Sub formă de documente pe hârtie și electronice. Câteva probleme legate de utilizarea fluxului mixt de documente electronice și hârtie

Sub conceptul " document pe hârtie„Ne referim la informații înregistrate pe hârtie și care au anumite detalii, cum ar fi, de exemplu, o dată, o semnătură. O caracteristică specială a unui document pe hârtie este conectarea acestuia la un mediu tangibil. Dacă suportul media este distrus, documentul în sine este pierdut. Document electronic nelegat de transportator. Originalul și copia unui document electronic nu se pot distinge - pot exista pe mai multe suporturi și pot fi unul și același document. Pentru a asigura forța juridică a unui astfel de document, ar trebui luate măsuri speciale și ar trebui adoptate anumite reguli care definesc toate detaliile fluxului de astfel de documente. Regulile trebuie să fie aceleași pentru toată lumea și, prin urmare, reflectate în documente care au forță juridică de lege.

Pentru a rezolva această problemă, puteți utiliza criptografia.

Semnătură electronică digitală

Cum se asigură semnătura unui document electronic, ce funcții ar trebui să îndeplinească o semnătură electronică?

În primul rând, trebuie să ofere confirmarea integrității documentului electronic, de ex. garantează identitatea copiei protejate față de original.

În al doilea rând, trebuie să identifice în mod unic persoana care a semnat documentul.

Prima cerință este îndeplinită prin utilizarea așa-numitului. funcții unidirecționale - anumite transformări ale documentelor, astfel încât calculul lor necesită resurse relativ mici, iar transformarea inversă este aproape imposibilă. Un exemplu de astfel de transformare este calculul unei funcții hash.

Al doilea este prin criptarea sau transformarea similară a valorii rezultate folosind o cheie privată, al cărei proprietar poate fi doar inițiatorul documentului.

Sub semnatura electronica digitala (EDS) se referă la detaliile unui document electronic, protejat împotriva falsului, obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor cu ajutorul unei chei de semnătură digitală personală, care permite identificarea proprietarului documentului electronic semnătură digitală, precum și absența pierderii, denaturării sau falsificării informațiilor conținute în documentul electronic. Semnătura digitală este verificată folosind o cheie publică.

Procesul de semnare a unui document electronic și de verificare a semnăturii digitale este prezentat în Figura 11.1.

Procedura de calcul al funcției hash este determinată de STB 1176.1–99, iar procedura de generare și verificare a semnăturilor digitale este determinată de STB 1176.2–99. Este necesar să se acorde atenție faptului că nici standardul, nici legea „Cu privire la documentele electronice” nu indică locul unde trebuie amplasată semnătura digitală, ceea ce cu siguranță complică utilizarea acesteia în sistemele electronice de gestionare a documentelor.

Când utilizați semnături digitale atât fizice, cât și persoane juridice, este necesar să existe o autoritate care să identifice proprietarul semnăturii digitale și să îi certifice cheia publică. Un astfel de organism este acționat de centre de certificare care operează cu certificate de cheie de semnătură - documente pe hârtie sau documente electronice cu semnătură digitală electronică a unei persoane autorizate a centrului de certificare, identificând proprietarul semnăturii digitale electronice, inclusiv cheia publică a semnătură digitală și eliberată de către centrul de certificare utilizatorului sistem informatic pentru a asigura posibilitatea confirmării autenticității unei semnături digitale electronice.

Centrul de certificare (CA) îndeplinește următoarele funcții:

înregistrează semnăturile electronice digitale;

creează chei private și publice de semnătură digitală la cererea utilizatorilor;

suspendă și reînnoiește certificatele chei de semnătură, și, de asemenea, le anulează;

menține un registru al certificatelor cheie de semnătură, se asigură că registrul este actualizat și că utilizatorii au acces liber la registru;

emite certificate de cheie de semnătură pe hârtie și sub formă de documente electronice cu informații despre valabilitatea acestora;

la solicitările utilizatorilor, confirmă autenticitatea (validitatea) unei semnături digitale electronice într-un document electronic în raport cu semnăturile digitale electronice înregistrate de acesta;

poate furniza utilizatorilor sistemelor informatice și alte servicii legate de utilizarea semnăturilor digitale electronice.

