Upozorňujeme personalistu so zamestnancom, ktorý dočasne nahrádza iného, je potrebné uzavrieť dodatočná dohoda. Jedna objednávka nestačí. Ak je dočasne neprítomného zamestnanca poverení viacerými zamestnancami, môže byť výška príplatku rovnaká pre všetkých alebo sa môže líšiť v závislosti od množstva pridelenej práce navyše. Jeho veľkosť však nemusí byť obmedzená na mzdu dočasne neprítomného zamestnanca. Dodatočná dohoda pracovná zmluva zo dňa 12. marca 2007 N 31-TD Moskva 20. mája 2011
A kto je personalista?!
Spoločnosť s s ručením obmedzeným„Sezóna“, ďalej len „Zamestnávateľ“, zastúpený generálny riaditeľ Smirnova A.A., konajúca na základe charty, na jednej strane a Filippova Ksenia Borisovna, zastávajúca pozíciu účtovníka, ďalej len „zamestnanec“, na strane druhej, spoločne označované ako „strany“, uzavrela túto dodatkovú dohodu k pracovnej zmluve zo dňa „12.03.2007 N 31-TD o: 1. Vzhľadom na to, že hlavná účtovníčka Ryabova I.N.
Zamestnankyňa je v období od 23. 5. do 5. 6. 2011 poverená výkonom všetkých pracovných úloh v súlade s pracovnou náplňou bez toho, aby bola zamestnankyňa zbavená povinností účtovníčky.2. Za výkon práce dočasne neprítomného zamestnanca sa zamestnancovi poskytuje príplatok vo výške 40 % platu na pozícii vedúceho účtovníka.
Ak je tajomník zároveň personalistom
Tieto objednávky obsahujú osobné údaje, ale „váhové kategórie“ osobných informácií v nich sú neprimerané: skutočnosť, že zamestnanec je zapojený do personálnych záznamov, nie je tajomstvom (je nepravdepodobné, že by bolo skryté pred ostatnými), ale množstvo jeho odmeňovanie je dôverný osobný údaj, ktorý nie je prístupný cudzincom. Obidve objednávky sa vydávajú v ten istý deň. POVINNÉ HR DOKUMENTY Existujú dokumenty, ktoré musí mať každá organizácia – každý audit si ich vyžiada ako prvý.
Pozornosť
Ak je teraz sekretárka zodpovedná za personálnu evidenciu, tak tento povinný nábor bude musieť byť zabezpečený v r čo najskôr. Zoznam týchto dokumentov uvádzame vo forme tabuľky s vysvetlivkami.
Doklady číslovať nebudeme – ich stupeň viazanosti je rovnaký a je najvyšší. Tento zoznam nie je úplný.
Je možné prideliť zamestnancovi ďalšie povinnosti a ako to urobiť?
Spoločnosť s ručením obmedzeným "apríl" │ │ │ │ Objednávka č. 15 │ │ │ │ Petrohrad 4. 2. 2009 │ │ │ │ O kombinovaní pozícií │ │ │ │ │ S.. .
│ │ a potrebu plniť si svoje povinnosti, riadi sa čl. 60,2 │ │
Zákonník práce Ruskej federácie, │ │ │ │ Objednávam: │ │ │ │ 1. Založiť Spitsyna O.V. od 4. 3. 2009 so spojením funkcie │ │ tajomníka na dobu troch mesiacov. │ │ 2. Hlavná účtovníčka E.A poskytnúť dodatočnú platbu za kombináciu │ │ Spitsynoy O.V.
v súlade s podmienkami dodatočnej zmluvy vo výške │ │ 50 % z úradný plat sekretárka. │ │ 3. Za výkon tohto príkazu určte vedúcu personálneho oddelenia G.A. │ │ │ │ Dôvod: dodatková dohoda zo dňa 04.02.2009 č.1 k pracovnému pomeru │ │ zmluva zo dňa 21.03.2008 č.5 inšpektor HR odboru O.V. Spitsyna.
Postup pri menovaní osoby zodpovednej za správu osobných záznamov
DOKLADY NA OCHRANU OSOBNÝCH ÚDAJOV Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť bezpečnosť osobných údajov zamestnancov v súlade s federálnym zákonom č. 152-FZ. Nestačí schváliť ustanovenia o osobných údajoch.
Ďalej sa vyžaduje: písomné povolenie od zamestnancov na spracovanie ich osobných údajov; písomné povinnosti zamestnancov spracúvajúcich osobné údaje kolegov o ich mlčanlivosti; osobitný režim uchovávania dokumentov obsahujúcich osobné údaje. Ak sa striktne riadite literou zákona, tak najprv musí dať zamestnanec súhlas na spracovanie vlastných osobných údajov a až potom sa uchádzať o prácu.
