Putkina Lidia Vladimirovna

Kandidát technických vied, profesor Katedry informatiky a matematiky, Ekonomická fakulta Petrohrad Humanitárna univerzita odborov Petrohrad, Rusko

Anotácia: Tento článok pojednáva o vlastnostiach implementácie systému elektronická správa dokumentov. V článku sa uvádza, že efektívnosť každej organizácie závisí od rýchlosti spracovania dokumentov, rýchlosti distribúcie informácií medzi oddeleniami organizačnej štruktúry a dodávateľmi. Proces zavádzania elektronickej správy dokumentov možno rozdeliť do ôsmich etáp. Jedným z dôležitých bodov je fakt, že po úspešnom ukončení každého z ôsmich stupňov automatizácie je potrebné implementovaný systém neustále dolaďovať a zdokonaľovať. Toto je jeden z hlavných faktorov úspešného využívania elektronickej správy dokumentov v podniku.

Kľúčové slová: elektronické systémy správy dokumentov, implementácia, efektívnosť, podnik

Vlastnosti implementácie elektronického dokumentu

PhD technických vied, profesor Katedra informatiky a matematiky, Ekonomická fakulta Univerzita humanitných a sociálnych vied v Saint-Petersburg, Rusko

Abstrakt: Tento článok pojednáva o vlastnostiach zavedenia systému elektronickej správy dokumentov. V článku sa uvádza, že efektívnosť každej organizácie závisí od efektívnosti spracovania dokumentov, miery distribúcie informácií medzi jednotkami organizačnej štruktúry a dodávateľmi. Proces implementácie elektronického dokumentu možno rozdeliť do ôsmich etáp. Jedným z vrcholov je skutočnosť, že po úspešnom dokončení každého z ôsmich stupňov automatizácie je potrebné implementovaný systém neustále zdokonaľovať a zlepšovať. Toto je hlavný faktor úspešného využívania elektronickej správy dokumentov v podniku.

Kľúčové slová: elektronický systém správy dokumentov, implementácia, efektívnosť, podnik

AT modernom svete Efektívnosť každej organizácie závisí od rýchlosti spracovania dokumentov, rýchlosti distribúcie informácií medzi organizačnými jednotkami a protistranami, ako aj od spoľahlivosti celej informačnej zložky ako celku.

To je dôvod, prečo v poslednom čase vedúci predstavitelia mnohých podnikov čoraz viac nastoľujú otázku zlepšenia systému správy dokumentov. Táto úloha sa dá dosiahnuť pomocou jeho automatizácie.

K dnešnému dňu nie je automatizovaná správa dokumentov inováciou. Niektoré organizácie už zaviedli a používajú systém elektronickej správy dokumentov (EDMS). Väčšina podnikov však stále necháva tok dokumentov v tradičnej papierovej forme.

Hlavným kritériom pre výber formy kancelárskej práce je objem dokumentov vytvorených a prijatých organizáciou za určité časové obdobie. Preto vo firmách, kde je štruktúra oddelení rozvetvená a prepojená reťazou rôzne dokumenty, prechod na elektronickú správu dokumentov je veľmi dôležitou úlohou.

Aby sme presne pochopili tento pojem, pozrime sa naň podrobnejšie. Elektronická správa dokumentov môže byť reprezentovaná ako jednotný mechanizmus na pohyb dokumentov, ktoré sú vytvorené pomocou počítačových nástrojov a sú spravidla podpísané elektronickým digitálnym podpisom. Zároveň sa dokumenty spracúvajú aj prostredníctvom elektronických médií.

V organizácii, kde je implementovaný EDMS, slúži dokument ako základný nástroj riadenia. V takýchto organizáciách jednoducho neexistujú žiadne príkazy, úlohy ani rozhodnutia. Existujú dokumenty, ktoré obsahujú rovnaké rozhodnutia, príkazy a úlohy. Riadenie v organizácii sa teda úplne vykonáva prostredníctvom dokumentov. Väčšina úloh vykonávaných zamestnancami je prepojená aj s dokumentmi.

EDMS je možné použiť v akejkoľvek organizácii: pre malý podnik aj pre veľký holding alebo korporáciu s celou sieťou pobočiek. Niektoré spoločnosti začínajú automatizáciou jednotlivých fáz pracovného toku, keďže EDMS má množstvo významných výhod:

1) Na začiatok treba poznamenať transparentnosť obchodných procesov. V elektronickom systéme je kontrola príjmu, vyhotovenia a tvorby dokladov oveľa jednoduchšia a rýchlejšia. Vďaka tomu môže manažment kedykoľvek sledovať obchodné procesy organizácie.

2) Taktiež pomocou elektronickej správy dokumentov sa zvyšuje výkonná funkcia. Podľa štatistík významnú časť zákaziek nevykonávajú zamestnanci. EDMS umožňuje manažérom vykonávať kontrolu nad pracovnými procesmi, rýchlosťou a kvalitou vykonávania, a čo je najdôležitejšie, nad výsledkom práce.

3) Čas na spracovanie a vyhotovenie dokumentov sa skracuje. Pomocou elektronickej správy dokumentov je zabezpečené rýchlejšie vyhľadávanie, vytváranie, spracovanie a distribúcia dokumentov. Dosahuje sa to automatickým zostavovaním súhrnov, registrov a správ, čo vám zase umožňuje vykonávať prácu efektívne a rýchlo a v dôsledku toho optimalizovať obchodné procesy.

4) Zvýšenie úrovne dôvernosti informácií. Každý zamestnanec má takú mieru prístupu a kontroly firemných dokumentov, ktorá zodpovedá jeho právomoci. Zamestnanec môže mať napríklad právo čítať dokument, môže mať možnosť dokument upravovať, primerane upravovať a môže ísť aj o plné práva. Každá akcia je zaznamenaná v počítačovom systéme. A to znamená, že kedykoľvek je tu možnosť vidieť, ktorý zo zamestnancov vykonal zmeny v údajoch, pracoval s nimi.

Pre mnohé organizácie je otázka dôvernosti informácií veľmi akútna. Strata akéhokoľvek dôležité dokumenty môže viesť k stratám v miliónoch dolárov. V tomto ohľade sú papierové dokumenty vystavené oveľa väčšiemu riziku, pretože sa dajú ľahko vybrať z priečinka a všetky informácie sa prenesú na stranu. Po zavedení elektronického systému správy dokumentov vo firme nemusí byť možné eliminovať úplný únik informácií. Avšak v tento prípad bude možné vidieť, ktorý zo zamestnancov a kedy tieto dokumenty použil.

5) Pomocou EDMS sa optimalizuje školiaca schéma pre nových zamestnancov, ako aj zavádzanie nových procesov vo firme. Zavedenie nových predpisov a pokynov do práce s využitím elektronickej správy dokumentov je oveľa rýchlejšie ako samostatné informovanie každého zamestnanca a oboznamovanie s papierovými dokumentmi.

6) O úroveň vyššie firemná kultúra. EDMS vytvára jednotný informačný priestor, do ktorého sú zapojené všetky alebo väčšina štruktúr spoločnosti. To zase vytvára možnosť zapojiť do firemných procesov takmer každého zamestnanca.

7) Keď spoločnosť prejde na elektronickú správu dokumentov, problém prispôsobenia sa novým zmenám na trhu je vyriešený medzinárodné normy. V prípade takéhoto výskytu môže organizácia, ktorá používa EDMS, rýchlo vykonať zmeny pod nová šablónačím sa zvyšuje úroveň jeho konkurencieschopnosti na trhu.

Tento spôsob zlepšenia práce podniku má však spolu s výhodami aj svoje nevýhody.

Po prvé, vážnym problémom je bezpečnosť dokumentov. Do počítača sa môže dostať vírus, nemusí fungovať systém ukladania dokumentov. Tento problém možno vyriešiť vytvorením redundantného systému.

Ďalšou možnou nevýhodou implementácie EDMS môže byť konzervatívnosť zamestnancov, ktorí budú v systéme zamestnaní. Pri prechode na automatizovaný pracovný postup nie je vždy možné vyhnúť sa nespokojnosti medzi zamestnancami, ktorí sú zvyknutí na manuálnu prácu a majú neúplné znalosti elektronického pracovného toku, a predchádzať im.

Poskytuje tiež elektronický systém správy dokumentov veľký význam správne zadanie údajov. V tomto prípade je dôležitý najmä ľudský faktor, pretože bezproblémové fungovanie systému v budúcnosti bude závisieť od kvalifikácie a kvality práce personálu.

Vo fáze nákupu a implementácie elektronického systému správy dokumentov musí byť vedenie spoločnosti pripravené na finančné náklady. Aj keď neskôr sú tieto náklady zvyčajne kompenzované znížením nákladov na prácu s dokumentáciou a optimalizáciou podnikových procesov.

Výmena elektronických dokumentov nie je možná so všetkými protistranami. Dôvodom je nedostatok jednotného informačného priestoru. Výsledkom je, že mnohé spoločnosti sú nútené súčasne udržiavať papier aj elektronická výmena Dokumenty. Zostáva zrejmé, že prevod aktov a zmlúv elektronicky by výrazne zjednodušil prácu medzi zákazníkom a klientom v akomkoľvek segmente trhu.

Povinnou náležitosťou väčšiny dokumentov, ktorá im dáva právnu silu, je vlastnoručný podpis. právnu silu elektronický dokument zvyčajne potvrdené elektronickým podpisom, ktorý podľa 63-FZ môže byť troch typov:

1) Jednoduchý elektronický podpis. Tento typ podpisu sa vytvára pomocou hesiel, kódov a iných nástrojov, ktoré identifikujú autora podpísaného dokumentu. Kryptografický elektronický podpis sa v tomto prípade nepoužíva.

2) Vystužené nie kvalifikovaný podpis. Na vytvorenie tohto typu podpisu sa používajú kryptografické prostriedky, ktoré vám zase umožňujú určiť autora dokumentu. Rozšírený nekvalifikovaný podpis často funguje ako analóg dokumentu s pečaťou.

3) Vylepšený kvalifikovaný podpis môže vo všetkých prípadoch nahradiť papierovú dokumentáciu. Výnimkou je situácia, keď sa na legislatívnej úrovni vyžaduje iba papierový dokument.

Dnes väčšina štátov považuje papierové dokumenty s klasickým podpisom a elektronické dokumenty podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom za rovnocenné.

Prechod organizácie z papierovej na elektronickú správu dokumentov musí byť kompetentný a dobre premyslený, pretože od tohto kroku závisí ďalšia práca celého podniku.

Najčastejšie je iniciátorom automatizácie procesov pohybu dokumentov v podniku generálny riaditeľ. Veľkú úlohu zohráva záujem manažmentu o prechod na bezpapierový workflow, keďže od neho do veľkej miery závisí úspech tohto projektu.

Samotná automatizácia je zvyčajne podmienene rozdelená na dve časti: samotný proces a správa, to znamená kontrola nad prácou hotového výrobku.

Ak úlohou nie je len zaviesť elektronickú správu dokumentov, ale aj transformovať podnikové procesy, potom musia byť zadávacie podmienky formulované spolu s manažérmi, ktorí sú za tieto procesy zodpovední. Iba ak sa stanú spojencami, bude možné vytvoriť úspešnú verziu elektronickej správy dokumentov.

Proces automatizácie možno rozdeliť do niekoľkých kľúčových etáp:

Fáza 1. Referenčné podmienky. Na začiatok musia projektoví manažéri rozhodnúť o úlohách, ktoré by mal budúci systém vykonávať. Pomôžu jasne definované ciele správna voľba na druhom stupni.

