Controla documentatia proiectului- un proces care are loc în toate organizații de proiectare. Termenul „flux de documente tehnice” este adesea folosit și pentru a-l descrie. Are multe în comun cu fluxul obișnuit de documente „administrative”: documentele urmează un anumit traseu în timpul dezvoltării, verificării și aprobării.
Sistem de management al documentației de proiect
Instrumentele oferite de Biroul ESG pentru rezolvarea problemelor de management al documentației de proiect iau în considerare caracteristicile procesului de management al documentației de proiect și au o serie de detalii distinctive. La construirea unui sistem de management al documentației de proiect, trebuie luate în considerare următoarele:
- În organizațiile de proiectare, ceea ce este deseori de interes este „mișcarea” nu a unui singur desen, ci a unui volum/set cu tot textul, documentele de calcul și desenele;
- La gestionarea documentației de proiect în timpul procesului de modificări, cu excepția noua versiune desen specific, este de interes versiunea structurii (compoziției) întregului set principal. În același timp, este adesea necesar în organizațiile de proiectare să stoceze nu numai versiuni ale tuturor documentelor, ci și versiuni ale compoziției principalelor seturi: inițială, existente la momentul fiecărei modificări, curente;
- Managementul documentației de proiect este strâns legat de automatizarea deplasării sarcinilor de proiect între departamentele aferente, cu alte cuvinte, procesul de „schimb de sarcini”. În același timp, împreună cu sarcinile de proiectare, datele inițiale, soluțiile intermediare ale sarcinilor și seturile „mută”. Procesul de emitere și schimb de sarcini de proiect este unul dintre cele mai dificil de automatizat;
- Adesea, nu există o linie clară între fluxul de documente (DocFlow) și fluxul de lucru și sarcini (WorkFlow). De exemplu, în unele organizații, o sarcină de proiect este considerată ca o lucrare la care sunt atașate anumite date inițiale - documente. Rezultatul unei astfel de lucrări sunt soluții și documente intermediare de proiectare. În unele organizații de proiectare, o sarcină de proiectare este „nu numai muncă”, ci și un document întocmit în conformitate cu cerințele standardului organizației. Mișcarea unui astfel de document ar trebui să fie asigurată de sistemul de management al documentației de proiect;
- Experiența noastră arată că, pentru a tipifica și unifica procesele de proiectare, este întotdeauna recomandabil să se lucreze la standardizarea fluxului de documente și sarcini de proiectare. În prezența unei astfel de standardizări, pregătirea documentelor adecvate pentru sistemul de management al calității al organizației de proiectare și implementarea unui sistem de management al documentației de proiectare, gradul de automatizare a proceselor și, în consecință, productivitatea acestora crește brusc;
- Datorită faptului că instrumentele de dezvoltare a documentației - CAD, pachete de calcul, editori de text - constituie un singur mediu, sistemul de management al documentației de proiectare trebuie să aibă mijloace de interfață de interacțiune cu acestea. Cu toate acestea, astfel de instrumente, de regulă, nu au scopul de a obține date de inginerie din conținut pentru prelucrarea ulterioară, care este una dintre funcțiile . Interacțiunea interfeței în sistemul de management al documentației de proiect realizează în principal funcții de serviciu auxiliare care permit un grad mai mare de automatizare. Un exemplu este citirea automată a valorilor câmpurilor ștampilei de colț dintr-un desen AutoCAD și înregistrarea ulterioară a acestora în câmpurile unui card electronic de desen.
Platformă pentru construirea unui sistem de management al documentației de proiect
ESG Bureau oferă construirea unui sistem de management al documentației de proiect pe platforma software
Compania noastră are o vastă experiență în dezvoltarea sistemelor de management al documentației de proiect și a sistemelor electronice de arhivă tehnică. Exemple de implementări pe scară largă includ furnizarea software, dezvoltarea, implementarea și suportul necesar al sistemului de management al documentației de proiect la OJSC Giprospetsgaz, CJSC Institutul Central de Cercetare al SM, OJSC Red October și alte organizații de proiectare și întreprinderi industriale.
Servicii ESG Bureau pentru construirea unui sistem de management al documentației de proiect
Compania ESG Bureau oferă o gamă completă de servicii în acest domeniu: consultanță, sondaje, elaborarea specificațiilor tehnice, implementarea sistemului, instruirea utilizatorilor, elaborarea documentației operaționale și participarea la standardizare. procese automatizate managementul documentației de proiect, suport și dezvoltarea soluțiilor implementate. În activitățile lor, specialiștii noștri cu înaltă calificare folosesc mulți ani de experiență a companiei, standardele (în special GOST 34.xx) și cele mai moderne instrumente și metode pentru efectuarea analizei de afaceri la stabilirea unei sarcini, instrumente avansate de programare la dezvoltarea subsistemelor, metode dovedite. de instruire, implementare și întreținere a documentelor de proiect ale sistemelor de management.
