Práca sekretára-asistenta sa vyznačuje rôznorodosťou vykonávaných úloh, dynamickou situáciou, potrebou rýchleho riešenia problémov a súčasne sa venovať viacerým typom činností. Z tohto dôvodu sa na kandidáta, ktorý sa snaží nájsť si prácu, kladie množstvo osobných a obchodných požiadaviek.
Žiadateľ môže byť vážny kvalifikačné požiadavky(dokonalá znalosť kancelárskej práce, vyššie vzdelanie znalosť cudzích jazykov). Preto, aby ste boli vypočutí, je dôležité správne naformátovať životopis vašej sekretárky.
Pracovná náplň
Sekretárka sa zvyčajne podieľa na plánovaní pracovného dňa svojho manažéra, telefonických rozhovoroch a vybavovaní listov prijatých e-mailom a klasickou poštou. Okrem toho je zodpovedný za plnenie pokynov nadriadenej osoby a vedenie stenografického záznamu z firemných stretnutí.
Informovanie zamestnancov spoločnosti a priameho nadriadeného o nadchádzajúcich obchodných stretnutiach, udalostiach, termínoch odovzdania dokumentácie a zmenách v kalendári je len malým doplnením povinností sekretárky.
Požiadavky na kandidátov
Uchádzač o funkciu tajomníka konateľa musí byť spoločenský, mať spôsobilé písomné a ústne, úhľadný, usilovný, pozorný, ovládajúci cudzí jazyk. Rýchla adaptácia na kolektív a ochota rýchlo riešiť zložité situácie sú vlastnosti, ktoré vedenie renomovaných spoločností vysoko oceňuje.
Čo napísať do životopisu asistenta-sekretára?
Tento dokument by ste mali začať písať uvedením obchodných a osobných zručností, ktoré budú užitočné v novej spoločnosti.
Jedným z hlavných bodov životopisu sekretárky je dosiahnuté vzdelanie. Ak ste vyštudovali fakultu humanitných vied s dôrazom na cudzie jazyky, tak vám to len pomôže rýchlejšie nájsť poriadnu prácu.
Je veľmi dôležité opísať svoje doterajšie pracovné skúsenosti. Mali by ste spomenúť aj funkčné povinnosti, ktoré ste museli vykonávať vo svojich predchádzajúcich pozíciách.
Ak ste z posledného zamestnania odišli dôstojne, môžete pokojne poskytnúť svoje kontaktné údaje bývalý vodca. Personálne oddelenie spoločnosti môže skontrolovať informácie uvedené v životopise sekretárky a váš bývalý šéf určite uľahčí rýchle posúdenie vašej žiadosti.
Odporúčacie listy z minulých zamestnaní budú skvelým doplnkom k vášmu životopisu.
Príklad životopisu
Vyššie sme opísali hlavné informácie, ktoré by mali obsahovať životopis sekretárky, ktorého vzor si teraz ukážeme.
Celé meno: Pavlenko Oksana Viktorovna.
Cieľ: získanie pozície sekretára-asistenta v spoločnosti „Technology X“.
Dátum narodenia: 6.12.1969.
Kontaktné telefónne číslo: xxx-xx-xx-xx.
vzdelanie:
1980-1984 - Moskovská štátna pedagogická univerzita so špecializáciou na pedagogickú psychológiu.
2001-2006 - Zdokonaľovacie kurzy pre francúzsky a anglický jazyk na KhSU.
Skúsenosti:
1985-2009 - Komerčná banka"Zlatá baňa". Obsadzovaná pozícia - asistentka manažéra, sekretárka-asistentka. Náplň práce: rokovania so zahraničnými partnermi, vedenie kancelárskej dokumentácie, preklady predpisov, účasť na rokovaniach, vypracovanie plánu práce pre manažéra, rezervovanie izieb v zahraničných hoteloch pre zamestnancov na služobných cestách.
Odborné zručnosti: zostavenie harmonogramu práce, organizovanie recepcií pre kolegov a partnerov spoločnosti, vedenie zápisníc zo stretnutí, kancelárska práca v súlade s právnymi požiadavkami.