Procesul de înregistrare a certificatului este următorul:

depunerea unei cereri și informații pentru identificarea deținătorului certificatului;

verificarea unicității cheilor publice;

înregistrarea pe hârtie a două copii ale cardului cu cheie publică;

Prin conceptul de „document pe hârtie” înțelegem informații înregistrate pe hârtie și având anumite detalii, cum ar fi, de exemplu, o dată, o semnătură. O caracteristică specială a unui document pe hârtie este conectarea acestuia la un mediu tangibil. Dacă suportul media este distrus, documentul în sine este pierdut. Documentul electronic nu este legat de transportator. Originalul și copia unui document electronic nu se pot distinge - pot exista pe mai multe suporturi și pot fi unul și același document. Pentru a asigura forța juridică a unui astfel de document, ar trebui luate măsuri speciale, trebuie adoptate anumite reguli care să definească toate detaliile fluxului de astfel de documente. Regulile trebuie să fie aceleași pentru toată lumea și, prin urmare, reflectate în documente care au forță juridică de lege.

Pentru a rezolva problema, puteți utiliza criptografia.

Semnătură electronică digitală

Cum se asigură semnătura unui document electronic, ce funcții ar trebui să îndeplinească o semnătură electronică?

În primul rând, trebuie să ofere confirmarea integrității documentului electronic, de ex. garantează identitatea copiei protejate față de original.

În al doilea rând, trebuie să identifice în mod unic persoana care a semnat documentul.

Al doilea este prin criptarea sau transformarea similară a valorii rezultate folosind o cheie secretă, al cărei proprietar poate fi doar inițiatorul documentului.

Semnătura digitală electronică (EDS) este înțeleasă ca o cerință a unui document electronic, protejat de fals, obținut ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie EDS personală, care face posibilă identificarea proprietarului unei semnături digitale electronice, precum și absența pierderii, denaturării sau falsificării informațiilor conținute în documentul electronic. Semnătura digitală este verificată folosind o cheie publică.

Procedura de calcul al funcției hash este determinată de STB 1176.1–99, iar procedura de generare și verificare a semnăturilor digitale este determinată de STB 1176.2–99. Este necesar să se acorde atenție faptului că nici standardul, nici legea „Cu privire la documentele electronice” nu indică unde ar trebui să fie amplasată semnătura digitală, ceea ce, desigur, complică utilizarea acesteia în sistemele electronice de gestionare a documentelor.

Atunci când se utilizează EDS atât de către persoane fizice, cât și de către persoane juridice, este necesar să existe un organism care să identifice proprietarul EDS și să îi certifice cheia publică. Un astfel de organism este reprezentat de centre de certificare care operează cu certificate de cheie de semnătură - documente pe hârtie sau documente electronice cu semnătură digitală electronică a unei persoane autorizate a centrului de certificare, identificând proprietarul semnăturii digitale electronice, inclusiv cheia publică a semnătură digitală și eliberată de către centrul de certificare utilizatorului sistemului informatic pentru a asigura posibilitatea confirmării autenticității unei semnături digitale electronice.

Centrul de certificare îndeplinește următoarele funcții:

Procesul de înregistrare a certificatului este următorul:

PKI – infrastructură cu cheie publică

Astăzi are sens să vorbim nu doar despre un centru de certificare, ci despre o întreagă structură complexă - PKI (PKI - infrastructură cu cheie publică).

PKI este sistem complex, care oferă toate serviciile necesare pentru a utiliza tehnologia cu cheie publică. Scopul PKI este de a gestiona cheile și certificatele prin care o corporație poate menține un mediu de rețea securizat. PKI permite ca serviciile de criptare și semnătură digitală să fie utilizate în mod consecvent cu o gamă largă de aplicații care rulează într-un mediu cu cheie publică.

Un PKI eficient ar trebui să includă următoarele componente:

Autoritatea de Certificare (sau Autoritatea de Certificare) este principala componentă de control PKI concepută pentru a se forma certificate electronice Centrele subordonate și utilizatorii finali. Pe lângă certificate, CA generează o listă de certificate CRL (SOC) X.509 revocate cu regularitatea determinată de Reglementările de sistem.

Principalele funcții ale CA includ:

Centrul de înregistrare este o componentă PKI opțională concepută pentru înregistrarea utilizatorului final. Sarcina principală a CA este să înregistreze utilizatorii și să asigure interacțiunea acestora cu CA. Sarcinile DA pot include, de asemenea, publicarea certificatelor și SOS în directorul de rețea LDAP.

Utilizatori – Utilizatorul, aplicația sau sistemul care este Proprietarul certificatului și care utilizează PKI.

Certificarea într-o infrastructură cu cheie publică urmează două tipuri principale de arhitectură (vezi Figura 29): certificare ierarhică (de sus în jos) și certificare reciprocă (încredere partajată). În modelul ierarhic, la certificare participă următoarele entități.

Figura 11.2. Arhitectura de certificare.

