Управление проектной документацией — процесс, имеющий место во всех проектных организациях. Часто для его описания также применяется термин «технический документооборот». Он имеет много общего с привычным «административным» документооборотом: документы следуют по заданному маршруту при разработках, проверках и согласованиях.
Система управления проектной документацией
Инструментарий, предлагаемый Бюро ESG для решения задач управления проектной документацией, учитывает особенности процесса управления проектной документацией и имеет ряд отличительных деталей. При построении системы управления проектной документацией необходимо учитывать следующее:
- В проектных организациях чаще представляет интерес «движение» не отдельного чертежа, а тома/комплекта со всеми текстовыми, табличными документами и чертежами;
- При управлении проектной документацией в процессе проведения изменений, кроме новой версии конкретного чертежа, интерес представляет версия структуры (состава) всего основного комплекта. При этом часто в проектных организациях необходимо хранить не только версии всех документов, но и версии состава основных комплектов: начальную, существовавшую на момент проведения каждого изменения, текущую;
- Управление проектной документацией тесно связано с автоматизацией движения проектных заданий между смежными отделами, иными словами, процессом «обмена заданиями». При этом вместе с проектными заданиями «движутся» исходные данные, промежуточные решения по заданиям, комплекты. Процесс выдачи и обмена проектными заданиям — один из самых сложных при автоматизации;
- Часто отсутствует четкая грань между потоком документов (DocFlow) и потоком работ, задач (WorkFlow). Например, в некоторых организациях проектное задание рассматривают как работу, к которой прилагаются некие исходные данные — документы. Результатом выполнения такой работы являются промежуточные проектные решения, документы. В некоторых проектных организациях проектное задание — «не только работа», но и документ, оформленный в соответствие с требованиями стандарта организации. Движение такого документа должна обеспечивать система управления проектной документацией;
- Наш опыт показывает, что всегда в целях типизации и унификации процессов проектирования целесообразно провести работу по стандартизации потоков проектных документов и заданий. При наличии такой стандартизации, оформлении соответствующих документов системы менеджмента качества проектной организации, при внедрении системы управления проектной документацией резко возрастает степень автоматизации процессов и, как следствие, их производительность;
- В связи с тем, что средства разработки документации — САПР, расчетные пакеты, текстовые редакторы — составляют единую среду, система управления проектной документацией должна иметь средства интерфейсного взаимодействия с ними. При этом такие средства, как правило, не предназначены для получения инженерных данных из контента для последующей их обработки, что является одной из функций . Интерфейсное взаимодействие в системе управления проектной документацией в основном выполняет вспомогательные сервисные функции, позволяющие привнести большую степень автоматизации. Пример — автоматизированное считывание значений полей углового штампа из чертежа AutoCAD с последующей записью их в поля электронной карточки чертежа.
Платформа для построения системы управления проектной документацией
Бюро ESG предлагает построение системы управления проектной документацией на платформе программного комплекса
Наша компания имеет огромный опыт разработки систем управления проектной документацией и систем электронного технического архива. Примерами наиболее масштабных внедрений можно привести поставку программного обеспечения, разработку, внедрение и необходимое сопровождение системы управления проектной документацией в ОАО «Гипроспецгаз», ЗАО «ЦНИИ СМ», ОАО «Красный Октябрь» и в других проектных организациях и промышленных предприятиях.
Услуги Бюро ESG по построению системы управления проектной документацией
Компания Бюро ESG предлагает полный комплекс услуг в этой области: консалтинг, проведение обследований, разработку ТЗ, реализацию системы, обучение пользователей, разработку эксплуатационной документации и участие в стандартизации автоматизированных процессов управления проектной документацией, сопровождение и развитие внедренных решений. В своей деятельности наши высококвалифицированные специалисты пользуются многолетними наработками компании, стандартами (в частности ГОСТ 34.хх) и самыми современными средствами и методиками проведения бизнес-анализа при постановке задачи, передовыми средствами программирования при разработке подсистем, отработанными методиками обучения, внедрения и сопровождения систем управления проектными документами.
