Formulár denníka na vydávanie nákladných listov. Kniha jázd pre pohyb nákladných listov

Zmeny v dizajne nákladných listov v roku 2017, ako aj príklad vyplnenia nákladného listu sme diskutovali na našich samostatných konzultáciách. V tomto materiáli budeme hovoriť o denníku na zaznamenávanie pohybu nákladných listov.

Kto by mal viesť cestovný denník?

Poskytovanie organizácií a individuálnych podnikateľov prepravné služby, sú povinní evidovať vydané nákladné listy v evidenčnom denníku nákladných listov (odst. 1, ods. 1, ods. 1, § 6 federálneho zákona z 8. novembra 2007 č. 259-FZ, ods. 17 vyhlášky Ministerstva dopravy z r. 18. septembra 2008 č. 152).

Ostatné osoby používajúce vozidlá môžu viesť denník nákladných listov podľa vlastného uváženia. Použitie takéhoto denníka umožní kontrolovať včasnosť vystavenia nákladných listov a následne aj odpis pohonných hmôt a mazív spotrebovaných vozidlami, ktorých informácie boli zohľadnené v príslušných nákladných listoch.

Formulár cestovného denníka

Časopis na evidenciu pohybu nákladných listov (tlačivo č. 8) bol schválený uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 28. novembra 1997 č. 78.

Cestovný denník (formulár 8): stiahnite si v Exceli

Uvádza sa, že tento denník sa vedie na sledovanie pohybu nákladných listov vydaných vodičovi a doručenia spracovaných nákladných listov do účtovníctva.

Organizácia a individuálny podnikateľ, ak je to potrebné, môžu vytvoriť formulár časopisu nezávisle.

Cestovný denník - štandard jednotná formač.8, ktorý využívajú firmy, ktoré disponujú vozidlami (VV) na sledovanie prevádzky vozového parku a nákladov na pohonné hmoty. V tejto publikácii sa dozviete, ako sa tento registračný dokument používa, či je štandardný formulár povinný a či je možná alternatíva.

Kniha jázd pre pohyb nákladných listov: čo je to za dokument?

Formulár č. 8 bol schválený Štátnym štatistickým výborom v roku 1997 a do roku 2013 bol povinný pre podniky, ktoré majú vo svojej súvahe akékoľvek vozidlá. Od začiatku roka 2013 to prestalo byť povinné, to však vôbec neznamená, že vedenie denníka už nie je potrebné. Ide len o to, že zákonodarcovia umožnili spoločnostiam, aby si pre seba vytvorili pohodlnejšie formuláre dokumentov, pričom si zachovali celý súbor povinných údajov. Upozorňujeme, že väčšina spoločností stále používa cestovný denník , doplnenie potrebných (pre firmu dôležitých) stĺpcov.

Štandardná alebo upravená forma denníka sa zavedie do toku dokladov poznámkou v účtovnej politike alebo samostatným príkazom vedúceho. Časopis sa zvyčajne aktualizuje ročne, ale veľké podniky automobilovej dopravy často stanovujú mesačný cyklus, ktorý je uvedený aj v účtovných zásadách spoločnosti. Ako primárny účtovný doklad podľa všeobecné pravidloČasopis sa uchováva v podniku alebo archíve najmenej päť rokov.

Denník pohybu nákladných listov: ako ich používať

Zákon ukladá firmám a podnikateľom, ktorí pri svojej činnosti používajú vozidlá rôznych kategórií, vystavovať vodičom nákladné listy (PL) - doklady oprávňujúce ich prevádzkovať. Zaznamenáva informácie o trase, zostávajúcom palive a pohybe, stavoch tachometra, vlastnostiach pracovného procesu (napríklad počet zdvihov), čas odchodu do práce a príchod do garáže. Veľké podniky a podniky motorovej dopravy praktizujú denné vydávanie nákladných listov. Malé organizácie, ktorých činnosť nesúvisí s motorovou dopravou, môžu vodičom vystaviť nákladný list až na 1 mesiac. Bez ohľadu na frekvenciu vydávania poukážok však musia byť zaznamenané v lodnom denníku ponorky.

Požiadavky na vyplnenie denníka

Formulár č. 8 je časopis, na ktorého titulnej strane je uvedený názov spoločnosti, jej postavenie a obdobie publikovania. Samotný denník je tabuľka, do ktorej sa zapisujú informácie o všetkých nákladných listoch vydaných spoločnosťou. Aj keď je niektorý z nich nesprávne vyplnený a poškodený, je priložený k denníku s označením „Pokazené“ a jeho číslo je potrebné uviesť vo všeobecnosti chronologické poradie do časopisu.

