Dokument, ktorý je vytvorený v spoločnosti, je zaradený do príslušného dokumentačného systému ako jeho prvok. Samostatné typy a rôzne dokumenty tvoria dokumentačný systém. Doteraz neexistuje konzistentná vedecká klasifikácia typov a odrôd dokumentov vo vede o dokumentoch.
Najdôležitejším znakom pre klasifikáciu dokumentov je ich obsah. Servisné dokumenty možno ďalej členiť na: administratívne záležitosti; logistika; plánovanie; prevádzkové činnosti; účtovníctvo; školenie a umiestnenie personálu; finančné a úverové a zahraničnoobchodné otázky a pod.
Všetky dokumenty obiehajúce v podniku možno klasifikovať podľa nasledujúcich kritérií.
Podľa názvu existuje veľa druhov dokumentov. Tu je len niekoľko z nich: príkazy, pokyny, plány a správy, akty, protokoly, zmluvy, listiny, pokyny, osvedčenia, správy, vysvetlivky, úradné listy, telegramy, normy, špecifikácie, žiadosti o platbu a pokyny, splnomocnenia atď. d.
Podľa spôsobu fixácie informácií sa dokumenty píšu (ručne, strojom, typograficky, pripravené na rozmnožovacích strojoch, vytlačené na osobné počítače), grafické a fotofónno-filmové dokumenty.
Podľa stupňa zložitosti sa dokumenty delia na jednoduché a zložité. Jednoduché dokumenty sa zaoberajú jedným problémom, zatiaľ čo zložité sa zaoberajú niekoľkými problémami.
Podľa stupňa publicity sú dokumenty otvorené (netajné) a dokumenty s obmedzeným prístupom. Dokumenty s obmedzeným prístupom majú rôzny stupeň utajenia: prísne tajné, tajné, dokumenty na úradné použitie (DSP), označené ako „dôverné“.
Podľa právnej sily sa dokumenty delia na pravé a falošné. Pravé doklady sú platné a neplatné. Doklad sa stáva neplatným, keď skončí platnosť alebo je zrušený iným dokladom.
Podľa podmienok vyhotovenia sa dokumenty delia na urgentné a neurgentné. Neodkladné písomnosti sú písomnosti s lehotami ustanovenými zákonom a príslušnými právnymi úkonmi, ako aj telegramy a iné písomnosti označené ako „naliehavé“.
Podľa pôvodu sú dokumenty rozdelené na úradné, pripravené v podnikoch, organizáciách a osobné (listy občanov so sťažnosťami, podnetmi, žiadosťami).
Podľa podmienok uloženia sa dokumenty delia na dokumenty dočasnej a trvalej doby uloženia. Dočasne uložené doklady sa zase delia na doklady s dobou uloženia do 10 rokov a nad 10 rokov.
Podľa stupňa záväzku sú dokumenty informačné, obsahujúce informácie a skutočnosti o výrobnej a inej činnosti organizácií a smerné - záväzné na vyhotovenie, ktoré majú charakter právnej alebo technickej normy.
Podľa stupňa zjednotenia sa dokumenty rozlišujú na jednotlivé, štandardné, šablónové, vzorové a jednotné vo forme dotazníka a tabuľky.
Jednotlivé dokumenty sú vypracované konkrétnymi organizáciami pre interné použitie.
Typické dokumenty sú dokumenty vytvorené nadriadenými orgánmi pre organizácie s homogénnymi funkciami a sú povinné.
Šablónované dokumenty majú predtlačený text s medzerami, ktoré sa vyplnia pri finalizácii dokumentu v závislosti od konkrétnej situácie. Takéto dokumenty sú sľubné, pretože šetria čas na prípravu.
Vzorové dokumenty majú indikatívny charakter a analogicky sa používajú na prípravu a vyhotovenie dokumentov.
Dotazník - spôsob prezentácie jednotného textu, v ktorom sú konštantné informácie umiestnené na ľavej strane hárku a premenná je zapísaná do dokumentu v procese zostavovania na pravej strane hárku.
Tabuľka je dokument, v ktorom sú konštantné informácie umiestnené v hlavičkách stĺpcov a bočného panela (nadpisy riadkov) a premenná (číselne alebo verbálne) je umiestnená v priesečníku zodpovedajúcich stĺpcov a riadkov.
Text, prezentovaný vo forme tabuľky, má veľkú informačnú kapacitu, umožňuje striktne klasifikovať a kódovať informácie a jednoducho sumarizovať podobné údaje. V tabuľkovej forme, personálne obsadenie, plán, plán dovoleniek a iné dokumenty.
Štátny klasifikátor manažérskej dokumentácie Ukrajiny DK 010-98 s účinnosťou od 01.06.99 obsahuje tieto druhy dokumentov:
banková dokumentácia;
finančná dokumentácia;
plánovacia dokumentácia;
zdrojová dokumentácia;
obchodná dokumentácia;
dokumentácia zahraničného obchodu;
cenová dokumentácia;
dokumentácia práce, sociálnych vecí a sociálnej ochrany obyvateľstva;
dokumentácia spotrebiteľských služieb pre obyvateľstvo;
dokumentácia dôchodkového fondu;
slovníková referenčná dokumentácia.
Dokumentačné systémy
Podľa Štátneho klasifikátora manažérskej dokumentácie Ukrajiny DK 010-98 je dokumentačný systém súborom vzájomne súvisiacich dokumentov, ktoré sa používajú v určitej oblasti činnosti.