Ďalšie informácie: plynulá úroveň hovorenej angličtiny; plynulá znalosť programov Lotus, MS Office, WinFaxPro; rýchlosť zápisu - 240 znakov za minútu.
Registračná adresa: Moskva, ul. Oktyabrskaya, 64, apt. 247.
Rodinný stav: vydatá, dcéra 5 rokov.
Požadovaný plat: od 34 tisíc rubľov.
Toto je len príklad životopisu sekretárky, no jeho vyhotovenie sa blíži skutočným požiadavkám.
Tajomník vykonáva prácu pri organizovaní, distribúcii a podpore činnosti manažéra. Tajomník je predovšetkým asistentom manažéra v rôznych organizačných záležitostiach. Práca sekretárky si vyžaduje schopnosť rýchlo prejsť z jedného druhu činnosti na druhý. Funkcie sekretárky sú veľmi rôznorodé, no vo všeobecnosti ich spája jeden cieľ – maximálne pomáhať manažérovi pri jeho práci a šetriť jeho čas. Medzi úlohy tajomníka zvyčajne patrí práca s dokumentmi, práca s telefónmi a faxmi, prijímanie a distribúcia hovorov, práca s návštevníkmi, organizovanie stretnutí, konferencií a služobných ciest pre manažment a iná pomoc. Povinnosti tajomníka možno vidieť podrobnejšie v nižšie uvedenom príklade životopisu tajomníka.
V malých organizáciách tajomník často vykonáva funkcie referenta. Referent sa spravidla zaoberá údržbou a správou úradných dokumentov, zostavuje písomnosti, organizuje ich pohyb a prácu s nimi, vedie evidenciu písomností a ich uchovávanie. Ak objem korešpondencie nie je príliš veľký, potom tieto funkcie vykonáva tajomník. Úradnícka práca je však samostatnou profesiou, ktorú vo firmách s veľkým objemom dokumentov vybavujú jednotliví zamestnanci – administratívni pracovníci so špeciálnym vzdelaním.
Vzor životopisu tajomníka
Celé meno
Mesto: Moskva, 011-111-22-33 e-mail: [e-mail chránený]
Tajomník / sekretárka / sekretárka-referent / sekretárka s vedomosťami v angličtine
STRUČNÉ INFORMÁCIE
Spoľahlivá a výkonná sekretárka so skúsenosťami v zaobchádzaní s dôvernými informáciami a so správou dokumentov a vedením záznamov, s dobrou znalosťou angličtiny a výbornými ľudskými zručnosťami.
Dátum narodenia: 29.02.1990
Očakávaná úroveň platu: 15 000 rubľov.
Pracovný režim: plný úväzok
SKÚSENOSTI
Reštaurácia "Oblako": od júla 2011 do súčasnosti
Pozícia: Sekretárka so znalosťou anglického jazyka
Zodpovednosti:
Prijímanie korešpondencie prijatej manažérom, distribúcia a prenos korešpondencie na štruktúrne jednotky alebo konkrétnym účinkujúcim na použitie alebo odozvy.
Príjem a evidencia dokumentov a žiadostí o podpis pre konateľa.
Odpovedanie na telefonické hovory, registrácia a prenos informácií manažérovi
Organizovanie a vedenie telefonických rozhovorov s manažérom.
Vykonávanie pokynov od manažéra, vypracovanie listov, žiadostí a iných dokumentov.
Organizácia a príprava stretnutí a konferencií, zhromažďovanie potrebných materiálov, informovanie účastníkov o čase a mieste konania, program, ich evidencia, vedenie a vyhotovovanie zápisníc zo stretnutí a stretnutí.
Sledovanie plnenia príkazov a pokynov vedúceho zamestnancami podniku, oboznamovanie pracovníkov s príkazmi, ako aj kontrola dodržiavania lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho.
Zabezpečenie pracovného miesta manažéra potrebnými nástrojmi, vybavením, kancelárskymi potrebami, vytváranie podmienok vedúcich k efektívnej práci.
Organizovanie prijímania návštevníkov, uľahčenie rýchleho posudzovania požiadaviek a podnetov zamestnancov.
