Компьютеризация – это процесс внедрения компьютерной технологии во все сферы человеческой деятельности, в том числе и деятельности, связанной с обеспечением заинтересованных лиц информационными ресурсами. Цель такой деятельности , в конечном счете, – облегчить доступ к информации и работу с ней.

Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров, позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации кадровой службы (отдела).

Кадровик сегодня должен быть не только квалифицированным работником, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения.

В настоящее время с помощью компьютерных программ возможно осуществлять следующие функции:

1) составлять штатное расписание;

2) вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц;

3) оформлять прием сотрудников;

4) вести Личные карточки;

5) хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);

6) вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);

7) вводить данные налогоплательщика (ИНН);

8) фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;

9) планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;

10) фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;

11) учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);

12) вести учет листков нетрудоспособности;

13) фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;

14) вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;

15) вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;

16) вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

17) формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);

18) формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);

19) формировать первичные учетные документы:

а) № Т-1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника на работу»;

б) № Т-2 «Личная карточка работника»;

в) № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего»;

г) № Т-3 «Штатное расписание»;

д) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

е) № Т-5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

ж) № Т-5а «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

з) № Т-6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

и) № Т-7 «График отпусков»;

к) № Т-8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работником»;

л) № Т-8а «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работниками»;

м) № Т-9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника в командировку»;

н) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

о) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

п) № Т-11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.

И это лишь половина того, что можно делать с помощью компьютерных программ.

А насколько облегчается поиск каких-нибудь данных. Например, необходимо срочно найти место жительства работника. Вы просто открываете необходимую вам программу, ищете сотрудника по фамилии и все – данные перед вами и это занимает не более двух минут.

Компьютер стал надежным и, не побоюсь этого слова, незаменимым помощником кадрового работника.

Автоматизированные системы кадрового учета , создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.

Программное обеспечение кадрового работника сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.

Одной из самых популярных является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.

Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс кадровой службы – «БОСС-кадровик».

Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.

«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.

Вести воинский учет граждан в организациях поможет автоматизированная система «Военно-учетный работник (орган) организации «Гран-ВУР».

Система позволяет:

1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);

2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно-учетным органом.

Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.

Функциональные возможности системы:

1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;

2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;

3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;

4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18);

6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);

7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

8) автоматизированная генерация именного списка граждан, предназначенных в команды, и карточек оповещения по месту работы работников, имеющих мобпредписание;

9) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно-учетные данные работников организации;

10) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой «Гран-Бронирование».

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.

С помощью системы «Фараон» можно:

1) эффективно организовать свою работу;

2) развить целостное представление о своей компании;

3) оперативно решать поставленные задачи;

4) использовать современные компьютерные технологии;

5) легко получать любую информацию о персонале;

6) вести делопроизводство согласно законодательству;

7) построение организационной структуры.

Программный продукт «Документационное обеспечение кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно-информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:

1) использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования;

2) удобный поиск по базе документов;

3) печать документов;

4) «мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.

Многообразие программ для кадровых служб просто удивляет. Часто они просто дублируют друг друга, поэтому необходимо тщательно подходит к выбору именно той программы, которая идеально подошла бы к специфики вашей деятельности. При выборе программы не помешает обратиться к специалистам в области программного обеспечения, которые наверняка, есть и в вашей организации.

В любой, даже небольшой организации имеется персонал. Для того чтобы сотрудникам рассчитать заработную плату, их необходимо занести в специализированную программу – кадры. Большую популярность приобрела такая программа для отдела кадров, как 1С. Конечно, это приложение прекрасно справляется с поставленными задачами, но оно платное.

Только что открывшиеся организации иногда не могут позволить себе установку 1с кадры. Поэтому рекомендуется рассмотреть другие программы, которые распространяются бесплатно, но также хорошо справляются с поставленными задачами.

Выбор программы для кадров

В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:

Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.

Программа 1С Кадры предназначена для кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программка может быть предназначена для организации учёта сотрудников, регистрации служебных помещений, а также для получения справочной информации по кадровому составу.