Činnosť inštitúcie, organizácie, podniku sa odráža v rôznych dokumentoch, ktoré sú vzájomne prepojené a tvoria dokumentačné systémy používané v určitej oblasti. Existuje mnoho dokumentačných systémov, podľa ktorých možno klasifikovať rôzne funkcie(územná, funkčná, úroveň riadenia atď.). Prideliť funkčné systémy dokumentácia - organizačná a administratívna, plánovacia, štatistické výkazníctvo a pod., t.j. spoločné pre všetky riadiace orgány. Za sektorové sa považujú dokumentačné systémy, ktoré odrážajú činnosť sektorových orgánov štátnej správy (ministerstiev, rezortov). Rôzne subsystémy dokumentácie je možné vyčleniť podľa úrovní riadenia, navzájom úzko súvisia a je ťažké ich rozlíšiť.
U nás sa v súvislosti s rozvojom automatizácie procesov riadenia vyvinuli jednotné systémy dokumentácie. Definíciu, účel a zloženie jednotného dokumentačného systému stanovujú GOST. Dokumenty rôznych systémov by mali mať jednotnú formu.
Unified Documentation System (UDS) - dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné pre riadenie v konkrétnej oblasti činnosti.
Jednotné formy dokumentov vypracúvajú a schvaľujú ministerstvá a rezorty. Sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách, podnikoch, bez ohľadu na formu vlastníctva.
Štátny klasifikátor manažérskej dokumentácie Ukrajiny DK 010-98 s účinnosťou od 01.06.99 rozlišuje tieto dokumentačné systémy:
organizačná a administratívna dokumentácia;
primárna účtovná dokumentácia;
banková dokumentácia;
finančná dokumentácia;
výkazníctvo a štatistická dokumentácia;
plánovacia dokumentácia;
zdrojová dokumentácia;
obchodná dokumentácia;
dokumentácia zahraničného obchodu;
cenová dokumentácia;
pracovná dokumentácia, sociálne problémy A sociálnej ochrany populácia;
dokumentácia o spotrebiteľských službách pre obyvateľstvo;
účtovníctvo a účtovná dokumentácia;
dokumentácia o dôchodkovom fonde;
informačnú a referenčnú dokumentáciu.
Organizačná a administratívna dokumentácia - dokumentačný systém slúžiaci na riešenie organizačných a administratívnych úloh riadenia.
Organizačná a administratívna dokumentácia vyčnieva z dokumentácie, ktorá je svojím informačným charakterom jednotná v závislosti od funkcií štátneho orgánu, inštitúcie, ktorá obsluhuje prácu úradu.
Orgány verejnej moci a kontrolovaná vládou Ukrajina, všetky inštitúcie, organizácie a podniky odrážajú svoju činnosť v administratívnych dokumentoch. V súlade s ustanoveniami o štátnych orgánoch sa klasifikujú aj administratívne písomnosti.
Medzi administratívne dokumenty odrážajúce administratívne a riadiace činnosti inštitúcií patria:
uznesenia - právne akty prijímané najvyššími a niektorými ústrednými orgánmi kolegiálneho manažmentu s cieľom vyriešiť najdôležitejšie a zásadné úlohy, ktorým tieto orgány čelia, a stanoviť stabilné normy správania.
rozhodnutia - právne akty prijímané výkonnými výbormi. Rozhodnutiami sa formalizujú aj výsledky činnosti iných kolegiálnych orgánov – kolégií, ministerstiev a rezortov, vedeckých rád a pod.
príkazy - akty riadenia štátneho orgánu, ktoré majú smerodajný charakter, pridelené úradníkovi, vládna agentúra kompetencie, ktoré sú záväzné pre občanov a organizácie, ktorým je objednávka určená.
stanovy - súbory pravidiel upravujúcich činnosť organizácií, inštitúcií, spoločností a občanov, ich vzťah k iným organizáciám a občanom, práva a povinnosti v určitej oblasti verejnej správy alebo hospodárskej činnosti.
ustanovenia - predpisy, ktoré majú konsolidovaný kodifikačný charakter a určujú postup utvárania, štruktúru, funkcie, pôsobnosť, povinnosti a organizáciu práce sústavy štátnych orgánov, jedného orgánu, štruktúrneho celku (komisie, skupiny).
rozkazy - akty vydávané vedúcimi ministerstiev, oddelení, oddelení a oddelení výkonných výborov miestnych sovietov ľudových poslancov, vedúcich inštitúcií, spolkov, organizácií a podnikov fungujúcich na základe jednočlennej prítomnosti. Rozkaz sa vydáva na riešenie hlavných operačných úloh, ktorým tento orgán čelí.
pokyny - právne akty, ktoré vydáva orgán vlády (alebo schvaľuje jeho vedúci) s cieľom ustanoviť pravidlá upravujúce organizačné otázky, vedecké, technické, technologické, finančné a iné osobitné aspekty činnosti inštitúcií, organizácií, podnikov (ich útvarov a služieb). ), úradníci a občania. Vydávajú sa aj pokyny na objasnenie a určenie postupu pri uplatňovaní legislatívnych aktov a administratívnych dokumentov.
protokoly - dokumenty upravujúce priebeh prejednávania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.
memorandá a vysvetlivky: memorandá - dokumenty adresované vedeniu a uvádzajúce prípadný problém so závermi a návrhmi spracovateľa; vysvetlivky - 1) dokumenty vysvetľujúce obsah určitých ustanovení hlavného dokumentu (plán, správa, projekt); 2) správy úradníka vysvetľujúce akúkoľvek akciu, skutočnosť, incident, predložené vyššiemu úradníkovi.