Система Appius-PLM – управление проектно-сметной документацией. Комплексный подход по управлению проектами и технической документацией на базе PLM-технологий.
Система "Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией" является оригинальной конфигурацией, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента.
Система предназначена для автоматизации процесса управления проектными данными, связанного с разработкой, согласованием, хранением и поиском технической документации в проектных институтах, у заказчиков и подрядчиков строительства.
Какие задачи решает Appius-PLM?
Центральной частью в системе является окно проводника. В этом окне сосредоточены действия по управлению структурой проекта (объектами строительства), комплектами документов и их изменениями, файлами, свойствами, правами доступа и т.д.
В системе имеется настраиваемый многокритериальный поиск документации и объектов строительства с использованием шаблона. Вы сможете легко и быстро найти любой документ, получить информацию о его актуальной версии, кому документ был передан и др.
В системе предусмотрена двухсторонняя интеграция с AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, формирование локальных спецификаций на чертеже и их последующий импорт в систему для формирования и связи со сметами.
Для удобства процедур учета и проведения изменений документации в системе создан документ «Разрешение на внесение изменений», позволяющий указать содержание изменений для листов, их номера и причины. Реализована печатная форма документа по ГОСТ 21.101-97 в MS Word.
Система позволяет автоматизировать бизнес-процесс рассмотрения и утверждения документации. Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия в процессе: «Куратор», «Рецензент», «Руководитель». Список согласующих и информируемых лиц, куратор, руководитель могут быть указаны автоматически на основании шаблона согласования.
Система имеет специализированный интерфейс «Управление проектами», позволяющий разрабатывать календарные планы работ на основании состава проекта, распределять ресурсы по этапам, отслеживать состояние процесса выполнения и анализа объёмов работ.
Проект визуализируется, как в режиме структуры проекта, так и в виде диаграммы Ганта.
В окне управления структурой имеется возможность сформировать состав спецификаций материалов и оборудования, ведомостей объемов работ, на основании данных которых будут формироваться сметные документы.
Создание единой базы данных документации и поддержание ее в актуальном состоянии позволяет в любой момент времени найти комплекты документов, получить последнюю версию файлов, а также узнать историю движения документации, в каком состоянии и на какой стадии разработки/согласования она находится.
Управление проектами
Контроль и эффективнй обмен информацией:
- Подготовка календарного плана работ.
- Диаграмма Ганта.
- Контроль выполнения задач.
- Управление загрузкой исполнителей.
Управление задачами
Быстрый и эффективный обмен информацией:
- Автоматизация процессов перемещения документов.
- Сотрудничество.
- Коллективная ответственность.
- Оптимизация взаимодействия всех участников проекта.
Преимущества APPIUS-PLM
- Управление структурой проекта – классификация по объектам строительства.
- Управление процессом подготовки документации (календарный план работ, контроль выполнения задач, согласование).
- Соответствие требованиям ГОСТ 21.1101-2013.
- Двухсторонняя интеграция с Autodesk AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, синхронизация свойств чертежа и параметров документа Appius-PLM и т.д.
- Управление проектной, рабочей и сметной документацией (ПД, РД, СД).
- Управление нормативно-технологической документацией (НТД).
- Управление рабочей конструкторской документацией (РКД).
- Управление разрешительной и исполнительной документацией.
- Многокритериальный поиск проектов/документов по их атрибутам, построение общедоступных и личных выборок.
- Управление статусами/состояниями документов.
- Ассоциативная связь (зависимость) между размещенными в системе документами.
- Формирование нескольких классификаторов проектов/объектов/документов.
- Автоматическое формирование обозначения проекта/объекта/документа с проверкой их уникальности.
- Управление различными версиями документов, выпуск разрешения на внесение изменений.
- Регистрация движения документации с формированием сопроводительных документов.
- Автоматизация бумажного архива (указание мест хранения, штрихкодирование, выдача пользователям и т.д.).
- Формирование ведомостей объемов работ, спецификаций материалов и оборудования по отдельным разделам и по всему проекту.