К основным возможностям относится:

• Расчет заработной платы;
• Создание штатного расписания;
• Кадровый учет;
• Налогообложение;
• Формирование отчетности;
• Возможность учета отработанного времени;
• Работа с фондами оплаты труда.

Программа занимает лидирующие позиции по популярности. Единственный недочет приложения – его платность.

Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы. Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами. Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.

Основные возможности программки:

• Создание анкеты сотрудника, со всеми данными (ФИО, Фотография, Образование и т.д.);
• Ведение «календаря» кадровика (посещения, прогулы, больничные);
• Составление отчетов;
• Печать необходимых документов.

У программы интуитивно понятный интерфейс, поэтому с работой справится даже неопытный пользователь. Следует отметить, что у приложения имеется и сетевая версия.

Программа Кадры занимает лидирующие позиции среди бесплатных приложений, предназначенных для кадрового учета. При желании можно приобрести лицензию, стоимость которой не превышает 1000 рублей в год. В этом случае вы получаете дополнительный функционал.

В программе можно вести учет таких данных, как:

• Налогообложение;
• Отпуска;
• Больничные;
• Карта сотрудника;
• Командировки;
• Перемещения;
• Долги.

С программой «Зарплата и Кадры» можно работать не только через компьютер, но и через интернет, то есть для этих целей может быть использовано мобильное устройство.

Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций. Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи. Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.

К основным возможностям программки можно отнести:

• Возможность захвата камеры (для получения фото сотрудника);
• Работа со сканером;
• Создание трудовых договоров;
• Разработка новых шаблонов;
• Создание приказов;
• Возможность расчета отпуска и стажа работы;
• Ведение табеля учета рабочего времени;
• Напоминание о необходимости прохождения медицинской комиссии;
• Выгрузка документов в Word и Excel;
• Отправка документов на печать.

Программка имеет сетевой доступ, а значит, с ней может работать сразу несколько сотрудников. Количество рабочих мест в программе не ограничено.

Это многофункциональная программка, способствующая улучшенной работы отдела кадров. Следует сразу отметить, приложение платное, но его можно использовать в тестовом режиме в течение 55 дней. Этого времени достаточно, что полностью изучить функционал и понять подходит ли приложение для работы в вашей компании.

Основные функции «Кадры Плюс»:

• Создание карточек для каждого сотрудника;
• Учет рабочего времени;
• Структуризация организации;
• Классификация должностей;
• Формирование табелей;
• Создание всех необходимых приказов;
• Расчет стажа сотрудника;
• Учет движения каждого сотрудника;
• Создание шаблонов для любых документов;
• Экспорт документации в Excel;
• Расчет отпуска.

Это неполный список возможностей программы. Подробнее с функционалом можно ознакомиться на официальном сайте разработчиков. Примечательно, что приложение может быть установлено даже на слабых компьютерах с ОС Windows XP.

Отдел кадров – это многофункциональная программа, способная заменить даже 1С. Следует сразу учесть, что приложение платное. Разработчики предоставляют бюджетным и государственным организациям скидку в размере 30%.

Интерфейс программки интуитивно понятен, поэтому сложностей в работе возникнуть не должно. Конечно, сначала могут возникнуть некоторые непонимания, так как «Отдел кадров» оснащен большим количеством функций. Со временем вся работа будет выполняться на автомате.

Основные функции приложения:

• Создание подробной карточки сотрудника;
• Импорт/Экспорт данных из 1С;
• Создание кадровых документов;
• Составление штатного расписания;
• Расчет всех видов стажей;
• Подключение любого типа классификатора;
• Учет отпусков и командировок;
• Экспорт данных для отправки в ПФР;
• Работа со стандартными отчетами;
• Статистика организации (свободные и занятые единицы).

На самом деле это не весь список того, что умеет делать программа. Вы можете работать с программкой по сети. При необходимости можно подключать дополнительного сотрудника, но за каждый аккаунт придется платить.

