Elektronizácia je proces zavádzania výpočtovej techniky do všetkých sfér ľudskej činnosti, vrátane činností súvisiacich so zabezpečovaním zainteresovaných strán informačné zdroje. Účel tejto činnosti, v konečnom dôsledku uľahčiť prístup k informáciám a prácu s nimi.

Počítačová revolúcia spôsobená rozšíreným používaním rôznych odborochľudská činnosť osobných počítačov, umožňuje vytvoriť solídny technologický základ pre automatizáciu personálnej služby (oddelenia).

Personalista dnes musí byť nielen kvalifikovaným pracovníkom, ale aj kompetentným používateľom v oblasti moderných informačných a počítačových technológií, schopný nahradiť tradičnú pracovnú techniku ​​automatizovanou založenou na využívaní tzv. osobný počítač a súvisiaci softvér.

V súčasnosti je možné pomocou počítačových programov vykonávať nasledujúce funkcie:

1) zostaviť personálnu tabuľku;

2) viesť paralelnú evidenciu súčasných, plánovaných a archívnych útvarov zamestnancov;

3) zaregistrovať príjem zamestnancov;

4) uchovávať osobné karty;

5) uchovávať osobné údaje o zamestnancovi (adresy bydliska a registrácie, vzdelanie, údaje z pasu, zloženie rodiny, informácie o zdravotnom postihnutí atď.);

6) viesť evidenciu brannej povinnosti zamestnancov (hodnosť, vysoká škola, spôsobilosť, registrácia na vojenskom registračnom a odvodovom úrade, osobitná evidencia atď.);

7) zadajte údaje o daňovníkovi (DIČ);

8) evidovať prijímanie, prestup a prepúšťanie zamestnancov (skupinový presun, dovolenka a prepúšťanie zamestnancov) s automatickým generovaním príslušných objednávok;

9) plánovať dovolenky pre zamestnancov a viesť históriu dovoleniek;

10) evidovať informácie o zvyšovaní kvalifikácie zamestnancov, certifikáciách, odbornostiach, ďalšie povinnosti atď.;

11) vziať do úvahy odlišné typy dĺžka služby (všeobecná, nepretržitá, nepretržitá v podniku atď.);

12) viesť evidenciu dokladov o zdravotnom postihnutí;

13) zaznamenávať stimuly a pokuty pre zamestnancov;

14) viesť denník pracovných ciest a vydávať cestovné potvrdenia;

15) viesť evidenciu pracovných dohôd (zmlúv) zamestnancov;

16) viesť denník o pohybe pracovných zošitov a príloh k nim;

17) generovať zoznamy zamestnancov v súlade s určitými filtrami (podľa divízie, kategórie, profesie, pozície, dĺžky praxe, vzdelania, miesta bydliska a registrácie atď.);

18) generovať rôzne vlastné správy (s možnosťou automatického nahrávania do MS Excel);

19) generovať primárne účtovné doklady:

a) č. T-1 „Príkaz (príkaz) o prijatí zamestnanca“;

b) č. T-2 "Osobná karta zamestnanca";

c) č. T-2GS "Osobný preukaz štátneho zamestnanca";

d) č. T-3 "Personál";

e) č. T-4 "Evidenčný preukaz vedeckého, vedeckého a pedagogického pracovníka";

f) č. T-5 „Príkaz (príkaz) o preradení zamestnanca na inú prácu“;

g) č. T-5a „Príkaz (príkaz) o preradení zamestnancov na inú prácu“;

h) č. T-6 „Príkaz (pokyn) o poskytnutí dovolenky zamestnancovi“;

i) č. T-7 "Rozvrh dovoleniek";

j) č. T-8 „Príkaz (pokyn) na skončenie pracovnej zmluvy (zmluvy) so zamestnancom“;

k) č. T-8a „Príkaz (príkaz) o ukončení pracovnej zmluvy (zmluvy) so zamestnancami“;

l) č. T-9 „Príkaz (pokyn) o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu“;

m) č. T-10 „Cestovný preukaz“;

o) č. T-10a „Služobné pridelenie na vyslanie na pracovnú cestu a správa o jeho vykonaní“;

o) č. T-11 „Príkaz (príkaz) o povýšení zamestnanca.

A to je len polovica toho, čo môžete robiť s počítačovými programami.

A aké ľahké je nájsť akékoľvek údaje. Napríklad je naliehavé nájsť miesto bydliska zamestnanca. Stačí otvoriť program, ktorý potrebujete, vyhľadať zamestnanca podľa priezviska a to je všetko - údaje sú pred vami a netrvá to dlhšie ako dve minúty.

Počítač sa stal spoľahlivým a nebojím sa tohto slova aj nepostrádateľným pomocníkom personalistu.

Automatizované systémy personálne záznamy , vytvorené firmami zaoberajúcimi sa vývojom softvéru, sa neustále zdokonaľujú a zdokonaľujú, čím výrazne uľahčujú prácu personalistov.

softvér personálny pracovník by dnes mal obsahovať databázu, ktorá sa neustále aktualizuje spoľahlivé informácie, zabezpečiť rýchlosť vyhľadávania potrebných informácií, viditeľnosť prezentácie informácií z databázy. Súčasťou softvérových nástrojov by mali byť aj programy, ktoré upravujú organizačnú činnosť vedúceho personálnej služby, zabezpečujú rozhodovanie o konkrétnych situáciách, uskutočňujú efektivitu komunikácie, teda zabezpečujú obchodné činnosti, komunikáciu a rozhodovanie.

Jedným z najpopulárnejších je program „1C: Plat a personál“. Štandardná konfigurácia tohto programu vám umožňuje takmer úplne automatizovať prácu personálneho oddelenia v podnikoch, inštitúciách a organizáciách akejkoľvek formy vlastníctva, vrátane tých, ktoré sú financované z rozpočtu, s prípravou všetkých potrebných primárnych dokumentov.

