplicația funcționează cu finanțare bugetară și autonomă. Programul poate fi conceput pentru a organiza contabilitatea angajaților, înregistrarea spații de birouri, precum și pentru informații de referință despre personal.

Caracteristicile cheie includ:

• Salarizare;
• Crearea de personal;
• Evidența personalului;
• Impozitare;
• Raportare;
• Posibilitate de inregistrare a timpului lucrat;
• Lucrul cu fondurile de salarizare.

Programul ocupă o poziție de lider în popularitate. Singurul dezavantaj al aplicației este că este plătită.

Un program conceput pentru evidența personalului. Datorită aplicației, ofițerul de personal poate lua în considerare angajații întreprinderii, precum și poate genera toate comenzile necesare. Programul este plătit, poate fi achiziționat pentru 1.500 de ruble. Dacă nu doriți să plătiți bani, este recomandat să utilizați versiunea gratuită a produsului – Mini Frames. Cu siguranţă, versiune gratuită Este puțin redus, dar funcționalitatea sa va fi suficientă pentru munca de bază.

Principalele caracteristici ale programului:

• Crearea unui profil de angajat cu toate datele (nume complet, fotografie, studii etc.);
• Menținerea „calendarului” ofițerului de resurse umane (vizite, absenteism, concedii medicale);
• Intocmirea de rapoarte;
• Tipărirea documentelor necesare.

Programul are o interfață intuitivă, astfel încât chiar și un utilizator fără experiență se poate descurca cu munca. De menționat că aplicația are și o versiune de rețea.

Programul Personal ocupă o poziție de lider printre aplicațiile gratuite concepute pentru evidența personalului. Dacă doriți, puteți achiziționa o licență, al cărei cost nu depășește 1000 de ruble pe an. În acest caz, obțineți funcționalitate suplimentară.

Programul poate ține evidența datelor precum:

• Impozitare;
• Vacanțe;
• Concediu medical;
• Card de angajat;
• Călătorii de afaceri;
• Mișcări;
• Datorii.

Puteți lucra cu programul Salariu și personal nu numai prin intermediul unui computer, ci și prin Internet, adică un dispozitiv mobil poate fi utilizat în aceste scopuri.

Aceasta este o aplicație gratuită concepută pentru munca de personal. Spre deosebire de multe programe, „Angajații întreprinderii” vă permite să gestionați mai multe organizații simultan. Pentru a facilita lucrul cu aplicația, dezvoltatorii au oferit posibilitatea de a lucra din trei conturi: Administrator, User și Guest. În primul caz, puteți crea și edita înregistrări. În ceea ce privește contul „Utilizator”, acesta vă permite doar să completați baze de date și documente deja create. Oaspetele poate vizualiza doar documentația finalizată.

Principalele caracteristici ale programului includ:

• Abilitatea de a captura o cameră (pentru a obține o fotografie a unui angajat);
• Lucrul cu un scanner;
• Intocmirea contractelor de munca;
• Dezvoltarea de noi șabloane;
• Crearea comenzilor;
• Abilitatea de a calcula concediul și durata serviciului;
• Mentinerea fiselor de pontaj;
• Memento asupra necesității de a fi supus unui control medical;
• Încărcarea documentelor în Word și Excel;
• Trimiterea documentelor pentru tipărire.

Programul are acces la rețea, ceea ce înseamnă că mai mulți angajați pot lucra cu el simultan. Numărul de locuri de muncă din program nu este limitat.

Acesta este un program multifuncțional care ajută la îmbunătățirea activității departamentului de resurse umane. Trebuie remarcat imediat că aplicația este plătită, dar poate fi folosită în modul de testare timp de 55 de zile. Acest timp este suficient pentru a studia pe deplin funcționalitatea și a înțelege dacă aplicația este potrivită pentru a lucra în compania dvs.

Funcțiile principale ale „Kadry Plus”:

• Crearea cardurilor pentru fiecare angajat;
• Urmărirea timpului de lucru;
• Structurarea organizației;
• Clasificarea posturilor;
• Formarea foilor de pontaj;
• Crearea tuturor comenzilor necesare;
• Calculul vechimii angajatului;
• Urmărirea mișcării fiecărui angajat;
• Crearea de șabloane pentru orice documente;
• Export documentația în Excel;
• Calculul concediului.