Профессиональное приложение необходимое для кадровой работы. Благодаря программе «Персонал Бизнес» осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства. Программка ориентирована на такие организации, в которых отсутствует самостоятельная кадровая служба.

Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный «кадровик» сможет вести полноценный кадровый учет. Версия «Персонал Бизнес» распространяется бесплатно. При необходимости можно перейти на «Pro» версию, но за отдельную плату.

Функционал программы:

• Ведение карточек сотрудников;
• Отслеживание перемещений и назначений;
• Штатное расписание;
• Табель учета рабочего времени;
• Расчет стажа;
• Планирование карьерного роста сотрудников;
• Работа с нормативными документами;
• Печать необходимых документов;
• Создание текстовых и графических статистик;
• Резервное копирование базы;
• Возможность ведения справочно-нормативных документов.

Благодаря возможности создания запросов, можно извлечь любую информацию из базы. При этом подобную процедуру может выполнить сам кадровик без привлечения системного администратора.

Заключение

Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу. Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес. Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.

Видео обзор программы

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Государственная гражданская служба в этом аспекте не является исключением. Применение автоматизированных систем в управлении кадрами в государственных органах позволяет создать единую информационную среду и объединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы. Использование современных информационных систем в деятельности по управлению кадрами создает ряд преимуществ по сравнению с традиционным подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных кадровых программ.

Если кадровая политика в государственном органе интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.

В обычных условиях кадровую информацию чаще всего используют отдел кадров, отдел труда и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет заработной платы и т.д. Каждая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это производственные технологии). Например, замещение вакантной должности может быть представлено как последовательность действий: образование вакансии - поиск кандидатур - получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т.д.) - обработка данных - отсев неподходящих кандидатур - уточнение информации по реальным кандидатам - принятие решения (выбор кандидата) - прием/перевод сотрудника на вакантную должность - оформление трудового договора - заполнение вакансии в штатном расписании - расчет фонда оплаты труда - начисление зарплаты специалисту. В крупных государственных органах эффективно управлять таким процессом без информационной системы практически невозможно.

Кроме того, круг лиц, которые в той или иной степени нуждаются в качественной кадровой информации, гораздо шире. Это руководители всех уровней, сотрудники службы безопасности и др. Именно поэтому кадровый модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату данных с другими функциональными подсистемами, представляется более предпочтительным, чем локальная кадровая программа. С одной стороны, информационная система существенно расширяет число лиц, которые могут воспользоваться информацией со своего компьютера, а с другой - контроль и разграничение прав доступа гарантируют от превышения полномочий и несанкционированного обращения к кадровой информации.

Следует отметить, что учет кадров (а, точнее, кадровый документооборот) - только одна из кадровых функций, которая в достаточной степени формализована унифицированными документами, поэтому легко поддается автоматизации. При соответствующем уровне развития информационной системы могут успешно решаться и другие задачи управления кадрами государственных гражданских служащих: разработка кадровой политики в аспекте четкого определения организационной структуры и функциональных обязанностей служащих, планирование потребностей в кадрах (в том числе по отдельным должностям, специальностям и т.д.), отбор и расстановка кадров в соответствии с организационной структурой, контроль организации труда (перемещений, изменений оплаты труда, отпусков и др.), планирование и контроль повышения квалификации служащих и др.

Отдельные направления деятельности по управлению кадрами госслужащих успешно реализуются с применением информационных систем (табл.).

кадровый автоматизированный технология служащий

Основные возможности ИТ-системы в управлении кадрами государственных гражданских служащих

Так, на основе автоматизированного персонального учета возможно формирование служебного контракта и должностного регламента государственного гражданского служащего.

Грамотно построив организационную структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей, соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с зонами ответственности и его функциональными обязанностями.

Автоматизированная система позволит хранить историю и получать отчеты об изменениях, например, в распределении должностных обязанностей. В случае перераспределения между служащими должностных обязанностей процесс разработки новых должностных регламентов и внесения изменений в служебные контракты занимает минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми функциональными обязанностями. Система сформирует новые должностные регламенты и внесет в случае необходимости, изменения в служебные контракты.