Sistem Appius-PLM – gestionarea documentației de proiectare și deviz. O abordare integrată a gestionării proiectelor și a documentației tehnice bazate pe tehnologii PLM.
Sistemul „Appius-PLM Management of Design and Estimate Documentation” este o configurație originală dezvoltată pe platforma 1C:Enterprise 8.3 în modul thin client.
Sistemul este conceput pentru a automatiza procesul de gestionare a datelor de proiectare asociat cu dezvoltarea, aprobarea, stocarea și preluarea documentatia tehnicaîn institute de proiectare, cu clienții și antreprenorii de construcții.
Ce probleme rezolvă Appius-PLM?
Partea centrală a sistemului este fereastra Explorer. Această fereastră se concentrează pe gestionarea structurii proiectului (obiecte de construcție), seturi de documente și modificările acestora, fișiere, proprietăți, drepturi de acces etc.
Sistemul are o căutare personalizabilă cu mai multe criterii pentru documentație și proiecte de construcție folosind un șablon. Puteți găsi ușor și rapid orice document, puteți obține informații despre versiunea sa actuală, cui a fost transferat documentul etc.
Sistemul oferă integrare bidirecțională cu AutoCAD - căutarea, deschiderea, salvarea desenelor, generarea specificațiilor locale în desen și importarea lor ulterioară în sistem pentru generare și comunicare cu estimări.
Pentru comoditatea procedurilor contabile și pentru a efectua modificări ale documentației, în sistem a fost creat un document „Permisiunea de a face modificări”, care vă permite să indicați conținutul modificărilor pentru foi, numerele și motivele acestora. Implementat formă tipărită document conform GOST 21.101-97 în MS Word.
Sistemul vă permite să automatizați procesul de afaceri de revizuire și aprobare a documentației. Documentația pentru revizuire este trimisă în conformitate cu rolul de participare la proces: „Curator”, „Revizor”, „Manager”. O listă de persoane care aprobă și informate, un curator și un manager pot fi specificate automat pe baza șablonului de aprobare.
Sistemul are o interfață specializată „Managementul proiectelor”, care vă permite să dezvoltați programe de lucru bazate pe compoziția proiectului, să distribuiți resursele pe etape, să monitorizați starea procesului de implementare și să analizați domeniul de activitate.
Proiectul este vizualizat atât în modul structura proiectului, cât și sub forma unei diagrame Gantt.
În fereastra de gestionare a structurii, este posibil să se creeze un set de specificații pentru materiale și echipamente, declarații de cantități, pe baza datelor ale căror documente de deviz vor fi generate.
Crearea unei baze de date unificate de documentație și păstrarea acesteia la zi vă permite să găsiți seturi de documente în orice moment, să obțineți cea mai recentă versiune a fișierelor și, de asemenea, să aflați istoricul mișcării documentației, în ce stare și în ce stadiu de dezvoltare /aprobare este.
Management de proiect
Control și schimb eficient de informații:
- Intocmirea programului de lucru.
- Diagrama Gantt.
- Monitorizarea finalizării sarcinii.
- Gestionarea încărcării interpreților.
Managementul sarcinilor
Schimb rapid și eficient de informații:
- Automatizarea proceselor de deplasare a documentelor.
- Cooperare.
- Responsabilitatea colectivă.
- Optimizarea interactiunii intre toti participantii la proiect.
Beneficiile APPIUS-PLM
- Managementul structurii proiectului – clasificare pe obiecte de construcție.
- Managementul procesului de pregătire a documentației (program de lucru, monitorizare finalizare a sarcinii, aprobare).
- Respectarea cerințelor GOST 21.1101-2013.
- Integrare bidirecțională cu Autodesk AutoCAD - căutați, deschideți, salvați desene, sincronizați proprietățile desenului și parametrii documentului Appius-PLM etc.
- Gestionarea documentației de proiectare, lucru și deviz (PD, RD, SD).
- Managementul documentatiei normative si tehnologice (NTD).
- Gestionarea documentației de proiectare de lucru (WDC).
- Gestionarea autorizațiilor și a documentației executive.
- Căutare multicriterială pentru proiecte/documente după atributele lor, construcția de mostre publice și personale.
- Gestionarea stărilor/stărilor documentelor.
- O relație asociativă (dependență) între documentele plasate în sistem.
- Formarea mai multor clasificatoare de proiecte/obiecte/documente.
- Generarea automată a desemnării proiectului/obiectului/documentului cu verificarea unicității acestora.
- Gestionarea diferitelor versiuni de documente, acordarea permisiunii de a face modificări.
- Înregistrarea circulației documentației cu formarea documentelor însoțitoare.
- Automatizarea arhivelor de hârtie (indicarea locațiilor de stocare, coduri de bare, emitere către utilizatori etc.).