Acest lista incompleta capabilitățile programului. Mai multe informații despre funcționalitate pot fi găsite pe site-ul oficial al dezvoltatorilor. Este de remarcat faptul că aplicația poate fi instalată chiar și pe computere slabe care rulează Windows XP.

Departamentul HR este un program multifuncțional care poate înlocui chiar și 1C. Ar trebui să țineți cont imediat de faptul că cererea este plătită. Dezvoltatorii oferă buget și organizatii guvernamentale 30% reducere.

Interfața programului este intuitivă, așa că nu ar trebui să existe dificultăți în lucru. Desigur, la început pot apărea unele neînțelegeri, deoarece „Departamentul HR” este echipat cu un număr mare de funcții. În timp, toate lucrările se vor face automat.

Principalele funcții ale aplicației:

• Crearea unui card detaliat de angajat;
• Import/Export de date din 1C;
• Crearea documentelor de personal;
• Intocmirea graficelor de personal;
• Calculul tuturor tipurilor de experiență;
• Conectarea oricărui tip de clasificator;
• Contabilitatea vacanțelor și călătoriilor de afaceri;
• Export de date pentru trimitere la Fondul de Pensii;
• Lucrul cu rapoarte standard;
• Statistica organizației (unități libere și ocupate).

De fapt, aceasta nu este întreaga listă a ceea ce poate face programul. Puteți lucra cu programul prin rețea. Dacă este necesar, vă puteți conecta angajat suplimentar, dar va trebui să plătiți pentru fiecare cont.

O aplicație profesională necesară pentru munca de resurse umane. Datorită programului Personal Business, administrarea resurselor umane este automatizată. Programul se adresează organizațiilor care nu au un serviciu independent de personal.

Gestionarea programului nu este dificilă, așa că orice angajat responsabil cu munca de resurse umane se poate ocupa de sarcina. Chiar și un ofițer de personal neinstruit va fi capabil să țină evidențe complete ale personalului. Versiunea „Personnel Business” este distribuită gratuit. Dacă este necesar, puteți face upgrade la versiunea „Pro”, dar pentru o taxă suplimentară.

Funcționalitatea programului:

• Mentinerea evidentei angajatilor;
• Urmărirea mișcărilor și a misiunilor;
• Masa de personal;
• Foaia de pontaj;
• Calculul experienței;
• Planificarea dezvoltării carierei angajaților;
• Lucrul cu documentele de reglementare;
• Imprimarea documentelor necesare;
• Crearea de statistici text și grafice;
• Backup de bază de date;
• Abilitatea de a menține documente de referință și de reglementare.

Datorită posibilității de a crea interogări, puteți extrage orice informație din baza de date. În acest caz, o procedură similară poate fi efectuată chiar de ofițerul de personal fără implicarea unui administrator de sistem.

Concluzie

Nu subestima programele gratuite. Ei fac față sarcinilor nu mai rele decât produsele plătite. Desigur, pot avea unele nuanțe, dar acest lucru nu afectează foarte mult munca. Dintre produsele plătite, se recomandă să acordați atenție atenție deosebită 1C Departamentul Personal și Personal. În ceea ce privește software-ul gratuit, Personal Business este o soluție excelentă. Trebuie să comparați produsele software și apoi să alegeți pe cel care se potrivește cel mai bine organizației dvs.

Revizuire video a programului

TEHNOLOGIA INFORMAȚIEI ÎN SERVICIUL HR

Funcția publică de stat nu face excepție la acest aspect. Utilizarea sistemelor automatizate în managementul personalului în agențiile guvernamentale face posibilă crearea unui mediu informațional unificat și unirea tuturor entităților de management, sporind eficiența muncii lor. Utilizarea sistemelor informatice moderne în activitățile de management al personalului creează o serie de avantaje față de abordarea tradițională a organizării muncii serviciilor de personal și utilizarea programelor locale de personal.

Dacă politica de personal într-o agenție guvernamentală este integrată cu managementul, politica financiara organizație, atunci un sistem automat de management al personalului nu ar trebui să existe separat, ci să facă parte dintr-un sistem informațional unificat, acel nucleu de personal, fără de care automatizarea completă a procesului de management al organizației este imposibilă, introducere managementul documentelor electronice, dezvoltarea comunicațiilor interne și externe.