Автоматизация процесса подбора кадров делает его гораздо более эффективным. Помимо вышеперечисленного определения функций, информационная система может систематизировать внесенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, предъявляемых или необходимых для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей будет более целенаправленной, т.к. появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению определенных функциональных задач.

Если рассматривать процесс проведения аттестации кадров госслужащих в традиционном смысле, то это, как правило, достаточно сложное мероприятие, требующее значительных временных затрат и связанное с определенными организационными трудностями. ИТ-система может решить большинство сопровождающих аттестацию проблем и повысить эффективность ожидаемых от аттестации результатов. Аттестацию возможно проводить с использованием локальной сети и типовых сценариев, позволяющих осуществить оценку служащего им самим, коллегами, руководителем и внешним экспертом.

При этом весь процесс аттестации будет проходить без отрыва служащего от рабочего места, с минимальными затратами рабочего времени его и руководства. Аттестация с применением ИТ становится обычным плановым и эффективным мероприятием. Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы дают возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных планов развития и т.п.

Подобным образом с помощью информационной системы может быть организован и квалификационный экзамен в форме компьютерного тестирования. На основе введенной в ИТ-систему базы тестовых заданий, программа автоматически сформирует вариант определенной сложности для конкретного госслужащего, обработает результат тестирования как с точки зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали затруднения и соответствующих тем.

При проведении конкурсов на замещение вакантной должности или включения в кадровый резерв система позволит на основе оценок комиссии и экспертов сравнить кандидатов между собой и с показателями стандарта, выстроить рейтинг кандидатов.

ИТ-системы значительно облегчают ведение учета и соблюдение сроков прохождения гражданскими служащими повышения квалификации и переподготовки, стажировок и других форм обучения, позволяет целенаправленно и планомерно реализовывать технологию обучения.

Таким образом, современные информационные системы могут применяться в основных функциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и повышения эффективности кадровой работы.

Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее представление о тех преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.

Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высокого уровня готовности к внедрению выступают следующие критерии:

• 1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и убеждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как способ решения многих проблем;
• 3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;
• 4) уровень компьютерной грамотности пользователей соответствует требованиям системы;
• 5) подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную систему;
• 6) программно-аппаратная база ИТ развивается соответствующими темпами;
• 7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы;
• 8) руководство госоргана готово передать кадровой службе необходимые полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной системы.

Внедрение ИТ-системы требует объединения деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в технологиях работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автоматизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматизированной системе бухгалтер работает с внесенными в базу необходимыми данными, выполняет только свои профессиональные обязанности. Если кадровая служба будет действовать недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной платы.

В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных параметров работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и т.п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для расчета же заработной платы требуется определенная отсрочка: данные по расчету заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в начале следующего, и изменения в режиме он-лайн учитывать невозможно. Очевидно, что подобные проблемы должны быть решены преимущественно организационными методами.

Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые охватывают весь круг кадровых операций.

Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразделений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть интегрирована с другой подсистемой - «Зарплата», в которой используются данные личных карточек и табельного учета подсистемы «Персонал». Это позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.

К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал», относятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава и ведение табельного учета. При работе со штатным расписанием автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.

Учет личного состава осуществляется путем ведения личных карточек сотрудников, в которые заносятся базовые данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, награды и т.д.), а также информация, накопленная в течение прохождения госслужбы - изменения условий труда, отпуска, командировки и т.д.

Автоматизированная система табельного учета может осуществляться как «по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.

Подсистема «Персонал» дает возможность формирования отчетов любой степени сложности, автоматизация статистической отчетности существенно облегчает деятельность кадровой службы.

Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизировать большую часть функций кадровой службы:

• - учет личного состава;
• - ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;
• - ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;
• - учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику;
• - ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,
• - ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;
• - ведение табельного учета и военно-учетного стола;
• - разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;
• - формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;
• - создание отчетов любой степени сложности (рис.).