Dacă vrem să vorbim despre tipurile de flux de documente, hârtie și electronice, atunci ar fi logic să definim mai întâi concepte precum „suport de hârtie” și „document electronic”. La urma urmei, toate lucrările cu gestionarea documentelor pe hârtie se bazează pe interacțiunea cu suportul de hârtie, respectiv, la fel cum munca cu gestionarea documentelor electronice se bazează pe interacțiunea cu documentele electronice.

Un document de hârtie este hârtie pe care se află unele informații. Un document pe hârtie poate fi folosit pentru a stoca, înregistra, citi, transmite sau distribui orice informație. Poate fi orice, de la o notă obișnuită la un ordin de la conducerea superioară. Până în prezent, un document pe hârtie este cel mai important mod de stocare a informațiilor - deoarece există încă o serie de documente care, conform GOST, trebuie stocate pe hârtie într-o arhivă. În plus, conform GOST, trebuie respectate multe reguli: de la font până la formatul foii de hârtie. Cu toate acestea, hârtia nu este un suport de informații suficient de fiabil, deoarece poate fi ușor pierdută, șifonată, ruptă, pătată - ca urmare, un document pe hârtie poate deveni inutilizabil.

Fluxul documentelor pe hârtie într-o organizație este deplasarea documentelor pe hârtie de-a lungul unui traseu fix. Pe măsură ce organizația crește, crește și numărul de documente, iar fluxul de lucru pe hârtie crește în consecință. Creșterea fluxului de lucru pe hârtie implică un număr mare de probleme asociate cu confuzia documentelor și alte probleme similare. Desigur, există și avantaje în păstrarea documentelor pe hârtie. În primul rând, din cauza lipsei de costuri pentru achiziționarea de calculatoare și software. Nu uitați de pregătirea angajaților companiei, care poate costa o sumă considerabilă de bani. Companiile mici pur și simplu nu își pot permite să achiziționeze un sistem electronic de gestionare a documentelor, ca să nu mai vorbim de computerele în sine (și acestea, apropo, trebuie să fie, de asemenea, bine echipate, astfel încât sistemul să poată funcționa complet fără întârzieri). În al doilea rând, în unele cazuri, fluxul de documente pe hârtie este mai fiabil decât cel electronic. De exemplu, datele care au fost înregistrate într-un jurnal nu pot fi piratate și copiate de fraudatori informatici.

Un document electronic este o informație prezentată în formă electronică. Un document electronic poate fi perceput de o persoană care utilizează computere, precum și pentru transmitere prin Internet sau prelucrare în sistemele informaționale.

Semnificația juridică a unui document – atât pe hârtie, cât și pe suport electronic – este dată de conținutul și semnăturile acestuia.

Gestiunea electronică a documentelor este un fel de mișcare a unui document electronic în sistem din momentul creării sau primirii acestuia până în momentul finalizării executării sau trimiterii. Managementul electronic al documentelor există atât intern, cât și extern.

Fluxul de documente interne discutat în această lucrare se referă la documentele interne ale întreprinderii. De exemplu, comenzi, memorii, declarații sau instrucțiuni. Adică, documentul electronic nu părăsește întreprinderea pe tot parcursul ei.

Fluxul de documente extern este schimbul de documente între întreprinderi. De exemplu, scrisorile trimise și primite. În acest caz, dacă un sistem electronic de gestionare a documentelor este instalat la o singură întreprindere, iar a doua nu îl are, atunci trebuie să tipăriți documentul din formă electronică pe hârtie, ca și în cazul opus - scanați scrisoarea primită sau introduceți în sistem manual.

Unul dintre elementele de bază ale asigurării eficacității oricărui mecanism de management este suportul documentației sau, folosind termeni familiari, un sistem de flux de documente. Tehnologiile moderne fac posibilă organizarea unui schimb de documente complet fără hârtie, dar, în practică, documentele electronice sunt adesea doar duble ale documentelor pe hârtie. Citiți despre motivele care împiedică implementarea managementului documentelor computerizate și ce soluții software fac posibilă implementarea acestuia.

automatizarea fluxului de documente poate fi împărțită în patru tipuri: flux de documente pe hârtie, flux de documente pe hârtie folosind PC-uri independente, flux de documente mixt și flux de documente fără hârtie (Fig. 1).

Fluxul documentelor pe hârtieînseamnă că toate etapele documentului au loc pe hârtie. În urmă cu doar un deceniu și jumătate, acest tip de flux de documente era singurul. Pentru înregistrarea documentelor pe hârtie s-au folosit jurnale, registre sau foi de format mare, în care se introduceau documentele nou înregistrate. După o anumită perioadă de timp, revistele și foile au fost predate arhivelor.

Când au apărut computerele, acestea au înlocuit registrele și foile, marcând începutul gestionarea documentelor pe hârtie utilizând computere independente.