Ide o dobrovoľnú záležitosť, no v praxi je nemožné uchádzať sa o prácu bez povolenia. Preto je takéto povolenie udelené všetkým zamestnancom organizácie bez výnimky.
Nie je na to stanovený formulár, ale môžete použiť ten z príkladu 3.
Ako prideliť zamestnancovi ďalšie povinnosti
Zamestnanec totiž nebude musieť byť oslobodený od plnenia vlastných povinností. Preto sa chceme baviť o tom, ako správne zariadiť a zaplatiť výmenu.
Dohodneme sa so zamestnancom Zamestnanec teda popri svojom hlavnom zamestnaní bude vykonávať ďalšie povinnosti v pracovnom čase ustanovenom pre jeho hlavné zamestnanie zhustením jeho práce počas pracovného dňa. Môže byť poverený prácou podobnou tej, ktorú vykonáva (zvýšenie objemu práce, rozšírenie oblasti služieb), ako aj prácou na inej pozícii/profesii (kombinovanie).
Odporúčame manažérovi Zastupovanie je najpohodlnejší spôsob, ako prideliť povinnosti dočasne neprítomného zamestnanca inému zamestnancovi. Zamestnanec totiž počas pracovného dňa plní popri svojich aj ďalšie povinnosti.
Príkaz o prideľovaní povinností na údržbu riadiaceho centra
Podrobný plán prideľovania ďalších zodpovedností
- Oznámiť zamestnancovi zmeny pracovných podmienok písomne 2 mesiace vopred.
- Vydajte výnos (príkaz) o kombinovanom alebo internom skrátenom úväzku.
- Vypracujte dodatočnú dohodu k pracovnej zmluve alebo uzatvorte dodatočnú dohodu.
- Zverejnite popis práce a oboznámte zamestnanca s jeho novým vydaním na podpis.
Ak je zamestnanec proti Zaradenie nových povinností do popisu práce, ak sú v rámci kvalifikácie, nepredpokladá súhlas zamestnanca, takže v tomto bode sú často možné nezhody, najmä preto, že mzdy sa v takýchto prípadoch zvyčajne nerevidujú.
Možno bude hlavný účtovník s radosťou súhlasiť, alebo možno niekoho odporučí... Prideľte zodpovednosť za personálne záznamy Je to možné pre každého zamestnanca, pokiaľ má dostatok času a vzdelania. Ak pre vás Zulfiya pracuje ako upratovačka, neponáhľajte sa s vyplnením objednávky pre ňu.
2. krok Dohodneme sa so zamestnancom. Obeť bola vybraná - začíname vyjednávať. Rokovať možno kdekoľvek (u zamestnanca, v kancelárii vedúceho, v najbližšej kaviarni) a akoukoľvek formou (ústne, písomne cez kanceláriu, napr. e-mail, dokonca aj vypúšťanie lietadiel vyrobených z bankoviek), ale dohody budú musieť byť formalizované v r písanie formou Dodatkovej dohody k pracovnej zmluve.
Ako správne prideliť zodpovednosti HR oddeleniu
Ak však existuje túžba, vyvinuté formuláre by nemali obsahovať menej informácií ako tie, ktoré schválil Štátny výbor pre štatistiku. Na formalizáciu štandardných personálnych úkonov personálnej sekretárke viac než postačujú jednotné objednávky.
Existujú však aj iné objednávky pre personál: sú vypracované vo forme príkazov na hlavné činnosti a nemajú žiadnu jednotnú formu. Napríklad príkaz, ktorým sa prideľujú zodpovednosti za údržbu vedenie personálnej evidencie(Pozri príklad 2). Môže ísť aj o príkaz na zmenu priezviska, zriadenie zvýšenia, zrušenie alebo odloženie dovolenky. Tieto dokumenty, vypracované vo forme objednávky na hlavnú činnosť, zostávajú objednávkami pre zamestnancov: obsahujú osobné údaje a uchovávajú sa na obdobia stanovené pre objednávky pre zamestnancov. Ukladanie objednávok pre personál.