Рис.

Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.

Так, проведенный нами анализ данных по трудозатратам сотрудников кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, показывает, что автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1-2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.

Кроме того, расширились возможности по получению информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например о сотрудниках с высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных, как правило, требуется от нескольких дней до и 2-3 недель.

При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников, занимающихся ведением кадрового учета, снижается время на проверку табелей подразделений; уменьшается количество ошибок при расчете табеля, связанных с неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.

Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:

• - значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации отдельных операций;
• - сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;
• - минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя;
• - достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения;
• - сокращаются потери времени у служащих - инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации - совершенствование системы работы в целом.

Условием успешного внедрения ИТ-системы является соответствующая готовность всей системы управления кадрами госоргана и кадровой службы в частности. Следует отметить, что как успехи, так и проблемы информатизации кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной работы. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и занимать продолжительное время с тем, чтобы практически все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, их выполняющие, уверенно владели компьютерными технологиями. Организация кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности, подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. Необходимо, чтобы мотивация специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами.

При реализации данных условий применение информационных систем при осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 9

Авторы статьи рассматривают использование информационных технологий для повышения эффективности работы кадровых служб организаций. Предлагается классификация продуктов автоматизации кадровых служб. Проанализированы проблемы, связанные с компьютеризацией кадровых служб организаций, и приведены способы их решения.

В наше время использование информационных технологий (ИТ) при управлении производством является необходимым условием успешного ведения деятельности любой организации. Это относится и к работе кадровых служб. Одной из особенностей информатизации кадрового обеспечения является упорядочение и формализация принимаемых службой решений, которые будут подлежать автоматизации.

Классифицируя программные продукты автоматизации кадровых служб, их можно разделить на четыре группы:

• информационно-справочные системы;
• программы, автоматизирующие отдельные участки функционирования кадровой службы;
• специализированные комплексные HRM (Human Resource Management - управление трудовыми ресурсами) системы;
• HRM-модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия.

Программные продукты для кадровых служб

Рассмотрим более подробно эти программные продукты, используемые кадровыми службами.

Информационно-справочные системы не являются специализированными HRM-системами, но они очень часто используются кадровыми службами. В основном это правовые справочные системы. Наиболее известные из них в России: "Гарант" и "КонсультантПлюс".

Программы, автоматизирующие отдельные участки функционирования кадровой службы, позволяют автоматизировать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу и т.п. Они не являются полноценной HRM-системой и могут быть использованы для решения отдельных задач по кадровым вопросам в небольших организациях.

Специализированные комплексные HRM-системы являются полноценными программными продуктами и автоматизируют все области деятельности кадровой службы. Примерами таких систем являются такие программные продукты, как "БОСС-Кадровик", "Галактика ERP: Контур управления персоналом" и другие.

HRM-модули в составе корпоративных систем управления предприятием имеют большие возможности и ничем не уступают, а по некоторым параметрам даже превосходят специализированные HRM-системы. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях и т.п.

В каждом конкретном случае организации необходимо детально изучить возможности рассматриваемых систем. Наиболее рационально при этом использовать так называемую карту функционала решений, на основании которой потребитель может оперативно сравнить все представленные системы по возможностям и выбрать оптимальную для себя.

Примерная карта функционала решений по различным программным кадровым продуктам представлена в табл. 1. Из каждой группы представленной нами выше классификации взято по одному кадровому ПО и рассмотрено по различным критериям: назначение, специализация, платформа, СУБД, приобретение, популярность. Опираясь на данные критерии, мы можем увидеть, подходит нам данное ПО или нет. Например , такие системы, как "БОСС-Кадровик" и Oracle подходят для очень крупных компаний. Эти системы достаточно дорогие как для приобретения, так и для дальнейшего их внедрения и обслуживания. Для небольших компаний подойдет кадровое ПО попроще и подешевле. Из табл. 1 также видно, на каких платформах и СУБД работает кадровое ПО. Это поможет избежать лишней путаницы при дальнейшем его внедрении и позволит избежать затрат на обучение кадрового работника работе с другой платформой. Некоторые компании по продаже ПО представляют возможность аренды кадрового ПО. Для небольших и развивающихся компаний это неплохая возможность сэкономить денежные средства. Также важна и популярность кадрового ПО. Чем более популярен программный продукт среди кадровиков, тем больше информации можно найти по работе с ним.