Fáza 2. Výber IT riešenia. Pre podnik s malým pracovným tokom môže byť postačujúce použitie elektronickej databázy, ako je Access alebo Excel. To znamená, že malé podniky nemusia vždy riešiť globálnu reštrukturalizáciu pracovného toku.

Šéfovia veľkých podnikov, ktoré majú regionálne divízie, ktoré chcú workflow automatizovať, sa naopak musia pripraviť na nákladnú a zdĺhavú implementáciu.

Fáza 3. Popis obchodných procesov. Pred začatím implementácie pracovného toku je potrebné preštudovať aktuálne existujúce obchodné procesy podniku. Práve v tomto štádiu je vedúca úloha zverená vedúcim oddelení, ktoré sa zaoberajú automatizáciou. Ich hlavnou úlohou je pomôcť opísať cestu dokumentov a zostaviť tok obchodných procesov krok za krokom.

Fáza 4. V tejto fáze sa zostavujú odhady, kalendárne plány, zoznamy potrebných zdrojov a vypracuje sa všeobecný plán práce. Zároveň je potrebné vziať do úvahy všetky existujúce plusy a mínusy, ktoré sa objavia po automatizácii pracovného toku.

Fáza 5. Implementácia. V tejto fáze dochádza k priamemu zavedeniu elektronickej správy dokumentov. Trvanie etapy priamo závisí od zložitosti štruktúry organizácie a obchodných procesov, ktoré v nej prebiehajú. Kontrolu a koordináciu prác vykonáva projektový manažér.

Etapa 6. Dokončenie. V tejto fáze je program testovaný. Veľmi často sa pri testovaní odhalia medzery v automatizácii. Táto etapa je dôležitá, pretože má stále možnosť rýchlo odstrániť vzniknuté problémy.

Etapa 7. Uvedenie projektu do prevádzky. Toto môže byť jedna z metód implementácie, ktorá sa používa na začiatku používania systému:

Paralelná stratégia, to znamená, že práca sa vykonáva podľa starého systému, ale súčasne sa používajú nové technológie. V tomto procese sa dva systémy – starý a nový – neustále porovnávajú a vďaka tomu sa nový systém postupne prispôsobuje. Kvôli duplicite údajov je však tento prístup najnákladnejší z hľadiska práce a času.

Skok - prechod na používanie nového systému sa uskutoční okamžite, to znamená, že neexistuje žiadny proces prechodu. Táto metóda je účinný, avšak veľmi riskantný.

Spustenie pilotného projektu – zoskoku prebieha v jednej oblasti. Tento prístup je robustný.

Sekvenčná automatizácia. Implementácia začína od úzkych miest a postupne sa do procesu začínajú zapájať nové sekcie. Pri výbere tohto prístupu sa spravidla trávi veľa času, ale návratnosť je viditeľná takmer okamžite.

V tejto fáze, bez ohľadu na zvolenú stratégiu, môžu nastať ťažkosti spojené s konzervatívnosťou zamestnancov. Pri správnom prístupe však možno výrazne znížiť pravdepodobnosť rizík.

Fáza 8. Kontrola používania systému. Hlavným cieľom v tejto fáze je postupné využívanie programu na plnú kapacitu. To znamená, že program by sa mal stať skutočným nástrojom na správu dokumentov a nemal by zostať súborom súborov.

Ďalším dôležitým bodom je fakt, že aj po úspešnom absolvovaní každého z ôsmich stupňov automatizácie je potrebné implementovaný systém neustále zdokonaľovať a zdokonaľovať. Toto je jeden z hlavných faktorov úspešného využívania elektronickej správy dokumentov v podniku.

Ďalšia údržba systému musí nevyhnutne zahŕňať:

Udržiavanie systému v prevádzkyschopnom stave. Môže spočívať v poradenská pomoc používatelia, riešenie chýb, zálohovanie údajov;

Vykonávanie úprav v systémových adresároch na základe aktuálnych zmien v organizácii;

Sledovanie zmien v legislatíve;

Zmena nastavení v systéme tak, aby vyhovoval novým požiadavkám zamestnancov.

Bibliografia:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Časová konštanta inovačných efektov zdvojnásobenie // Mediterranean Journal of Social Sciences. - 2015. - č.6 - 36. - Pp. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Overenie ekonomického a matematického modelu inovatívneho rozvoja komunikácií a infotelekomunikácií v Rusku // Bulletin Severokaukazskej federálnej univerzity. - 2015. - Číslo 3 (48). - S. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model riadenia likvidity pod kontrolou Bank of Russia v reálnom čase // Ekonomika, štatistika a informatika. Vestník UMO. - 2013. - č. 4. - S. 178-183.

4. Minakov V. F. - 2015. - č.11 (23). - S. 32.

5. Minakov V. F. - 2016. - č.3 (27). – S. 30.

6. Minakov V. F. - 2015. - č.7 (19). – S. 31.

7. Minakov VF Production wave function // International Research Journal =Research Journal of International Studies. - 2014. - Číslo 10-1 (29). - S. 22-25.

8. Minakov VF Produkčná funkcia v logistických tokoch // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2014. - č. 11-3 (30). - S. 55-58.

9. Minakov VF Rozdiely a podobnosti v periodizácii teórie generácií // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2014. - č. 12-2 (31). - S. 122-124.

10. Minakov VF Cenová elasticita ponuky a dopytu kvalita // Informačné technológie v podnikaní. Zborník vedeckých článkov 8. medzinárodnej vedeckej konferencie. - St. Petersburg. Vydavateľstvo Info-da. - 2013. - S. 51-60.

11. Minakov V. F. - 2015. - č.2 (14). - str. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Deployment of cloud infrastruktury in the regional information space // Scientific Review. - 2014. - Číslo 11. - S. 103-106.

13. Minakov V. F., Malyshenko A. V. Rozklad inovačných procesov na univerzite // Veda. Inovácia. technológie. - 2004. - č. 36. - S. 12–15.

14. Minakov V. F., Mináková T. E. Informačná spoločnosť a problémy aplikovanej informatiky // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2014. - č. 1-1 (20). - S. 69-70.

15. Minakov V.F. - 2016. - č.6 (30). – S. 37.

16. Minakov V.F. - 2016. - č.4 (28). - str. 17.

17. Minakov V.F. - 2016. - č.5 (29). – S. 36.

18. Minakov V.F. - 2016. - Číslo 1 (25). - str. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Úspora energie ako multiplikátor ekonomickej efektívnosti // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2013. - č. 11-2 (18). - S. 60-61.

20. Putkina L.V. Dynamika koncepcie rozvoja podnikateľských štruktúr//Medzinárodný vedecký výskumný časopis. 2015. Číslo 2-3 (33). s.79-80.

21. Putkina L. V. Rysy inovatívnych obchodných štruktúr//Medzinárodný vedecko-výskumný časopis. 2015. Číslo 2-3 (33). S.80-82.

22. Putkina L. V. Navrhovanie inteligentných systémov v ekonomike. Článok v otvorenom archíve č.0321400431 30.7.2014

23. Putkina L.V. Koncepcia procesného prístupu v manažmente // Vo svete vedeckých objavov. 2015. Číslo 11.7(71). S.2759-2765.

24. Putkina L.V. - 2016. - Č. 05 (029) / [ Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL:

25. Putkina L.V. - 2015. - Č. 12 (24) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L. V. - 2015. - Č. 10 (22) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V. - 2016. - Č. 07 (031) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL:

28. Putkina L.V. Funkcie používania elektronickej správy dokumentov pre efektívnu prácu moderný podnik// Elektronická stránka vedeckého a praktického časopisu. – 2016.– Č. 01 (25) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL:

29. Putkina L. V. - 2015. - Č. 10 (22) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. - 2016. - Č. 01 (25) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL:

31. Putkina L. V. - 2016. - Č. 03 (027) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L. V. - 2016. - Č. 05 (029) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL:

33. Putkina L. V. - 2015. - Č. 12 (24) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L. V. - 2016. - Č. 02 (026) / [Elektronický zdroj] - Režim prístupu. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematické modelovanie makroekonomických trendov vo vývoji poisťovníctva // Moderné problémy vedy a vzdelávania. - 2014. - Číslo 4. - S. 436.

Ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruská federácia

SBEE HPE „Moskevská štátna lekárska a zubná univerzita pomenovaná po A.I. A.I. Evdokimova"

Ekonomická fakulta

KURZOVÁ PRÁCA

Podľa disciplíny: "Podnikové informačné systémy"

Na tému: "SWOT-analýza implementácie elektronického systému správy dokumentov vo firme"

Dokončené:

Žiak 4. ročníka 2 skupiny

Ekonomická fakulta

Manukyan Artur Gevorkovič

Skontrolované:

Kandidát lekárskych vied, docent

Saradžev Vladislav Vladimirovič

Úvod………………………………………………………………………………………...2

SWOT-analýza elektronického systému správy dokumentov....................................... ...................2

Záver………………………………………………………………………………... 3

Zoznam použitej literatúry……………………………………………….8

Úvod

V moderných podmienkach sú čoraz populárnejšie elektronické systémy správy dokumentov, ktoré sú pre Ruskú federáciu pomerne novým fenoménom. Teraz však väčšina spoločností začína chápať potrebu vytvárať systémy na podporu správy dokumentov a dôležitosť zavedenia nástrojov, ktoré implementujú správu elektronických dokumentov. Je to spôsobené potrebou udržať rastúci pracovný tok v rozvíjajúcich sa spoločnostiach a znížiť náklady na jeho poskytovanie. Zavedením elektronického systému správy dokumentov sa navyše zvyšuje spravovateľnosť spoločnosti, úroveň kontroly každého objektu manažérskeho účtovníctva. Preto je dôležitou úlohou vytvorenie efektívneho pracovného toku s maximálnym dopadom a minimálnymi nákladmi.
V súčasnosti je používanie elektronických systémov správy dokumentov v zahraničí na vrchole svojej popularity. Je zrejmé, že táto technológia bude na tomto vrchole ešte dlho.

SWOT analýza

Záver

Pozrime sa bližšie na všetky zložky SWOT analýzy.