În această etapă, PC-ul este utilizat pentru pregătirea și înregistrarea documentelor. De fapt, atunci a apărut conceptul de document electronic - un document stocat exclusiv pe un computer sau, după cum se spune, pe suport informatic. Cu toate acestea, avantajele unui document electronic în absența unei rețele locale pot fi realizate doar într-o mică măsură. Transferul, coordonarea și aprobarea documentelor în această etapă se realizează pe hârtie. Flux mixt de documente presupune că calculatoarele conectate la o rețea LAN servesc la pregătirea transferului și stocării documentelor, dar documentul are forță juridică doar pe hârtie. Coordonarea și aprobarea documentelor financiare și juridice se realizează pe hârtie. O diagramă tipică a unui astfel de flux de documente este prezentată în Fig. 2. Întocmirea proiectului de document se realizează în formular electronic

1, apoi documentul merge la secretar, care îl înregistrează, îl imprimă și îl transmite managerului pentru aprobare 2. Managerul face modificări și dă documentul antreprenorului pentru revizuire. După ce documentul este aprobat, acesta este trimis prin rețeaua locală tuturor interpreților. Flux de documente fără hârtie

înseamnă că toate tranzacțiile cu documente sunt efectuate electronic.

Forța juridică a documentului este asigurată prin utilizarea unei semnături digitale electronice (EDS) - un mecanism care vă permite să dovediți că autorul documentului electronic trimis este exact persoana care pretinde că este și că documentul nu a fost schimbat în timpul procesului de livrare.

Forța juridică a documentului și fluxul mixt de documente

Majoritatea întreprinderilor recunosc avantajele managementului electronic al documentelor, care are următoarele avantaje:
ușurința de a face modificări la document;
capacitatea de a plasa într-un document nu numai text, ci și date multimedia;
capacitatea de a utiliza formulare pregătite în prealabil; Mai mult de mare viteză transferul de informații prin un număr mare
adrese;
economisirea hârtiei;
compactitate mai mare a arhivelor;
control mai ușor al fluxurilor de informații;
viteză mare de căutare și regăsire a informațiilor;

Introducerea managementului electronic al documentelor face posibilă reducerea numărului de servicii implicate în lucrul cu documente (curieri, funcţionari etc.).

În cazul utilizării gestionării electronice a documentelor, sunt necesare costuri mult mai puține pentru restructurarea fluxului de documente atunci când condițiile externe se modifică, de exemplu, cerințele autorităților fiscale de a modifica formularul de raportare.

În ciuda faptului că eficiența gestionării documentelor electronice este recunoscută pe scară largă, astăzi în Rusia puteți găsi toate tipurile de flux de documente prezentate în Fig. 1. Există încă organizații care încă operează într-un mediu bazat pe hârtie, majoritatea folosesc computere; rețele localeși doar un mic procent utilizează sisteme electronice de gestionare a documentelor complet automatizate. Care este motivul acestei situații?

În mod ideal, dezvoltarea managementului electronic al documentelor ar trebui să aibă ca rezultat tehnologii complet fără hârtie. Cu toate acestea, astăzi documentele pe hârtie sunt încă necesare pentru a respecta multe cerințe legale - legile fiscale, contabile etc. Unul dintre scopurile principale ale unui document este capacitatea de a certifica anumite fapte. Până de curând, un document pe hârtie cu detaliile și gradele de protecție necesare era principala modalitate de a dovedi un fapt anume, adică avea forță juridică. Hârtia ca suport material are un dezavantaj în sensul că nu permite ștergerea și înregistrarea completă a noilor informații, dar acest dezavantaj se transformă într-un avantaj din punctul de vedere al eliminării falsificării documentelor. Nu e de mirare că proverbul rus spune: ceea ce se scrie cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul.

Adoptat în ianuarie 2002 Legea federală„On Electronic Digital Signature” oferă organizațiilor posibilitatea de a crea sisteme pentru schimbul exclusiv de documente electronice, în care un document electronic poate acționa ca un original care nu trebuie să fie duplicat cu o copie pe hârtie. Tehnologia EDS permite identificarea și autentificarea unui document, cu toate acestea, astăzi legitimitatea EDS este absolută doar pentru fluxul de documente intern, unde este utilizat în mod activ, deoarece fluxul de documente intern este reglementat de instrucțiunile de flux de documente aprobate de directorul general.

Astfel, principalul motiv al prezenței fluxului mixt de documente este faptul că problema circulației semnăturilor digitale nu a fost încă rezolvată la nivel de stat.