Ďalším plnohodnotným systémom, ktorý vám umožňuje optimalizovať obchodný proces HR, je „BOSS-personálny dôstojník“.

Tento program umožňuje plánovať štruktúru nového oddelenia, pripravovať reporty, aktualizovať personálne referenčné údaje na firemnom portáli a riešiť zložitý konflikt pri dodržaní pracovnoprávnych predpisov.

„BOSS-Kadrovik“ obsahuje mnoho regulačných príručiek schválených zákonom: OKPDTR, OKONKh, OKSO, OKSM, príručky o daňovej legislatíve, personalizované účtovníctvo a mnohé ďalšie.

Automatizovaný systém „Military Registration Officer (Body) of Gran-VUR Organization“ pomôže viesť vojenské záznamy o občanoch v organizáciách.

Systém umožňuje:

1) automatizovať riešenie úloh vojenskej registračnej práce v organizácii (účtovníctvo, kontrola, vyhľadávanie a analýza);

2) automatizovať výmenu ohlasovacích informácií s vyšším územným alebo sektorovým orgánom vojenskej evidencie.

Systém je jednoužívateľský, t.j. táto verzia systému je určená pre účtovníctvo a prácu s dokladmi na jednom pracovisku. Microsoft Jet sa používa ako nástroj na ukladanie a správu údajov (DBMS).

Funkčnosť systému:

1) registrácia občanov pracujúcich v organizácii, ktorí sú v zálohe alebo podliehajú brannej povinnosti;

2) účtovanie skutočností o rezervácii a odstránení z rezervácie zamestnancov organizácie;

3) vyhľadávanie (výber, filtrovanie) zamestnancov organizácie zo všeobecného zoznamu podľa rôznych kritérií;

4) automatizovaný výpočet ukazovateľov a generovanie správy o počte zamestnaných a zaúčtovaných občanov v organizácii, ktorí sú v zálohe (formulár č. 6);

5) automatizovaný výpočet ukazovateľov a vytvorenie účtovnej karty organizácie (formulár č. 18);

6) Vyplnenie a tlač osobných kariet zamestnancov organizácie v tvare č. T-2 (VUR) a č. T-2GS (VUR);

7) vedenie a tlač registra osobných kariet pracujúcich brancov a občanov v zálohe;

8) automatizované generovanie personalizovaného zoznamu občanov zaradených do tímov a oznamovacích kariet na pracovisku zamestnancov s mobilným receptom;

9) automatizované generovanie zoznamov, ktoré obsahujú základné vojenské poverenia zamestnancov organizácie, odovzdané na overenie príslušným vojenským komisariátom;

10) automatizácia výmeny informácií na magnetických nosičoch s vyšším vojenským registračným orgánom vybaveným systémom „Grand Booking“.

Automatizovaný systém personálny manažment "Pharaoh" je počítačový program, ktorý umožňuje viesť záznamy o akýchkoľvek personálnych operáciách, automatizuje kancelársku prácu a ponúka aj pohodlné nástroje na plánovanie a analýzu personálneho manažmentu. Hlavnými znakmi "faraóna" sú jeho viditeľnosť a flexibilita.

Pomocou systému Pharaoh môžete:

1) efektívne organizovať svoju prácu;

2) vytvoriť holistický pohľad na vašu spoločnosť;

3) promptne riešiť zadané úlohy;

4) využívať moderné počítačové technológie;

5) je ľahké získať akékoľvek informácie o personáli;

6) vykonávať kancelársku prácu v súlade so zákonom;

7) budovanie organizačnej štruktúry.

Softvérový produkt "Dokumentárna podpora personálnej služby" je nová generácia softvéru OASIS pre automatizáciu práce HR inšpektora. Tento program je postavený na princípoch referencie informačné systémy. Na zabezpečenie správnej dokumentácie uvádza dva katalógy dokumentov (podľa technológie personálnej služby a podľa druhov dokumentov). pracovná činnosť zamestnancov a personálne záznamy. V programe implementované funkcie:

1) používanie vzorov dokumentov na prípravu katalógu dokumentov pre interné použitie;

2) pohodlné vyhľadávanie v databáze dokumentov;

3) tlač dokumentov;

4) „majstri personálnych operácií“, zabezpečujúci kontrolu nad akoukoľvek personálnou operáciou a nesúci prvky prípravy personálneho dôstojníka.

Rôzne programy pre personálne služby len prekvapenia. Často sa jednoducho navzájom duplikujú, takže musíte byť opatrní pri výbere presne toho programu, ktorý by ideálne vyhovoval špecifikám vašej činnosti. Pri výbere programu nezaškodí obrátiť sa na softvérových špecialistov, ktorí sú určite vo vašej organizácii.

V každej, aj malej organizácii, je personál. Aby mohli zamestnanci vypočítať mzdy, musia byť zapísaní do špecializovaného programu - personalistika. Takýto program pre personálne oddelenie ako 1C si získal veľkú popularitu. Samozrejme, táto aplikácia zvláda úlohy výborne, no je platená.

Novootvorené organizácie si niekedy nemôžu dovoliť inštaláciu 1c rámov. Preto sa odporúča zvážiť ďalšie programy, ktoré sú distribuované zadarmo, ale tiež robia svoju prácu dobre.

Výber programu pre personál

Na internete nájdete viac ako tucet programov, ktoré uľahčia prácu personalistu. Neponáhľajte sa s inštaláciou prvej aplikácie, na ktorú narazíte. Je potrebné vykonať malú analýzu a potom porovnať všetky platené a bezplatné programy. Personalisti najčastejšie používajú nasledujúci softvér:

Každý z vyššie uvedených programov je jedinečný, pričom všetky sú vhodné pre prácu personálnych služieb. Je potrebné poznamenať, že niektoré programy sú bezplatné a iné sú platené.