- Работа с ограничительным перечнем оборудования, материалов, стандартных и прочих изделий и т.д.
- Выгрузка файлов по проекту/объекту/документу.
- Ролевое и объектное разграничение прав доступа к элементам системы, использование ЭЦП.
- Ведение журнала регистрации за действиями пользователей.
- Удаленный доступ через веб-клиент.
Проектные работы выполняются в такой последовательности:
1) выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;
2) планирование проектно-сметных работ и услуг;
3) собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.
Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на две части.
А. Типовые, к которым относятся:
Эскизное проектирование;
Рабочее проектирование;
Б. Дополнительные, включающие:
Подготовку к торгам и помощь в их проведении;
Проектный анализ;
Разработку обоснований инвестиций и проектной документации;
Участие в управлении проектом;
Подготовку финансирования.
Возможны следующие организационные схемы разработки проектной документации:
Традиционная с наделением одного института, входящего в холдинг, функциями генпроектировщика и системой субпроектировщиков (рис. 5.3);
Управление проектированием силами специальной управляющей инжиниринговой компании, либо созданной на базе проектного института, либо независимой (рис. 5.4);
Комбинированная схема, предполагающая организацию процесса проектирования на базе генпроектного института, который, выполнив предпроектные и проектные работы на предин- вестиционной фазе, передает последующие проектные работы (инвестиционной фазы) специализированным инжиниринговым фирмам (рис. 5.5);
Горизонтально-интегрированная система, основанная на проектно-матричных структурах управления всеми элементами инвестиционного процесса (проекта) (рис. 5.6). Понятно, что последняя схема наиболее сложна в реализации в связи с затруднительностью «горизонтального» выстраивания многих организаций и подразделений, участвующих в осуществлении проектов холдинга;
Организационная схема на основе создания службы единого заказчика на проектные работы (рис. 5.7).
Применение последних трех схем наиболее оправдано для сложных проектов, реализуемых в крупных компаниях. Вместе с тем следует подчеркнуть, что рациональные области применения каждой из перечисленных схем подлежат изучению в каждом конкретном случае. Во всех случаях подразумевается конкурсный отбор участников каждой фазы проектных/инжиниринговых работ.
Рис. 5.3. Традиционная схема разработки проектной документации
Рис. 5.4. Управление проектированием силами специальной управляющей инжиниринговой компании
Рис. 5.5. Комбинированная схема разработки проектной документации
Рис. 5.6. Горизонтально-интегрированная организационная схема проектных/инжиниринговых работ
Рис. 5.7. Организационная схема проектных/инжиниринговых работ на основе создания службы единого заказчика на проектные работы
Проектные работы выполняются в следующей последовательности:
· выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;
· планирование проектно-сметных работ и услуг;
· собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.
Организационные формы проектных фирм весьма разнообразны и могут быть сведены к следующим типам:
· проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию;
· проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач, а нередко и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку;
· проектные институты, специализированные по технологическому (функциональному) признаку. Такие институты могут специализироваться, например, на проектировании фундаментов, металлических или железобетонных конструкций, специальных видов оборудования и др.;
· вычислительные центры (фирмы), специализирующиеся на подготовке проектной документации на машинных носителях -- смет, чертежей, календарных планов;
· консультационные (консалтинговые) фирмы, оказывающие весьма широкий спектр услуг, -- экономические обоснования, расчеты стоимости проектов, представление информации, консультации по специальным вопросам. Такие фирмы можно условно разделить на 3 типа:
1) специализирующиеся на начальной (прединвестиционной) фазе проекта;
2) оказывающие услуги многопланового характера заказчикам, нуждающимся в оказании помощи по сложным специальным вопросам инжиниринга;
3) разрабатывающие организацию и технологию строительного производства.
Эта весьма распространенная на Западе структурная разновидность проектных фирм до настоящего времени не нашла в России широкого распространения (за исключением 3-го типа -- в форме так называемых оргтехстроев).
Кроме перечисленных, заказчик часто должен достичь соглашения с лицензиаром -- юридическим или физическим лицом, обладающим исключительным правом промышленного использования технологии (процесса, конструкции, материала), которую планируется использовать в проекте.