Silné stránky

1. Kontrola pohybu dokumentu v rámci organizácie a jeho vyhotovenie. Po zadaní do EDMS sa dokument, interný alebo externý, v ňom uloží presne tak dlho, ako sa predpokladá, bez rizika, že sa stratí alebo spadne na nesprávnu kopu, a všetky úkony s ním sa zaznamenávajú, čím očistiť nedbalosť konkrétneho zamestnanca pri jeho spracovaní. Konečne sa splní sen každého manažéra: tok dokumentov je teraz úplne pod jeho kontrolou!
2. Diferenciácia prístupu k dokumentom a úkonov na nich. Ak si systém pečiatkovania papierových dokumentov vyžaduje dodatočné ľudské zdroje, ale aspoň viac-menej funguje, potom je absolútne nemožné poskytnúť ochranu pred zvedavými očami pre všetky tlačené dokumenty, pretože všade ležia, čítajú - nechcem. V EDMS je každému zamestnancovi organizácie pridelený okruh právomocí: ktoré dokumenty môže vidieť, ktoré z nich zmeniť atď. Metódy identifikácie používateľa sa líšia v závislosti od stupňa dôvernosti informácií, s ktorými musí pracovať: od bežných hesiel po hardvérové ​​tokeny a odtlačky prstov.
3. Automatické hlásenie o pohybe dokladov. SED dramaticky znižuje možnosť „simulácie násilných aktivít“ zamestnancami organizácie. Početné reporty EDMS pracujú výlučne s objektívnymi hodnotami: počet spracovaných dokumentov, priemerný čas spracovania, dĺžka frontu dokumentov pre každého zamestnanca atď. Pri používaní EDMS bude pre tých, ktorí pracujú v organizácii, oveľa ťažšie zakryť svoju nečinnosť farebnou správou.
4. Vyhľadávajte podľa rôznych atribútov v databáze dokumentov. Predtým sa o niečom takom mohlo iba snívať - ​​bez ohľadu na to, koľko registrov sa viedlo, možnosti prehľadávania papierových dokumentov boli stále veľmi obmedzené. EDMS ponúka všetky možnosti pre vyhľadávanie atribútov rôzneho stupňa inteligencie – ponuka je obmedzená len fantáziou vývojárov. Existujú tiež rôzne možnosti, ako sa vysporiadať s výbermi dokumentov získaných ako výsledok vyhľadávania.
5. Zníženie ľudskej chyby. Správna organizácia elektronická správa dokumentov vám umožňuje eliminovať chyby, ktoré sú spojené s ľudským faktorom. S papierovým workflow trvá hľadanie chýbajúcich dokumentov hodiny, zatiaľ čo EDMS zvládne podobnú úlohu len za pár sekúnd.
6. Zníženie potreby ďalšieho personálu. Zvýšenie objemov výroby s elektronickou správou dokumentov si nevyžaduje výrazné personálne rozšírenie, stačí zautomatizovať prácu existujúceho tímu pomocou efektívneho riadiaceho systému bb workspace.
7. Ochrana dokumentov pred poškodením. Použitie EDMS znižuje riziká spôsobené požiarom alebo inou vyššou mocou. Bohužiaľ nie je možné úplne prejsť na elektronickú správu dokumentov a zbaviť sa papierovej kancelárskej práce, keďže podľa legislatívy Ruskej federácie sa papier stále považuje za významnú formu dokumentu, ale percento takýchto dokumentov v celkový objem je relatívne malý.
8. Kolektívna práca s dokumentmi. Automatizácia pracovného toku umožňuje viacerým používateľom súčasne pracovať s rovnakým súborom, ako aj vyhľadávať v jednej databáze dokumentov.
9. Okamžitý prístup k informáciám. Hlavnou výhodou elektronickej správy dokumentov je schopnosť rýchlo a jednoducho nájsť najnovšie verzie dokumentov. Tým je vyriešený problém relevantnosti pracovného postupu, to znamená, že aj keď ten istý dokument existuje vo viacerých verziách, používateľ bude môcť nájsť najnovšiu verziu súboru a už s ním pracovať.
10. Výrazné zrýchlenie vyhľadávania a výberu dokumentov (podľa rôznych atribútov). S papierovým workflow trvá hľadanie chýbajúcich dokumentov hodiny, zatiaľ čo EDMS zvládne podobnú úlohu len za pár sekúnd.

Pri plánovaní implementácie EDMS by sme však nemali vkladať prehnané nádeje do samotného systému: existuje niekoľko bodov, ktoré môžu negovať všetky výhody obsiahnuté v EDMS.

Slabé stránky

Teraz si povedzme o ťažkostiach implementácie a používania EDMS. Sú primárne spojené s „ľudským faktorom“, ktorý je tak známy každému vodcovi. Bez ohľadu na to, aká inteligentná je SED, existujú momenty, ktoré nedokáže sledovať. Uveďme si tie hlavné.

1. SED nemôže nútiť zamestnancov, aby s ním pracovali. Keď manažér vynaložil značné prostriedky na nákup a implementáciu EDMS, po chvíli môže byť prekvapený, keď zistí, že ho nikto nepoužíva. Taký je osud mnohých noviniek najmä u nás, no riaditeľa konkrétnej organizácie tým, samozrejme, neuteší. Peniaze vyhodené do vetra, čas a ľudské zdroje plytvanie.
2. EDMS nemôže sledovať pravdivosť informácií zadaných do neho. Napriek všetkým nástrojom na zaznamenávanie a kontrolu, ktoré sú v EDMS k dispozícii, prípady falšovania alebo skreslenia, úmyselného alebo náhodného, ​​sa často nedajú odhaliť. Pre nedbanlivého zamestnanca teda stále existuje „manévrovací priestor“. Niet pochýb o tom, že po prekopaní systému v ňom zamestnanci organizácie nájdu slabé miesta, ktoré využijú pre svoje účely.
3. EDMS nenaučí zamestnancov disciplíne pri jeho používaní. Akékoľvek, ale najviac paranoidné bezpečnostné opatrenia EDMS nedosiahnu požadované ciele (a majú jeden cieľ - zabezpečiť informačná bezpečnosť organizácie), ak ich zamestnanci masívne zanedbávajú. Aký zmysel má obmedzovanie prístupu ku kategóriám dokumentov, ak celá organizácia pozná heslo hlavného účtovníka alebo riaditeľa a aktívne používa ich účty, a to nie na škodlivé účely, ale „na uľahčenie“ a s vedomím nad manažérmi.
4. Cena. Veľmi vysoké náklady na nákup EDMS. Nie každá organizácia si to môže dovoliť.
5. Dodatočné náklady počas prevádzky.
6. Personálna fluktuácia. Veľa ľudí nezvláda a nechce s týmto programom pracovať, neovláda ho dobre, robí veľa chýb.

Schopnosti

1. Zabezpečenie efektívnejšieho riadenia prostredníctvom automatického sledovania implementácie, transparentnosť celej organizácie na všetkých úrovniach.
2. Udržiavanie systému kontroly kvality, ktorý spĺňa medzinárodné štandardy.
3. Podporovať efektívne zhromažďovanie, riadenie a prístup k informáciám a vedomostiam. Zabezpečenie personálnej flexibility vďaka väčšej formalizácii činností každého zamestnanca a možnosť uchovávať celú históriu jeho činností.
4. Evidencia činnosti podniku ako celku (interné interné šetrenia, analýza činnosti oddelení, identifikácia „horúcich miest“ v činnostiach).
5. Optimalizácia podnikových procesov a automatizácia mechanizmu ich implementácie a kontroly.
6. Vylúčenie alebo maximálne možné zníženie obratu papierových dokumentov v podniku. Úspora zdrojov znížením nákladov na riadenie toku dokumentov v organizácii.
7. Eliminácia potreby alebo výrazné zjednodušenie a zníženie nákladov na uchovávanie papierových dokumentov vďaka dostupnosti funkčného elektronického archívu.
8. Rozvoj firemnej kultúry, stimulovaný využívaním moderných technológií pre kolektívnu prácu zamestnancov a informačných a komunikačných možností, ktoré poskytujú.

1. Konzervativizmus zamestnancov, nízke vzdelanie, neochota učiť sa a rekvalifikovať. Strach z transparentnosti vlastných činností pre manažment, ktorý vzniká po zavedení elektronického systému správy dokumentov.
2. Režisérskym faktorom „sovietskeho typu“ je neochota priamo pracovať s počítačom, prezerať a upravovať dokumenty.
3. Neustále štrukturálne zmeny v organizácii, slabá formalizácia podnikových procesov.
4. Potreba zabezpečiť právnu silu dokumentov (po prijatí zákona o elektronický podpis tento faktor začne strácať svoj význam).
5. Potreba interakcie s vonkajším „papierovým“ svetom, najmä ak ide o paralelné štruktúry v pridružených organizáciách alebo oddeleniach, s ktorými sa neustále pracuje.

Zoznam použitej literatúry:

1. http://www.polikom.ru/solution/esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/7171/
6. http://infovision.spb.ru/solutions/docsvision

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Opis základných pojmov a typických procesov v kancelárskej práci. Ciele, ciele a úrovne automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií. Automatizácia a elektronické systémy správy dokumentov. všeobecné charakteristiky hlavný automatizované procesy kancelárska práca.

semestrálna práca, pridaná 25.10.2011


Hlavné možnosti výpočtovej techniky v kancelárskej práci. Zásady zavedenia elektronickej správy dokumentov v organizácii. Automatizované ovládanie vyhotovenie dokumentov. Analýza systému automatizácie kancelárie a obehu dokumentov "Delo".

abstrakt, pridaný 23.09.2010


Moderný význam automatizácie workflow, porovnanie jeho tradičných a elektronických foriem. Miesto elektronického systému správy dokumentov v informačnom systéme podniku. Všeobecné charakteristiky systémov správy elektronických dokumentov.

test, pridané 22.02.2010


Formy automatizácie evidencie dokumentov: elektronické archívy a systémy elektronickej správy dokumentov. Hlavné potrebné funkcie systémov automatizácie kancelárií a workflow, pozitívne stránky ich praktické uplatnenie.

test, pridané 09.09.2009


Problém výberu elektronického systému správy dokumentov pre malých a stredných podnikateľov. Elektronické systémy správy dokumentov používané v práci pobočky Ufa federálneho štátneho podniku ministerstva bezpečnosti železničnej dopravy. Odporúčania na jeho zlepšenie.

diplomová práca, doplnené 02.08.2015


Regulačné a metodické dokumenty upravujúce organizáciu správy elektronických dokumentov. Účel, ciele a ciele tohto systému kancelárskej práce. Problémy, právna podpora a perspektívy rozvoja ED. Zásady uchovávania elektronických dokumentov.

ročníková práca, pridaná 13.10.2013


Úloha správy dokumentov v štruktúre riadenia spoločnosti. Etapy toku dokumentov spoločnosti, elektronický systém správy dokumentov. Problémy a nedostatky organizácie, ako aj vypracovanie odporúčaní na zlepšenie efektívnosti pracovného toku spoločnosti.

semestrálna práca, pridaná 8.9.2010


Správa dokumentov ako dôležitý článok v organizácii kancelárskej práce v organizácii, jej štruktúra a vlastnosti. Spôsoby, ako zlepšiť tok dokumentov. Implementácia systému elektronickej správy dokumentov ako spôsobu zlepšenia správy dokumentov.

test, pridaný 16.11.2010

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Hostené na http://www.allbest.ru/

Úvod

Pre každú modernú organizáciu sú schopnosti moderných informačných technológií dôležité z hľadiska ich využitia pri správe dokumentov.

Pokiaľ ide o automatizáciu pracovného toku, táto oblasť často zahŕňa mnoho programov, ktoré priamo nesúvisia s riešeným problémom – textové editory, programy na rozpoznávanie znakov, systémy Email. To všetko však nie je elektronický systém správy dokumentov. A vzhľadom na súčasnú situáciu vo svete je implementácia optimálneho systému správy dokumentov pre organizáciu mimoriadne dôležitou úlohou.

Nedostatok optimálne štruktúrovaného pracovného toku a neschopnosť efektívne sledovať pohyb a vykonávanie dokumentov vedie k zníženiu efektivity práce a zvýšeniu chybovosti.

Vyriešenie problému správy dokumentov v moderných podmienkach umožní účelne formovať informačné zdroje organizácií, znížiť množstvo ručne zadávaných informácií, čo prináša čas a zabezpečuje ich efektívne fungovanie.

Relevantnosť diplomovej práce: Zvolená téma je relevantná, keďže je známe, že organizácia práce s dokumentmi ovplyvňuje kvalitu práce riadiaceho aparátu, organizáciu a kultúru práce riadiacich pracovníkov. Úspešnosť manažérskych činností ako celku závisí od toho, ako profesionálne je vedená dokumentácia. ako show moderný výskum, 85 % pracovného času zamestnancov organizácií pripadá na prípravu, udržiavanie, vypĺňanie, kopírovanie a prenos dokumentov.