Cu toate acestea, schimbul de documente în formă electronică nu poate fi utilizat în toate, ci doar în unele domenii ale activităților organizației. În acele segmente de schimb de documente în care nu este necesară semnătura, schimbul de documente poate fi complet fără hârtie. Un exemplu tipic sunt editurile, dintre care multe pregătesc articole în formă electronică în toate etapele și trimit materialul la tipografie și în întregime în formă electronică (Fig. 3).

Orez. 3. Schimb fără hârtie de documente nelegale practică comună

Autorul articolului 1 și redactorul 2 lucrează adesea în afara biroului și convin asupra textului prin e-mail, după care redactorul trimite materialele prin e-mail la redacția 3. La editură, articolul este citit de către redactor-șef 4, trece prin etapa de editare literară 5 și este trimis la macheta 6. Macheta finalizată este transmisă în format PDF și trimisă la serverul tipografiei 7, care se află adesea în străinătate. În același timp, materialele articolului sunt trimise în format HTML 8 și încărcate pe un server Web, care poate fi localizat la un furnizor de găzduire web terț 9. Toate aceste etape sunt ușor de implementat în formă fără hârtie, totuși, un contabil de la aceeași editură pregătește documente pe hârtie și stă la cozi în biroul fiscal pur și simplu pentru că autoritățile fiscale solicită o astfel de prezentare a documentelor. Acestea sunt realitățile fluxului nostru de documente.

În ciuda disponibilității software-ului adecvat și cadrul legislativ, documentele electronice în practica actuală sunt predominant duble față de originalele pe hârtie. Cel mai adesea, acţionează doar pentru a accelera anumite etape ale muncii tradiţionale de birou: crearea, reproducerea şi deplasarea documentelor.

La schimbul de documente legale, este destul de comun să se dubleze livrarea prin curier a copiilor pe hârtie ale documentelor prin trimiterea imaginilor acestora prin canale de comunicare electronică (Fig. 4).

O situație tipică este atunci când două organizații (deseori situate în orașe diferite) fac schimb prin emailîn procesul de pregătire şi agreare a contractului.

Introducerea fluxului de documente fără hârtie este, de asemenea, împiedicată de necesitatea introducerii unor servicii electronice suplimentare de securitate.

În plus, organizarea managementului documentelor electronice necesită rezolvarea unui număr de probleme juridice. În program documente electronice Pot participa furnizorii de informații intermediari. Participarea furnizorului la sistemul electronic de gestionare a documentelor necesită soluționarea problemelor legate de drepturile și obligațiile sale, responsabilitatea pentru neîndeplinirea acestora etc. Este important să se determine corect nivelul necesar de fiabilitate al unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Utilizarea anumitor instrumente criptografice necesită în prezent permisiuni speciale. Astfel, deplasarea completă a documentelor pe hârtie din munca de birou se pare că nu se va întâmpla curând: pentru aceasta este necesar să se rezolve o serie de probleme legate de recunoașterea forței juridice a unui document electronic, să se creeze un mecanism de semnătură electronică care ar putea rezolva în mod clar. problema identificării și autentificării unui document, precum și asigurarea disponibilității servicii speciale securitate IT și metode moderne comunicații electronice securizate.

Fluxul documentelor la întreprinderi de diferite dimensiuni

Fluxul documentelor bazat pe e-mail

În întreprinderile cu personal redus nu este necesară implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor dezvoltat. În acest caz, de regulă, cunoscutul program Microsoft Outlook este utilizat ca mediu de distribuție a documentelor, cu ajutorul căruia sunt trimise fișiere cu documente, iar același program este folosit pentru a trimite imagini ale documentelor obținute prin scanarea hârtiei primare. originale.

De obicei, cu această abordare, nu există directoare automate unificate pentru întreaga întreprindere și fiecare divizie își creează propriile sisteme de clasificatoare și standarde. Singurul lucru care este folosit de obicei în în acest caz,, acestea sunt agende identice care conțin adrese de e-mail ale angajaților.

După cum se poate observa din fig. 5, e-mail asigură că toată lumea are contact cu toată lumea. Documentele sunt înregistrate manual; informațiile despre documente sunt introduse în tabele care nu sunt procesate de sisteme automate. Documentul se transmite pe traseul ales de următorul executor. Când o întreprindere crește, o astfel de organizare a fluxului de documente se dovedește a fi ineficientă, deoarece devine dificil de controlat executarea comenzilor. Controlul versiunii documentelor și procesul de aprobare și căutare a documentelor sunt, de asemenea, complicate. În acest caz, automate specializate.

sisteme de management al documentelor

Orez. 5. Un exemplu de organizare a fluxului de documente conform principiului „toată lumea cu toată lumea”.