ÎN conditii normale Informațiile despre personal sunt utilizate cel mai adesea de departamentul de personal, departamentul de muncă și salarii și departamentul de contabilitate. Sarcinile specifice sunt rezolvate aici contabilitate de gestiune: planificarea și controlul personalului, angajarea, transferul și concedierea personalului, contabilizarea vacanțelor și călătoriilor de afaceri; calculul salariilor etc. Fiecare dintre aceste sarcini reprezintă o secvență specifică de acțiuni (în esență, acestea sunt tehnologii de producție). De exemplu, înlocuirea post vacant poate fi prezentată ca o succesiune de acțiuni: crearea unui post vacant - căutarea candidaților - obținerea de date despre candidați (cv-uri, chestionare, interviuri etc.) - prelucrarea datelor - eliminarea candidaților nepotriviți - clarificarea informațiilor despre candidații reali - luarea unei decizii ( selectarea unui candidat) - angajarea/transferarea unui angajat pe un post vacant - înregistrarea contract de munca- ocuparea posturilor vacante masa de personal- calculul fondului de salarii - calculul salariilor pentru un specialist. În marile agenții guvernamentale, este aproape imposibil să gestionezi eficient un astfel de proces fără un sistem informațional.

În plus, cercul de oameni care, într-o măsură sau alta, au nevoie de informații de personal de înaltă calitate este mult mai larg. Aceștia sunt manageri la toate nivelurile, ofițeri de securitate etc. De aceea un modul de personal într-un sistem informațional, consistent ca structură și format de date cu alte subsisteme funcționale, pare de preferat unuia local. program de personal. Pe de o parte, sistemul informatic mărește semnificativ numărul de persoane care pot folosi informațiile din computerul lor, iar pe de altă parte, controlul și delimitarea drepturilor de acces garantează împotriva abuzului de autoritate și accesului neautorizat la informațiile personalului.

Trebuie menționat că contabilitatea personalului (sau, mai precis, fluxul documentelor de personal) este doar una dintre funcțiile personalului, care este suficient de formalizată prin documente unificate și, prin urmare, poate fi ușor automatizată. Cu un nivel adecvat de dezvoltare a sistemului informatic, pot fi rezolvate cu succes alte sarcini de gestionare a personalului funcționarilor publici: dezvoltarea politica de personalîn ceea ce privește definirea clară a structurii organizaționale și a responsabilităților funcționale ale angajaților, planificarea cerințelor de personal (inclusiv posturi individuale, specialități etc.), selecția și plasarea personalului în conformitate cu structura organizatorică, controlul organizării muncii (mișcări, modificări ale salariilor, concedii etc.), planificarea și controlul pregătirii angajaților etc.

Anumite domenii de activitate în managementul personalului funcționarilor publici sunt implementate cu succes prin intermediul sistemelor informaționale (tabel).

personal angajat în tehnologie automatizată

Principalele capabilități ale sistemului informatic în managementul personalului funcționarilor publici

Astfel, pe baza contabilității personale automatizate, este posibilă formularea unui contract de prestări servicii și a regulamentului de muncă pentru un funcționar public de stat.

Prin construirea corectă a unei structuri organizatorice, definirea funcțiilor, sistematizarea drepturilor, responsabilităților și reglementărilor care decurg în procesul de îndeplinire a acestor funcții, numirea responsabililor de lucru în domenii cheie și introducerea acestor informații în sistemul informatic, puteți avea ocazia de a forme stabilite documentele generează automat documente de bază, le faceți ajustări dacă este necesar și le tipăriți pentru aprobare ulterioară. Deoarece aria de activitate a fiecărui angajat în acest caz este determinată de gama de sarcini pe care le rezolvă și de responsabilitățile care îi sunt atribuite în cadrul acestor sarcini, în consecință, regulamentele de muncă și un contract de servicii nu sunt formate pe baza concepte generale despre responsabilitățile postului, și în conformitate cu domeniile de responsabilitate și ale sale responsabilități funcționale.

Un sistem automatizat vă va permite să stocați istoricul și să primiți rapoarte despre modificări, de exemplu, în distribuție responsabilități de serviciu. În cazul redistribuirii responsabilităților locului de muncă între angajați, procesul de elaborare a noilor reglementări ale locului de muncă și de modificare a contractelor de servicii durează un timp minim, deoarece aceasta va necesita doar introducerea informațiilor despre schimbarea responsabililor de redistribuire a responsabilităților funcționale. Sistemul va forma noi reglementări de muncă și, dacă este necesar, va aduce modificări la contractele de servicii.