Vedenie archívu dokumentov a spisov, zaistenie ich bezpečnosti, ich prenos do archívu.
Organizovanie služobných ciest pre manažérov, objednávanie leteniek a lístkov na vlak a rezervácie hotelov.
Plnenie jednotlivých úradných úloh.
PROFESIONÁLNE ZRUČNOSTI
Schopnosť vykonávať kancelárske práce.
Bezkonfliktný a odolný voči stresu, výborné komunikačné schopnosti s ľuďmi.
Elegantný a príjemný vzhľad.
Schopnosť obsluhy kancelárskej techniky, faxovej tlačiarne, kopírky.
Schopnosť pracovať s dôvernými informáciami.
Pokročilý používateľ PC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook a ďalšie e-mailové programy.
VZDELÁVANIE
Základné vzdelanie: stredné odborné
Obchodná vysoká škola v Tule
Obdobie štúdia: od roku 2007 do roku 2009
Diplom v odbore administratívny manažment, správa dokumentácie a archivácia. "
ĎALŠIE INFORMÁCIE
Stav vzťahu: Slobodný
Deti: nie
Cudzí jazyk: angličtina (stredoškolská)
Možnosť služobných ciest: nie
Možnosť presťahovania sa do iného mesta: nie
Príjemný vzhľad, elegantný, spoločenský, so schopnosťou vyhýbať sa konfliktom, zodpovedný, úhľadný, výkonný, rýchlo sa učí, bez zlozvykov.
Kto je asistent sekretárky?
Prečo sa v názvoch pracovných pozícií niekedy hovorí nielen sekretárka, ale aj sekretárka-asistentka? Aký je rozdiel medzi asistentom tajomníka a bežným tajomníkom? Samotné slovo „referent“, preložené z latinčiny, znamená hlásiť, vzťahovať sa, reprodukovať. Jedným z významov slova „referent“ je rečník, ktorý podáva správu alebo číta abstrakt. To. slovo „referent“ v názve funkcie tajomníka zahŕňa okrem bežných povinností tajomníka aj: príprava správ a prejavov, príprava návrhov dokumentov, zhromažďovanie a príprava informačných a analytických materiálov atď. Často sa od asistenta tajomníka vyžaduje, aby to vedel cudzie jazyky. Bežne môžeme predpokladať, že na rozdiel od obyčajnej sekretárky, ktorej povinnosti zahŕňajú prácu s už hotové dokumenty, asistent tajomníka sa podieľa na procese tvorby dokumentov, podieľa sa aj na príprave dokumentov a zbieraní potrebných informácií na ich prípravu.
Mala by byť v životopise sekretárky fotografia?
Pozícia sekretárky zahŕňa komunikáciu s ľuďmi, takže vzhľad sekretárky hrá dôležitú úlohu pri rozhodovaní o výbere konkrétneho kandidáta na túto pozíciu. K otázke, či je v životopise potrebná fotografia, by sa malo pristupovať mimoriadne opatrne. Bolo by však úplne opodstatnené zahrnúť fotografiu do životopisu tajomníka. Ak nemáte vhodnú fotografiu alebo neviete, ktorú fotografiu si vybrať, venujte pozornosť aj tipom, ako vylepšiť fotografiu so životopisom na tejto stránke.
Sú chvíle, keď nie je ľahké zapamätať si alebo sformulovať svoje pracovné skúsenosti a odborné zručnosti, najmä ak sa vám už práca sekretárky stala bežnou. V tomto prípade vykonávané povinnosti sa zdajú byť rozmazané a nezdajú sa vám až také dôležité, ale ako samozrejmosť sú povinnosti každého sebavedomého tajomníka. Pre zamestnávateľa to však neplatí. Čím podrobnejšie opíšete svoje pracovné skúsenosti, tým je pravdepodobnejšie, že váš životopis bude zamestnávateľa zaujímať. S tým vám môže pomôcť sekcia: osobné úspechy pre životopis. Ak hľadáte vzorový životopis pre asistenta sekretárky, možno sa vám budú hodiť tie, ktoré sme vybrali osobné vlastnosti sekretárky pre životopis.