úkony - listiny vyhotovené viacerými osobami a potvrdzujúce zistené skutočnosti alebo udalosti.
správy atď.
Primárna účtovná dokumentácia - dokumentačný systém slúžiaci na riadenie výrobnej a ekonomickej činnosti podnikateľských subjektov, organizácií, ktorým sa nevenuje podnikateľská činnosť, všetky formy vlastníctva.
Banková dokumentácia - dokumentačný systém slúžiaci na vykonávanie zúčtovacích a peňažných operácií prostredníctvom bánk.
Finančná dokumentácia – dokumentačný systém slúžiaci na usporiadanie finančných vzťahov medzi ekonomickými subjektmi.
Výkazníctvo a štatistická dokumentácia - dokumentačný systém slúžiaci na riešenie problémov štátnej štatistiky a získavanie štatistických informácií.
Správa - dokument obsahujúci informácie o výsledkoch činnosti za určité časové obdobie. Výkaznú dokumentáciu inštitúcie tvorí niekoľko súborov dokumentov: štátne štatistické výkazníctvo; oddelenie správy; interné výkazníctvo.
Formuláre štátnych dokumentov štatistické vykazovanie sú vyvinuté Štátnym štatistickým výborom Ukrajiny a sú povinné pre všetky inštitúcie, organizácie a podniky. Formuláre rezortných výkazníckych dokumentov vypracúvajú ministerstvá a rezorty. Centrálna banka Ukrajiny, Štátna daňová služba Ukrajiny a Ministerstvo financií Ukrajiny predkladajú formuláre účtovníctvo a podávanie správ daňové priznanie povinné pre všetky organizácie. Formy rezortného výkazníctva pripravujú federálne výkonné orgány, ktoré vykonávajú sektorové riadenie.
Štátne štatistické a rezortné hlásenie podáva v ustanovených lehotách príslušný územný orgán. Podľa podmienok predkladania môže byť desaťdňové, mesačné, štvrťročné, polročné a ročné.
Každá inštitúcia vypracúva internú správu o plnení plánov, úloh, jednorazových pokynov vedenia alebo pokynov vyššej organizácie. Takéto reportovacie dokumenty zostavujú špecialisti štrukturálnych jednotiek a predkladajú na posúdenie vedeniu tejto alebo vyššej organizácie. Vnútroinštitucionálne dokumenty podávania správ sa môžu nazývať: správa alebo osvedčenie charakteru podávania správ.
Štátne statické a rezortné výkazníctvo sa zostavuje na základe schválených jednotných formulárov a v súlade so schválenými regulačnými dokumentmi.
Plánovacia dokumentácia - dokumentačný systém slúžiaci na riešenie problémov prognózovania a plánovania vývoja ekonomiky.
Výsledky plánovania sa zaznamenávajú do plánovacích dokumentov, ktoré majú tieto názvy: plán, dlhodobý plán, program, harmonogram, schéma, všeobecná schéma.
Zvláštnosťou plánovacích dokumentov je, že sa vypracúvajú vždy na určité časové obdobie: niekoľko rokov, rok, šesť mesiacov, štvrťrok, mesiac alebo na obdobie vykonávania konkrétneho druhu práce.
Federálne plány, programy, všeobecné schémy sú vypracované rozhodnutím vlády Ukrajiny jedným alebo viacerými ministerstvami alebo oddeleniami. Projekty pred ich predložením vláde Ukrajiny na schválenie bez zlyhania prechádzajú fázou koordinácie so všetkými zainteresovanými inštitúciami. Schválené federálne programy, plány a všeobecné schémy dekrétmi vlády Ukrajiny.
Odvetvové plány a programy vypracúva výkonný orgán, napr podriadené inštitúcie a organizácie. Schvaľuje ich vedúci výkonného orgánu (ministerstvo alebo odbor) a sú povinné. Kontrolu nad ich realizáciou vykonáva príslušný federálny orgán výkonná moc.
Územné programy, plány, schémy vypracúvajú správy území, kraje, okresy, mestá a iné územné celky a pôsobia na území. Spravidla sa týkajú otázok sociálneho a ekonomického rozvoja a zlepšovania území.
Plánovanie činnosti individuálna organizácia sa spravidla uskutočňuje vo forme plánu, programu alebo harmonogramu. Ak sú v inštitúcii kolégiá, rady, komisie, plánuje sa aj ich činnosť.
Plánovacie dokumenty vypracúva manažment za účasti kvalifikovaných odborníkov a musia prejsť fázou koordinácie a schvaľovania.
Program podpisuje vedúci oddelenia zodpovedného za vypracovanie programu. Programy schvaľuje vedúci vyššej alebo danej organizácie alebo kolegiálny orgán (schôdza, rada, kolégium a pod.).
Plán - dokument, ktorý stanovuje zoznam činností naplánovaných na realizáciu, ich postupnosť, objem, načasovanie, zodpovedných vykonávateľov. Forma plánov je zvyčajne tabuľková.
Plány organizácií sa vypracúvajú na jednotnom formulári. Povinnými náležitosťami plánu sú: názov organizácie, názov druhu dokumentu, dátum, číslo dokumentu, miesto, kde bol plán vypracovaný, názov k textu, podpis, pečiatka schválenie. Plány štrukturálneho členenia sa vyhotovujú na štandardných listoch papiera so všetkými potrebnými detailmi.