Automatizarea procesului de recrutare îl face mult mai eficient. Pe lângă definiția de mai sus a funcțiilor, sistemul informațional poate sistematiza informațiile introduse despre competențe, cerințe de calificare necesare sau necesare pentru îndeplinirea unor funcții specifice. În acest caz, lucrul cu potențiali candidați pentru posturile vacante va fi mai vizat, deoarece devine posibilă verificarea conformității candidatului nu doar cu o anumită poziție, ci și cu cerințe profesionale și personale specifice pentru rezolvarea anumitor sarcini funcționale.

Dacă luăm în considerare procesul de certificare a funcționarilor publici în sensul tradițional, atunci aceasta este, de regulă, o întreprindere destul de complexă, care necesită o perioadă semnificativă de timp și este asociată cu anumite dificultăți organizatorice. Un sistem IT poate rezolva majoritatea problemelor care însoțesc certificarea și crește eficiența rezultatelor așteptate de la certificare. Certificarea poate fi efectuată folosind retea localași scenarii standard care permit unui angajat să fie evaluat de el însuși, de colegi, de un manager și de un expert extern.

In acest caz, intregul proces de certificare se va desfasura fara scoaterea angajatului de la locul de munca, cu costuri minime programul de lucru al lui și al conducerii. Certificarea folosind IT devine o activitate de rutină, planificată și eficientă. Informațiile obținute în timpul procesului de certificare și concluziile trase pe baza acestuia permit luarea unor decizii în cunoștință de cauză cu privire la formarea unei rezerve de personal, planuri individuale dezvoltare etc.

La fel, cu ajutorul unui sistem informatic se poate organiza un examen de calificare sub forma de testare pe calculator. Pe baza bazei de date de sarcini de testare introduse în sistemul informatic, programul va genera automat o variantă de o anumită complexitate pentru un anumit funcționar public, va procesa rezultatul testului atât din punct de vedere al rezultatului general, cât și din punct de vedere. a acelor sarcini care au cauzat dificultăţi şi subiecte relevante.

La desfășurarea concursurilor pentru ocuparea unui post vacant sau pentru includerea în rezerva de personal Sistemul va permite, pe baza evaluărilor comisiei și experților, să compare candidații între ei și cu indicatori standard și să construiască un clasament al candidaților.

Sistemele IT facilitează în mare măsură păstrarea evidențelor și respectarea termenelor limită pentru funcționarii publici pentru a urma cursuri avansate de formare și recalificare, stagii și alte forme de formare și permit implementarea țintită și sistematică a tehnologiei de formare.

Astfel, sistemele informatice moderne pot fi utilizate în majoritate zonele functionale activități în managementul personalului și fac posibilă reducerea intensității muncii și creșterea eficienței muncii personalului.

Capacitățile considerate ale sistemului IT oferă o idee generală a beneficiilor care pot fi obținute după implementarea lor. Experiență practică arată că orice proiect major de informatizare este asociat cu schimbări semnificative în structura de management a organizaţiei. La automatizarea muncii personalului, care, de regulă, necesită eforturi comune și coordonate ale mai multor departamente simultan: departamentul de personal, departamentul de organizare a muncii și salarii, departamentul de contabilitate, tehnologia de informațieși altele, pot apărea probleme legate de inconsecvența tehnologiilor de lucru, care necesită discuții preliminare și căutarea de soluții.

Odată cu rezolvarea problemei alegerii unui produs software pentru un sistem informațional, indicatorii nivel înalt pregătirea pentru implementare sunt următoarele criterii:

• 1) managerii de la toate nivelurile acceptă scopurile informatizării și sunt convinși de necesitatea acesteia, sistemul informațional este considerat ca o modalitate de rezolvare a multor probleme;
• 3) au fost alocate fonduri pentru implementarea sistemului informatic;
• 4) nivelul de alfabetizare informatică al utilizatorilor îndeplinește cerințele sistemului;
• 5) compartimentul sistem de control automatizat este capabil să stăpânească și să întrețină sistemul informațional;
• 6) baza de hardware și software IT se dezvoltă într-un ritm adecvat;
• 7) sistemul de interacțiune este pregătit pentru modificări asociate implementării sistemului informațional;
• 8) conducerea agenției guvernamentale este pregătită să transfere către serviciul de personal competențele și resursele necesare organizării lucrărilor de implementare a sistemului informațional.