- Formarea de declarații de cantități de lucru, specificații de materiale și echipamente pentru secțiuni individuale și pentru întregul proiect.
- Lucrul cu o listă restrictivă de echipamente, materiale, produse standard și alte produse etc.
- Încărcarea fișierelor după proiect/obiect/document.
- Diferențierea pe rol și pe obiect a drepturilor de acces la elementele sistemului, utilizarea semnăturilor digitale.
- Menținerea unui jurnal al acțiunilor utilizatorului.
- Acces de la distanță prin client web.
Lucrările de proiectare se desfășoară în următoarea secvență:
1) selectarea proiectanților și încheierea contractelor pe baza rezultatelor concursului;
2) planificarea proiectării și devizului lucrărilor și serviciilor;
3) proiectarea efectivă și aprobarea documentației de proiectare și deviz.
Responsabilitățile funcționale ale firmelor de proiectare pot fi împărțite în două părți.
A. Tipic, care includ:
Proiectare schematică;
Design detaliat;
B. Suplimentare, inclusiv:
Pregatirea pentru licitatii si asistenta in desfasurarea acestora;
Analiza designului;
Elaborarea justificărilor de investiții și a documentației de proiect;
Participarea la managementul proiectelor;
Pregatirea finantarii.
Sunt posibile următoarele scheme organizatorice pentru elaborarea documentației de proiect:
Tradițional, cu atribuirea unui institut inclus în exploatație la funcțiile de proiectant general și un sistem de subproiectanți (Fig. 5.3);
Managementul proiectării de către o firmă specială de inginerie de management, fie creată pe baza unui institut de proiectare, fie independentă (Fig. 5.4);
O schemă combinată care presupune organizarea procesului de proiectare pe baza unui institut general de proiectare, care, după ce a finalizat lucrările de preproiectare și proiectare în faza de pre-investiție, transferă lucrările de proiectare ulterioare (faza de investiție) către firme de inginerie specializate (Fig. 5,5);
Un sistem integrat orizontal bazat pe structuri proiect-matrice pentru gestionarea tuturor elementelor procesului investițional (proiect) (Fig. 5.6). Este clar că ultima schemă este cea mai dificil de implementat din cauza dificultății de aliniere „orizontală” a multor organizații și divizii implicate în implementarea proiectelor exploatației;
Organigrama bazat pe crearea unui serviciu unic pentru clienți pentru lucrările de proiectare (Fig. 5.7).
Utilizarea ultimelor trei scheme este cea mai justificată pentru proiectele complexe implementate în companii mari. În același timp, trebuie subliniat că domeniile raționale de aplicare a fiecăreia dintre schemele enumerate sunt supuse studiului în fiecare caz specific. În toate cazurile, este implicată o selecție competitivă a participanților pentru fiecare fază a lucrărilor de proiectare/inginerie.
Orez. 5.3. Schema tradițională de elaborare a documentației de proiect
Orez. 5.4. Management de proiectare de către o companie specială de inginerie de management
Orez. 5.5. Schemă combinată pentru elaborarea documentației de proiectare
Orez. 5.6. Organigramă integrată orizontal pentru lucrări de proiectare/inginerie
Orez. 5.7. Organigrama lucrărilor de proiectare/inginerie bazată pe crearea unui serviciu unic pentru clienți pentru lucrările de proiectare
Lucrările de proiectare se desfășoară în următoarea secvență:
· selectarea proiectanților și încheierea contractelor pe baza rezultatelor concursului;
· planificarea proiectării și devizului lucrărilor și serviciilor;
· proiectarea efectivă și aprobarea documentației de proiectare și deviz.
Formele organizatorice ale firmelor de design sunt foarte diverse și pot fi reduse la următoarele tipuri:
· firme de proiectare și construcții care desfășoară întreaga gamă de lucrări privind proiectarea, achiziția, construcția și punerea în funcțiune a instalațiilor;
· institute de proiectare care efectuează întreaga gamă de lucrări de proiectare a obiectelor, inclusiv toate tipurile de sarcini de inginerie și arhitectură și, adesea, sarcini de planificare a zonelor de dezvoltare. De obicei, astfel de institute sunt specializate în funcție de industrie;
· institute de proiectare specializate pe o bază tehnologică (funcțională). Astfel de institute se pot specializa, de exemplu, în proiectarea de fundații, structuri metalice sau din beton armat, tipuri speciale echipamente etc.;
· centre de calcul (firme) specializate în întocmirea documentaţiei de proiect pe suport informatic - deviz, desene, grafice;
· firme de consultanță (consultanță) care oferă o gamă foarte largă de servicii, -- justificare economică, calcule costuri proiecte, prezentare de informatii, consultatii pe probleme speciale. Astfel de companii pot fi împărțite în 3 tipuri:
1) specializarea în faza inițială (pre-investiție) a proiectului;
2) furnizarea de servicii cu mai multe fațete clienților care au nevoie de asistență în probleme complexe de inginerie specială;
3) dezvoltarea organizării și tehnologiei producției de construcții.