Osobné vlastnosti pre životopis sekretárky
- Pekný úhľadný vzhľad.
- Komunikačné schopnosti.
- Elegancia.
- Žiadne zlé návyky.
- Odolnosť voči stresu.
- Výkon.
- Nekonfliktnosť a schopnosť vyhýbať sa konfliktom.
- Presnosť a dochvíľnosť.
- Dobrá znalosť cudzieho jazyka.
- Aktivita a vysoký výkon.
- Ľahko sa učí.
- Schopnosť pracovať s kancelárskou technikou, počítačovými programami, internetom a e-mailom.
- Čestnosť, poctivosť.
- Schopnosť pracovať s dôvernými informáciami.
- Vynikajúce ľudské schopnosti a priateľskosť.
- Schopnosť vykonávať kancelársku prácu a pracovať s dokumentmi.
- Schopnosť efektívne plánovať a organizovať pracovný čas a čas vodcu.
- Gramaticky správny prejav. Znalosť základov kultúry reči.
- Veľká chuť pracovať. Zručnosť pracovať v tíme.
- Láska k vašej profesii.
V súvislosti so zmenou miesta tajomníka v riadiacej štruktúre modernej spoločnosti sa objavili vyššie požiadavky na úroveň vzdelania tajomníka-asistenta, jeho odbornú erudíciu, komunikačné schopnosti, schopnosť riešiť rôzne obchodné problémy. Dnes si povolanie sekretárky-asistentky vyžaduje od človeka vysokú pripravenosť, celý rad osobných a obchodných vlastností, determinovaných špecifikami sekretárskej práce.
Vráťme sa k početným inzerátom, ktoré pozývajú asistentov sekretárky do práce. Na uchádzačov o túto pozíciu sa kladú tieto požiadavky: znalosť kancelárskej práce (z toho vyplýva znalosť pravidiel zostavovania a spracovania hlavných typov riadiacich dokumentov a základných pravidiel organizácie práce s dokumentmi); Znalosť práce s PC (predpokladá znalosť textového editora MS Word, tabuľkové systémy MS Excel a všeobecná znalosť operačný systém Windows); znalosť do určitej miery cudzieho jazyka, častejšie angličtiny, menej často nemčiny alebo francúzštiny.
V skutočnosti sú kvalifikačné a iné požiadavky na moderné sekretárky oveľa rozsiahlejšie. Žiaľ, manažér pri prijímaní sekretárky nie vždy dokáže jasne sformulovať tieto požiadavky. A popis práce, kde existuje, neposkytuje úplný obraz o povinnostiach asistenta tajomníka.
Profesionálny tajomník-asistent musí mať určité znalosti a zručnosti a musí mať určité obchodné a osobné vlastnosti. Povolanie tajomníka-asistenta zahŕňa vysoký stupeň základné vzdelanie.
Odborné znalosti a zručnosti, potrebné pre moderného tajomníka-asistenta, možno rozdeliť do troch skupín:
1. Znalosti potrebné pre dokumentačnú a informačnú podporu manažmentu a podniku ako celku. Asistent tajomníka musí vedieť:
Regulačné a metodické dokumenty k dokumentácii zabezpečenie riadenia,
Základné princípy organizácia toku dokumentov,
Základy archivácie,
Základné aplikačné programy
Ruský jazyk, jeden alebo viac cudzích jazykov (v závislosti od profilu spoločnosti).
Zostavte a vykonajte hlavné typy a odrody riadiacich dokumentov;
Racionálne organizovať prácu s riadiace dokumenty, viesť archív;
Nájsť, usporiadať a uložiť informácie;
Použite písací stroj osobný počítač, tlačiareň, iné prostriedky na zostavovanie, výrobu, kopírovanie dokumentov.
2. Znalosti potrebné pre komunikatívnu podporu činnosti spoločnosti a jej správy:
Pravidlá vedenia obchodného rozhovoru;
Zásady organizácie prijímania návštev, stretnutí, služobných ciest;
Moderné komunikačné prostriedky;
Základy profesionálnej etiky.