Personálny program 1C je určený pre personálne účtovníctvo, ako aj kalkuláciu mzdy. Aplikácia pracuje s rozpočtovým a samopodporným financovaním. Program môže byť navrhnutý tak, aby organizoval účtovníctvo zamestnancov, registráciu kancelárskych priestorov ako aj pre informácie o personál.

Medzi hlavné vlastnosti patrí:

• Príprava miezd;
• Vytvorenie personálnej tabuľky;
• Personálne účtovníctvo;
• zdaňovanie;
• Tvorba správ;
• Možnosť účtovania odpracovaných hodín;
• Práca so mzdovými prostriedkami.

Program zaujíma popredné miesto z hľadiska popularity. Jedinou nevýhodou aplikácie je, že je platená.

Program určený pre personálne účtovníctvo. Vďaka aplikácii môže personalista brať do úvahy zamestnancov podniku, ako aj generovať všetky potrebné objednávky. Program je platený, je možné ho zakúpiť za 1500 rubľov. Ak nechcete platiť peniaze, odporúča sa použiť bezplatnú verziu produktu - Mini-rámčeky. Samozrejme, bezplatná verzia mierne skrátený, ale na hlavnú prácu jeho funkčnosti bude stačiť.

Hlavné vlastnosti programu:

• Vytvorenie profilu zamestnanca so všetkými údajmi (meno, fotografia, vzdelanie atď.);
• Vedenie „kalendára“ personálneho dôstojníka (návštevy, neprítomnosť, práceneschopnosť);
• Vypracovanie správy;
• Vytlačte požadované dokumenty.

Program má intuitívne rozhranie, takže prácu zvládne aj neskúsený používateľ. Treba si uvedomiť, že aplikácia má aj sieťovú verziu.

Program Ľudské zdroje zaujíma popredné miesto medzi bezplatnými aplikáciami určenými pre personálnu evidenciu. Ak chcete, môžete si kúpiť licenciu, ktorej cena nepresahuje 1 000 rubľov ročne. V tomto prípade získate ďalšie funkcie.

Program môže sledovať údaje ako:

• zdaňovanie;
• Prázdniny;
• práceneschopnosť;
• Zamestnanecká karta;
• Služobné cesty;
• pohybujúce sa;
• dlhy.

S programom Mzdy a personál môžete pracovať nielen cez počítač, ale aj cez internet, to znamená, že na tieto účely možno použiť mobilné zariadenie.

Toto je bezplatná aplikácia určená pre personálna práca. Na rozdiel od mnohých programov vám „Enterprise Employees“ umožňuje riadiť niekoľko organizácií naraz. Na uľahčenie práce s aplikáciou vývojári poskytli možnosť pracovať s tromi účtami: Administrátor, Používateľ a Hosť. V prvom prípade môžete vytvárať a upravovať záznamy. Pokiaľ ide o „Používateľský“ účet, ten umožňuje len vypĺňanie už vytvorených databáz a dokumentov. Hosť si môže prezerať iba hotovú dokumentáciu.

Medzi hlavné funkcie programu patria:

• Schopnosť zachytiť fotoaparát (získať fotografiu zamestnanca);
• Práca so skenerom;
• Vytváranie pracovných zmlúv;
• Vývoj nových šablón;
• Vytváranie objednávok;
• Schopnosť vypočítať dovolenku a pracovné skúsenosti;
• Vedenie časových výkazov;
• Pripomenutie potreby podrobiť sa lekárskej prehliadke;
• Nahrávanie dokumentov do Wordu a Excelu;
• Odosielanie dokumentov na tlač.

Program má sieťový prístup, čo znamená, že s ním môže pracovať viacero zamestnancov naraz. Počet úloh v programe nie je obmedzený.

Ide o multifunkčný program, ktorý prispieva k skvalitneniu práce personálneho oddelenia. Hneď je potrebné poznamenať, že aplikácia je platená, ale v testovacom režime sa dá používať 55 dní. Tento čas stačí na úplné preskúmanie funkčnosti a pochopenie, či je aplikácia vhodná na prácu vo vašej spoločnosti.

Hlavné funkcie "Personal Plus":

• Vytvorenie kariet pre každého zamestnanca;
• Účtovanie pracovného času;
• organizačná štruktúra;
• Pracovné zaradenie;
• Tvorba časových výkazov;
• Vytvorenie všetkých potrebných objednávok;
• Výpočet dĺžky zamestnania zamestnanca;
• Účtovanie pohybu každého zamestnanca;
• Vytváranie šablón pre akékoľvek dokumenty;
• Export dokumentácie do Excelu;
• Výpočet dovolenky.

Toto je neúplný zoznam funkcií programu. Viac podrobností o funkcionalite nájdete na oficiálnych stránkach vývojárov. Je pozoruhodné, že aplikáciu je možné nainštalovať aj na slabé počítače so systémom Windows XP.

Personálne oddelenie je multifunkčný program, ktorý dokáže nahradiť aj 1C. Okamžite treba poznamenať, že aplikácia je zaplatená. Vývojári poskytujú rozpočet a vládne organizácie 30% zľava.

Rozhranie programu je intuitívne, takže pri práci by nemali byť žiadne ťažkosti. Samozrejme, spočiatku môže dôjsť k nedorozumeniam, keďže „HR oddelenie“ je vybavené veľkým množstvom funkcií. Postupom času sa všetka práca vykoná automaticky.

Hlavné funkcie aplikácie:

• Vytvorenie podrobnej zamestnaneckej karty;
• Import/Export údajov z 1C;
• Tvorba personálnych dokumentov;
• zostavenie personálnej tabuľky;
• Výpočet všetkých typov skúseností;
• Pripojenie akéhokoľvek typu klasifikátora;
• Účtovanie dovoleniek a služobných ciest;
• Export údajov na odoslanie do FIU;
• Práca so štandardnými správami;
• Organizačné štatistiky (voľné a obsadené jednotky).