Существуют три подхода к выбору заказчиком проектных фирм:
1) оказание профессиональных услуг по мере необходимости. В этом случае заказчик прибегает к услугам проектной фирмы на основе специального соглашения без конкурса;
2) закрытые переговоры. Если проектная фирма уже выполняет для заказчика работу, то в этом случае он поручает ей подготовить предложения по новому проекту (или подпроекту), проводит экспертизу этих предложений и заключает дополнительное соглашение к контракту -- также без конкурса;
3) проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком: оплата по фактическим затратам; оплата с верхним ограничением цены; фиксированная цена.
Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на две части:
1) Типовые, к которым относятся:
· эскизное проектирование;
· рабочее проектирование;
2) Дополнительные, включающие в себя:
· подготовку к торгам и помощь в их проведении;
· проектный анализ;
· разработку обоснований инвестиций и ТЭО;
· участие в управлении проектом;
· подготовку финансирования.
Функции 2 группы до настоящего времени нетипичны для российской практики, однако именно в них видится перспектива укрепления финансового положения и развития существующих проектных институтов.
Следующим этапом организации проектно-изыскательских работ является их планирование. Этот план, как и другие виды планов, -- динамичный документ, требующий многочисленных пересмотров и уточнений в течение жизненного цикла проекта. План должен содержать:
· общее описание работ, подлежащих выполнению, с обязательным указанием порядка взаимодействия с другими участниками проекта. Это описание составляется в форме календарного плана;
· порядок и периодичность контроля за ходом проектно-изыскательских работ;
· требования к планам субподрядных фирм, работающих над проектно-сметной документацией.
Проектные и архитектурно-строительные организации в настоящее время активно переходят к разработке проектной документации в электронном виде. Разумеется, этот процесс необходимо координировать, а полученную таким образом документацию хранить и обрабатывать.
Система PartY PLUS позволяет автоматизировать практически все задачи, связанные с управлением документацией в проектных и архитектурно-строительных организациях. PartY PLUS соответствует требованиям отечественных стандартов (СПДС, ЕСКД и др.) и одновременно ориентирована на поддержку международных стандартов (ISO 9000, STEP).
Первичный ввод и организация архивного хранения документов
PartY PLUS позволяет быстро импортировать в систему электронного архива предприятия уже существующие в электронном виде чертежи и другие наработки. При этом имеется возможность параллельного ведения электронной картотеки бумажных документов.
Комплект поставки PartY PLUS включает пример настроек системы учета документов в соответствии с требованиями СПДС. Документация при этом хранится по проектам, в структурированном виде (рис. 1). На каждый электронный или бумажный документ заводится учетная карточка, содержащая необходимый набор атрибутивной информации, по которой в дальнейшем могут осуществляться поиск и классификация документов. Данная настройка может быть легко модифицирована без программирования, в соответствии с потребностями конкретного заказчика.
Система хранения документов может быть как централизованной, так и территориально-распределенной, без каких-либо ограничений по объемам хранения или количеству пользователей.
Управление проектной документацией на различных этапах разработки
PartY PLUS позволяет не только хранить уже разработанную документацию, но и управлять процессом ее разработки. При этом документация может быть структурирована уже непосредственно на этапе ее создания.
Структура проектной документации может быть представлена с различных точек зрения. На рис. 2 приведен фрагмент структуры проектной документации, относящейся к стадии «РД». Из рисунка видно, что на промысле № 3 проектируется дизельная электростанция (объект ДЭС). При проектировании ДЭС одним из элементов является здание дизельной станции. Данное здание на генплане имеет номер 7, что видно из описания объекта. На экранной форме с названием «Объект» отображается набор атрибутов, характеризующих объект проектирования.
Кроме чисто проектных характеристик (наименование, шифр, номер по генплану), в форме используются даты, позволяющие производить диспетчеризацию процесса выполнения проектных работ, плановая и фактическая даты начала разработки документации, а также плановая и фактическая даты выполнения документации.