Flux automat de documente în întreprinderi mari Într-o companie mică, este posibilă organizarea muncii prin schimbul de e-mail și stocarea documentelor pe un server de fișiere, unde fiecare are propria celulă. Firmele mici implementează de obicei o schemă de management vertical; în acest caz, sistemul de fișiere este destul de convenabil pentru stocarea documentelor. De exemplu, în directorul „Contabilitate” există un folder „departament financiar”, în el există un folder „ planificare financiară

„, denumită în continuare „minimizarea taxelor”. Ierarhia este transparentă, astfel încât fiecare utilizator își cunoaște celula, știe unde să pună anumite documente - totul este simplu și clar. Cu toate acestea, toate acestea nu mai funcționează pe măsură ce dimensiunea întreprinderii crește, când munca de birou prost organizată duce la pierderea controlabilității. Într-o întreprindere mare apare adesea structura matricei

managementul afacerilor, în care se formează multe grupuri de lucru, care uneori se suprapun.

Un alt aspect este rutarea documentelor în întreprindere. Introducerea unui sistem de birotică și management electronic documentelor (SADD; Fig. 6) vă permite să optimizați întregul proces de management, care devine mai simplu și mai logic, calitatea deciziilor luate se îmbunătățește, iar controlul execuției este realizat mai eficient. decizii de management, costurile directe și indirecte asociate cu întreținerea aparatului de management sunt reduse.

Documentele sunt trimise folosind sistem automatizat fluxul de documente, care conține o bază de date uniformă de clasificatoare, dicționare și standarde pentru întreaga organizație. Rutarea documentelor este determinată în funcție de tipul documentului.

Schimbul de documente cu organizații externe este asigurat prin intermediul portalului de informații corporative.

Majoritatea dezvoltatorilor de sisteme SADD nu își creează propriile editori de text, ci folosesc Microsoft Office. La locul de muncă al dezvoltatorului de documente, interfața Word are încorporat un buton funcțional care vă permite să introduceți documentul creat de acesta în sistemul de management al biroului, ceea ce asigură trecerea acestuia prin sistemul de flux de documente. Dacă trebuie să vizualizați un document pe computerul utilizatorului, Word pornește și afișează acest fișier.

Multe dintre SADD-urile existente permit organizațiilor care le-au implementat să treacă la fluxul de documente fără hârtie. Cu toate acestea, chiar și cu SADD, utilizatorii acestor sisteme nu sunt încă pe deplin pregătiți să recurgă la ajutorul instrumentelor puternice pe care le au în mână - etapele de coordonare și aprobare sunt efectuate pe hârtie. Doar câteva organizații care implementează gestionarea electronică a documentelor folosesc în practică formular electronic aprobarea internă a documentelor organizatorice și administrative folosind o semnătură digitală electronică, dar aceasta este mai degrabă o excepție de la regulă.

O procedură importantă care simplifică trecerea la tehnologiile fără hârtie este conversia documentelor pe hârtie în documente electronice.

Soluțiile software și hardware bazate pe scanere standard de acasă nu oferă performanța cerută de clienții corporativi care necesită așa-numitele tehnologii de scanare în flux. Doar sistemele software specializate în combinație cu echipamente de birou de înaltă performanță permit ca versiunile electronice ale documentelor primite pe hârtie să fie distribuite fără întârziere în întreaga organizație.

Selectarea unui produs SADD

O tendință importantă în ultimii ani a fost utilizarea industrială sisteme de automatizareîn locul propriilor noastre dezvoltări. Aceasta se referă atât la cerințele crescute ale clienților care doresc să obțină o soluție completă, complet funcțională, cât și la maturitatea pieței, care este pregătită să ofere o varietate de opțiuni SADD cuplate cu nivel înalt servicii și servicii suplimentare.

Pentru clienți, piața oferă o selecție destul de largă de sisteme de automatizare dezvoltate atât de companiile rusești, cât și de cele occidentale. În conformitate cu specificul lor, organizațiile pot alege opțiunea care li se potrivește: doar pentru a automatiza funcțiile de birou sau pentru a organiza fluxul de documente mixt sau complet electronic.

Cu toate acestea, este de remarcat faptul că poate fi dificil pentru un nespecialist să înțeleagă varietatea de soluții prezentate și să facă o alegere în cunoștință de cauză, prin urmare, pe lângă studierea caracteristicilor funcționale și aflarea costului, vă sugerăm să acordați atenție următoarele caracteristici cheie la alegerea unui sistem adecvat.

Cerințe de sistem

Stocarea datelor și funcționarea efectivă a SADD sunt asigurate de platforme software. Acesta ar putea fi MS SQL, Oracle, Lotus Notes etc.; uneori sistemele suportă lucrul pe mai multe DBMS sau platforme de dezvoltare. De conform experților

, fiabilitatea muncii lor este aproximativ aceeași, diferă doar prin specificul muncii lor și preț.