Ako mnoho registračných kníh, aj časopis má priebežné číslovanie listov, je prešívaný, osvedčený podpisom vedúceho a pečiatkou organizácie (ak existuje). Za vyplnenie dokumentu a správnosť údajov v ňom je zodpovedný zamestnanec poverený výkonom tejto práce príkazom vedenia alebo v súlade s pracovné povinnosti. Cestovný denník, formulár 8, si môžete stiahnuť nižšie. Vyzerá to takto:

Všetky polia tohto formulára je potrebné vyplniť. V chronologickom poradí odrážajú údaje o ŠPZ, dátum vydania, celé meno vodiča, ktorému bola vydaná, a jeho potvrdzujúci podpis. Pri vrátení nákladného listu sa urobí záznam o dátume jeho vrátenia a potvrdí podpisom výpravca, ktorý list prevezme a odovzdá účtovníkovi na spracovanie. Prevod poukážok potvrdí účtovníčka aj podpisom pri prevzatí.

Kniha jázd: vzorová náplň

Podniky a podnikatelia majú právo doplniť tabuľku o stĺpce s rôznymi informáciami, ktoré považujú za potrebné. Mnohé firmy tak zadávajú informácie o trase vozidla, dodanom tovare, najazdených kilometroch vozidla, spotrebe paliva atď.

Dôležitosť tohto účtovného dokladu je daná aj tým, že je jedným z potvrdení o prevádzke vozidiel spoločnosti, a tým aj o nákladoch na pohonné hmoty, čo umožňuje zníženie základu dane znížením príslušných platieb. Okrem toho denník, ktorý zaznamenáva prístup vodičov k linke a informácie o pracovnom čase, slúži ako základ pre časové rozlíšenie mzdy firemných vodičov.

Denník cestovných poukazov je špeciálny formulár, v ktorom musí každá organizácia využívajúca služobnú dopravu viesť evidenciu pohybu vydaných poukazov.

Je potrebné viesť

Organizácie a podnikatelia, ktorí poskytujú dopravné služby alebo ich jednoducho využívajú pri svojej práci firemné autá, sú povinní pravidelne evidovať a viesť osobitný denník pohybu nákladných listov. Určuje to článok 6 federálneho zákona z 8. novembra 2007 č. 259-FZ a vyhláška Ministerstva dopravy z 18. septembra 2008 č. 152. Podoba denníka na zaznamenávanie pohybu nákladných listov bola schválená už pomerne dávno uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 28. novembra 1997 č. 78. Za týchto 20 rokov sa samotný formulár č. 8 ani postup jeho údržby nikdy nezmenili. Aj keď zákonodarcovia viackrát upravili vypĺňanie poukážok, posledná z nich nastala začiatkom roka 2019.

Okrem formulára č. 8 schválil Štátny štatistický výbor niekoľko ďalších formulárov určených na vydávanie príslušných poukážok (pre nákladné autá, osobné autá a autobusy). O nich sa bude diskutovať v ďalších článkoch, podrobnejšie sa budeme zaoberať primárnym typom účtovnej dokumentácie určenej na kontrolu pohybu poukážok vydaných vodičom a doručenia použitých poukážok späť do účtovného oddelenia organizácie. Pozrime sa na odporúčaný príklad denníka na vydávanie nákladných listov na rok 2019: vyplnenie medziodvetvového formulára 8 nie je zložité.

Aké informácie zahrnúť do denníka

Použitie takéhoto účtovného dokladu ako denníka pohybov na nákladných listoch má niekoľko výhod, vďaka ktorým je používanie účtovnej knihy užitočné aj pre firmy, ktoré to nie sú povinné. Umožňuje najmä kontrolovať včasnosť a poradie vydávania poukážok a rýchlejšie kontrolovať odpis pohonných látok a mazív. Štandardný medziodvetvový formulár č. 8 (OKUD 0345008) pozostáva zo strán zošitých do podoby knihy, na ktorej je vytlačená tabuľka s deviatimi stĺpcami.

Každá organizácia má právo vypracovať a používať svoj vlastný formulár tohto dokumentu, pretože jeho forma je odporúčaná a povinná. Vytvorenie vlastnej tabuľky vám umožní usporiadať stĺpce v pohodlnom poradí, odstrániť nepotrebné údaje a pridať relevantné. Štandardný formulár špecifikuje najmä:

• číslo dokladu a dátum vydania;
• osobné číslo a celé meno vodič vozidlo;
• číslo garáže vozidla (v štandardnom formulári nie je uvedené štátne evidenčné číslo, ale môžete ho zohľadniť vo formulári);
• podpis vodiča potvrdzujúci prevzatie cestovného lístka;
• podpis osoby oprávnenej vystaviť a prevziať poukaz (dispečer);
• dátum prijatia a podpis účtovníka;
• stĺpec pre poznámky.