Plány práce alebo činnosti podpisujú vedúci oddelení rozvoja, plány schvaľuje vedúci vyššieho orgánu alebo tejto organizácie.
Cenová dokumentácia - dokumentačný systém používaný na riešenie problematiky cenovej analýzy a tvorby cien.
Dokumentácia zdrojov – dokumentačný systém používaný na riešenie problémov so správou zdrojov.
Obchodná dokumentácia - dokumentačný systém slúžiaci na riešenie úloh riadenia obchodu.
Všetky obchodné operácie vykonávané podnikmi musia byť bezpodmienečne zdokumentované. Je potrebné venovať osobitnú pozornosť legálne dokumenty, pretože bez nich budú tieto operácie neplatné.
Existujúce právne predpisy stanovujú osobitné právne pravidlá na spracovanie obchodných dokladov, to znamená, že ak sa nimi nebudú riadiť, doklad nebude mať právnu silu. Patria sem: obsah, forma, postup pri registrácii a vyhotovení, tiež upravené zákonom.
V priebehu svojej finančnej -ekonomická aktivita obchodné podniky vstupujú do vzťahov so svojimi partnermi. Najprv prichádza na rad uzatváranie zmlúv a potom sa robia výpočty.
V obchodnej činnosti podniky najčastejšie využívajú kúpne zmluvy. Kúpnou zmluvou sa predávajúci zaväzuje previesť nehnuteľnosť (vec, tovar) do vlastníctva, t.j. úplné ekonomické riadenie alebo operatívne riadenie kupujúceho a kupujúci sa zaväzuje nehnuteľnosť prevziať a zaplatiť za ňu určitú cenu.
Vypracovanie zmluvy je zložitá a zodpovedná časť obchodu.
Dohoda plní tieto funkcie:
Právne upevňuje vzťahy medzi partnermi, dáva im charakter, povinnosť plniť, ktorá je chránená zákonom;
Určuje postup a spôsoby plnenia povinností;
Poskytuje spôsoby ochrany bezpečnosti záväzkov.
Dlhodobé zmluvy umožňujú spoločnosti plánovať aktivity, určovať perspektívy rozvoja. Všetky aspekty hospodárskych vzťahov neuvedené v zmluve upravuje platná právna úprava, t.j. existujú určité požiadavky na fungovanie zmlúv.
Dokumentácia o práci, sociálnej problematike a sociálnej ochrane obyvateľstva - dokumentačný systém slúžiaci na riešenie problémov riadenia pracovné zdroje a sociálnej ochrany.
Účtovná dokumentácia - dokumentačný systém slúžiaci na riešenie účtovných problémov pre rozpočtové a samosprávne inštitúcie a organizácie.
Účtovné doklady dokumentujú všetky obchodné transakcie v poradí, v akom sa vykonávajú. To poskytuje nepretržité, nepretržité účtovanie všetkých účtovných objektov; právne preukázanie účtovných záznamov, ktoré sú vyhotovené na základe dokladov, ktoré majú dôkaznú hodnotu; využívanie podkladov na priebežnú kontrolu a operatívne riadenie hospodárskej činnosti organizácií; kontrolu nad bezpečnosťou majetku, ako potvrdzujú dokumenty hmotnej zodpovednosti zamestnancov za hodnoty, ktoré im boli zverené; posilnenie zákonnosti, keďže dokumenty slúžia ako hlavný zdroj informácií pre následnú kontrolu správnosti, účelnosti a zákonnosti každej obchodnej transakcie pri auditoch dokladov.
Hlavné znaky, podľa ktorých sú účtovné doklady klasifikované:
podľa dohody;
Podľa vymenovania sa dokumenty delia na administratívne, odôvodňujúce, účtovné a kombinované.
Administratívne dokumenty sú také dokumenty, ktoré obsahujú príkaz na vykonanie konkrétnej obchodnej operácie. Ich hlavným účelom je prenos pokynov od vedúcich pracovníkov na priamych vykonávateľov. Mnohé operácie sa vykonávajú iba vtedy, ak existuje príslušný administratívny dokument.
Administratívne dokumenty zahŕňajú príkazy, pokyny, záznamy o prijatí a prepustení z práce a o dovolenke.
Tieto doklady ešte neobsahujú potvrdenie o skutočnostiach transakcií, preto samy osebe nemôžu slúžiť ako podklad na zaznamenávanie transakcií v účtovníctve.
Ospravedlňujúce (alebo výkonné) sú dokumenty, ktoré zostavujú už vykonané transakcie. Sú zostavené v čase transakcií a potvrdzujú skutočnosť vykonania príkazu alebo pokynu. Napríklad mzdové výkazy, faktúry, úkony, faktúry, potvrdenia o prevzatí cenín a mnohé iné.
Účtovné doklady sa nazývajú také doklady, ktoré vytvára účtovný aparát na prípravu účtov, ako aj na uľahčenie, zmenšenie a zjednodušenie účtovníctva.
Účtovné doklady sa zostavujú v účtovníctve na základe vopred vystavených administratívnych a podkladových dokladov. Sú navrhnuté tak, aby odrážali účtovné záznamy v účtovných registroch s cieľom urýchliť proces účtovania. V týchto dokumentoch nie je žiadny príkaz na vykonanie obchodnej transakcie a nie je tam žiadne potvrdenie o skutočnosti jej dokončenia. Napríklad výpočet výšky nároku na poistnú udalosť, výpočet odpisov dlhodobého majetku a nehmotného majetku, výpočty komoditné straty atď.