V článku vám povieme, ako môže sekretárka položiť základy pre budúce personálne oddelenie a archív dokumentov o zamestnancoch, ako formalizovať svoje povinnosti pri vedení personálnych záznamov a dodržiavať požadované minimálne štandardy. pracovnou legislatívou. TAJOMNÍK-PERSONÁL: PRIDELENIE ZODPOVEDNOSTÍ Podľa prvej časti čl. 60.2 Zákonníka práce Ruskej federácie je možné zamestnancovi prideliť ďalšie povinnosti, ktoré nie sú stanovené v pracovnej zmluve, iba za príplatok. Sekretárku nemôžete len „potešiť“ novými povinnosťami. Ich pridelenie je formalizované objednávkou. Okrem toho odporúčame pripraviť dve objednávky. V prvom (organizačnom) je potrebné určiť zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie (Príklad 1).
V druhom (pre personál) - prideľte zodpovednosti, uveďte výšku platby a poskytnite súhlas zamestnanca (príklad 2).
Ide o štandardný postup, pri ktorom musí záujemca o pozíciu podať žiadosť so žiadosťou o prijatie, poskytnúť Požadované dokumenty, vrátane pasu, SNILS, Bankové údaje na získanie mzdy, INN, pracovná kniha v prítomnosti. Uzatvára sa pracovná zmluva, oboznamuje sa so základnými dokumentmi organizácie, miestnymi zákonmi a popismi práce. Je potrebné pripomenúť, že vymenovanie zamestnanca na pozíciu manažéra personálnych záznamov je možné až po zaradení tejto pozície do personálnej tabuľky organizácie. Ide o dokument, ktorý si vedúci musí vopred pripraviť a v budúcnosti sa po vymenovaní personalistu bude zaoberať personálnou tabuľkou Text príkazu prideľujúci zamestnancovi ďalšie funkcie je nasledovný.
Príkaz na pridelenie povinností zamestnancovi sa v poslednej dobe stal samozrejmosťou takmer v každom podniku. Vypracovať takýto dokument nie je ťažké. Len treba striktne dodržiavať určitú postupnosť úkonov a neporušovať Zákonník práce.
Dôvody vystavenia objednávky
Existujú situácie, keď jeden zo zamestnancov z jedného alebo druhého dôvodu chýba na pracovisku. Podnik by však počas tejto doby nemal meniť svoj obvyklý rytmus práce alebo sa úplne zastaviť. Východiskom z tejto situácie by bol príkaz prideliť povinnosti tohto zamestnanca niekomu inému. Predtým však musí zamestnávateľ rozhodnúť, kto a akým spôsobom bude tieto povinnosti vykonávať. Existujú tri úplne odlišné možnosti:
- Jedného z kolegov môžete dočasne preradiť na pozíciu momentálne neprítomného zamestnanca.
- Prideľte jeho povinnosti inému zamestnancovi a ten musí tiež vykonávať svoju prácu.
- Pozvite niekoho zvonku. Dočasne nahradí hlavného zamestnanca.
Výber musí vykonať vedenie podniku a až potom musí byť vypracovaný príkaz na pridelenie zodpovedností. Rozhodnutie môžu ovplyvniť iba dva faktory: pracovné zdroje(dostupnosť zamestnancov, ktorí môžu vykonávať ďalšie funkcie) a finančné možnosti (uskutočniť čiastočnú alebo úplnú platbu).
Pokyny krok za krokom
Existuje niekoľko dôvodov, prečo sa zamestnávateľ rozhodne, že určitý okruh povinností bude v budúcnosti vykonávať iný zamestnanec:
- Hlavný zamestnanec je momentálne neprítomný z dôvodu dobrý dôvod(dovolenka, služobná cesta a pod.).
- Je potrebné vykonávať povinnosti zodpovedajúce pozícii (povolaniu), ktorá neexistuje personálny stôl.
- Zamestnanec kombinuje prácu v rôznych profesiách.
V každom z týchto prípadov je potrebné postupne vykonať nasledujúce akcie:
- Vedúci oddelenia musí vypracovať správu adresovanú riaditeľovi podniku, v ktorej sú podrobne uvedené dôvody, ktoré ho viedli k prijatiu príslušného rozhodnutia.
- Koordinujte problém s vedením.
- Získajte písomný súhlas zamestnanca.
- Personálna služba vydá príslušný príkaz s pridelením povinností konkrétnemu zamestnancovi.
Na vyriešenie takéhoto problému bez vytvárania konfliktov je potrebné dodržiavať prísnu postupnosť týchto akcií.