Správne organizovaný case management skracuje čas potrebný na vyhľadávanie, zvyšuje presnosť a aktuálnosť informácií a odstraňuje ich redundanciu. Rast objemu informácií a teda aj dokumentov si vyžiadal zavedenie technológie na včasné spracovanie dokumentov a s príchodom počítačov aj samotných informácií.

Účel diplomovej práce: Vývoj zadávacích podmienok pre implementáciu systému elektronickej správy dokumentov v Štátnej autonómnej vzdelávacej inštitúcii mesta Moskva Vysokej škole podnikania č. 11 Katedra manažmentu a informačných technológií.

Wzáverečná práca:

1) Zber informácií o rôznych systémoch správy dokumentov z rôznych zdrojov (literatúra, internet atď.).

2) Strávte ich komparatívna analýza analyzovať požiadavky na informačný systém.

3) Výber elektronických systémov správy dokumentov.

4) Vývoj zadávacích podmienok.

V prvej (teoretickej) kapitole budú rozobraté pojmy pracovného toku a princípy. Ďalej sú analyzované elektronické systémy správy dokumentov a správa elektronických dokumentov, ich klasifikácia.

V druhej kapitole (technickej) bola vykonaná analýza, preskúmanie a výber existujúcich systémov elektronickej správy dokumentov a boli určené najvhodnejšie technické požiadavky na Vysokú školu podnikania č. V tretej kapitole je výpočet ekonomická efektívnosť.

1. Zásady organizácie pracovného toku riadiacich činností

Koncept pracovného toku

Pod pracovným postupom organizácie je zvykom rozumieť usporiadaný pohyb dokumentov vytvorených v priebehu práce príslušnými úradníkmi.

V súlade s GOST R 51141-98 - tok dokumentov - pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až do dokončenia vykonania alebo odoslania. Súbor prác s dokumentmi: príjem, evidencia, distribúcia, kontrola vyhotovenia, zakladanie prípadov, ukladanie a opätovné použitie dokumentácia, referenčné práce.

Typy pracovného toku

V závislosti od povahy obchodných operácií organizácií, pre ktoré sa vykonáva pohyb a účtovanie primárnych dokumentov, sa rozlišujú tieto typy toku dokumentov:

· manažérsky. Zahŕňa etapy zhromažďovania, analýzy a sumarizácie informácií na zostavovanie prevádzkových, spoľahlivých a vizuálnych správ o riadení, na základe ktorých sa vykonáva prijatie strategické rozhodnutia a kontrolu nad ich včasným vykonaním;

· Finančné. Zahŕňa všetky kancelárske pracovné operácie a umožňuje organizácii spravovať dokumentáciu (zmluvy, korešpondenciu, plánované a analytické správy, predpisy, atď.) zahrnutú do obchodných procesov;

· Personál. Zahŕňa zhromažďovanie a registráciu informácií súvisiacich s účtovníctvom personálu organizácie: o prijatí, preložení, zmene pozície a prepustení zamestnancov, neprítomnosti a disciplinárne konanie, prázdninové plány, personálne stoly, popisy práce atď.

· Technická. Koordinuje informačné toky pre poskytovanie a podporu životného cyklu projektovej dokumentácie(tvorba, realizácia, schvaľovanie, schvaľovanie, úprava a archivácia);

· Archívne. Zabezpečuje včasné odovzdanie dokumentov na archiváciu a ich zaúčtovanie v procese kancelárskych prác v súlade s nomenklatúrou prípadov, ktorá sa každoročne prehodnocuje.

Spôsoby organizácie pracovného toku

Existujú nasledujúce spôsoby zaznamenávania dokumentov:

Papier - znamená, že všetky finančné a ekonomické transakcie sa odrážajú v dokumentoch, ktoré sú vyhotovené iba na papieri s uvedením požadovaných podrobností a potvrdené podpismi zostavovateľov. Tento spôsob si vyžaduje značné časové a materiálne investície na tvorbu, manipuláciu a uchovávanie dokumentácie. Hrozí aj nenávratná strata dokumentu v prípade zničenia materiálneho nosiča.

Elektronický - znamená, že všetky obchodné procesy sú zaznamenané v dokumentoch, ktoré nemajú originál na papieri, iba v v elektronickom formáte. Ak chcete, aby dokumenty mali právnu silu, požiadajte digitálnych podpisov, ktoré chránia pred plagiátorstvom a skresľovaním dokumentácie. Tento spôsob účtovania umožňuje minimalizovať čas na tvorbu dokladov a zvýšiť kontrolu nad ich pohybom.

Zmiešané - predpokladá, že koordinácia a schvaľovanie dokumentov sa vykonáva na papieri a príprava a presun medzi štrukturálnymi divíziami alebo zamestnancami sa vykonáva pomocou počítačov. V tomto prípade je originál dokumentu na papieri právne záväzný. Táto metóda zabezpečuje optimalizáciu harmonogramu pohybu dokumentácie v podniku.

Elektronická správa dokumentov

Elektronická správa dokumentov (EDM)- jednotný mechanizmus na prácu s dokumentmi podávanými v elektronickej podobe s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Základné princípy správy elektronických dokumentov:

· Jednorazová registrácia dokumentu, ktorá umožňuje jednoznačne identifikovať dokument.

· Možnosť paralelného vykonávania operácií, čo umožňuje skrátiť čas pohybu dokumentov a zvýšiť efektivitu ich vykonávania.

· Kontinuita pohybu dokumentu, ktorá umožňuje identifikovať osobu zodpovednú za vyhotovenie dokumentu (úlohy) v každom okamihu životnosti dokumentu (procesu).

· Jednotná (alebo koordinovane distribuovaná) báza dokumentárnych informácií, ktorá umožňuje vylúčiť možnosť duplicity dokumentov.

· Efektívne organizovaný systém vyhľadávania dokumentov, ktorý vám umožní nájsť dokument s minimálnymi informáciami o ňom.

· Pokročilý reportingový systém pre rôzne stavy a atribúty dokladov, ktorý umožňuje riadiť pohyb dokladov cez procesy obehu dokladov a robiť manažérske rozhodnutia na základe údajov z výkazov.

V manažmente sa vo veľkej miere využívajú elektronické prostriedky tvorby a spracovania dokumentov, preto je pracovný tok považovaný za neoddeliteľnú súčasť informačnej podpory manažmentu a zahŕňa pohyb informačných tokov organizácie – ich príjem, spracovanie, spracovanie, využitie.

Ak bolo donedávna v obchodnej literatúre zvykom oddeľovať tradičnú a elektronickú správu dokumentov od seba, teraz hovoríme o vzniku nového, moderného typu správy dokumentov, ktorý spája najlepšie kvality tradičnej kancelárskej práce s moderné technológie vytváranie, spracovanie a prenos dokumentov na miesto určenia.

V súčasnosti si ruská kancelárska práca stále zachováva kombináciu oboch typov pracovného toku s určitou prevahou elektronickej vo veľkých administratívnych a priemyselných centrách.

Tradičný pracovný postup si zachováva svoje postavenie v niektorých špecifických oblastiach kancelárskej práce, najmä pokiaľ ide o dôverné dokumenty (dokumenty obmedzeného použitia).

Moderný pracovný tok organizácie by sa teda mal považovať za zmiešaný pracovný tok založený na prioritnom využívaní elektronickej technológie na prácu s dokumentmi.

To znamená, že dokumenty sa spravidla vytvárajú pomocou moderných technologických prostriedkov (kancelárske vybavenie, materiály atď.) a ich prenos, spracovanie a uchovávanie sa uskutočňuje v elektronickej aj „papierovej“ forme.

Moderný pracovný tok organizácie vzniká ako výsledok organizovaného „zlúčenia“ troch nezávislých informačných tokov, ktorými „cestujú“ interné dokumenty, prichádzajúce dokumenty a odchádzajúce dokumenty.

Externý informačný tok zabezpečuje pohyb prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov a vnútorný informačný tok - pohyb dokumentov v rámci podniku.

Komu interné dokumenty je zvykom priraďovať dokumenty vypracované funkcionármi na základe úloh a potrieb organizácie (jej štruktúrnych oddelení) av súlade s internými pravidlami pre tvorbu dokumentov. Inými slovami, ide o dokumenty vytvorené ako výsledok interných činností podniku.

Všeobecná organizácia práce s internými dokumentmi organizácie je nasledovná:

Prichádzajúce dokumenty- sú to dokumenty vstupujúce do organizácie zvonku rôznymi komunikačnými kanálmi.

Všeobecná organizácia práce s prichádzajúcimi dokumentmi organizácie je nasledovná:

Odchádzajúce dokumenty- ide o dokumenty vypracované v rámci organizácie a zaslané mimo nej na usmernenie nižším riadiacim orgánom (podriadeným funkcionárom, inštitúciám a organizáciám) alebo na základe písomných pokynov (riadiace dokumenty) najvyššieho orgánu (vyšší šéfovia).

Všeobecná organizácia práce s odchádzajúcimi dokumentmi organizácie je nasledovná:

Elektronické systémy správy dokumentov

ODjetéma správy elektronických dokumentov (EDMS) eng. EDMS (systémy správy elektronických dokumentov) a EMC (riadenie podnikového obsahu) je systém na automatizáciu práce s informačnými dokumentmi počas celého ich životného cyklu (tvorba, úprava, ukladanie, vyhľadávanie, klasifikácia a pod.), ako aj interakčných procesov medzi zamestnancami. Dokumenty zároveň znamenajú predovšetkým neštruktúrované elektronické dokumenty (súbory Word, Excel a pod.). Súčasťou EDMS je spravidla elektronický archív dokumentov a systém na automatizáciu obchodných procesov a podporu funkcionality kancelárskych prác.

V súčasnosti existuje obrovské množstvo elektronických systémov správy dokumentov. Zároveň je potrebné rozlišovať medzi pojmami „tok dokumentov“ a „kancelárska práca“. Kancelárska práca je termín používaný v kancelárskej praxi na označenie formálneho súboru pravidiel pre prácu s dokumentmi. Existujú systémy na správu dokumentov, ktoré možno nakonfigurovať podľa potrebných pravidiel kancelárskej práce. Existujú však systémy, ktoré si na začiatku stanovili za svoj cieľ podporu práve týchto pravidiel a v tomto zmysle nemajú dostatočne všeobecnejšie funkcie na to, aby sa mohli nazývať systémy pracovného toku.

Každý systém pracovného toku môže obsahovať prvky každej z nasledujúcich kategórií, ale väčšina z nich má špecifickú orientáciu v jednej z oblastí spojených primárne s umiestňovaním produktov.

Klasifikácia systémov správy elektronických dokumentov:

1. Univerzálny "krabicový" SEDO:

o štandardný súbor funkcií;

o neschopnosť plne uspokojiť potreby konkrétnej organizácie;

o nízke časové náklady na obstaranie a inštaláciu;

o relatívne nízke náklady;

o nutnosť zakúpenia licencie pre každú implementovanú pracovnú stanicu.

2. Individuálne vyvinutý EDMS:

o najviac personalizovaný systém;

o veľké časové náklady;

o vysoké náklady na vývoj;

o súvisiace náklady: náklady na školenie zamestnancov, nákup nového vybavenia a softvéru.