Súčasťou účtovných dokladov sú aj účtovné výkazy. Zostavujú sa v prípadoch, keď je potrebné previesť sumu z jedného účtu na druhý, formalizovať zatvorenie účtu, opraviť chyby v účtoch atď. Potreba toho vzniká pomerne často, a preto sú certifikáty tohto druhu v účtovnej praxi veľmi bežné.
Kombinované doklady sú tie, ktoré kombinujú znaky viacerých druhov dokladov: administratívne a odôvodňujúce, odôvodňujúce a účtovné doklady atď. Slúžia jednak ako príkaz na vykonanie tejto operácie, jednak ako zdôvodnenie jej vykonania, fixujú transakciu a zároveň obsahujú označenie poradia, v ktorom sa premieta do účtovníctva. Napríklad hotovostné príjmy a výdajky, predbežné hlásenia zodpovedných osôb, požiadavky na výdaj materiálu, karty limitných plotov, mzdové výkazy, oznámenia o peňažných príspevkoch Peniaze na bežný účet a pod.
Kombinácia vlastností viacerých druhov dokladov v jednom doklade zjednodušuje ich účtovné spracovanie, znižuje počet dokladov a náklady na ich obstaranie. Kombinované dokumenty sú zostavované tak, aby sa znížil počet dokumentov o obchodných transakciách, ktoré sa v organizácii mnohokrát opakujú v krátkom období.
podľa spôsobu (poradia) zostavenia;
Podľa spôsobu (poradia) zostavenia sa rozlišujú primárne a súhrnné doklady.
Primárne dokumenty sú dokumenty, ktoré odrážajú všetky obchodné transakcie bezprostredne v čase ich dokončenia. Sú prvým formálnym dôkazom, že tieto operácie boli skutočne vykonané. Primárne dokumenty zahŕňajú hotovostné prichádzajúce a odchádzajúce objednávky, nákladné listy, akceptačné certifikáty, objednávky, potvrdenky atď. Príklad primárneho dokladu môže slúžiť aj ako dobropis. Zostavuje sa pri príjme materiálov na sklad a označuje splnenie objednávky, ktorú dostal skladovateľ pri ich prijatí.
Konsolidované dokumenty sú tie, ktoré sú zostavené na základe primárnych dokumentov. Odrážajú transakcie, ktoré boli predtým vykonané príslušnými primárnymi dokumentmi. Zostavovanie sekundárnych dokladov priamo nesúvisí s obchodnými transakciami, tieto transakcie iba evidujú podľa údajov primárnych dokladov.
Konsolidované doklady umožňujú znížiť počet zápisov v účtovných účtoch. Súhrnné doklady zahŕňajú vývojové tabuľky, zoskupovacie listy, rozúčtovacie listy, výkazy (hárky) o pohybe výrobkov a materiálu, zálohový výkaz a pod. zodpovedná osoba. Súčasťou súhrnných dokladov sú aj mzdové výkazy alebo výkazy hotových výrobkov, rôzne interné výkazy (napríklad výkaz o pohybe hmotného majetku na sklade) a pod. Všetky tieto doklady nevyhnutne obsahujú aj ďalšie údaje, okrem tých, ktoré sú k dispozícii v primárnych dokumentoch, ktoré tvorili základ pre ich zostavenie.
Súhrnné dokumenty teda slúžia po prvé na spojenie údajov primárnych dokladov a získanie agregovaných ukazovateľov a po druhé na zoskupenie údajov primárnych dokladov za účelom získania Ďalšie informácie o účtovných operáciách a premietnutí týchto operácií do novej časti. Preto sa ako prostriedok na spracovanie pôvodných údajov o transakcii používajú súhrnné doklady.
metódou odrazu obchodných transakcií;
Podľa spôsobu zohľadňovania obchodných transakcií sa doklady delia na jednorazové a kumulatívne.
Jednorazové doklady odrážajú jednu alebo viacero obchodných transakcií súčasne. Výrazná vlastnosť tieto doklady - ihneď po ich vyhotovení sa prenášajú do účtovníctva a môžu slúžiť ako podklad pre účtovné zápisy. Napríklad objednávky na príjem materiálu, hárky na distribúciu výdavkov, odhady nákladov, faktúry, akceptačné certifikáty, hotovostné objednávky, peňažné šeky atď.
Akumulačné dokumenty slúžia na formalizáciu homogénnych operácií vykonávaných v podniku v rôznych časoch (týždeň, desaťročie, pol mesiaca). Sú zostavené s cieľom znížiť počet dokumentov vydaných pre tie operácie, ktoré sa v podniku vykonávajú mnohokrát v krátkom čase. Napríklad denný príjmový list výdaja surovín, osobné mzdové účty, pracovný výkaz, výkaz vykonaných prác atď.
na mieste zostavenia;
Podľa miesta vyhotovenia sa dokumenty delia na interné a externé.
Interné dokumenty sa zostavujú v rámci podniku. Vypracúvajú obchodné transakcie vykonávané len v rámci podniku. Tieto dokumenty nepresahujú hranice podniku, napríklad výkazy miezd, príjmové a výdavkové pokladničné príkazy atď.
Externé dokumenty sú vyhotovené mimo daného podniku a formalizujú transakcie uskutočňované medzi podnikmi. Napríklad faktúry, faktúry, faktúry protistrán.