V skutočnosti to nie je celý zoznam toho, čo program dokáže. S programom môžete pracovať cez sieť. V prípade potreby sa môžete pripojiť ďalší zamestnanec, ale budete musieť zaplatiť za každý účet.

Profesionálna aplikácia potrebná pre personálnu prácu. Vďaka programu „Personálny biznis“ prebieha automatizácia správy personálnej evidencie. Program je zameraný na organizácie, ktoré nemajú nezávislý personálny servis.

Riadenie programu nie je náročné, takže túto úlohu zvládne každý zamestnanec zodpovedný za personálnu prácu. Aj nepripravený „personál“ bude môcť viesť plnohodnotnú personálnu evidenciu. Verzia „Personálne podnikanie“ je distribuovaná bezplatne. V prípade potreby môžete prejsť na verziu „Pro“, ale za poplatok.

Funkčnosť programu:

• Vedenie záznamov o zamestnancoch;
• Sledovanie pohybu a schôdzok;
• personálne obsadenie;
• Časový výkaz;
• Výpočet skúseností;
• Plánovanie kariéry pre zamestnancov;
• Práca s normatívnymi dokumentmi;
• Tlač potrebných dokumentov;
• Tvorba textových a grafických štatistík;
• Zálohovanie databázy;
• Schopnosť uchovávať referenčné a regulačné dokumenty.

Vďaka možnosti vytvárať dotazy môžete z databázy extrahovať akékoľvek informácie. Zároveň môže podobný postup vykonať aj samotný personalista bez zapojenia správcu systému.

Záver

Nepodceňujte slobodný softvér. S úlohami sa vyrovnávajú nie horšie ako platené produkty. Samozrejme, môžu mať nejaké nuansy, ale to veľmi neovplyvňuje prácu. Z platených produktov sa odporúča zaplatiť Osobitná pozornosť 1C Personálne a personálne oddelenie. Čo sa týka bezplatného softvéru, Business Personnel je výborným riešením. Musíte porovnať softvérové ​​produkty a potom si vybrať, čo najlepšie vyhovuje vašej organizácii.

Video recenzia programu

INFORMAČNÉ TECHNOLÓGIE V HR SERVISE

Štátna služba v tomto smere nie je výnimkou. Využitie automatizovaných systémov v personálnom riadení v štátnych orgánoch umožňuje vytvárať jednotné informačné prostredie a spájať všetky riadiace subjekty, čím sa zvyšuje efektívnosť ich práce. Využívanie moderných informačných systémov v činnostiach personálneho manažmentu vytvára množstvo výhod oproti tradičnému prístupu k organizácii práce personálnych služieb a využívaniu lokálnych personálnych programov.

Ak je personálna politika v štátnom orgáne integrovaná s manažmentom, finančnej politiky organizácie, potom by automatizovaný systém personálneho manažmentu nemal existovať izolovane, ale byť súčasťou jednotného informačného systému, personálneho jadra, bez ktorého by plná automatizácia procesu riadenia organizácie, zavedenie elektronickej správy dokumentov a rozvoj interných a externá komunikácia nie je možná.

AT normálnych podmienkach personálne informácie najčastejšie využíva personálne oddelenie, oddelenie práce a miezd a účtovníctvo. Tu sa riešia konkrétne úlohy manažérske účtovníctvo: plánovanie a kontrola personálneho obsadenia, prijímanie, presun a prepúšťanie personálu, účtovanie dovoleniek a služobných ciest; mzdy atď. Každá z týchto úloh predstavuje určitú postupnosť akcií (v skutočnosti ide o výrobné technológie). Napríklad substitúcia voľné miesto možno znázorniť ako postupnosť akcií: vytvorenie voľného miesta - vyhľadávanie kandidátov - získavanie údajov o kandidátoch (zhrnutie, dotazník, pohovor a pod.) - spracovanie údajov - skríning nevhodných kandidátov - objasňovanie informácií o skutočných kandidátoch - rozhodovanie (výber kandidáta) - prijatie/preradenie zamestnanca na voľné pracovné miesto - evidencia pracovnej zmluvy - obsadenie voľného pracovného miesta v r. personálne obsadenie- Výpočet mzdového fondu - Výpočet miezd špecialistovi. Vo veľkých vládnych agentúrach je takmer nemožné efektívne riadiť takýto proces bez informačného systému.

Navyše okruh ľudí, ktorí v tej či onej miere potrebujú kvalitné personálne informácie, je oveľa širší. Ide o manažérov všetkých úrovní, bezpečnostných pracovníkov a pod. Preto sa personálny modul v informačnom systéme, ktorý je štruktúrou a formátom údajov konzistentný s ostatnými funkčnými podsystémami, javí ako vhodnejší ako lokálny. personálny program. Informačný systém na jednej strane výrazne rozširuje počet osôb, ktoré môžu využívať informácie zo svojho počítača a na druhej strane kontrola a diferenciácia prístupových práv zaručuje prekročenie právomocí a neoprávnený prístup k personálnym informáciám.

Je potrebné poznamenať, že personálne účtovníctvo (alebo presnejšie riadenie personálnych dokumentov) je len jednou z personálnych funkcií, ktorá je dostatočne formalizovaná jednotnými dokumentmi, a preto sa dá ľahko automatizovať. S primeranou úrovňou rozvoja informačného systému možno úspešne riešiť ďalšie úlohy riadenia personálu štátnych zamestnancov: personálna politika v zmysle jasnej definície organizačnej štruktúry a funkčných zodpovedností zamestnancov, plánovania potrieb pre personál (vrátane jednotlivé pozície, odbornosti a pod.), výber a umiestňovanie personálu v súlade s organizačnou štruktúrou, kontrola organizácie práce (sťahovanie, zmeny miezd, dovolenky a pod.), plánovanie a kontrola zdokonaľovania zamestnancov a pod.