Nevyhnutné opatrenie
V podnikoch často nastáva iná situácia. Napríklad personálny stôl spoločnosti nezahŕňa jednu alebo druhú jednotku (alebo personál je veľmi malý), ale musia sa vykonávať povinnosti, ktoré zodpovedajú tejto špecializácii. Čo robiť v tomto prípade? Ako legitimizovať situáciu? Tento problém je ľahko vyriešený. Stačí mať po ruke vzorovú objednávku o pridelení povinností. Zostavuje sa v zásade ľubovoľným spôsobom. Názov objednávky už naznačuje pozíciu, ktorej povinnosti bude potrebné vykonať. Nasleduje uvádzacia časť, ktorá vysvetľuje hlavný dôvod. Potom administratívna časť vymedzuje podstatu problému. Napríklad:
RUSKÁ FEDERÁCIA
SPOLOČNOSŤ S OMEZENÍM RUČENÍM "VETER"
Mesto Samara
O prideľovaní povinností mechanika
Z dôvodu absencie pozície hlavného mechanika v personálnej tabuľke podniku
objednávam:
- Prideľte povinnosti hlavného mechanika hlavnému inžinierovi Timofeevovi A.V.
- Vyhradzujem si kontrolu nad vykonaním tejto objednávky.
Riaditeľ Veter LLC Karpov I. I.
Prečítal som si objednávku:
Hlavný inžinier __________ Timofeev A.V.
Dátum Podpis
Ak je stanovený určitý príplatok za plnenie povinností, potom sa táto skutočnosť premietne do objednávky ako samostatný odsek.
Povinnosti pokladníka
Ak štát nemá pokladničnú jednotku, tak objednávka môže vyzerať podobne. Ale často sú situácie, kedy voľné miesto existuje, ale vedenie sa neponáhľa, aby si na to najalo samostatného zamestnanca. V tomto prípade sa vypracuje trochu iný príkaz na pridelenie úloh pokladníka inému špecialistovi (účtovníkovi). V skutočnosti pôjde o kombináciu povolaní (článok 60.2 Zákonníka práce Ruskej federácie), takže postupnosť akcií by mala byť nasledovná:
- Zamestnávateľ písomne ponúka konkrétnemu špecialistovi dodatočný výkon práce pokladníka a dostane od neho písomný súhlas.
- Vydá sa príslušný príkaz s uvedením výšky platby.
- Vypracuje sa dodatočná dohoda k predchádzajúcej dohode pracovná zmluva(dohoda).
- Zamestnanec sa oboznámi s náplňou práce pokladníka a uzavrie dohodu o plnej finančnej zodpovednosti.
Je potrebné pripomenúť, že za žiadnych okolností nemôže vykonávať povinnosti pokladníka Hlavný účtovník, keďže „predpisy o hlavných účtovníkoch“ nedovoľujú týmto špecialistom spájať sa s ich hlavnými pracovnými povinnosťami súvisiacimi s osobnou zodpovednosťou za hotovosť a materiálne aktíva dostupné v podniku.
Na chvíľu práca niekoho iného
Ak je jeden zo zamestnancov nejaký čas neprítomný na pracovisku, jeho povinnosti na toto obdobie sú pridelené inému členovi tímu. Väčšinou k tomu dochádza v dôsledku choroby, dovolenky resp pracovná cesta. Existujú dva možné možnosti riešenia tohto problému:
- Dočasný presun na miesto, ktoré sa nahrádza. Zamestnanec je odmeňovaný podľa nové povolanie so zachovaním všetkých príplatkov (okrem osobných príplatkov). V dôsledku toho by suma v žiadnom prípade nemala byť nižšia ako ona priemerná mzda na predchádzajúcom pracovisku.
- Dočasné plnenie povinností spolu s výkonom ich hlavnej práce. V tomto prípade sa výška platby určuje ako percento platu pre novú špecializáciu.
V prvom aj druhom prípade musí byť vypracovaný príkaz na dočasné pridelenie funkcie (alebo preloženie), v ktorom sú podrobne uvedené tieto údaje: lehota na vykonanie dodatočných úloh, platba za túto prácu a dôvod pre neprítomnosť hlavného zamestnanca.
V článku vám povieme, ako môže sekretárka položiť základy budúceho personálneho oddelenia a archívu dokumentov o zamestnancoch, ako formalizovať svoje povinnosti pri vedení personálnej evidencie a dodržiavať požadované minimum pracovnej legislatívy.
TAJOMNÍK-PERSONÁL: PRIDELENIE ZODPOVEDNOSTÍ
Podľa prvej časti čl. 60.2 Zákonníka práce Ruskej federácie je možné zamestnancovi prideliť ďalšie povinnosti, ktoré nie sú stanovené v pracovnej zmluve, iba za príplatok.
Sekretárku nemôžete len „potešiť“ novými povinnosťami. Ich pridelenie je formalizované objednávkou. Okrem toho odporúčame pripraviť dve objednávky. V prvom (organizačnom) je potrebné určiť zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie (Príklad 1).