Acest tip structural de firme de proiectare, care este foarte comun în Occident, nu a găsit încă o distribuție largă în Rusia (cu excepția celui de-al 3-lea tip - sub forma așa-numitelor companii de birouri și construcții tehnice).
Pe lângă cele de mai sus, clientul trebuie să ajungă adesea la un acord cu licențiatorul - legal sau un individ, având dreptul exclusiv de utilizare industrială a tehnologiei (proces, design, material) care se preconizează a fi utilizată în proiect.
Există trei abordări ale selectării firmelor de design de către client:
1) furnizarea de servicii profesionale după cum este necesar. În acest caz, clientul recurge la serviciile unei firme de proiectare în baza unui acord special fără concurență;
2) negocieri închise. Dacă firma de proiectare efectuează deja lucrări pentru client, atunci în acest caz el îi cere să pregătească propuneri pentru un nou proiect (sau subproiect), efectuează o examinare a acestor propuneri și încheie acord suplimentar la contract - tot fara concurenta;
3) organizarea unui concurs. In acest caz sunt posibile urmatoarele tipuri de intelegeri comerciale intre client si antreprenor: plata conform costuri reale; plata cu o limita superioara de pret; pret fix.
Responsabilitățile funcționale ale firmelor de proiectare pot fi împărțite în două părți:
1) Tipic, care includ:
· proiectare preliminară;
· design detaliat;
2) Suplimentare, inclusiv:
· pregătirea pentru licitații și asistență în desfășurarea acestora;
· analiza designului;
· elaborarea justificărilor de investiții și a studiilor de fezabilitate;
· participarea la managementul proiectelor;
· pregătirea finanţării.
Funcțiile grupului 2 sunt încă atipice pentru practica rusă, însă, tocmai în ele se vede perspectiva întăririi situatia financiarași dezvoltarea institutelor de proiectare existente.
Următoarea etapă în organizarea lucrărilor de proiectare și sondaj este planificarea acestora. Acest plan, ca și alte tipuri de planuri, este un document dinamic care necesită numeroase revizuiri și clarificări în timp. ciclu de viață proiect. Planul trebuie să conțină:
· descriere generală munca de efectuat, cu indicarea obligatorie a procedurii de interacțiune cu alți participanți la proiect. Această descriere este întocmită sub forma unui grafic;
· procedura și frecvența de monitorizare a progresului lucrărilor de proiectare și sondaj;
· cerințe pentru planurile companiilor subcontractante care lucrează la documentația de proiectare și deviz.
Organizațiile de proiectare și arhitectură și construcții se deplasează în prezent în mod activ către dezvoltarea documentației de proiect în formă electronică. Desigur, acest proces trebuie coordonat, iar documentația astfel obținută trebuie stocată și prelucrată.
Sistemul PartY PLUS vă permite să automatizați aproape toate sarcinile legate de gestionarea documentelor în organizațiile de proiectare și arhitectură și construcții. PartY PLUS respectă cerințele standardelor interne (SPDS, ESKD etc.) și în același timp se concentrează pe suport standarde internaționale
(ISO 9000, STEP).
Intrarea primară și organizarea stocării documentelor în arhivă
PartY PLUS vă permite să importați rapid desene electronice existente și alte dezvoltări în sistemul de arhivă electronică al întreprinderii. În același timp, este posibilă menținerea simultană a unui dulap electronic de documente pe hârtie. Setul de livrare PartY PLUS include un exemplu de setări pentru sistemul de contabilitate a documentelor în conformitate cu cerințele SPDS. Documentația este stocată pentru proiecte într-o formă structurată (Fig. 1). Pentru fiecare electronic sau document pe hârtie
se creează un card de cont care conține setul necesar de informații despre atribute, care poate fi folosit pentru a căuta și clasifica ulterior documentele. Această setare poate fi ușor modificată fără programare, în funcție de nevoile unui anumit client.
Sistemul de stocare a documentelor poate fi fie centralizat, fie distribuit geografic, fără restricții privind volumele de stocare sau numărul de utilizatori.
Gestionarea documentației de proiect în diferite stadii de dezvoltare
PartY PLUS vă permite nu numai să stocați documentația deja dezvoltată, ci și să gestionați procesul de dezvoltare a acesteia. În acest caz, documentația poate fi structurată direct în etapa creării ei.
Pe lângă caracteristicile pur de proiectare (nume, cod, număr conform planului general), formularul utilizează date care permit expedierea procesului de implementare munca de proiectare, datele de început planificate și efective pentru elaborarea documentației, precum și datele planificate și efective pentru finalizarea documentației.