Jednotlivé oblasti činnosti v riadení personálu štátnych zamestnancov sa úspešne realizujú pomocou informačných systémov (tabuľka).

personálna automatizovaná technika zamestnanec

Hlavné schopnosti IT systému pri riadení personálu štátnych zamestnancov

Takže na základe automatizovaného osobného účtovníctva je možné uzavrieť služobnú zmluvu a služobné predpisy pre štátneho zamestnanca.

Kompetentným vybudovaním organizačnej štruktúry, definovaním funkcií, systematizáciou práv, povinností a predpisov, ktoré vznikajú v procese výkonu týchto funkcií, určením zodpovedných za prácu v kľúčových oblastiach a zadaním týchto informácií do IT systému, môžete získať príležitosť založené na ustálené formy dokumenty, automaticky generovať základné dokumenty, v prípade potreby ich upravovať a tlačiť na ďalšie schválenie. Keďže oblasť činnosti každého zamestnanca je v tomto prípade určená rozsahom úloh, ktoré rieši, a povinnosťami, ktoré sú mu v rámci týchto úloh pridelené, úradné predpisy a služobná zmluva nevznikajú na základe z všeobecné pojmy o služobných povinnostiach a v súlade s oblasťami zodpovednosti a jeho funkčné povinnosti.

Automatizovaný systém vám umožní ukladať históriu a prijímať správy o zmenách napríklad v distribúcii úradné povinnosti. V prípade prerozdelenia pracovných povinností medzi zamestnancov zaberie proces tvorby nových pracovných poriadkov a úprav servisných zmlúv minimum času, keďže si to bude vyžadovať len informáciu o zmene zodpovednosti za prerozdelené funkčné povinnosti. Systém vygeneruje nové pracovné predpisy a v prípade potreby vykoná zmeny v zmluvách o poskytovaní služieb.

Automatizácia náborového procesu ho robí oveľa efektívnejším. Okrem vyššie uvedenej definície funkcií dokáže informačný systém systematizovať zadané informácie o zručnostiach, kvalifikačné požiadavky prezentované alebo potrebné na výkon špecifických funkcií. V tomto prípade bude práca s potenciálnymi kandidátmi na obsadenie voľných pozícií sústredenejšia, pretože je možné kontrolovať súlad kandidáta nielen s konkrétnou pozíciou, ale aj so špecifickými odbornými a osobnostnými požiadavkami na riešenie určitých funkčných úloh.

Ak uvažujeme o procese atestácie štátnych zamestnancov v tradičnom zmysle, ide spravidla o pomerne komplikovanú udalosť, ktorá si vyžaduje značné časové náklady a je spojená s určitými organizačnými ťažkosťami. IT systém dokáže vyriešiť väčšinu problémov, ktoré certifikáciu sprevádzajú, a zvýšiť efektivitu výsledkov očakávaných od certifikácie. Certifikáciu je možné vykonať pomocou lokálna sieť a typické scenáre, ktoré umožňujú posúdiť zamestnanca jemu samotnému, kolegom, nadriadenému a externému odborníkovi.

Celý proces certifikácie zároveň prebehne bez opustenia pracoviska zamestnanca, s minimálnym vynaložením pracovného času jeho a vedenia. Hodnotenie výkonu za pomoci IT sa stáva rutinnou, plánovanou a efektívnou činnosťou. Informácie získané v procese certifikácie a na jej základe vyvodené závery umožňujú prijímať informované rozhodnutia o tvorbe personálnej rezervy, individuálnych plánoch rozvoja a pod.

Podobne je možné pomocou informačného systému zorganizovať kvalifikačnú skúšku formou počítačového testovania. Na základe databázy testovacích úloh zadaných do IT systému program automaticky vygeneruje variant určitej zložitosti pre konkrétneho štátneho zamestnanca, spracuje výsledok testu tak z hľadiska celkového výsledku, ako aj z hľadiska tých úloh, ktoré spôsobili ťažkosti a relevantné témy.

Pri výberových konaniach na obsadenie voľného miesta alebo zaradenie do personálna rezerva systém umožní na základe posúdení komisie a expertov porovnávať kandidátov medzi sebou as ukazovateľmi štandardu, zostaviť rating kandidátov.

IT systémy výrazne uľahčujú vedenie evidencie a dodržiavanie termínov pre štátnych zamestnancov na absolvovanie zdokonaľovacieho vzdelávania a rekvalifikácie, stáží a iných foriem vzdelávania a umožňujú cielene a systematicky implementovať technológiu vzdelávania.

Moderné informačné systémy sa teda dajú využiť hlavne funkčné oblastičinnosti personálneho manažmentu a umožňujú dosiahnuť zníženie náročnosti práce a zvýšenie efektívnosti personálnej práce.

Uvažované možnosti IT systému poskytujú všeobecnú predstavu o výhodách, ktoré možno získať po ich implementácii. Praktická skúsenosť ukazuje, že každý väčší projekt informatizácie je spojený s výraznými zmenami v štruktúre riadenia organizácie. Pri automatizácii personálnej práce, ktorá si spravidla vyžaduje spoločné a koordinované úsilie viacerých oddelení naraz: personálne oddelenie, oddelenie organizácie práce a miezd, účtovné oddelenie, oddelenie informačných technológií a iné, môžu sa vyskytnúť problémy spojené s nejednotnosťou pracovných technológií, ktoré si vyžadujú predbežnú diskusiu a hľadanie riešení.

Popri riešení problému výberu softvérového produktu pre informačný systém sú indikátormi vysokej pripravenosti na implementáciu nasledovné kritériá:

• 1) manažéri na všetkých úrovniach akceptujú ciele informatizácie a sú presvedčení o jej nevyhnutnosti, informačný systém je vnímaný ako spôsob riešenia mnohých problémov;
• 3) boli pridelené finančné prostriedky na implementáciu informačného systému;
• 4) úroveň počítačovej gramotnosti používateľov zodpovedá požiadavkám systému;
• 5) divízia ACS je schopná ovládať a udržiavať informačný systém;
• 6) softvérová a hardvérová základňa IT sa vyvíja primeraným tempom;
• 7) interakčný systém je pripravený na zmeny súvisiace s implementáciou informačného systému;
• 8) vedenie štátneho orgánu je pripravené preniesť potrebné právomoci a prostriedky na personálnu službu na organizáciu prác na implementácii informačného systému.