3. Kombinované EDMS:

o základná platforma, pre ktorú sa vyvíjajú potrebné dodatočné moduly;

o úplný súlad s potrebami podniku;

o malé časové náklady na vývoj a implementáciu;

o náklady zahŕňajú: cenu základnej platformy a náklady na individuálne spresnenie v závislosti od zložitosti objednávky;

o prevod práv k produktu na zákazníka;

o jednoduchosť vývoja a používania;

o úplná rusifikácia;

o užívateľsky prívetivé rozhranie;

o interakciu s existujúcimi kancelárskymi aplikáciami.

Podľa počtu implementovaných funkcií sa EDMS delia na:

· Systémy s pokročilými prostriedkami na ukladanie a vyhľadávanie informácií (elektronické archívy-EA). Elektronický archív je špeciálnym prípadom systému správy dokumentov zameraného na efektívne ukladanie a vyhľadávanie informácií. Niektoré systémy vynikajú najmä pokročilými nástrojmi fulltextového vyhľadávania: fuzzy vyhľadávanie, sémantické vyhľadávanie atď., iné - efektívnou organizáciou ukladania: HSM, podporou širokej škály zariadení na ukladanie informácií atď.

· Systémy s pokročilými nástrojmi workflow (WF).. Tieto systémy sú určené najmä na zabezpečenie pohybu určitých objektov po vopred určených trasách (tzv. „tvrdé smerovanie“). V každej fáze sa objekt môže meniť, preto sa nazýva bežné slovo „práca“ (práca). Systémy tohto typu sa nazývajú systémy pracovného toku - „workflow“ (žiaľ, v ruštine pre tento výraz neexistuje presný ekvivalent). Dokumenty môžu byť pripojené k úlohám, ale dokumenty nie sú základným objektom týchto systémov. Pomocou takýchto systémov je možné organizovať určité práce, pri ktorých sú všetky etapy vopred známe a môžu byť predpísané.

· Systémy zamerané na podporu riadenia organizácie a hromadenia vedomostí. Ide o „hybridné“ systémy, ktoré zvyčajne kombinujú prvky predchádzajúcich dvoch. V čom základný koncept systém môže mať ako dokument samotný, tak aj úlohu, ktorú treba dokončiť. Na riadenie organizácie je potrebné „tvrdé“ aj „bezplatné“ smerovanie, keď je smerovanie dokumentu priradené vedúcim („farby“ prichádzajúci dokument), takže v takýchto systémoch môžu byť prítomné obe technológie v tej či onej forme. Tieto systémy sú široko používané v štátnych štruktúr vedenie, kancelárie veľké spoločnosti, ktoré sa vyznačujú rozvinutou hierarchiou, majú určité pravidlá a postupy pre pohyb dokumentov. Zamestnanci zároveň kolektívne vytvárajú dokumenty, pripravujú a rozhodujú, vykonávajú alebo kontrolujú ich výkon.

So zavedením takýchto systémov na veľké podniky dôležité je zistiť, či systém poskytuje možnosť efektívnej správy, spracovanie veľkých objemov informácií, integráciu s automatizovanými systémami riadenia výroby, škálovateľnosť, fázovú implementáciu, zohľadňujúcu územnú distribúciu, zložitú organizačnú štruktúru, rolový princíp organizácie prístupu , atď.

· Systémy orientované na spoluprácu. Ide o nový trend v oblasti systémov na správu dokumentov, spojený s pochopením nestálosti trhových podmienok v modernom svete a potrebou mať „len to najnutnejšie“ pre rýchly pohyb, bez zbytočných, veľmi užitočných, no ťažkých balast. Takéto systémy, na rozdiel od predchádzajúcich, nezahŕňajú koncepciu hierarchie v organizácii, nestarajú sa o žiadnu formalizáciu pracovného toku. Ich úlohou je zabezpečiť, aby ľudia v organizácii spolupracovali, aj keď sú geograficky oddelení, a zachovať výsledky tejto práce. Zvyčajne sa implementuje v koncepte „portálov“. Poskytujú služby na ukladanie a zverejňovanie dokumentov na intranete, vyhľadávanie informácií, diskusie, priestory na stretnutia (reálne aj virtuálne). Takéto systémy nachádzajú zákazníkov medzi rýchlo sa rozvíjajúcimi obchodné spoločnosti, pracovné skupiny v veľké firmy a vládne štruktúry.

· Systémy s pokročilými doplnkovými službami. Napríklad riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM - Customer Relation Management), projektový manažment, fakturácia, e-mail a pod. v závislosti od organizácie. Ale v kontexte tohto článku je funkcia CRM voliteľná).

Typické požiadavky na EDMS

Ak sa pri príprave zadávacích podmienok riadite písmenom normy, požiadavky, ktoré môže typický používateľ predložiť na typický systém správy elektronických dokumentov, možno opísať nasledovne.

Elektronický systém správy dokumentov by mal:

poskytnúť spoľahlivé ukladanie dokumentov a ich opisy;

zabezpečiť životný cyklus dokumentu (jeho vytvorenie, uloženie verzií, zverejnenie, zablokovanie prístupu k stiahnutému dokumentu, odovzdanie dokumentu na uloženie do archívu);

umožniť užívateľovi nastaviť rôzne druhy dokumenty, vytváranie a úprava kariet pre ne;

Udržujte hierarchiu kategórií pre efektívne vyhľadávanie dokumentov;

hľadať dokumenty na základe informácií z karty, ako aj celého textu;

· zabezpečiť oddelenie prístupu k dokumentom na úrovni jednotlivých používateľov podľa rolového princípu a na základe hierarchickej štruktúry organizácie;

Podpora technológie HSM;

zaznamenávať všetky udalosti súvisiace s prácou používateľov a samotným systémom; je potrebné mať pokročilé administratívne nástroje;

Podpora vzdialeného prístupu k informáciám.

Pokročilé systémy by mali podporovať:

klastrové technológie na zabezpečenie neprerušovanej prevádzky;

geograficky distribuované organizácie;

šifrovacie algoritmy na ukladanie a prenos údajov;

digitálny podpis.

Požiadavky na architektúru:

Dostupnosť vyhradeného aplikačného servera;

prítomnosť tenkého klienta; podpora prístupu k dokumentom pomocou prehliadača.

multiplatformové pre škálovateľnosť;

Požiadavky na otvorenosť a integráciu s inými systémami:

integrácia so streamingovým vstupom dokumentov;

integrácia s kancelárskymi aplikáciami;

integrácia s e-mailom;

Dostupnosť vyvinutého programového rozhrania (API);

Integrácia so štandardnými adresárovými službami (napríklad LDAP) na udržiavanie a synchronizáciu zoznamu používateľov systému;

schopnosť prispôsobiť používateľské rozhranie špecifickým úlohám;

možnosť doplnenia systému o vlastné špecializované komponenty;

V prípade použitia vonkajšia základňaúdaje pre ukladanie atribútov dokumentu, je potrebné mať podrobný popis štruktúry údajov a prostriedkov práce s rôznymi DBMS.

Tvorba komponentov systémov správy elektronických dokumentov

Komponentová architektúra elektronického systému správy dokumentov je znázornená na obrázku 1. Hlavné prvky architektúry sú:

Klientska pracovná stanica – komponenty používateľského rozhrania a ovládacích prvkov. Aplikačný server - komponenty servera na vykonávanie obchodnej logiky systému. Databázový server - komponenty na ukladanie dát a prístup.

Komponenty systému správy elektronických dokumentov interagujú s inými systémami prostredníctvom interakčného softvérového rozhrania EDMS, ostatné systémy zasa interagujú so systémom správy elektronických dokumentov prostredníctvom softvérového rozhrania EDMS.

Obrázok 1. Architektúra komponentov systému správy elektronických dokumentov

V tejto kapitole sa zaoberali základnými pojmami, typmi a metódami organizácie správy dokumentov, ako aj elektronickou správou dokumentov, klasifikáciou a princípmi. Všeobecné informácie o elektronických systémoch správy dokumentov, klasifikácii a požiadavkách. Teraz sa obraciame na kontrolu a výber elektronických systémov správy dokumentov.

2. Preskúmaniekľúčelektronickétok dokumentov

V súčasnosti ruský trh ponúka pomerne širokú škálu EDMS, ktoré dokážu splniť požiadavky a úlohy automatizácie riadiacich činností organizácie, ale s rôznymi požiadavkami na softvér. Nasleduje prehľad niektorých automatizovaných systémov. Tieto systémy neboli vybrané náhodou, ale na základe štúdie spoločnosti DSS Consulting, ktorá vydala analytickú správu o vývoji na ruskom trhu systémov EDMS a ECM v roku 2010.

Rozdelenie odvetvia podľa počtu implementácií

Táto časť sa bude zaoberať sektorovou distribúciou projektov na implementáciu obehových produktov EDMS / ECM v Rusku v rokoch 2009-2010.

Diagram 1. Rozdelenie implementácií obehových produktov EDMS/ECM podľa priemyslu v Rusku v roku 2010

Najväčší počet projektov na implementáciu obehových EDMS/ECM produktov bol ku koncu roka 2010 zaznamenaný vo verejnom sektore – 28 % implementácií.

Na druhom mieste v počte úspešne ukončených realizačných projektov je finančný sektor ekonomiky, ktorého nárast podielu realizácií dosiahol (1 %), pričom v roku 2010 dosiahol ukazovateľ (9 %).

Okrem toho sú obehové produkty EDMS / ECM žiadané z ropy a zemného plynu a chemický priemysel(8 % realizácií), stavebníctvo (7 %) a veda a školstvo (7 %). Zároveň treba podotknúť, že boli aj štatistiky implementácií vo vedeckom a vzdelávacom segmente vzdelávacie projekty implementáciu.

Diagram 2. Distribúcia implementácií obehových produktov EDMS/ECM v Rusku v roku 2010

Z diagramu vyplýva, že z hľadiska počtu implementácií v Rusku zaberá Directum EDMS (25 % trhu), DocsVision (15 % trhu), 1C-Document Management 8 (9 % trhu) a ďalšie EDMS (51 % trhu).

Preto, berúc do úvahy všetky vyššie uvedené diagramy, vyberáme najpopulárnejšie EDMS:

1. "Directum", Directum;

2. "DocsVision", DocsVision;

3. "1C: Pracovný postup 8", 1C;

Prehľad typických riešení EDMS

DIRECTUM

Directum je elektronický systém riadenia dokumentov a interakcií zameraný na zlepšenie efektívnosti všetkých zamestnancov organizácie v rôznych oblastiach ich spoločnej činnosti.

Stručný popis systému

Systém DIRECTUM je plnohodnotný ECM systém a podporuje celý životný cyklus správy dokumentov, pričom tradičná „papierová“ kancelárska práca bez problémov zapadá do elektronickej správy dokumentov. DIRECTUM poskytuje efektívna organizácia a riadenie obchodných procesov na báze Workflow technológie: schvaľovanie dokumentov, spracovanie zložitých objednávok, príprava a vedenie stretnutí, podpora predajného cyklu a ďalšie interakčné procesy.

Úlohy, ktoré treba vyriešiť

V dôsledku zavedenia systému elektronickej správy dokumentov sa riešia tieto úlohy:

Práca s dokumentmi a ich koordinácia v rámci organizácie prebieha len v elektronickej forme pomocou EDS;

vrcholový manažment pracuje s dokumentmi zo systému;

kontrola výkonnej disciplíny sa vykonáva na základe údajov systému;

Všetci pracujú v systéme štruktúrne jednotky vrátane bežných zamestnancov;

· Vytvorilo sa jednotné úložisko elektronických dokumentov a firemných znalostí, s ktorým pracujú všetci zamestnanci v súlade so svojou právomocou.