Implementarea unui sistem informatic necesită combinarea activităților departamentelor interconectate și eliminarea inconsecvențelor în tehnologiile de lucru. Astfel, în condițiile muncii tradiționale neautomatizate sau automatizate local, responsabilitatea pentru corectitudinea calculelor salariale este atribuită persoanei care efectuează calculul, i.e. unui contabil care primește și poate verifica oricând documentele venite de la departamentul de resurse umane. Într-un sistem automatizat, un contabil lucrează cu datele necesare introduse în baza de date și efectuează doar ale lui responsabilități profesionale. Dacă departamentul de HR nu acționează responsabil, acest lucru va duce la erori în calculul salariilor.

Într-o altă versiune, apar contradicții din cauza parametrilor de timp diferiți pentru activitatea departamentului de resurse umane și a departamentului de contabilitate. Specificul activității departamentului de resurse umane este astfel încât datele din sistem despre recepție, transfer etc. sunt afișate aproape imediat când situația personalului se schimbă. Pentru calcularea salariilor este necesară o anumită întârziere: datele de salarizare pentru luna precedentă sunt generate, de regulă, la începutul lunii următoare, iar modificările nu pot fi luate în considerare online. Este evident că astfel de probleme trebuie rezolvate în primul rând prin metode organizaționale.

Una dintre variante automatizare complexă munca personalului poate fi implementarea unui sistem de informații corporative, inclusiv a unui subsistem cu numele de cod „Personal”, conceput pentru a înregistra și gestiona componența efectivă a personalului, menține tabelul de personal și asigură respectarea lor reciprocă, planifica programele de lucru și menține evidența timpului. , precum și pentru a efectua alte acțiuni , care acoperă întreaga gamă de operațiuni de personal.

Subsistemul „Personal” vă permite să procesați în mod eficient dosarele personale ale personalului principal, candidaților la angajare, angajaților disponibilizați, liber profesioniști etc. și este utilizat pentru automatizarea activității departamentelor de personal și a serviciilor conexe. Subsistemul „Personal” trebuie să fie integrat cu un alt subsistem - „Salariu”, care utilizează date din cardurile personale și foile de pontaj ale subsistemului „Personal”. Acest lucru permite procesarea eficientă a salariilor.

Principalele sarcini rezolvate cu ajutorul subsistemului „Personal” includ: menținerea tabelului de personal și a structurii organizatorice, contabilizarea personalului și menținerea fișelor de pontaj. Când lucrați cu tabelul de personal, modificările în structura organizatorică și în sistem sunt urmărite automat categorii de calificare, evacuări etc. Lucrul cu masa de personal se efectuează pentru fiecare divizie.

Contabilitatea personalului se realizează prin menținerea cardurilor personale ale angajaților, în care se introduc date de bază (informații biografice, educație, specialități disponibile, premii etc.), precum și informații acumulate în perioada funcției publice - modificări ale condițiilor de muncă, vacanțe, afaceri. excursii etc. etc.

Un sistem automat de contabilizare a pontajelor poate fi realizat atât „prin fapte”, cât și „prin abateri”. Orele de lucru sunt înregistrate pe baza evidențelor abaterilor de la programul de lucru al fiecărui angajat sau prin înregistrarea zilelor/orelor efectiv lucrate.

Subsistemul „Personal” face posibilă generarea de rapoarte de orice grad de complexitate, automatizare raportare statistică facilitează semnificativ activitățile serviciului de personal.