V druhom (pre personál) - prideľte zodpovednosti, uveďte výšku platby a poskytnite súhlas zamestnanca (príklad 2). Tieto objednávky obsahujú osobné údaje, ale „váhové kategórie“ osobných informácií v nich sú neprimerané: skutočnosť, že zamestnanec je zapojený do personálnych záznamov, nie je tajomstvom (je nepravdepodobné, že by bolo skryté pred ostatnými), ale množstvo jeho odmeňovanie je dôverný osobný údaj, ktorý nie je prístupný cudzincom. Obidve objednávky sa vydávajú v ten istý deň.
POVINNÉ DOKLADY PRE PERSONÁL
Existujú dokumenty, ktoré musí mať každá organizácia – každý audit si ich vyžiada ako prvý. Ak je teraz sekretárka zodpovedná za personálnu evidenciu, tak tento povinný nábor bude musieť byť zabezpečený čo najskôr. Zoznam týchto dokumentov uvádzame vo forme tabuľky s vysvetlivkami. Doklady nebudeme číslovať - miera ich povinnosti je rovnaká a je najvyššia.
Tento zoznam nie je úplný. Ak je teda hlavnou činnosťou organizácie výroba, s najväčšou pravdepodobnosťou bude potrebné vypracovať harmonogram zmien, schváliť výrobné normy, zoznam pozícií a profesií s škodlivé podmienky práce, pri ktorej dáva právo na dodatková dovolenka, a to nie je všetko. Len tieto dokumenty by už nemal vypracovávať sekretár s povinnosťami jemu prideleného personalistu, ale celý tím, ktorý zahŕňa ekonóma práce a špecialistu na ochranu práce.
Môže tajomník vyvinúť všetky uvedené LNA nezávisle? Pravdepodobne áno. Ale je lepšie nie sám, ale v tandeme s hlavným účtovníkom alebo vedúcim organizácie. V prvom rade to platí pre tie LNA, ktoré stanovujú postup odmeňovania pracovníkov.
DOKLADY O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť bezpečnosť osobných údajov zamestnancov v súlade s federálnym zákonom č. 152-FZ. Nestačí schváliť ustanovenia o osobných údajoch.
Okrem toho sa vyžaduje:
Písomné povolenie zamestnancov na spracovanie ich osobných údajov;
Písomné povinnosti zamestnancov spracúvajúcich osobné údaje kolegov o ich mlčanlivosti;
Osobitný režim uchovávania dokumentov obsahujúcich osobné údaje.
Ak sa striktne riadite literou zákona, tak najprv musí dať zamestnanec súhlas na spracovanie vlastných osobných údajov a až potom sa uchádzať o prácu. Ide o dobrovoľnú záležitosť, no v praxi je nemožné uchádzať sa o prácu bez povolenia. Preto je takéto povolenie udelené všetkým zamestnancom organizácie bez výnimky. Nie je na to stanovený formulár, ale môžete použiť ten z príkladu 3.
Osobné údaje kolegov zvyčajne spracúva tajomník zodpovedný za personálnu evidenciu a hlavný účtovník. Musia sa zaviazať, že nezverejnia informácie o zamestnancoch (príklad 4).
OBJEDNÁVKY PRE PERSONÁL
Hlavný dokument, ktorý odráža manažérske rozhodnutia vedúci personálu, - rozkaz. Príkazy formalizujú prijímanie a prepúšťanie, dovolenky a povýšenia, prideľovanie zodpovedností a prideľovanie úloh na služobných cestách atď. Preto majú zákazky pre personál centrálne miesto na personálnom oddelení a v archíve.
Najbežnejšie typy zákaziek pre personál už majú hotové formuláre, ktorý personalista môže vyplniť len:
Objednávka o prijatí zamestnanca ( jednotná formač. T-1*);
Pri preradení zamestnanca na inú prácu (tlačivo č. T-5*);
o poskytnutí dovolenky zamestnancovi (tlačivo č. T-6*);
Pri ukončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď) (formulár č. T-8*);
o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu (tlačivo č. T-9*);
O zamestnaneckých stimuloch (formulár č. T-11*).
Väčšina personalistov v Rusku používa jednotné formy: sú na ne zvyknutí samotní personalisti, zamestnanci a (čo je najdôležitejšie) inšpektori zo Štátneho inšpektorátu práce (GIT). Rozhodnutie použiť jednotné formy dokladov musí byť zaznamenané v objednávke (príklad 5).