Таблица 1

Примерная карта функционала решений по различным категориям ПО для обеспечения работы кадровых служб

Несомненно, что кадровое ПО упрощает работу кадровых служб организаций и повышает ее эффективность. Но при этом нужно серьезно подойти к приобретению и внедрению такого ПО, заранее просчитав все плюсы и минусы использования такого программного обеспечения.

Проблемы компьютеризации кадровых служб

Проанализируем проблемы, связанные с компьютеризацией кадровых служб организаций. Первой проблемой, по нашему мнению, является неосведомленность в области новейших компьютерных разработок как руководителей кадровых служб, так и рядовых сотрудников. Во многих организациях компьютер используется для выполнения текущих учетных и расчетных операций, или в качестве "печатной машинки", применяя текстовый редактор для обработки документов. Данная проблема обусловлена отсутствием высшего образования у целого ряда сотрудников и приближающийся к пенсионному или пенсионный возраст многих из них. Все это приводит к тому, что HR-служба не в состоянии выбрать в таких случаях удовлетворяющий задачам управления кадрами программный продукт. Поэтому мы считаем, что сотрудники кадровых служб должны наряду с профессиональными знаниями иметь навыки работы в ИТ-сфере с необходимым в их работе программным обеспечением.

Второй проблемой является нежелание сотрудников кадровых служб кардинально менять характер своей работы и сотрудничать с разработчиками программных продуктов для ее автоматизации. Любое программное обеспечение выпускается в коробочной версии и не может учитывать всей специфики этой работы в конкретной организации. Применение такого продукта для автоматизации работы кадровой службы требует, как правило, совершенствования и изменения существующей системы управления персоналом, что невозможно сделать без помощи сотрудников службы. Для улучшения ситуации в этом вопросе необходимо стимулировать работников кадровых служб сотрудничать с разработчиками программного обеспечения автоматизации HR.

Повышение эффективности работы кадровых служб организаций путем использования программных продуктов по автоматизации деятельности позволит им получить, по нашему мнению, организационные, экономические и социальные преимущества, такие как:

• повышение эффективности управления и оперативность в принятии решений;
• ведение полной индивидуальной трудовой истории сотрудников организации;
• возможность планирования и аналитической деятельности в работе с персоналом;
• подготовка руководящего резерва и продвижение по службе наиболее перспективных сотрудников;
• введение дополнительных функций без увеличения численности персонала кадровой службы;
• повышение уровня защищенности сотрудников организации, сохранение кадрового состава;
• оптимальное использование профессиональных качеств сотрудников;
• уменьшение количества ошибок в работе сотрудников службы;
• оперативный контроль исполнения управленческих решений;
• повышение производительности труда;
• оптимизация затрат на персонал;
• оперативная подготовка отчетности для государственных органов в соответствии с нормами российского законодательства.

Библиографический список

1. Компания "БОСС. Кадровые системы" [Электронный ресурс]. URL: www.bosshr.ru.
2. ORACLE [Электронный ресурс]. URL: www.oracle.com.
3. Справочная правовая система "КонсультантПлюс" [Электронный ресурс]. URL: www.consultant.ru.
4. Система управления обучением [Электронный ресурс]. URL: www.shareknowledge.ru.
5. Подбор кадров. Сайт сообщества менеджеров по подбору персонала [Электронный ресурс]. URL: www.podborkadrov.ru.

В.Маковецкий

кафедры управления

и сельского консультирования

РГАУ-МСХА

им. К.А.Тимирязева

И.Объедков

Ассистент

кафедры управления

и сельского консультирования

РГАУ-МСХА

им. К.А.Тимирязева