Hlavná funkčnosť systému je určená nasledujúcimi vlastnosťami:

· Dostupnosť nástroja, ktorý zjednodušuje identifikáciu a vyhľadávanie papierových dokumentov. Prítomnosť obchodne orientovaného mechanizmu pracovného toku a typického editora schémy trás, ktorý vám umožňuje modelovať zložité obchodné trasy.

Schopnosť vytvárať a spravovať jednotný systém archívy dokumentov takmer neobmedzeného objemu pre iný druh obsahu počas celého životného cyklu dokumentov.

· Rozšírená funkcionalita systému vďaka modulom Manažment stretnutí, Správa zmlúv a Riadenie vzťahov so zákazníkmi.

Rozšírená implementácia elektron digitálny podpis(EDS) na prechod na elektronickú správu dokumentov vrátane používania nástrojov kryptoochrany certifikovaných v Ruskej federácii.

· Univerzálny integračný mechanizmus, ktorý zjednodušuje prácu systémov SAP, 1C a iných ERP systémov v DIRECTUM.

· Schopnosť organizovať geograficky distribuovanú prácu v off-line režime s podporou hierarchickej štruktúry serverov.

Dostupnosť dvoch spôsobov práce používateľov so systémom: cez desktopového klienta a cez webového klienta (pomocou webového prehliadača)

· Možnosť organizácie výmeny elektronických dokumentov s EDS medzi rôznymi organizáciami, aj keď používajú rôzne systémy správy dokumentov alebo ich nepoužívajú vôbec.

· Vysoká škálovateľnosť systému, ktorá poskytuje tisíce používateľov a ukladá milióny rôznych dokumentov.

· Dostupnosť pokročilých nástrojov (IS-Builder), ktoré vám umožňujú rýchlo prispôsobiť systém, integrovať ho s inými systémami a upravovať ho svojpomocne s prihliadnutím na vývoj organizácie.

· Súlad s ruskými štandardmi a normami kancelárskej práce a riadenia (GSDOU).

Architektúra systému

Zloženie systému:

· Správa elektronických dokumentov. Vytváranie a ukladanie rôznych neštruktúrovaných dokumentov (texty Microsoft Word, tabuľky Microsoft Excel, výkresy Microsoft Visio, CorelDraw, video atď.); podpora verzií dokumentov a digitálneho podpisu; štruktúrovanie dokumentov do priečinkov; prideľovanie prístupových práv k dokumentom; história práce s dokumentmi; fulltextové a atribútové vyhľadávanie dokumentov.

· Riadenie obchodných procesov. Podpora procesov schvaľovania a spracovania dokumentov vo všetkých fázach ich životného cyklu (docflow); vydávanie elektronických úloh a kontrola ich vykonávania; interakcia medzi zamestnancami v priebehu obchodných procesov; podpora bezplatných a tvrdých ciest (workflow).

· Správa zmlúv. Organizácia procesu schvaľovania a evidencie zmlúv a súvisiacich dokumentov, ako aj operatívne práce s nimi (vyhľadávanie, analýza, úprava atď.).

· Riadenie stretnutí. Organizácia prípravy a konania stretnutí (koordinácia miesta a času, zloženie účastníkov, program); tvorba a distribúcia protokolu; monitorovanie plnenia rozhodnutí schôdze.

· Kancelária. Registrácia papierových dokumentov v súlade s požiadavkami GSDOU; udržiavanie nomenklatúry prípadov s flexibilnými pravidlami číslovania; distribúcia a kontrola umiestnenia papierových dokumentov; organizovanie výmeny elektronických dokumentov s EDS s inými organizáciami.

· Riadenie vzťahov so zákazníkmi. Vedenie jednotnej databázy organizácií a kontaktných osôb; vedenie histórie stretnutí, hovorov a korešpondencie s klientmi; podpora procesu predaja v súlade s regulovanými fázami; plánovanie marketingových aktivít; analýza efektívnosti predajných a marketingových vplyvov.

Obrázok 2. Modulárne zloženie EDMS "DIRECTUM"

Možnosti systému DIRECTUM sú výrazne rozšírené vďaka nasledujúcim komponentom:

· Doménovo orientovaný vývojový nástroj IS-Builder. Úprava a vývoj nových kariet elektronických dokumentov, adresárov, výkazov, blokov štandardných ciest; vstavaný programovací jazyk ISBL; integrácia s inými systémami.

· Služby úložísk súborov (DIRECTUM Storage Services). Správa ukladania veľkého množstva údajov v jednom systéme; Archívne uchovávanie dokumentov; práca s mediálnymi údajmi; nastavenie pravidiel úložiska, ktoré automaticky presúvajú údaje medzi úložiskami.

· Webový prístupový server. Práca s elektronickými dokumentmi, úlohami, úlohami cez webový prehliadač.

· Rozšírenia pre SharePoint. Sada hotových webových častí a integračných mechanizmov, ktoré poskytujú prístup k údajom DIRECTUM z portálu založeného na Microsoft SharePoint.

· Replikačný server. Vytváranie geograficky distribuovaných systémov na výmenu údajov off-line; hierarchický systém sekundárnych serverov; vlastné zloženie replikovaných údajov.

DIRECTUM OverDoc. Prezeranie, úprava a podpisovanie dokumentov EDS mimo systému DIRECTUM na výmenu medzi rôznymi organizáciami; distribuované bezplatne.

· Technológia rýchlej identifikácie dokumentov DIRECTUM RapID. Označovanie a vyhľadávanie dokumentov pomocou čiarových kódov, ktoré poskytujú rýchly prístup k elektronickému dokumentu z jeho tlačenej verzie.

· Služby vkladania dokumentov (DIRECTUM Capture Services). Hromadné vkladanie dokumentov do DIRECTUM z rôznych zdrojov (skenery, multifunkčné zariadenia, súborový systém, faxy, e-mail atď.).

· Služby transformácie dokumentov (DIRECTUM Transformation Services). Prevod dokumentov do iných formátov, extrahovanie užitočných informácií z dokumentov.

· Súbor integračných nástrojov (DIRECTUM Integration Toolset). Jednoduchá integrácia s ERP systémami: obojsmerná synchronizácia adresárov, zaradenie systémových objektov do workflow, generovanie dokumentov a prístup k nim z ERP systému.

Výhody systému

Výsledkom zavedenia DIRECTUM je uvedomenie si výhod, ktoré zavedenie workflow poskytuje:

· Transparentnosť obchodných procesov. Systém DIRECTUM poskytuje možnosť sledovania fáz podnikových procesov, vďaka čomu sú všetky činnosti v organizácii absolútne transparentné a kontrolovateľné. Mechanizmus pracovného toku navyše zahŕňa všetky potrebné nástroje na nastavenie procesov akejkoľvek zložitosti.

· Vylúčenie neoprávneného prístupu. Únik dôverných informácií môže organizácii spôsobiť miliónové straty.

· Zlepšenie výkonnostnej disciplíny. Podľa štatistík 20 % prijatých úloh nevykonajú zamestnanci, ktorí sú za ne zodpovední. Systém DIRECTUM, ktorý poskytuje manažmentu úplnú kontrolu nad všetkými fázami práce, priamo ovplyvňuje výkonovú disciplínu zamestnancov.

· Súlad s normami ISO-9000. Formulácia manažérstva kvality sa v súčasnosti stala jednou z prioritných úloh, ktoré treba vyriešiť Ruské spoločnosti. Systém manažérstva kvality (QMS) vyvinutý v súlade s požiadavkami ISO 9001 sa stáva koncepčným základom zlepšovania systému manažérstva organizácie. Jednou z požiadaviek na QMS je transparentne nastavený tok dokumentov a výmena informácií. Výhody použitia DIRECTUM pri nastavovaní QMS: zabezpečenie prísneho súladu s časťami normy ISO 9001:2000 o správe dokumentov a záznamov; podpora implementácie predpisov zamestnancami v rámci popísaných obchodných procesov; poskytovanie prostriedkov na manažérsku kontrolu fungovania QMS.

· Zníženie času stráveného manažérmi a zamestnancami. Používanie systému DIRECTUM znižuje čas strávený takmer všetkými rutinnými operáciami s dokumentmi (tvorba, vyhľadávanie, schvaľovanie atď.).

· Jednoduchosť inovácie a učenia sa. Vďaka notifikačnému systému postavenému na systéme DIRECTUM: nové pravidlá práce sú rýchlo komunikované všetkým zamestnancom; trasy a šablóny dokumentov sa ľahko menia, po ktorých zamestnanci automaticky začnú pracovať novým spôsobom.

· So spustením prevádzky systému DIRECTUM dochádza k formovaniu korporátnej znalostnej základne organizácie, čo následne umožňuje skrátiť čas určený na zaškolenie nových zamestnancov.

· Rozvoj firemnej kultúry. Proces zavádzania elektronickej správy dokumentov vytvára a udržiava firemnú kultúru.

· Orientácia na zvýšenie efektivity práce vo všeobecnosti. Pokročilá správa obsahu s plnou podporou životného cyklu, zadávanie dokumentov z rôznych zdrojov, konverzia a ukladanie dokumentov v rôznych formátoch.

DocsVision

Platforma DocsVision je základom pre elektronickú správu dokumentov - vytvorenie systému riadenia dokumentov a obchodných procesov a obsahuje iba hlavné prvky určené na ukladanie informácií, prístup k nim a tiež poskytuje používateľovi známe a pohodlné rozhranie.

Stručný popis systému

Hlavné procesy automatizované pomocou EDMS DocsVision - evidencia prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov a zápisníc zo stretnutí; príprava, schvaľovanie a realizácia internej administratívnej dokumentácie; kontrolu nad vykonávaním príkazov.

Platforma pozostáva z klientskej a serverovej časti. Komponenty servera umožňujú vytvárať všetky potrebné štruktúry na ukladanie údajov (karty a elektronické súbory dokumentov) a tiež zachovať ich integritu v budúcnosti, zabezpečiť, aby klient prijímal, aktualizoval a mazal údaje v súlade s prístupovými právami. Klientske komponenty poskytujú koncovému užívateľovi rozhranie pre prácu s informáciami obsiahnutými v databáze, vrátane jej vyhľadávania, prezerania a modifikácie.

Hlavným klientskym komponentom platformy DocsVision je Navigátor (funguje ako aplikácia v prostredí Microsoft Internet Explorer), ktorý poskytuje prístup ku všetkým objektom DocsVision:

Zobrazenie stromu priečinkov a kariet v priečinkoch;

Prezeranie obsahu kariet a ich zoskupovanie podľa určitých kritérií;

hľadať karty podľa zadaných kritérií;

Vytváranie nových a úprava existujúcich dokumentov.

Pre prehľadnosť a pohodlie pri práci s elektronickými dokumentmi sú karty zoskupené do priečinkov, podobne ako priečinky Prieskumník, ktoré poskytujú logické a usporiadané ukladanie dokumentov v súlade s pravidlami stanovenými organizáciou. Formuláre na evidenciu dokumentov – karty dokladov – sa môžu v každej jednotlivej organizácii líšiť a môžu byť vyvíjané ňou samostatne, preto nie sú súčasťou platformy DocsVision, ale sú súčasťou vstavanej aplikácie DocsVision „Office work“.

Úlohy, ktoré treba vyriešiť

DocsVision zabezpečuje integráciu všetkých aplikácií vytvorených na báze platformy do jedného priestoru pre správu dokumentov a procesov v organizácii.

Hlavné funkcie DocsVision:

· Automatizácia riadenia podniku.