Astfel, implementarea unui sistem informatic vă permite să automatizați majoritatea funcțiilor serviciului de personal:

• - evidența personalului;
• - introducerea informațiilor despre un angajat la admitere, menținerea unui istoric al schimbărilor în condițiile de muncă (mișcări, numiri etc.), pregătire avansată, certificări, stimulente etc.;
• - mentinerea tabloului de personal, a istoricului modificarilor acestuia, mentinerea unei corespondenta fara ambiguitate intre compunerea efectiva si cele definite in tabloul de personal, calcularea posturilor vacante;
• - contabilizarea si inregistrarea tuturor tipurilor de vacante, urmarirea subutilizata zile de concediu, scop concedii suplimentare angajat;
• - mentinerea unui calendar tinand cont de weekend-uri/zile lucratoare,
• - mentinerea programelor de lucru cu setari arbitrare ale tipurilor de timp de lucru;
• - mentinerea pontajelor si a tabelelor de inregistrare militara;
• - elaborarea documentelor primare utilizate în gestionarea evidenţei serviciului de personal;
• - generarea, vizualizarea si tiparirea documentelor de iesire pentru evidenta personalului;
• - realizarea de rapoarte de orice grad de complexitate (Fig.).

Orez.

Trecerea la automatizarea proceselor de înregistrare a fluxului de personal face posibilă raționalizarea operațiunilor de muncă, reducerea costurilor de timp și eficientizarea activităților de contabilitate a personalului.

Astfel, analiza noastră a datelor privind costurile cu forța de muncă ale angajaților din HR privind operațiunile de bază de contabilitate a personalului la efectuarea manuală a muncii și utilizarea unui sistem informatic arată că automatizarea funcțiilor unui specialist HR a făcut posibilă reducerea drastică a costurilor de timp ale angajaților atunci când efectuând multe proceduri HR. Calculul automat al numărului de zile și al perioadei de vacanță durează 1-2 minute și când lucrate manual mai mult de 15 minute de persoană; căutarea oricărei informații despre un angajat în sistem nu durează mai mult de un minut atunci când lucrați manual, trebuie să găsiți un card personal, un fișier personal; cartea de muncași comparați informațiile disponibile, care durează până la 20 de minute per angajat.

În plus, s-au extins posibilitățile de obținere a informațiilor despre angajați. Sistemul automatizat vă permite să primiți, la cerere, o varietate de rapoarte statistice și de altă natură (de exemplu, despre angajații cu studii superioare, despre angajații care lucrează mai mult de trei ani, despre personalul militar etc.) în câteva minute. Pregătirea manuală a unor astfel de date durează de obicei de la câteva zile la 2-3 săptămâni.

În cazul utilizării unui sistem informatic, se constată o reducere a angajaților implicați în menținerea evidenței personalului, iar timpul pentru verificarea pontajelor departamentului este redus; se reduce numărul de erori în calculele foilor de pontaj asociate cu informații incomplete sau inexacte despre abaterile de la program pentru angajații individuali.

Astfel, utilizarea unui sistem informatic în munca personalului conduce la optimizarea activităților legate de implementarea operațiunilor și procedurilor de personal:

• - timpul pentru o singură procedură este redus semnificativ datorită automatizării operațiunilor individuale;
• - se reduce numărul participanților în lanțul tehnologic de prelucrare a documentelor de personal;
• - numărul de erori este minimizat prin concentrarea procedurii în mâinile unui singur executant;
• - se realizează fiabilitatea și siguranța informațiilor personalului, integralitatea și eficiența primirii acestora;
• - se reduce pierderea de timp pentru angajatii care initiaza actiuni de personal si, astfel, se realizeaza dublu efect al informatizarii - imbunatatirea sistemului de munca in ansamblu.

O condiție pentru implementarea cu succes a unui sistem IT este pregătirea corespunzătoare a întregului sistem de management al personalului unei agenții guvernamentale și în special al serviciului de personal. Trebuie menționat că atât succesele, cât și problemele de informatizare a tehnologiilor de personal se datorează întotdeauna muncii pregătitoare. Etapa pregătitoare ar trebui să aibă o importanță independentă și să dureze mult timp, astfel încât aproape toate procedurile de personal să fie pregătite pentru automatizare, iar lucrătorii care le efectuează să aibă încredere în tehnologia informatică. Organizarea serviciului de personal, crearea structurii și reglementărilor sale clare, selecția și pregătirea specialiștilor pot asigura compatibilitatea de ansamblu a structurii organizaționale și a angajaților cu principalele obiective și valori etice ale proiectului de implementare IT. Este necesar ca motivația specialiștilor HR de a folosi IT-ul să fie destul de mare, și ca toți angajații să aibă bune abilități de lucru cu programe de calculator.

Dacă aceste condiții sunt implementate, utilizarea sistemelor informaționale în implementarea tehnologiilor de personal va contribui la îmbunătățirea eficienței muncii personalului în general.