Samostatné interné dokumenty sa stávajú externými v dôsledku obchodných transakcií, napríklad peňažné šeky, platobné príkazy. Pri vypĺňaní interných dokladov stačí uviesť len požadované náležitosti a pri vyhotovovaní externých dokladov je potrebné doplniť aj ďalšie údaje dokladov na doplnenie popisu obchodnej transakcie.
z kvalitatívnych dôvodov;
Podľa kvalitatívnych znakov môžu byť dokumenty úplné a chybné. Plnohodnotný dokument je taký, ktorý je vyhotovený v predpísanej forme, má všetky požadované náležitosti a správne odzrkadľuje skutočne vykonanú a legitímnu obchodnú transakciu. Dokument, ktorý nespĺňa tieto požiadavky, je chybný.
podľa miery použitia finančných prostriedkov počítačová veda.
Podľa miery využitia výpočtovej techniky pri príprave dokladov sa delia na doklady vyplnené ručne, čiastočne vyplnené na strojoch (t.j. doklady vyhotovené na hlavičkovom papieri) a kompletne vyhotovené na strojoch (mzdový list, nákladný list, faktúra, inventarizácia zoznam atď.).
Dokumentácia o dôchodkovom fonde - dokumentačný systém slúžiaci na riešenie problematiky dôchodkového zabezpečenia.
Informačná a referenčná dokumentácia je dokumentačný systém používaný na riešenie problémov riadenia informačnej základne a jej prvkov (databázy, jednotné formy dokumenty, informačné toky, technické a ekonomické ukazovatele atď.)
Informačné a referenčné dokumenty poskytujú informácie, ktoré podnecujú k určitým rozhodnutiam, t.j. iniciovať manažérske rozhodnutia, vám umožňujú vybrať si jeden alebo druhý spôsob ovplyvňovania riadenia. Neobsahujú príkazy, nezaväzujú vykonávať príkazy.
Dokumenty tohto systému zohrávajú pomocnú úlohu vo vzťahu k organizačným, právnym a administratívnym dokumentom.
Zvláštnosťou týchto dokumentov je, že v systéme riadenia idú zdola nahor: od zamestnanca po vedúceho jednotky, od vedúceho jednotky po vedúceho organizácie, od podriadenej organizácie po vyššiu.
Informácie a referenčné dokumenty zahŕňajú:
memorandum - pozri Organizačná a administratívna dokumentácia
služobný list - poznámka o vykonaní akejkoľvek práce, ktorú úradník posiela inému úradníkovi
vysvetlivka - pozri Organizačná a administratívna dokumentácia
návrh – akési memorandum obsahujúce zoznam konkrétnych návrhov na konkrétnu problematiku
predloženie - dokument obsahujúci návrh na vymenovanie, preloženie alebo povýšenie personálu, ako aj odporúčanie na určité kroky a činnosti týkajúce sa činnosti inštitúcie.
výpis - dokument obsahujúci žiadosť alebo návrhy osoby (osôb) inštitúcii alebo úradníkovi.
všetky druhy korešpondencie - zovšeobecnený názov pre dokumenty rôzneho obsahu (úradný list, telegram, ďalekopis, telefonická správa, faxová správa (fax), elektronická správa atď.) používaný ako nástroj operatívnej výmeny informácií medzi organizáciami
protokol - viď organizačná a administratívna dokumentácia
zákona - pozri Organizačná a administratívna dokumentácia
odkaz - 1) dokument obsahujúci opis a potvrdenie určitých skutočností a udalostí 2) dokument potvrdzujúci skutočnosti biografického alebo úradného charakteru.
záver - dokument obsahujúci stanovisko, záver inštitúcie, komisie, odborníka na akýkoľvek dokument alebo problém
spätná väzba - dokument obsahujúci názor inštitúcie alebo odborníka na akúkoľvek prácu
sumár - dokument, ktorý je súhrnom údajov o jednej problematike (súhrn návrhov, súhrn pripomienok, súhrn požiadaviek a pod.)
zoznam - zoznam osôb alebo predmetov v určitom poradí, zostavený za účelom informovania alebo evidencie
zoznam - systematizovaný zoznam dokumentov, predmetov, predmetov zostavený s cieľom uplatniť na ne určité normy alebo požiadavky.
Kontrolu možno klasifikovať podľa nasledujúcich kritérií:
Podľa štádia proces produkcie rozlišovať: vstup, prevádzkovú kontrolu, kontrolu hotových výrobkov, dopravu a skladovanie;
V závislosti od predmetu kontroly sa rozlišuje sebakontrola; kontrola vykonávaná vedúcim, kontrolným majstrom, oddelením technickej kontroly (QCD); inšpekčná kontrola; štát; medzinárodná kontrola;
Podľa stupňa pokrytia objektu kontrolou: priebežná a selektívna kontrola;
Podľa režimu ovládania: vylepšené ovládanie a normálne ovládanie;
Podľa stupňa mechanizácie: ručné, mechanizované, automatizované, automatické ovládanie;
Podľa spôsobu získavania a spracovania informácií: evidenčné, štatistické, zúčtovacie a analytické;
Podľa frekvencie kontrolných operácií: nepretržité a periodické;
Podľa času kontroly: predbežná, aktuálna, konečná kontrola.