Vyvíjanie vlastných formulárov dokumentov možno prirovnať k opätovnému objaveniu kolesa. Ak však existuje túžba, vyvinuté formuláre by nemali obsahovať menej informácií ako tie, ktoré schválil Štátny výbor pre štatistiku.
Na formalizáciu štandardných personálnych úkonov personálnej sekretárke viac než postačujú jednotné objednávky. Existujú však aj iné objednávky pre personál: sú vypracované vo forme príkazov na hlavné činnosti a nemajú žiadnu jednotnú formu. Napríklad príkaz, ktorým sa prideľujú zodpovednosti za vedenie personálnych záznamov (pozri príklad 2). Môže ísť aj o príkaz na zmenu priezviska, zriadenie zvýšenia, zrušenie alebo odloženie dovolenky. Tieto dokumenty, vypracované vo forme objednávky na hlavnú činnosť, zostávajú objednávkami pre zamestnancov: obsahujú osobné údaje a uchovávajú sa na obdobia stanovené pre objednávky pre zamestnancov.
Ukladanie objednávok pre personál. Od prvého dňa existencie organizácie musia byť zákazky pre personál oddelené od zákaziek na hlavné činnosti. Dôvodom je po prvé rozdielna doba použiteľnosti. Podľa odseku „a“ čl. 19 Zoznam štandardných manažérskych archívnych dokumentov generovaných v procese činnosti vládne agentúry, orgány miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uloženia (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25.08.2010 č. 558 v znení zo dňa 16.02.2016; ďalej len Zoznam 2010), objednávky na hlavné činnosti sú uložené trvalo . Príkazy pre zamestnancov - 5 rokov (bod „b“ (2) zoznamu z roku 2010) alebo 50 rokov (odsek 2 článku 22.1 Federálny zákon zo dňa 22.10.2004 číslo 125-FZ „O archívnych veciach v Ruská federácia", vyd. zo dňa 18. júna 2017; ďalej len federálny zákon č. 125-FZ).
Po druhé, po likvidácii organizácie sa objednávky pre personál prenesú do štátneho skladu. Pravdepodobnosť, že zákazky na kľúčové činnosti budú zaujímať Archívny fond Ruskej federácie, je veľmi nízka, takže s najväčšou pravdepodobnosťou budú zničené.
Nuansy formovania prípadov. Objednávky pre personál sa formujú do prípadov v priebehu kalendárneho roka. Musia existovať aspoň dva prípady: prvý - s trvanlivosťou 5, druhý - 50 rokov. V budúcnosti, keď bude viac zákaziek pre personál, bude pribúdať aj prípadov. Napríklad sa vytvoria samostatné prípady: „Príkazy o poskytovaní ročnej platenej dovolenky“, „Príkazy o prijatí, prepustení, prevode zamestnancov“, „Príkazy o poskytnutí rodičovskej dovolenky“ atď. V prvých rokoch fungovania organizácie však nie je rozsah tém objednávok zvyčajne veľmi rôznorodý, takže si vystačíte s dvoma vecami:
Prípad 1 - príkazy na poskytnutie ročnej platenej dovolenky, študentskej dovolenky, disciplinárne sankcie, o krátkodobých pracovných cestách (doba skladovania - 5 rokov);
Prípad 2 - príkazy na prijatie, preloženie, prepustenie, prémie, poskytnutie rodičovskej dovolenky, dovolenka bez mzdy (doba zadržania - 50 rokov).
PRACOVNÉ ZMLUVY, OSOBNÉ KARTY, PRACOVNÍ KUCHÁRI
Pracovné zmluvy zamestnancov, ich osobné karty a pracovné knihy sú pracovnými dokumentmi personalistu. V časti „Povinné HR dokumenty“ sme o nich nehovorili, pretože nie sú lokálne predpisov, ale dokumenty, ktoré sa týkajú každého zamestnanca osobne. Všetky z nich sú povinné:
Pracovná zmluva - v súlade s čl. 56 Zákonníka práce Ruskej federácie;
Pracovná kniha - v súlade s Pravidlami vedenia pracovných kníh;
Osobná karta zamestnanca - potreba jej vedenia je uvedená v článku 12 Pravidiel pre vedenie pracovných kníh.
Osobná karta (jednotný formulár č. T-2) sa vytvára súčasne so vstupom zamestnanca do organizácie. Obsahuje osobné údaje zamestnanca, všetky informácie o jeho pohybe v organizácii, dovolenkách, oceneniach atď.