De obicei, clienții aleg un sistem pentru care organizația are deja un SGBD.

De exemplu, dacă o organizație are un server SQL sau Lotus Notes, atunci alegerea sistemului se va limita probabil la SADD care rulează pe aceeași platformă.

În funcție de gradul de personalizare, SADD-urile sunt împărțite în mod convențional în două grupuri: „constructori” și „cutii”. Soluția în cutie este o opțiune standard potrivită pentru majoritatea organizațiilor, care, în anumite limite, poate fi deja personalizată la cerințele clienților. Designerul este format din diverse module și este mult mai personalizabil la nevoile organizației, ceea ce vă permite să luați în considerare mai pe deplin cerințele specifice ale clientului.

În ciuda avantajului aparent al „designerului”, trebuie spus că instalarea și configurarea unui astfel de sistem este foarte complexă și necesită aproape întotdeauna implicarea specialiștilor companiei de dezvoltare. În unele cazuri, chiar și partenerii companiei de dezvoltare nu pot să-l instaleze. În plus, proiectul de implementare a unui astfel de sistem va fi evident mai scump în comparație cu o soluție standard.

Dacă fluxul de documente al unei organizații se distinge printr-un număr de caracteristici pe care nicio soluție ieșită din cutie nu le poate lua în considerare, nu puteți face fără un designer. Cu toate acestea, observăm că, în cazul fluxului de documente prea exotic, există o probabilitate mare ca acesta să fie pur și simplu ineficient și că introducerea unui sistem standard poate eficientiza activitatea organizației. Pentru companiile cu lucru tradițional de birou și flux de documente, o soluție în cutie este mai potrivită. Avantajele sale: produsul a fost testat de mulți clienți, ține cont de dorințele și comentariile clienților, există întotdeauna o documentație detaliată și o listă de erori tipice, adică toate deliciile soluție standard

, inclusiv un preț mai mic.

Soluții ieșite din cutie le putem numi precum „Gran-Doc”, „BUSINESS”, „Euphrate-document flow”, de la „constructori” aproape toate dezvoltările occidentale, precum și Landocs, „BOSS-Referent”, „Cenuşăreasa” .

Specializarea SADD

Este important pentru client ca SADD să țină cont de specificul industriei în care își desfășoară activitatea. Mulți dezvoltatori nu specifică specializarea sistemului lor, dar sistemul nu poate fi universal și, în același timp, iau în considerare plenitudinea nevoilor complet diferite ale diferitelor organizații. Pentru a afla dacă un sistem este „adaptat” unui anumit client, cel mai bine este să vă referiți la lista de clienți care caracterizează cel mai bine specializarea sistemului; Dacă o companie similară cu a ta se află pe lista de clienți, atunci este foarte posibil ca sistemul să ți se potrivească și ție. Pentru informatii mai complete, puteti contacta clienți obișnuiți

În concluzie, vom arunca o privire mai atentă la câteva dintre cele mai comune sisteme.

„BOSS-Referent” (IT, www.it.ru)

Acest sistem a fost dezvoltat de compania IT pe platforma Lotus Notes și este un așa-numit designer. Este axat pe colaborarea mai multor utilizatori și creează un singur spațiu de informare în cadrul organizației.

O caracteristică specială a sistemului BOSS-Referent este că, pe lângă automatizarea principalelor procese de suport pentru documente pentru o organizație, include următoarele: tipuri speciale fluxul documentelor, precum gestionarea implementării contractelor, inventarierea și întreținerea obiectelor materiale interne și externe (ascensoare, imprimante etc.), menținerea relațiilor cu potențiali clienți, parteneri, furnizori.

Datorită platformei software, sistemul nu este ieftin și poate fi recomandat acelor organizații care folosesc deja Lotus Notes.

„DELO” („Sisteme electronice de birou”, www.eos.ru)

„BUSINESS” este un produs în cutie care ține cont pe deplin de tradițiile rusești de lucru de birou și susține modernul tehnologia de informație si plina ciclu de viață document în organizație.

Unele funcții sunt extinse dincolo de livrarea de bază ca componente suplimentare: acesta este subsistemul „Fișier de arhivă”, care poate fi folosit și ca produs separat, „EDS și criptare”, „Master parole”, „Case-Web”, „ Flow Scanning”, care permite clientului să aleagă setul de funcții de care are nevoie în mod specific.

Sistemul are un raport preț/calitate bun și, datorită disponibilității mai multor opțiuni de livrare, poate fi folosit de organizațiile mici pentru automatizarea documentelor și organizații mari pentru automatizarea mixtei sau organizarea fluxului de documente electronice.