Predbežná kontrola vykonaná pred skutočným začatím prác. Ide o vstupnú kontrolu všetkých druhov zdrojov, jej účelom je poskytovať nevyhnutné podmienky pre nepretržité a kvalitná práca organizácií.
Plánovanie a vytváranie organizačnej štruktúry umožňuje predbežnú kontrolu. Prísne dodržiavanie pravidiel a postupov pri tvorbe plánov, prehľadné písanie popisy práce, efektívne komunikovať vyhlásenie o cieľoch podriadeným - to všetko zvyšuje pravdepodobnosť, že plány budú implementované a štruktúra bude fungovať podľa predstáv.
Predbežná kontrola sa používa vo vzťahu k ľudským, materiálnym a finančným zdrojom.
Vo vzťahu materiálne zdroje sú vyvinuté prijateľné normy kvality pre materiály: vstupné materiály sa kontrolujú, či sú v súlade s týmito normami; dodávatelia sú starostlivo vyberaní na uzatváranie zmlúv, minimálne rozmery zásob na zabezpečenie plynulého chodu organizácie.
Prostriedok predbežnej kontroly finančné zdroje je finančný plán. Dáva odpoveď na otázku: kedy, koľko a aké finančné prostriedky (hotovostné, bezhotovostné) bude organizácia potrebovať, a tiež stanovuje limitné hodnoty nákladov pre každého. konštrukčná jednotka. V oblasti ľudských zdrojov, podnikania a odborné znalosti a zručnosti potrebné na vykonávanie určitých pracovných povinností, je stanovená minimálna akceptovateľná úroveň vzdelania alebo pracovných skúseností v tejto oblasti. Pri uchádzaní sa o prácu sa s kandidátom vedie pohovor, zisťuje sa, do akej miery jeho vlastnosti spĺňajú potrebné požiadavky. Na formulovanie takýchto požiadaviek vnútropodnikovo profesionálnych štandardovšpecialistov.
kontrola prúdu priamo v štádiu ekonomického procesu. Jeho cieľom je zlepšenie činností, koordinácia pre posun k cieľu. Objektom aktuálnej kontroly sú najčastejšie podriadení a subjektom ich nadriadení. Úlohou tohto typu kontroly je včas identifikovať a podľa možnosti eliminovať odchýlky, ktoré sa vyskytujú v priebehu prác od zadaných parametrov.
Kontrola prúdu sa vykonáva na základe spätná väzba, predstavujúce príjem údajov o priebehu procesov. Tento typ kontroly umožňuje manažmentu identifikovať nepredvídané problémy a prispôsobiť svoje aktivity a aktivity podriadených tak, aby nedochádzalo k odchýlkam od najefektívnejšej cesty k dosiahnutiu cieľa. Touto cestou, kontrola prúdu umožňuje včas reagovať na meniace sa vnútorné a vonkajšie faktory.
Konečná kontrola vykonávané po vykonaní práce. Ide o kontrolu výsledkov, jej cieľom je tvorba motivačných odmien, úprava správania vedúceho, prijímané rozhodnutia, ako aj tvorba plánov do budúcnosti na základe analýzy získaných výsledkov.
Sú klasifikované v závislosti od toho, ktorý kov hrá úlohu peňazí. Delia sa na monometalické a bimetalické (tabuľka 4.1).
Podľa typov použitých údajov a znalostí sa expertné systémy klasifikujú na systémy s deterministickými (dobre definovanými) znalosťami a neistými znalosťami. Neistotou poznatkov (údajov) sa rozumie ich neúplnosť (absencia), nespoľahlivosť (nepresnosť merania), nejednoznačnosť (nejednoznačnosť pojmov), neostrosť (kvalitatívne hodnotenie namiesto kvantitatívneho).
Zatriediť patentový dokument znamená určiť tú časť systému triedenia, do ktorej (podľa svojej technickej podstaty) prihlasovaný vynález patrí, a označiť jeho klasifikačný index. Niekedy sa klasifikácia netýka len nárokovaného vynálezu, ale aj iných zdrojov zverejnenia v patentovom dokumente.
Likert ako pokračovanie svojho výskumu navrhol štyri základné systémy štýlu vedenia. Očakával, že tieto štyri systémy uvedené na obr. 17.3 pomôže klasifikovať správanie manažérov. Uvádzame ich tu ako sprievodcu, ktorý vám pomôže pochopiť, že v kontinuite štýlu vedenia existujú medziprodukty. možnosti. Keď si prečítate popisy týchto systémov, uvidíte, že sa vyznačujú rôznym stupňom autoritárskeho a demokratického štýlu potrebného na ovplyvňovanie ľudí pri dosahovaní organizačných cieľov.
Táto zdanlivo jednoduchá, ale, ako sa ukázalo, produktívna myšlienka vyžaduje seriózny vývoj a starostlivé implementovanie spoločných operačných systémov, ktoré úzko spolupracujú so systémami kontroly kvality produktov. Ich používanie vedie k zvýšeniu produktivity, zvýšenému záujmu pracovníkov, zlepšeniu pracovných podmienok, pomáha vytvárať pohodlné pracovné miesta. Materiál kapitoly bude veľmi užitočný, pretože obsahuje konštruktívne nápady a poskytuje konkrétne informácie o funkciách a základné prvky ECO, klasifikuje prevádzku zariadení, ukazuje spôsoby, ako určiť efektivitu využívania existujúcich zariadení, odhaľuje program vývoja a implementácie systému. Tu je o čom premýšľať, vzhľadom na prácu vykonanú v národnom hospodárstve na certifikácii pracovných miest a ich racionalizácii, všeobecné zameranie podnikov na zvyšovanie ich efektívnosti alebo, ako píšu japonskí autori, na zlepšovanie spoločnosti.