· Podpora procesného prístupu v organizácii riadenia.

· Automatizácia systémov manažérstva kvality.

· Automatizácia procesov koordinácie a schvaľovania dokumentov.

· Prostriedky kontroly vykonávania dokumentov a úloh.

· Smerovanie a doručovanie dokumentov na užívateľské pracovné stanice.

· Riadenie procesov spracovania dokumentov.

· Organizácia interakcie s dodávateľmi a zákazníkmi.

automatizácia kancelárie.

· Vytvorenie elektronického archívu dokumentov.

Architektúra systému

Architektúra platformy DocsVision je založená na technológiách, ktoré umožňujú implementáciu škálovateľných riešení. Akcenty architektonických riešení DocsVision sú integrácia riešení založených na DocsVision, škálovateľnosť systému, schopnosť integrácie do infraštruktúry informačný systém organizáciu, flexibilitu, rozšíriteľnosť systému a schopnosť vytvárať distribuované riešenia.

Obrázok 3. Architektúra systému DocsVision

DocsVision je založený na modulárnom princípe - systém obsahuje nasledujúce komponenty:

· Moduly jadra, ktoré implementujú základné systémové služby.

· Systémové moduly, ktoré poskytujú nástroje na správu systému a prístup k hlavným objektom systému.

· Brány - moduly pre integráciu systému riadenia podnikových procesov s externými systémami, ktoré umožňujú jednotné spracovanie udalostí a objektov v externom systéme.

· Aplikačné moduly, ktoré sú súčasťou systému, tvoria jeho funkčnosť z pohľadu koncového užívateľa. Sada aplikačných modulov obsahuje karty dokladov a adresáre, ktoré využije každý, kto v systéme pracuje.

· Server DocsVision je založený na serveri MS SQL Server a webovom serveri MS IIS a pozostáva z úložného servera a inštalačného programu.

· Klient DocsVision je integrovaný do Internet Explorera a pozostáva z jadra systému a sady ním spravovaných kariet.

· Smerovací server, ktorý je súčasťou platformy DocsVision, vám umožňuje používať e-mailové nástroje na odosielanie úloh účinkujúcim, automatické zhromažďovanie informácií a sledovanie ich vykonávania.

Koncepcia systému je založená na ideológii komponentov, ktoré nie sú orientované na pripojenie k serveru, čo zabezpečuje maximálnu škálovateľnosť systému.

Pre splnenie týchto požiadaviek je systém implementovaný v trojvrstvovej architektúre, ktorej stredným článkom je webový server. Na webovom serveri beží jedna zo základných súčastí jadra, ukladací server, ktorý poskytuje prístup k údajom a ukladaniu súborov. Úložný server je implementovaný ako bezstavový komponent, ktorý rieši problém škálovateľnosti na úrovni strednej vrstvy aplikácie.

Systém vám umožňuje pracovať súčasne s niekoľkými databázovými servermi a môže tiež poskytovať vyvažovanie záťaže pre aplikačné servery DocsVision pri spustení pod Microsoft AppCenter.

Architektúra systému je navrhnutá tak, aby fungovala v rámci súčasnej infraštruktúry informačného systému. DocsVision je navrhnutý tak, aby fungoval so serverom Microsoft SQL Server ako so základným úložiskom informácií, ale môže podporovať aj iné najbežnejšie databázové servery. Ako podsystém pre smerovanie dokumentov možno použiť Microsoft Exchange Server aj akýkoľvek e-mailový systém, ktorý podporuje protokol SMTP. Na hlavnom aplikačnom serveri DocsVision beží Microsoft Internet Information Server.

Ako klientske aplikácie možno použiť Internet Explorer aj Microsoft Outlook. Aplikácie DocsVision je možné vložiť do servera Microsoft Office SharePoint Server pomocou technológie webovej časti Digital Dashboard.

Systém DocsVision je implementovaný v otvorenej architektúre. Všetky funkcie aplikácií DocsVision sú dostupné prostredníctvom programovacích rozhraní, ktoré poskytujú flexibilitu pri používaní komponentov platformy na vytváranie špecifických riešení. Existujú nástroje na zabudovanie jednotlivých funkcií systému do aplikácií, ktoré sa už vo firmách používajú. Systém umožňuje spojiť všetky aplikácie vytvorené na jeho základe do jedného komplexu.

Výhody systému

Všetky aplikácie vytvorené pomocou DocsVision poskytujú nasledujúce výhody:

· Jednotné mechanizmy uchovávania a prezentácie informácií.

· Zjednotené mechanizmy vymedzovania prístupových práv k elektronickým dokumentom a úkonov s nimi.

· Všeobecné prostriedky navigácie a prístupu k údajom a organizácie pracovného priestoru používateľa.

· Všeobecná štruktúra adresárov.

· Všeobecné nástroje na vyhľadávanie a získavanie vedomostí.

Jednotné ovládanie životný cyklus aplikácie a smerovanie.

· Jednotná infraštruktúra pre správu a správu aplikácií.

· Jednotné vývojové nástroje (nastavenia) infraštruktúry.

· Jednotný objektový model pre všetky aplikácie systému a prítomnosť spoločnej sady komponentov používaných na zabudovanie do klientskych aplikácií.

Originálna a úplná WEB kompatibilita systému, najmä jeho nástrojov na správu, umožňuje používanie aplikácií DocsVision odkiaľkoľvek vo svetovej sieti, dostupnosť nástrojov na offline smerovanie dokumentov vám umožňuje pripojiť používateľov, ktorí komunikujú s kanceláriou spoločnosti iba prostredníctvom e -mail na prácu so systémom.

DocsVision vám umožní pracovať s nasledujúcimi entitami:

· Elektronické dokumenty obsahujúce veľké množstvo údajov.

· Veľké množstvo dokumentov uložených na serveri.

· Veľký počet simultánnych používateľských relácií.

1C: Správa dokumentov

„1C: Workflow 8“ nemá žiadne odvetvové špecifiká a dá sa efektívne využiť vo verejnom sektore aj v komerčných podnikoch, či už ide o distribuovanú holdingovú štruktúru s veľkým počtom používateľov alebo malý podnik. Keďže je program univerzálny, dá sa ľahko prispôsobiť a prispôsobiť špecifikám konkrétnej organizácie. Softvérový produkt „1C: Document Management 8“, vyvinutý na novej technologickej platforme „1C: Enterprise 8.2“, je nástupcom softvérový produkt„1C: Archive 3“, ktorý sa používa v stovkách organizácií, podnikov a inštitúcií už viac ako 10 rokov a je určený na automatizáciu pracovného toku.

Stručný popis systému:

„1C: Workflow 8“ vám umožňuje implementovať nasledujúce funkcie:

zefektívniť prácu zamestnancov s dokumentmi, eliminovať možnosť straty verzií alebo kríženia fragmentov pri súčasnej práci;

Skráťte čas vyhľadávania potrebné informácie a celkový čas hromadného spracovania dokumentov;

zlepšiť kvalitu hotového materiálu (projekty, dokumentácia atď.)

Program beží na platforme 1C: Enterprise 8 a poskytuje nasledujúce operácie:

ukladanie akýchkoľvek dokumentov;

obmedzenie prístupových práv k dokumentom;

Kolektívna práca s dokumentmi;

skladovanie a kontrola verzií;

Vydávanie a kontrola objednávok;

· podávanie správ;

pracovať so systémom cez webový prehliadač.

Úlohy, ktoré treba vyriešiť:

Systém umožňuje prácu s dokumentmi akéhokoľvek typu. Na zobrazenie alebo úpravu dokumentov sa používajú aplikácie nainštalované na lokálnom počítači. Textové dokumenty sa upravujú priamo v 1C:Enterprise bez volania akýchkoľvek externých aplikácií:

· Štruktúra sekcií. Všetky dokumenty sú uložené v štruktúre oddielov s prístupovými právami.

· Prístupové práva. Možnosť inštalácie inú úroveň prístup používateľov a skupín používateľov k sekciám, dokumentom a pokynom.

· Automatické ukladanie verzií. Keď odovzdáte upravené dokumenty do Úložiska dokumentov, automaticky sa vygeneruje nová verzia s uvedením autora, dátumu a času vytvorenia. Priamo z karty dokladov môžete zobraziť zoznam verzií, vymazať nepotrebné verzie alebo zmeniť aktívnu (aktuálnu) verziu.

· Fulltextové vyhľadávanie. Poskytuje fulltextové vyhľadávanie dát (dokumenty, sekcie, recenzie, zadania) vo všetkých oblastiach vrátane obsahu dokumentov.

· Kontrola dokumentov. Používatelia môžu kontrolovať dokumenty a podporuje sa voliteľná možnosť kontroly v mene niekoho iného. Zoznam recenzií je možné zobraziť priamo z karty dokladu.

· Pracovná plocha. Väčšinu práce je možné vykonávať priamo na pracovnej ploche, ktorá zobrazuje zoznam dokumentov upravovaných používateľom, zoznam nevybavených úloh a poskytuje možnosť rýchleho vyhľadávania dokumentov podľa obsahu.

· Ďalšie vlastnosti. Je možné priradiť dokumenty, objednávky a obchodné procesy ďalšie vlastnosti nie je súčasťou karty. Napríklad pre dokument môžete pridať ďalšie vlastnosti, ako je „dôležitosť dokumentu“, „štítky“, „korešpondent“, „miesto uloženia“ atď.

· Vydávať príkazy. Je možné vydať pokyny s nasledujúcim súborom charakteristík (k pokynu možno pripojiť odkazy na dokumenty alebo iné pokyny):

o text pokynu;

o opis;

o účinkujúci;

o kontrolné obdobie.

· Obchodné procesy. Na automatizáciu kolektívnej práce s dokumentmi sú k dispozícii nasledujúce obchodné procesy (ku každému zo špecifikovaných obchodných procesov je možné pripojiť jeden alebo viacero dokumentov; podporované je smerovanie na základe rolí, ktoré umožňuje prideľovať úlohy nielen konkrétnym zamestnancom, ale aj aj na roly a skupiny používateľov)

o Objednávka s kontrolou - po vykonaní objednávky prechádza k správcovi, ktorý rozhodne, či ju bude považovať za vyplnenú alebo vráti na prepracovanie.

o Schválenie – dokumenty priložené k takémuto obchodnému procesu sú predložené na schválenie určeným respondentom (používateľom) a následne vrátené autorovi tohto obchodného procesu, aby sa oboznámil s výsledkami schválenia.

o Prechádzanie – Pomocou tohto obchodného procesu môžete organizovať postupné prechádzanie používateľov cez zoznam. Zároveň si pre každého užívateľa môžete určiť vlastnú objednávku a termín.

"1C: Správa dokumentov 8" v komplexe rieši problémy automatizácie účtovania dokumentov, interakcie zamestnancov, kontroly a analýzy výkonnostnej disciplíny:

centralizované bezpečné ukladanie dokumentov,

rýchly prístup k dokumentom, berúc do úvahy užívateľské práva,

evidencia prichádzajúcich a odoslaných dokumentov,

prezerať a upravovať dokumenty,

Kontrola verzie dokumentu

fulltextové vyhľadávanie dokumentov podľa ich obsahu,

práca s dokumentmi akéhokoľvek typu: kancelárske dokumenty, texty, obrázky, audio a video súbory, dokumenty dizajnového systému, archívy, aplikácie atď.

kolektívna práca používateľov so schopnosťou súhlasiť, schvaľovať a kontrolovať vyhotovenie dokumentov,

smerovanie dokumentov, prispôsobiteľné pre každý typ dokumentu samostatne,

Automatické sťahovanie dokumentov z e-mailu a zo skenera,

Evidencia a kontrola pracovného času zamestnancov.