„Ofițer de personal. Managementul înregistrărilor HR„, 2011, N 9

Autorii articolului iau în considerare utilizarea tehnologiei informației pentru a îmbunătăți eficiența serviciilor de resurse umane ale organizațiilor. Se propune o clasificare a produselor de automatizare a serviciilor de resurse umane. Sunt analizate problemele asociate informatizării serviciilor de personal ale organizațiilor și sunt prezentate modalități de rezolvare a acestora.

În zilele noastre, utilizarea tehnologiei informației (IT) în managementul producției este o conditie necesara funcționarea cu succes a oricărei organizații. Acest lucru este valabil și pentru activitatea serviciilor de personal. Una dintre caracteristicile informatizării personalului este eficientizarea și formalizarea deciziilor luate de serviciu, care vor fi supuse automatizării.

Clasificând produsele software de automatizare a resurselor umane, acestea pot fi împărțite în patru grupe:

• sisteme informatice si de referinta;
• programe care automatizează anumite domenii de funcționare a serviciului de personal;
• MRU integrat specializat ( Resurse umane sisteme de management - managementul resurselor umane);
• Module HRM incluse produs complex pentru automatizarea întreprinderii.

Produse software pentru serviciile de personal

Să aruncăm o privire mai atentă la aceste produse software utilizate de serviciile de resurse umane.

Sisteme informatice si de referinta nu sunt sisteme HRM specializate, dar sunt foarte des folosite de departamentele de resurse umane. Acestea sunt în principal sisteme de referință juridice. Cele mai faimoase dintre ele din Rusia sunt „Garant” și „ConsultantPlus”.

Programe care automatizează anumite domenii de funcționare a serviciului de personal, vă permit să automatizați contabilitatea angajaților, să înregistrați mișcările oficiale, să primiți informații statistice despre personal etc. Ele nu sunt un sistem HRM cu drepturi depline și pot fi folosite pentru a rezolva probleme individuale probleme de personalîn organizaţiile mici.

Sisteme HRM integrate specializate sunt produse software cu drepturi depline și automatizează toate domeniile serviciului de resurse umane. Exemple de astfel de sisteme sunt produse software precum „BOSS-Kadrovik”, „Galaktika ERP: Personal Management Circuit” și altele.

Modulele HRM ca parte a sistemelor corporative de management al întreprinderii au mari oportunitățiși nu sunt în niciun fel inferioare și, în unele privințe, chiar superioare sistemelor specializate HRM. În același timp, dezavantajele inerente ale acestor sisteme rămân: o perioadă lungă de implementare a sistemului, care poate dura câțiva ani; costul ridicat de proprietate a sistemului (costul de achiziție, implementare, operare și suport tehnic), dependența serviciului de personal de implementarea sistemului în alte compartimente etc.

În fiecare caz specific, organizația trebuie să studieze în detaliu capacitățile sistemelor în cauză. Cel mai rațional este să folosiți așa-numita hartă a funcționalității soluției, pe baza căreia consumatorul poate compara rapid toate sistemele prezentate în funcție de capacitățile lor și poate alege cel optim pentru el însuși.

O hartă aproximativă a funcționalității soluțiilor pentru diferite produse software de HR este prezentată în tabel. 1. Din fiecare grupă a clasificării prezentate mai sus, am luat câte un software de personal și l-am examinat după diverse criterii: scop, specializare, platformă, DBMS, achiziție, popularitate. Pe baza acestor criterii, putem vedea dacă acest software este potrivit pentru noi sau nu. De exemplu, sisteme precum „BOSS-Kadrovik” și Oracle sunt potrivite pentru foarte companii mari. Aceste sisteme sunt destul de costisitoare atât pentru achiziționare, cât și pentru implementarea și întreținerea lor ulterioară. Pentru firme mici Software-ul de resurse umane mai simplu și mai ieftin va funcționa. De la masă 1 arată, de asemenea, pe ce platforme și SGBD rulează software-ul HR. Acest lucru va ajuta la evitarea confuziei inutile în timpul implementării ulterioare și va evita costul pregătirii unui angajat HR pentru a lucra cu o altă platformă. Unele companii de vânzări de software oferă posibilitatea de a închiria software de resurse umane. Pentru companiile mici și în curs de dezvoltare, aceasta este o bună oportunitate de a economisi bani numerar. Popularitatea software-ului de resurse umane este, de asemenea, importantă. Cu cât un produs software este mai popular în rândul specialiștilor HR, cu atât mai multe informații pot fi găsite despre lucrul cu acesta.