Systémy STC sú klasifikované podľa nasledujúcich hlavných znakov a) organizačnej štruktúry a charakteru fungovania riadiaceho objektu b) povahy použitých sieťových modelov a úloh, ktoré sa majú riešiť c) použitých nástrojov na spracovanie informácií (obr. 7.2).
Použité roztoky sú klasifikované podľa takých kritérií, ako je množstvo dispergovaného systému (obyčajný, vážený, nízky íl), spôsob chemického spracovania (prírodnejší, silikátový, vápenatý atď.), obsah plynnej fázy, povaha kvapalnej fázy (sladká voda, ropná báza atď.), účel (komplikované podmienky vŕtania, vývoj vrtu, perforácia struny atď.). Rôzne používané chemické činidlá možno rozdeliť do troch skupín
Okrem klasifikácie podľa typu môže MIS klasifikovať informácie aj podľa rozsahu a časového rámca. Ako bude naša diskusia pokračovať, uvidíme, že klasifikačné systémy sa navzájom dopĺňajú. Anthony (1965) vybudoval „hierarchiu“ informácií zobrazenú na obr. 1.2, ktorej úrovne zodpovedajú rôzne úrovne manažment organizácie.
Takéto prídelovanie v podmienkach systému štandardných nákladov sa uskutočňuje vo vzťahu ku všetkým nákladom spojeným s výrobou a predajom produktov. Nakoniec sa vypočítajú štandardné (normatívne) náklady. Pre jej výpočet sú všetky náklady spojené s výrobou produktov predbežne zatriedené podľa nákladových položiek. V praxi je v niektorých prípadoch ťažké určiť, do ktorej skupiny patria určité náklady. A potom musí manažér rozhodnúť o tejto otázke sám.
Na základe charakteru tohto systému ho možno klasifikovať ako investične orientovaný.
Aby sme mohli takto slúžiť manažérom oddelení, je v prvom rade potrebné, aby systém zhromažďoval a klasifikoval hlavné náklady organizácie. Podľa moderné odhady v západných firmách ide na každý rubeľ tržieb deväťdesiatpäť kopejok do rôznych nákladov.
V rámci jednoduchého systému kusových sadzieb nedochádza k odchýlkam, ak zárobok pracovníka neklesne pod garantovanú hodinovú sadzbu a sú potrebné vhodné tolerančné normy, aby sa zabezpečilo, že zárobok za kusovú sadzbu bude zodpovedať garantovanej. Takéto normy by sa mali klasifikovať ako rozdiely v nákladoch práce. Tieto sa zvyčajne považujú za odchýlky vo výkone, hoci môžu zahŕňať odchýlky v mzdových sadzbách. Odchýlky sadzieb a efektívnosti v tomto prípade nemožno oddeliť bez odkazu na údaje o pracovnom čase a mzdových tarifách, na základe ktorých bola určená kusová sadzba.
Identifikujte ďalšie dva kľúčové komponenty efektívneho systému riadenia, dobrú komunikáciu a medziľudské vzťahy. Ako by ste v tomto smere zaradili firmu, ktorú študujete?
Podľa zloženia, zdrojov, smerov použitia a iných vlastností sú rozpočtové príjmy a výdavky rôznorodé. Aby sa zabezpečilo plánovanie a účtovanie príjmov a výdavkov v rámci jednotného rozpočtového systému krajiny, sú klasifikované. Zoskupenie podľa homogénnych znakov rozpočtových príjmov a výdavkov, umiestnených a zakódovaných predpísaným spôsobom, je rozpočtová klasifikácia.
Faktory B ovplyvňujúce výsledky finančnej a ekonomickej činnosti možno klasifikovať podľa rôznych kritérií: významné a sekundárne, trvalé a dočasné, všeobecné a špecifické, rozsiahle a intenzívne, kvantifikovateľné a nekvantifikovateľné atď. Z hľadiska ekonomickej analýzy v sociálno-ekonomických systémoch má osobitný význam identifikácia faktorov extenzívneho a intenzívneho rozvoja. Správne pochopenie takejto klasifikácie je nevyhnutné na určenie úrovne intenzifikácie produkcie, ako aj na úplnejšiu aktiváciu intenzívnych rastových faktorov.
Základom akejkoľvek klasifikácie (vrátane všetkých syntetických účtovných účtov) je zdôvodnenie výberu znakov, podľa ktorých sa rozlišujú syntetické účty a ich skupiny. V 50. rokoch sa vedci ZSSR dohadovali na jednom alebo viacerých dôvodoch, aby klasifikovali účtovné účty. Predstavitelia prvého smeru zastávali názor, že stačí jedno triedenie podľa ekonomického obsahu. Priaznivci druhého, prevládajúceho smeru, ktorý existuje v náučnej a vedeckej literatúre aj dnes, tvrdili, že okrem triedenia podľa ekonomická vlastnosť, ktorá ukazuje, čo sa berie do úvahy na účte, je potrebná aj druhá klasifikácia - podľa štruktúry a účelu účtov, ktorá ukazuje, ako sa vykonáva evidencia faktov o hospodárskom živote na účtoch bez ohľadu na to, čo sa berie na tieto účty. Tu je vyjadrenie V. F. Paliyu celkom vhodné)