Účtovanie dokladov sa vykonáva v kontexte druhov dokladov v súlade s predpisom o toku dokladov podniku. Zásady účtovania došlých, odoslaných a interných dokladov stanovené v programe plne zodpovedajú platným štandardom a normám:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· federálny zákon Ruskej federácie zo dňa 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačné technológie a o ochrane informácií,

· požiadavky GSDOU,

· Štandardné inštrukcie o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch.

Architektúra systému:

„1C: Workflow 8“ podporuje prácu viacerých používateľov lokálna sieť alebo prostredníctvom internetu, a to aj prostredníctvom webových prehliadačov. Logická štruktúra „1C: Workflow 8“ je znázornená na nasledujúcich obrázkoch.

Obrázok 4. Modulárne zloženie EDMS "1C: Workflow 8"

Obrázok 5 Funkčné bloky EDMS "1C: Pracovný postup 8"

Schéma nasadenia systému a organizácie správy elektronických dokumentov je na nasledujúcom obrázku.

Obrázok 6. Schéma nasadenia EDMS "1C: Workflow 8"

Výhody systému

1C: Document Management 8 bol vyvinutý na technologickej platforme 1C: Enterprise 8.2, ktorá poskytuje vysokú flexibilitu, prispôsobiteľnosť, škálovateľnosť, výkon a ergonómiu aplikačných riešení, podporuje prácu v režime tenkého a webového klienta, prácu používateľov cez internet vrátane a nízkej - rýchlosť komunikačných kanálov.

Platforma 1C: Enterprise 8 podporuje prácu v režime súborov, ako aj s rôznymi DBMS: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Server 1C:Enterprise 8 môže fungovať v prostredí Microsoft Windows aj v prostredí Linuxu. Po implementácii to poskytuje možnosť vybrať si architektúru, na ktorej bude systém bežať, a možnosť použitia open softvér pre prevádzku servera a databázy.

Konfigurácia je zameraná na komerčné podniky a rozpočtové inštitúcie:

· kancelárska práca,

· tok dokumentov,

· Interakcia,

· Vyhľadávanie údajov.

Konfigurácia je univerzálna a dá sa ľahko prispôsobiť a prispôsobiť špecifikám konkrétneho obchodný podnik alebo vládna agentúra.

Porovnanie a výber EDMS

Účelom tohto prehľadu je pripraviť vás na rozhodovanie pri výbere najlepšieho EDMS pre vašu vysokú školu. Prehľad vlastností všetkých EDMS na trhu vám umožňuje určiť kritériá výberu EDMS pre riešenie konkrétnych problémov a zvoliť riešenie založené na systematickom prístupe.

Na porovnanie boli vybrané najbežnejšie EDMS v Rusku:

1C: Pracovný postup 8 CORP

Porovnanie systémov uvedených v recenzii je uvedené podľa zvolených parametrov spojených do šiestich kritérií. Treba poznamenať, že pre všetky systémy prezentované v prehľade existuje pomerne rozsiahla implementačná prax.

Porovnanie EDMS v prehľade sa vykonáva podľa nasledujúcich kritérií:

1. Použité technológie

2. Licenčná politika a cenotvorba

3. Funkčnosť

4. Prístupové práva a informačná bezpečnosť

5. Podpora

6. Školenie

Kritérium 1.Použité technológie

Tabuľka 1. Porovnanie použitých technológií

Za zmienku stojí variabilita serverových operačných systémov a serverov DB 1C: Document Management v porovnaní s ich konkurentmi. Môžete tiež poukázať na rozdiel medzi spoločnosťami v politike poskytovania demo / demo prístupu potenciálnym používateľom. Hlavná vec, ktorú treba zdôrazniť hneď na začiatku našej recenzie, je, že všetky EDMS sú postavené na modulárnom základe, čo vám umožňuje pridávať nové funkcie do EDMS alebo rozvíjať funkčnosť existujúcich.

Podobné dokumenty

Analýza elektronických systémov pre dokumentáciu manažérskych činností v organizácii. Hlavné ciele, ciele a funkcie správy elektronických dokumentov, jej regulačná podpora. Charakteristika programov EDMS na ruský trh. Kritériá ich výberu.

semestrálna práca, pridaná 29.12.2012


Organizačná štruktúra ZAO Atomenergo. Základné princípy automatizácie správy dokumentácie. Funkcie systémov automatizácie kancelárie a správy dokumentov. Architektúra systému AtomDoc a štruktúra elektronického dokumentu.

práca, pridané 29.01.2013


Analýza moderných systémov automatizácie kancelárie v organizácii a správe elektronických dokumentov, vlastnosti ich klasifikácie. Problémy automatizácie správy elektronických dokumentov. Výhody implementácie systému elektronickej správy dokumentov.

semestrálna práca, pridaná 15.01.2013


Štúdium typov a funkcií pracovného toku. Organizačné a ekonomické charakteristiky organizácie OOO "Rayzhivsoyuz". Analýza súčasného systému správy dokumentov. Proces zavádzania elektronickej správy dokumentov do riadiacej štruktúry tejto organizácie.

semestrálna práca, pridaná 23.11.2014


Automatizácia kancelárskej práce a toku dokumentov v podniku. Výhody elektronických systémov správy dokumentov. Účel, typy a hlavné funkcie softvéru na správu elektronických dokumentov. Špecifickosť a filozofia normy ITIL a COBIT.

semestrálna práca, pridaná 02.05.2016


Softvérové ​​systémy automatizácia podnikania. Hodnotenie efektívnosti implementácie systémov elektronickej správy dokumentov. Analýza kancelárskych služieb v ZAO Tekhnoliga. Vytvorenie elektronického systému správy dokumentov na báze EDMS „BOSS-Referent“.

ročníková práca, pridaná 03.04.2015


Teória riadenia dokumentov v manažérskych činnostiach. Unifikácia a štandardizácia dokumentov ako základ elektronickej správy dokumentov, charakteristika noriem ISO. Vplyv systému správy dokumentov na efektivitu činnosti.

práca, pridané 09.05.2016


Pojmy elektronického dokumentu. Elektronické systémy správy dokumentov. Zváženie hlavných elektronických systémov správy dokumentov prezentovaných na ruskom trhu. Technológie na registráciu a schvaľovanie dôverných elektronických dokumentov.

semestrálna práca, pridaná 16.02.2015


Moderný systém obchodnej organizácie. Činnosť územného odboru Federálnej agentúry pre správu majetku v Petrohrade, problémy a spôsoby zlepšenia organizácie správy dokumentov. Vývoj automatizovaných systémov pre elektronickú kancelársku prácu.

práca, pridané 29.11.2012


Hodnota dokumentačnej podpory v riadiacich činnostiach. Zjednotenie a štandardizácia dokumentov ako základ elektronickej správy dokumentov. Vplyv systému správy dokumentov na efektivitu zdravotníckeho zariadenia.

Analýza efektívnosti implementácie systémov elektronickej správy dokumentov (EDMS)

Efektívnosť je jedným z najvšeobecnejších ekonomických pojmov. Efektívnosť možno definovať ako pravdepodobnosť dosiahnutia cieľa. Uvedená analýza predpokladov na implementáciu EDMS nepostačuje na odporúčanie jeho implementácie. Je potrebná analýza ekonomickej efektívnosti EDMS.

Ciele zavedenia elektronického systému správy dokumentov:

automatizácia podnikania,

automatizácia toku dokumentov,

automatizácia kontroly nad vykonávaním dokumentov a objednávok,

zlepšenie výkonnostnej disciplíny,

dať veci do poriadku s dokumentmi,

skrátenie času na operácie s dokumentmi,

prechod na bezpapierové technológie.

Je tak možné určiť efektivitu využívania systému elektronickej správy dokumentov (EDMS) v užšom zmysle pre jednotlivé odvetvia a používateľov. V tomto prípade je rozumné zvážiť nasledujúce typy účinkov:

ekonomické – jeho ukazovatele zohľadňujú z hľadiska hodnoty všetky druhy výsledkov a nákladov v dôsledku implementácie EDMS. Automatizácia kancelárskej práce, automatizácia toku dokumentov, automatizácia kontroly vybavovania dokumentov a objednávok pomáha znižovať chyby, ktoré sa vyskytujú pri manuálna práca, zrýchlenie procesu pracovného toku, čo prináša nepochybný zisk v čase a úsporu nákladov na elektrickú energiu, náklady na strojový čas atď.

finančné - výpočet ukazovateľov tohto typu efektu vychádza z finančné výsledky používanie EDMS, čo sa prejavuje skrátením času na operácie s dokumentmi, čím sa skráti doba práce s dokumentmi,

zdroj - jeho ukazovatele odrážajú vplyv využívania DMS na objem výroby a spotreby konkrétneho druhu materiálového zdroja (elektrina, pracovné zdroje atď.). Ako už bolo spomenuté, zisk času pri práci s dokumentmi zníži spotrebu elektrických zdrojov, pracovných zdrojov atď.

vedecké a technické – zahŕňa novosť, jednoduchosť, užitočnosť EDMS;

sociálne - jeho ukazovatele zohľadňujú sociálne výsledky implementácie EDMS, vyjadrené v znížení náročnosti prípravy a spracovania dátovej jednotky do automatizovaný systém správa dokumentov.

Pozrime sa podrobnejšie na úspory nákladov na prácu pre používateľov EDMS.

Výpočet pomyselných ročných úspor nákladov práce zamestnancov j-tá kvalifikácia Cj pri zmene zložitosti procesov prípravy a spracovania informácií v dôsledku zavedenia EDMS sa určuje podľa vzorca

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

kde Сзпj - ročný fond mzdy zamestnanec j kvalifikácia podieľajúca sa na príprave a spracovaní údajov, rub.; Q1, Q2 - pracnosť prípravy a spracovania dátovej jednotky v základnej a novej verzii softvérového produktu, človek/hodina; A2 je ročný objem prác na príprave a spracovaní údajov v novej verzii softvérového produktu, prirodzené jednotky; Фj je ročný fond pracovného času jedného zamestnanca j-tej kvalifikácie, zaoberajúceho sa prípravou a spracovaním údajov, h.

Vypočítajme úsporu nákladov na mzde manažéra pracujúceho vo verejnom sektore podľa 11. kategórie jednot. tarifná stupnica a s platom 10 000 rubľov. Ak vezmeme do úvahy skutočnosť, že manažér má mesačný bonus vo výške 75% svojho platu, jeho mesačný plat je 17 500 rubľov. V dôsledku toho je ročná mzda manažéra 210 000 rubľov. Vzhľadom na to, že pri päťdňovom pracovnom týždni je počet pracovných dní 249, ročný fond pracovného času konateľa bude 1992 hodín.

Náročnosť prípravy a spracovania dokumentov pri predchádzajúcom spôsobe práce a v systéme EDMS je 25 [os./hod.] a 20 [os./hod.]. Ročný objem práce na príprave a spracovaní údajov v EDMS (v naturálnych jednotkách) je? 80 dokumentov.

Takto získame úsporu nákladov na odmenu manažéra:

C \u003d 17500 (25 - 20) 80/1992 \u003d 3514 rubľov,

čo je 20 % z ročného mzdového fondu manažéra 11. kategórie, zaoberajúceho sa prípravou a spracovaním dokumentov v automatizovanom systéme správy dokumentov.