Zavedenie IT systému si vyžaduje zjednotenie činností vzájomne prepojených útvarov, odstránenie nezrovnalostí v technológiách práce. Takže v podmienkach klasickej neautomatizovanej alebo lokálne automatizovanej práce je zodpovednosť za správny výpočet miezd pridelená tomu, kto výpočet vykonáva, t.j. na účtovníka, ktorý prijíma a môže vždy kontrolovať doklady prichádzajúce z personálneho oddelenia. Účtovník v automatizovanom systéme pracuje s potrebnými údajmi zadanými do databázy a plní len svoje odborné povinnosti. Ak personálne oddelenie nebude konať dostatočne zodpovedne, povedie to k chybám v mzdovej evidencii.

V inej verzii vznikajú rozpory z dôvodu odlišných časových parametrov pre prácu personálneho oddelenia a účtovného oddelenia. Špecifikom práce personálneho oddelenia je, že údaje v systéme o prijatí, pohybe a pod. sa zobrazujú takmer okamžite pri zmene personálnej situácie. Na výpočet miezd je potrebné určité oneskorenie: údaje o výpočte miezd za predchádzajúci mesiac sa tvoria spravidla na začiatku nasledujúceho a zmeny nie je možné zohľadniť online. Je zrejmé, že takéto problémy by sa mali riešiť predovšetkým organizačnými metódami.

Jedna z možností integrovaná automatizácia personálnou prácou môže byť zavedenie podnikového informačného systému vrátane podsystému s podmienečným názvom „Personál“, určeného na evidenciu a riadenie skutočného personálneho obsadenia, vedenie tabuľky stavu zamestnancov a zabezpečenie ich vzájomného dodržiavania, plánovanie harmonogramov prác a vedenie časovej evidencie, ako aj na vykonávanie iných úkonov, ktoré pokrývajú celý rozsah personálnych operácií.

Subsystém „Personál“ umožňuje efektívne spracovávať osobné spisy kmeňových zamestnancov, uchádzačov o prijatie, prepustených zamestnancov, živnostníkov a pod., slúži na automatizáciu práce personálnych oddelení a súvisiacich služieb. Subsystém „Personál“ musí byť integrovaný s ďalším podsystémom – „Plat“, ktorý využíva údaje osobných kariet a časovú evidenciu podsystému „Personál“. To umožňuje efektívne spracovanie miezd.

Medzi hlavné úlohy riešené pomocou subsystému „Personál“ patrí: udržiavanie personálnej tabuľky a organizačnej štruktúry, účtovanie personálu a vedenie časovej evidencie. Pri práci s tabuľkou obsadenia sa automaticky sledujú zmeny v organizačnej štruktúre, systéme kvalifikačných kategórií, hodností a pod. Práca s personálom sa vykonáva pre každú divíziu.

Personálne účtovníctvo sa vykonáva vedením osobných kariet zamestnancov, ktoré obsahujú základné údaje (životopisné informácie, vzdelanie, dostupné odbornosti, ocenenia a pod.), ako aj informácie nahromadené počas štátnej služby – zmeny pracovných podmienok, dovolenka, podnikanie. výlety a pod.

Automatizovaný časomerný systém môže byť realizovaný ako "po skutočnosti", tak aj "na odchýlkach". Evidencia pracovného času sa vykonáva podľa evidencie odchýlok od rozvrhu pracovného času každého zamestnanca alebo evidencie skutočne odpracovaných dní/hodín.

Subsystém „Personál“ umožňuje generovať reporty ľubovoľného stupňa zložitosti, automatizácia štatistického reportovania výrazne uľahčuje prácu personálneho oddelenia.

Zavedenie informačného systému vám teda umožňuje automatizovať väčšinu funkcií personálnej služby:

• - účtovníctvo personálu;
• - zadávanie informácií o zamestnancovi pri prijatí, udržiavanie histórie zmien pracovných podmienok (sťahovanie, menovanie atď.), ďalšie školenia, certifikácia, povýšenie atď.;
• - udržiavanie personálnej tabuľky, história jej zmien, podpora individuálneho súladu medzi skutočným zložením a tým, ktorý je určený v personálnej tabuľke, výpočet voľných miest;
• - účtovanie a evidencia všetkých druhov dovoleniek, sledovanie nevyužitých dni dovolenky, vymenovanie dodatočné prázdniny zamestnanca
• - vedenie kalendára s prihliadnutím na víkendy / pracovné dni,
• - udržiavanie rozvrhov práce s ľubovoľnou úpravou druhov pracovného času;
• - vedenie časových záznamov a vojenských účtovných tabuliek;
• - vývoj primárnych dokumentov používaných v kancelárskej práci personálnej služby;
• - tvorba, prezeranie a tlač výstupných dokumentov pre účtovníctvo personálu;
• - tvorba reportov ľubovoľného stupňa zložitosti (obr.).

Ryža.

Prechod na automatizáciu procesov evidencie pohybu personálu umožňuje racionalizovať výkon pracovných operácií, skrátiť vynaložený čas a zefektívniť úkony pri personálnej evidencii.

Naša analýza údajov o mzdových nákladoch personalistov na hlavné operácie personálneho účtovníctva pri manuálnom vykonávaní práce a používaní IT systému teda ukazuje, že automatizácia funkcií špecialistu na personálnom oddelení umožnila drasticky znížiť čas strávený zamestnancami pri vykonávaní mnohých personálnych postupov. Automatický výpočet počtu dní a obdobia dovolenky trvá 1-2 minúty a kedy ručná práca viac ako 15 minút pre 1 osobu; vyhľadávanie akýchkoľvek informácií o zamestnancovi v systéme netrvá dlhšie ako minútu, pri manuálnej práci je potrebné nájsť osobnú kartu, osobný spis, pracovný zošit a porovnať dostupné informácie, čo zaberie do 20 minút zamestnanca.