Pracovná zmluva, osobná karta a pracovná kniha sú platnými dokumentmi počas celej doby pôsobenia zamestnanca v organizácii. Ak zamestnanec pracuje v organizácii 20 rokov, jeho pracovná zmluva, pracovná knižka a osobná karta sú prenosné na 20 rokov. Kancelárska práca ich uzatvára až po prepustení zamestnanca.
Kým sú tieto tri dokumenty platné, uchováva ich personalista a uchovávajú sa tak, ako by sa mali uchovávať dokumenty obsahujúce osobné údaje (viac o tom nižšie).
Pracovné zmluvy a osobné karty uzatvorené kancelárskou prácou sa posielajú na uloženie do personálneho archívu. Pracovné záznamy sa po prepustení vrátia zamestnancom. Samozrejme, existujú výnimky, keď si zamestnanec, ktorý skončil výpoveď, z rôznych dôvodov nevyzdvihol pracovnú knižku – z času na čas sa to stáva. Malo by sa pamätať na to, že pracovný zošit je dokument, ktorý sa musí vrátiť, a zamestnanec (alebo jeho príbuzní) ho môžu teoreticky požiadať počas celého obdobia uchovávania tohto dokumentu a obdobie je 50 rokov (odsek 2 článku 22.1 federálneho zákona č. 125-FZ). Zabudnuté pracovné zošity sa preto v žiadnom prípade nezošívajú.
Nuansy formovania prípadov. Pracovné zmluvy a osobné karty v archíve tvoria súbory, ktoré sa nazývajú „Pracovné zmluvy prepustených pracovníkov“ a „Osobné karty prepustených pracovníkov“. Tieto súbory sa skladajú do zväzkov rovnakým spôsobom: najprv podľa roku prepustenia a potom abecedne podľa mien bývalých zamestnancov.
ARCHÍV DOKUMENTOV O PERSONÁL: ZAKLADANIE ZÁKLADU
V súlade s čl. 17 federálneho zákona č. 125-FZ je organizácia povinná uchovávať doklady o personáli. Kým sekretár iba dodatočne plní úlohy personalistu, samozrejme, nebude môcť plnohodnotne viesť personálny archív. Následne, keď sa organizácia rozrastie na personálne oddelenie, o to sa postarajú špecialisti. Dovtedy však bude musieť tajomník spĺňať povinné minimálne požiadavky:
Zabezpečiť osobitný režim ukladania personálnych dokumentov dokončených v kancelárskej práci (to je základ budúceho archívu);
Formulujte súbory podľa rokov v súlade s obdobiami uchovávania;
Zostavte ročné oddiely inventúr prípadov pre personál.
- Pri ukladaní dokladov dodržiavame osobitný režim, ktoré obsahujú osobné údaje. Osobitný režim znamená vylúčenie prístupu k nim neoprávneným osobám. Ak má každý meter kancelárskej plochy cenu zlata a archív samotný je stále malý, obyčajná kovová skriňa, zamknutá na kľúč, môže prevziať funkcie skladu. Tento kus nábytku je lacný, zaberá málo miesta a svoju prácu robí dokonale. Mali by sa v ňom uchovávať aj aktuálne personálne dokumenty vrátane pracovných kníh, keďže ide o dokument s prísnou zodpovednosťou (článok 42 Pravidiel pre vedenie pracovných kníh). Od skrinky by malo byť niekoľko kľúčov: jeden pre sekretárku, druhý napríklad pre hlavného účtovníka.
- Prípady tvoríme podľa rokov. Vyššie sme hovorili o usporiadaní súborov podľa rokov v súlade s obdobiami uloženia. Rovnakým spôsobom sa vytvárajú súbory s objednávkami na personál a dokumenty prepustených pracovníkov (pracovné zmluvy a osobné karty).
- Vypracovávame inventár prípadov pre personál. Čo sa týka inventarizácie personálnych spisov, vyžaduje sa jej vedenie podľa bodu 4.12 Pravidiel pre organizáciu uchovávania, získavania, evidencie a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy a samosprávy. organizácie (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31.03.2015 č. 526). Ponúkajú aj formu tohto dokumentu (Príloha č. 15) (Príklad 6). Pravidlá vypĺňania súpisu personálnych spisov sú prehľadne popísané v odsekoch. 8.1-8.4 oddielu 8 „Vyhotovenie a vyhotovenie súpisu“ Metodické odporúčania„Objednávanie riadiace dokumenty trvalé skladovanie a personál“2. Poďme si ich zhrnúť:
Ročný oddiel inventarizácie za uplynulý rok sa zostavuje každoročne;
Všetky ročné úseky súpisu tvoria jeden súpis personálnych záležitostí;
Číslovanie prípadov v inventarizácii je priebežné a prechádza všetkými ročnými oddielmi od zápisu č. 1 po zápis č. 9999 (ak ročný oddiel za rok 2015 končil č. 13, tak ročný oddiel inventarizácie za rok 2016 začína č. 14);
Každá skladovacia jednotka je zapísaná do inventára pod vlastným poradovým číslom; úložná jednotka - 1 zväzok; zväzok by nemal obsahovať viac ako 250 listov dokumentov;
Každý ročný úsek obchodnej inventarizácie schvaľuje generálny riaditeľ.