Tabelul 1

O hartă aproximativă a funcționalității soluțiilor pentru diverse categorii de software pentru a sprijini activitatea serviciilor de personal

Nu există nicio îndoială că software-ul de resurse umane simplifică munca departamentelor de resurse umane ale organizațiilor și îi crește eficiența. Dar, în același timp, trebuie să abordați serios achiziția și implementarea unui astfel de software, după ce ați calculat în avans toate avantajele și dezavantajele utilizării unui astfel de software.

Probleme de informatizare a serviciilor de personal

Să analizăm problemele asociate cu informatizarea serviciilor de personal ale organizațiilor. Prima problemă, în opinia noastră, este lipsa de cunoaștere a ultimelor evoluții informatice atât în ​​rândul managerilor de resurse umane, cât și al angajaților obișnuiți. În multe organizații, computerul este folosit pentru a efectua operațiuni de rutină de contabilitate și decontare, sau ca „mașină de scris”, folosind un procesor de text pentru a procesa documente. Această problemă din cauza lipsei studii superioare un număr de angajați și mulți dintre ei se apropie de vârsta de pensionare sau de pensionare. Toate acestea conduc la faptul că serviciul HR nu este capabil să selecteze în astfel de cazuri un produs software care să satisfacă sarcinile de management al personalului. Prin urmare, credem că angajații HR ar trebui, împreună cu cunoștințe profesionale au abilitățile de a lucra în domeniul IT cu software-ul necesar muncii lor.

A doua problemă este reticența angajaților HR de a schimba radical natura muncii lor și de a coopera cu dezvoltatorii produse software pentru a o automatiza. Orice software este lansat în versiunea cutieși nu poate lua în considerare toate specificul acestei lucrări într-o anumită organizație. Utilizarea unui astfel de produs pentru automatizarea activității serviciului de personal necesită, de regulă, îmbunătățiri și modificări ale sistemului existent de management al personalului, care nu pot fi realizate fără ajutorul angajaților serviciului. Pentru a îmbunătăți situația în această chestiune, este necesar să se încurajeze lucrătorii din HR să colaboreze cu dezvoltatorii de software de automatizare HR.

Creșterea eficienței serviciilor de resurse umane ale organizațiilor prin utilizarea produselor software pentru automatizarea activităților le va permite acestora, în opinia noastră, să primească avantaje organizaționale, economice și sociale, precum:

• creșterea eficienței managementului și eficienței în luarea deciziilor;
• menținerea unui istoric de muncă individual complet al angajaților organizației;
• capacitatea de a planifica și activități analitice în lucrul cu personalul;
• pregătirea unei rezerve de conducere și promovarea celor mai promițători angajați;
• introducerea de funcții suplimentare fără creșterea numărului de personal din departamentul HR;
• creșterea nivelului de securitate al angajaților organizației, menținerea personalului;
• utilizare optimă calitati profesionale angajati;
• reducerea numărului de erori în munca angajaților serviciului;
• controlul operațional al executării deciziilor de conducere;
• creșterea productivității muncii;
• optimizarea costurilor de personal;
• întocmirea promptă a rapoartelor pentru agentii guvernamentaleîn conformitate cu legislația rusă.

Bibliografie

1. Compania "BOSS. Sisteme de personal" [Resursa electronica]. Adresa URL: www.bosshr.ru.
2. ORACLE [Resursă electronică]. URL: www.oracle.com.
3. Sistemul juridic de referință „ConsultantPlus” [Resursa electronică]. URL: www.consultant.ru.
4. Sistem de management al învățării [Resursa electronică]. Adresa URL: www.shareknowledge.ru.
5. Selectarea personalului. Site-ul web al comunității managerilor de recrutare [Resursă electronică]. URL: www.podborkadrov.ru.

V. Makovetsky

Departamentul de Management

și consultanță rurală

RGAU-MSHA

ei. K.A. Timiryazeva

I.Obyedkov

Asistent

Departamentul de Management

și consultanță rurală

RGAU-MSHA

ei. K.A. Timiryazeva