Okrem toho sa rozšírili možnosti získavania informácií o zamestnancoch. Automatizovaný systém umožňuje na požiadanie prijímať rôzne štatistické a iné hlásenia (napríklad o zamestnancoch s vyšším vzdelaním, o zamestnancoch viac ako tri roky, o brancoch atď.). ) v priebehu niekoľkých minút. Manuálna príprava takýchto údajov zvyčajne trvá od niekoľkých dní do 2-3 týždňov.

Pri využívaní IT systému dochádza k redukcii personálu pri vedení personálnej evidencie, skracuje sa čas na kontrolu dochádzkových listov oddelení; znižuje sa počet chýb pri výpočte pracovného výkazu spojených s neúplnými alebo nepresnými informáciami o odchýlkach od harmonogramu u jednotlivých zamestnancov.

Využitie IT systému v personálnej práci teda vedie k optimalizácii činností pre realizáciu personálnych operácií a postupov:

• - čas na jeden postup sa výrazne skráti vďaka automatizácii jednotlivých operácií;
• - znižuje sa počet účastníkov technologického reťazca na prípravu personálnych dokumentov;
• - počet chýb sa minimalizuje sústredením postupu do rúk jedného vykonávateľa;
• - je dosiahnutá spoľahlivosť a bezpečnosť personálnych informácií, úplnosť a efektívnosť ich prijímania;
• - znižujú sa časové straty zamestnancov - iniciátorov personálnych akcií a tým sa dosahuje dvojitý efekt informatizácie - zlepšenie systému práce ako celku.

Podmienkou úspešnej implementácie IT systému je primeraná pripravenosť celého systému personálneho riadenia štátneho orgánu a personálnej služby zvlášť. Treba si uvedomiť, že za úspechy aj problémy informatizácie personálnych technológií sú vždy prípravné práce. Prípravná fáza by mala mať nezávislý význam a mala by trvať dlho, aby boli takmer všetky personálne postupy pripravené na automatizáciu a zamestnanci, ktorí ich vykonávajú, mali istotu vo výpočtovej technike. Organizácia personálnej služby, vytvorenie jej jasnej štruktúry a pravidiel fungovania, výber a školenie špecialistov môže vo všeobecnosti zabezpečiť kompatibilitu organizačnej štruktúry a zamestnancov s hlavnými cieľmi a etickými hodnotami implementácie IT. projektu. Je potrebné, aby motivácia personalistov využívať IT bola pomerne vysoká a aby všetci zamestnanci mali dobré zručnosti v práci s počítačovými programami.

Pri realizácii týchto podmienok využitie informačných systémov pri implementácii personálnych technológií prispeje k zvýšeniu efektívnosti personálnej práce vo všeobecnosti.

„Personálny dôstojník. Riadenie HR záznamov“, 2011, N 9

Autori článku sa zamýšľajú nad využitím informačných technológií na zlepšenie efektívnosti personálnych oddelení organizácií. Navrhuje sa klasifikácia produktov automatizácie personálnych služieb. Analyzujú sa problémy spojené s informatizáciou personálnych služieb organizácií a uvádzajú sa spôsoby ich riešenia.

Využitie informačných technológií (IT) pri riadení výroby je v dnešnej dobe predpokladom úspešného vedenia každej organizácie. To platí aj pre prácu personálnych služieb. Jednou z vlastností informatizácie personálneho obsadenia je zefektívnenie a formalizácia rozhodnutí zo strany služby, ktoré budú podliehať automatizácii.

Pri klasifikácii softvérových produktov pre automatizáciu ľudských zdrojov ich možno rozdeliť do štyroch skupín:

• informačné a referenčné systémy;
• programy, ktoré automatizujú určité oblasti fungovania personálnej služby;
• špecializovaný komplex HRM ( ľudské zdroje Systémy manažmentu – riadenia zdrojov práce;
• Vrátane modulov HRM komplexný produkt pre podnikovú automatizáciu.

Softvérové ​​produkty pre personálne služby

Pozrime sa podrobnejšie na tieto softvérové ​​produkty používané personálnymi službami.

Informačné a referenčné systémy nie sú špecializované HRM systémy, ale personálne služby ich veľmi často využívajú. V podstate ide o právne referenčné systémy. Najznámejšie z nich v Rusku sú Garant a Consultant Plus.

Programy, ktoré automatizujú určité oblasti fungovania personálnej služby, umožňujú automatizovať účtovníctvo zamestnancov, registrovať úradné pohyby, prijímať štatistické informácie o personáli atď. Nie sú plnohodnotným HRM systémom a dajú sa použiť na riešenie jednotlivých úloh pre personálne záležitosti v malých organizáciách.

Špecializované integrované HRM systémy sú plnohodnotné softvérové ​​produkty a automatizujú všetky oblasti HR oddelenia. Príkladmi takýchto systémov sú softvérové ​​produkty ako "BOSS-Kadrovik", "Galaktika ERP: Personnel Management Contour" a ďalšie.

Moduly HRM ako súčasť podnikových systémov riadenia podniku mať skvelé príležitosti a nie sú v žiadnom prípade podradné av niektorých ohľadoch dokonca nadradené špecializovaným systémom riadenia ľudských zdrojov. Zároveň pretrvávajú nevýhody spojené s týmito systémami: dlhá doba implementácie systému, ktorá môže trvať niekoľko rokov; vysoké náklady na vlastníctvo systému (náklady na nákup softvéru, implementáciu, prevádzku a technická podpora), závislosť personálnej služby od implementácie systému v iných oddeleniach a pod.