Na základe týchto vedomostí by tajomník mal byť schopný:
Vedenie obchodných rozhovorov a telefonických rozhovorov;
Organizovať stretnutia, prezentácie, Pracovné cesty;
používať moderné komunikačné prostriedky;
Organizovanie prijímania návštev a telefonických služieb;
Plánujte si prácu, plánujte a šetrite čas svojho manažéra.
3. Vedomosti súvisiace s hlavnými činnosťami podniku, jeho vnútorná štruktúra a vonkajšie vzťahy:
Zásady organizácie manažérskej práce, právny základ zvládanie;
Základy správneho, pracovného a hospodárskeho práva;
Právne akty a predpisy upravujúce činnosť spoločnosti a jej zamestnancov.
Na základe týchto poznatkov by mala byť sekretárka schopná poskytnúť efektívnu prácu vodca.
Na to, aby ste sa stali dobrým asistentom sekretárky, nestačia len vedomosti a zručnosti. Je potrebné mať množstvo obchodných a osobných vlastností, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou profesie.
Základné obchodné kvality vyžaduje tajomník:
Organizačné schopnosti: schopnosť organizovať si prácu, prácu svojho vedúceho a prácu kancelárie, schopnosť organizovať stretnutia, prezentácie, služobné cesty, recepcie delegácií a iné podujatia;
Zodpovednosť, spoľahlivosť: schopnosť prevziať zodpovednosť, vždy používať len starostlivo overené informácie;
Dochvíľnosť a pracovitosť: včasné a presné vykonávanie objednávok, schopnosť nikdy na nič nezabudnúť a nikdy na nič nemeškať;
Iniciatíva a nezávislosť: schopnosť robiť nezávislé rozhodnutia v rámci svojich právomocí bez čakania na pokyny od manažéra pri každej príležitosti;
Oddanosť spoločnosti, lojalita: zmysel pre angažovanosť v záležitostiach spoločnosti, schopnosť prejaviť takt a opatrnosť, schopnosť uchovávať dôverné informácie;
Schopnosť skladovať úradné tajomstvo a dôverné informácie;
Predvídavosť: schopnosť predvídať pokyny manažéra, čím sa zbavíte potreby podrobného plánovania a starostlivého vysvetľovania malých detailov zadania.
Osobné kvality, potrebné pre sekretárku:
Komunikačné zručnosti, schopnosť prispôsobiť sa: schopnosť ľahko nadväzovať kontakty s ľuďmi, rýchlo prepínať z jedného typu činnosti na druhý;
Dobrá vôľa, zdvorilosť, zdvorilosť, ústretovosť, úprimná pozornosť k ľuďom, ochota pomáhať druhým, najmä v napätých situáciách, v konečnom dôsledku - schopnosť vytvárať psychologické pohodlie v kancelárii;
Inteligencia: kultúra reči, vzhľad, pracovisko;
Taktnosť, diplomacia: jemnosť, schopnosť taktne vyriešiť akékoľvek problémy, odpovedať na akékoľvek otázky bez toho, aby ste urazili hrdosť partnera;
Tvrdá práca, svedomitosť;
Skromnosť, presnosť;
Zvedavosť: túžba neustále zlepšovať úroveň svojich vedomostí, ovládať súvisiace oblasti činnosti a držať krok s najnovšími pokrokmi v oblasti sekretárskych prác a aktivít spoločnosti.
Môžeme teda konštatovať, že na prelome 20. – 21. stor. V Rusku sa vytvoril nový typ sekretárskej profesie - sekretárka-asistent, ktorá spája nielen povinnosti asistenta manažéra a jeho asistenta, ale aj mnohé ďalšie. riadiacich funkcií. V rôznych organizáciách sa povinnosti tajomníka-asistenta výrazne líšia, ale možno vysledovať všeobecný trend: rozsah ich činností sa neustále rozširuje a jeho úloha v riadiacej štruktúre moderná organizácia sa neustále zvyšuje. Zároveň sa zvyšujú aj požiadavky kladené na uchádzačov o túto pozíciu.
Sekretárka-referent je odborník na vysokej úrovni, ktorý sa zaoberá tvorivá práca s ľuďmi, dokumentmi, informáciami.