„Cenuşăreasa” (STC IRM, www.mdi.ru)

Produs software de la STC IRM este format din mai multe module: „Corespondente la birou”, „Decizii și ordine”, „Scrisori de la cetățeni”, care pot fi instalate la locurile de muncă în proporția și cantitatea necesară. Sistemul nu numai că rezolvă principalele probleme ale muncii de birou clasice din Rusia, dar are și capabilitățile tipice ale SADD moderne, cum ar fi trimiterea de documente, scanarea fluxului, separarea drepturilor de acces etc.

În opinia noastră, acest produs este cel mai potrivit pentru automatizarea activității birourilor municipale și a organizațiilor similare.

„Eufrat-flux de documente”, (Tehnologii cognitive, www.evfrat.ru)

„Euphrate-document flow” este o altă soluție în cutie, dezvoltată pe propria bază de date și concepută pentru a automatiza fluxul documentelor și stocarea arhivelor.

Sistemul este format din module „User Workstation”, „Administrator Workstation”, „Form Designer”, „Log and Report Manager”, „Instrumente pentru configurarea semnăturilor digitale și a protocoalelor de acțiuni ale utilizatorului”, „Arhivist” și este conceput pentru a fi utilizat atât în cadrul un departament separat și și organizația în ansamblu.

Această soluție se află în categoria de preț mediu și, datorită funcționalității sale, poate fi recomandată unei game largi de organizații. Site-ul web al companiei subliniază că Euphrates Document Flow este potrivit pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Fluxul de documente al unei organizații este de obicei înțeles ca mișcarea ordonată a documentelor create în procesul de lucru de către oficialii relevanți.

Să remarcăm că astăzi mijloacele tradiționale (poșta, inclusiv obișnuită, aeriana și specializate - precum DHL, UPS etc.) sunt utilizate pe scară largă pentru a muta documentele.

P., conexiune curier, livrare prin curier sau livrare prin curier, telegraf, telefon, telefax) și electronic (în primul rând poștă electronică, e-mail, precum și mesaje text trimise prin comunicații celulare și apeluri radio personale).

Astfel, dacă până de curând în literatura de afaceri Era obișnuit să se separe fluxul de documente tradițional și electronic unul de celălalt, dar acum vorbim despre apariția unui tip nou, modern de flux de documente, combinând cele mai bune calități munca tradițională de birou cu tehnologii moderne crearea, prelucrarea și transmiterea documentelor în scopul propus.

Baza fluxului tradițional de documente, care a dominat complet toate ultimele decenii, au fost așa-numitele tehnologii „de hârtie”, care implicau circulația documentelor pe hârtie.

Aceste documente (datorită întârzierii noilor tendințe în progresul științific și tehnologic) în majoritatea birourilor rusești au fost create și mutate în spațiu în același mod „de modă veche”, adică cu ajutorul mașinilor de scris, mașinilor de duplicat antediluvian și al cea mai comună livrare poștală.

Cu toate acestea, începând cu mijlocul anilor 1990, fluxul tradițional de documente a început să-și piardă treptat pozițiile vechi de secole, făcând loc fluxului de documente electronice.

La baza acestora din urmă (prin definiție) se află așa-numitele documente electronice create și transmise de la utilizator la utilizator folosind tehnologii electronice bazate pe utilizarea echipamentelor informatice de birou, medii fără hârtie (mașină, magnetice și altele), comunicații fără fir (rețea electronică). , imprimare modernă și consumabile.

În prezent, în munca de birou din Rusia există încă o combinație a ambelor tipuri de flux de documente, cu o oarecare predominanță a celor electronice în marile centre administrative și industriale.

Managementul tradițional de documente își păstrează poziția în anumite domenii specifice ale muncii de birou, în special, unde vorbim de documente confidențiale (documente restricționate).

Aşa, management modern al documentelor organizațiile ar trebui să fie considerate ca un flux mixt de documente bazat pe utilizarea prioritară a tehnologiei documentelor electronice.

Aceasta din urmă înseamnă că documentele, de regulă, sunt create folosind mijloace tehnologice moderne (echipamente de birou, materiale etc.), iar transmiterea, prelucrarea și stocarea lor se realizează atât în formă electronică, cât și „hârtie”.

Fluxul de documente modern al unei organizații este format ca urmare a „fuziunii” organizate a trei fluxuri de informații independente de-a lungul cărora „călătoresc” documentele interne, documentele primite și documentele de ieșire.

Fluxul de informații extern asigură deplasarea documentelor de intrare și de ieșire, iar fluxul de informații intern asigură deplasarea documentelor în cadrul întreprinderii.