V každom prípade musí organizácia podrobne preštudovať možnosti posudzovaných systémov. V tomto prípade je najracionálnejšie použiť takzvanú mapu funkčnosti riešenia, na základe ktorej môže spotrebiteľ rýchlo porovnať všetky prezentované systémy z hľadiska schopností a vybrať si ten najlepší pre seba.

Približná mapa funkčnosti riešení pre rôzne softvérové ​​personálne produkty je uvedená v tabuľke. 1. Z každej skupiny nami uvedenej klasifikácie bol prevzatý jeden personálny softvér a posudzovaný podľa rôznych kritérií: účel, špecializácia, platforma, DBMS, akvizícia, obľúbenosť. Na základe týchto kritérií môžeme zistiť, či nám tento softvér vyhovuje alebo nie. Napríklad, systémy ako BOSS-Kadrovik a Oracle sú vhodné pre veľmi veľké spoločnosti. Tieto systémy sú pomerne nákladné ako na obstaranie, tak aj na ich ďalšiu implementáciu a údržbu. Pre malé spoločnosti vhodný je jednoduchší a lacnejší personálny softvér. Z tabuľky. 1 tiež ukazuje, na akých platformách a DBMS softvér HR funguje. Pomôže to predísť zbytočným zmätkom pri jej ďalšej implementácii a predíde sa nákladom na zaškolenie personálneho pracovníka na prácu s inou platformou. Niektoré softvérové ​​spoločnosti ponúkajú možnosť prenájmu HR softvéru. Pre malé a rastúce firmy je to dobrá príležitosť, ako ušetriť peniaze. hotovosť. Dôležitá je aj popularita HR softvéru. Čím je softvérový produkt medzi personalistami obľúbenejší, tým viac informácií o práci s ním nájdete.

stôl 1

Približná mapa funkčnosti riešení pre rôzne kategórie softvéru na zabezpečenie práce personálnych služieb

O tom, že HR softvér zjednodušuje prácu HR oddeleniam organizácií a zvyšuje jej efektivitu, niet pochýb. Zároveň však musíte vážne pristupovať k získaniu a implementácii takéhoto softvéru, pričom ste vopred vypočítali všetky výhody a nevýhody používania takéhoto softvéru.

Problémy informatizácie personálnych služieb

Analyzujme problémy spojené s informatizáciou personálnych služieb organizácií. Prvým problémom je podľa nás nedostatočná informovanosť manažérov personálnych oddelení aj radových zamestnancov v oblasti najnovšieho vývoja počítačov. V mnohých organizáciách sa počítač používa na vykonávanie bežných účtovných a zúčtovacích operácií alebo ako „písací stroj“ pomocou textového editora na spracovanie dokumentov. Tento problém z dôvodu nedostatku vyššie vzdelanie pre množstvo zamestnancov a blížiacim sa dôchodkovému alebo dôchodkovému veku u mnohých z nich. To všetko vedie k tomu, že HR služba si v takýchto prípadoch nevie vybrať softvérový produkt, ktorý by spĺňal úlohy personálneho manažmentu. Preto sa domnievame, že personalisti by mali spolu s odborné znalosti majú zručnosti na prácu v IT oblasti so softvérom potrebným pre ich prácu.

Druhým problémom je neochota HR zamestnancov radikálne meniť charakter svojej práce a spolupracovať s vývojármi. softvérové ​​produkty pre jeho automatizáciu. Akýkoľvek softvér je vydaný v krabicová verzia a nemôže brať do úvahy všetky špecifiká tejto práce v konkrétnej organizácii. Využitie takéhoto produktu na automatizáciu práce personálneho oddelenia si spravidla vyžaduje zlepšenie a zmenu existujúceho systému personálneho manažmentu, čo sa nezaobíde bez pomoci obslužných zamestnancov. Pre zlepšenie situácie v tejto veci je potrebné povzbudiť HR pracovníkov k spolupráci s vývojármi softvéru na automatizáciu HR.

Zvýšenie efektívnosti personálnych útvarov organizácií prostredníctvom využívania softvérových produktov na automatizáciu činností im umožní získať podľa nášho názoru organizačné, ekonomické a sociálne benefity, akými sú:

• zlepšenie efektívnosti riadenia a efektívnosti pri rozhodovaní;
• udržiavanie úplnej individuálnej pracovnej histórie zamestnancov organizácie;
• možnosť plánovania a analytických činností pri práci s personálom;
• príprava manažérskej rezervy a povýšenie najperspektívnejších zamestnancov;
• zavedenie ďalších funkcií bez zvyšovania počtu HR personálu;
• zvyšovanie úrovne bezpečnosti zamestnancov organizácie, udržiavanie personálu;
• optimálne využitie profesionálne kvality zamestnancov;
• zníženie počtu chýb v práci zamestnancov služieb;
• operatívnu kontrolu nad vykonávaním manažérskych rozhodnutí;
• zvýšenie produktivity práce;
• optimalizácia osobných nákladov;
• operatívne výkazníctvo pre vládne agentúry v súlade s normami ruskej legislatívy.

Bibliografický zoznam

1. Spoločnosť "BOSS. Personálne systémy" [Elektronický zdroj]. URL: www.bosshr.ru
2. ORACLE [Elektronický zdroj]. URL: www.oracle.com
3. Referenčný právny systém "ConsultantPlus" [Elektronický zdroj]. URL: www.consultant.ru
4. Systém riadenia vzdelávania [Elektronický zdroj]. URL: www.shareknowledge.ru
5. Nábor. Stránka komunity náborových manažérov [Elektronický zdroj]. URL: www.podborkadrov.ru

V. Makovecký

oddelenia manažmentu

a vidiecke poradenstvo

RGAU-MSHA

ich. K. A. Timiryazeva

I. Obiedkov

asistent

oddelenia manažmentu

a vidiecke poradenstvo

RGAU-MSHA

ich. K. A. Timiryazeva