Zápisy do dokumentu je potrebné vykonať spôsobom stanoveným vyhláškou Ministerstva dopravy Ruskej federácie zo dňa 18. septembra 2008, č. 152. Tento postup je rovnaký pre všetkých používateľov vozidla.

Vzorová náplň

Pri vypĺňaní tohto štandardný formulár zvyčajne nie sú žiadne problémy. Nákladné listy môžete sledovať ručne alebo vyplniť formulár na počítači a na konci dňa si vytlačiť strany, aby sa mohli podpísať všetky oprávnené osoby. Ak je v organizácii veľa áut a dispečer neustále vydáva a prijíma poukážky, je pohodlnejšie udržiavať dokument v ručne písanej forme. Titulná strana dokumentu ako obvykle obsahuje názov organizácie, jej OKPO a obdobie, na ktoré bolo tlačivo vystavené. Na titulnú stranu nie je potrebné dávať žiadne podpisy ani pečate. Strany dokumentu musia byť očíslované a ich číslo uvedené na zadnej strane dokumentu. Formu nie je potrebné zošívať a pečať. Vzorová kniha cestovných záznamov vám ukáže, ako vyplniť nadpis a nasledujúce strany.

Vo vnútri formulára stačí vyplniť polia podľa potreby. Nevyžaduje sa žiadny súhrn. Vyplnená vzorka denníka nákladného listu vyzerá takto:

Keď sa knihe vyčerpajú voľné strany, mala by byť uložená v archívoch organizácie najmenej tri roky, po ktorých môže byť zničená.

Nákladná doprava je celé odvetvie. Stala sa obzvlášť tak in modernom svete. Takmer každá organizácia vlastní vozidlá.

Nejde len o prepravné spoločnosti, ktorých úlohou je doručovať tovar. Patria sem kuriérske spoločnosti a spoločnosti vyrábajúce/predávajúce potravinárske výrobky, domáce chemikálie a tak ďalej.

Okrem toho má každá organizácia aspoň jedno osobné služobné auto.

Účtovanie a kontrola spotreby paliva a zamýšľaného použitia automobilov

Na sledovanie spotreby paliva a evidenciu najazdených kilometrov (najazdených kilometrov) vozidla sa do toku dokladov vkladá nákladný list. Obsahuje všetky údaje potrebné na túto kontrolu. Jeho forma má schválenú formu.

Hlavné rozdiely v type poukážky spočívajú v tom, na aký druh dopravy sa vydáva: nákladné alebo osobné autá. Pre osobné auto má tento dokument zjednodušenú formu. Je to spôsobené tým, že náklad je možné prepravovať vozidlami s prívesmi. Podrobnosti o prívesoch sú tiež uvedené v cestovnom balíku.

Okrem toho je pri ťažkých vozidlách konečný cieľ (miesto vykládky) vždy známy. Pri odhlasovaní sa hodí.

Naproti tomu osobné autá často menia a dopĺňajú trasu promptne (počas cesty). Údaje o pohybe sa preto zadávajú pri pohybe (v skutočnosti). To znamená, že celkový počet najazdených kilometrov nie je možné určiť vopred. Preto nie je možné predpovedať, aká bude spotreba paliva za deň.

Posledné pravidlo platí aj pre nákladné autá. A hoci si počet najazdených kilometrov viete vypočítať pomocou mapy (navigátor, GPS), dá sa zmeniť (zvýšiť). Dôvodom môžu byť nepredvídané prekážky na trase.

Takýmito prekážkami môžu byť: opravy a stavebné práce na ceste, dopravné nehody, blokovanie cesty cestnými inšpektormi atď.

To znamená, že spotreba paliva môže byť tiež vyššia, ako sa plánovalo.

Všetky údaje na nákladných listoch sa zasielajú na spracovanie do účtovného oddelenia. Aby nebola účtovná práca zahltená papiermi, do práce v kancelárii sa zavádza denník cestovných lístkov. Táto kniha je potrebná aj na evidenciu všetkých výjazdov (vjazdov) vozidiel z územia (na územie) podniku. Vyhnete sa tak neoprávnenému (nesprávnemu) použitiu dopravy.

Údaje denníka

Táto kniha umožňuje vstupy vo voľnom formáte. Napriek tomu sú potrebné povinné zmienky.

menovite:

1. sériové registračné číslo;
2. Jedinečné číslo voucheru;
3. Dátum vydania;
4. štátne evidenčné číslo vozidla;
5. ŠPZ prívesu (ak existuje);
6. Čas odchodu z podniku;
7. Čas návratu do vozovne.