V každej organizácii sú situácie, kedy je potrebné nahradiť dočasne neprítomného zamestnanca – dovolenka, choroba, služobná cesta. V tomto prípade je vydaný príkaz na pridelenie povinností inému zamestnancovi, ktorý bude vykonávať prácu kolegu počas jeho neprítomnosti.
Ako použiť
Veľmi často sa povinnosti neprítomného zamestnanca formalizujú podľa pravidiel čl. 60.2 Zákonníka práce Ruskej federácie.
V tomto prípade:
- dodatočná práca sa vykonáva počas pracovnej doby;
- vypracované dodatočnou dohodou k pracovnej zmluve;
- doplatok je určený dohodou;
- v pracovnom zošite nie je vykonaný žiadny záznam.
Vydajte príkaz a požiadajte o vykonanie extra práca, najmä bez platenia, nie je legálne. V tomto prípade je potrebné so zamestnancom dohodnúť termín aj množstvo práce naviac. Zamestnanec má však právo kedykoľvek predčasne odmietnuť s trojdňovou výpovednou lehotou. Zamestnávateľ môže zákazku aj zrušiť. Povinnou náležitosťou je súhlas zamestnanca. Článok poskytuje vzorový príkaz na pridelenie povinností, ktorý je tiež potrebné vypracovať.
Vzorový príkaz na pridelenie povinností
A keďže k situáciám s neprítomnosťou jedného zo zamestnancov nevyhnutne dochádza, postup nahradenia zodpovedností v niektorých prípadoch môže byť okamžite uvedený v popis práce. V takom prípade bude zamestnanec bezodkladne upozornený na potrebu výmeny konkrétneho zamestnanca a vopred je možné určiť rozsah povinností, ktoré bude potrebné vykonať v jeho neprítomnosti.
Táto možnosť prakticky nevyžaduje ďalšie administratívne a organizačné zmeny, pretože zamestnanec vykonáva prácu niekoho iného spolu so svojou vlastnou, stláča rozvrh a určuje priority. Ale v závislosti od pracovného zaťaženia zamestnanca, objemu prenesených zodpovedností, doby neprítomnosti (napríklad viac ako rok, ak to materská dovolenka) môžete využiť ďalšie možnosti – internú brigádu alebo dočasné preloženie.
Čiastočný úväzok alebo preklad
Internú prácu na kratší pracovný čas upravujú ustanovenia kap. 44 Zákonníka práce Ruskej federácie a môže sa vydať aj v prípade, keď zamestnanec potrebuje popri svojej hlavnej práci vykonávať aj povinnosti iných ľudí.
Aké sú vlastnosti? Je potrebné uzavrieť samostatnú pracovnú zmluvu, v ktorej budú uvedené všetky podmienky. A práca bude platená na základe obsadzovanej pozície v pomere k času, objemu alebo iným podmienkam uvedeným v zmluve. Zásadný rozdiel od vyššie uvedenej možnosti spočíva v tom, že práca sa bude vykonávať nad rámec hlavného času, ale nie viac ako 4 hodiny denne, to znamená, že táto možnosť bude vhodná, ak sa funkcie dajú jasne vymedziť a zamestnanec po dokončení svoju hlavnú prácu, začína prácu neprítomného zamestnanca. Zamestnávateľ však bude musieť viesť evidenciu pracovného času alebo iné potrebné ukazovatele a ak si to zamestnanec želá, urobí zápis do zošita.
Dočasný prevod upravený čl. 72.2 Zákonníka práce Ruskej federácie je v tejto situácii najdrastickejšou možnosťou. Zamestnanec bude vykonávať len prácu neprítomného zamestnanca, to znamená, že je to možné v prípade, ak prácu neprítomného zamestnanca nemožno zlúčiť s hlavným zamestnaním, kedy možno hlavnú prácu previesť na iného zamestnanca alebo výpoveďou. tejto práce spôsobí zamestnávateľovi menšiu škodu ako nevykonávanie práce neprítomného zamestnanca . A to v prípade, že neprítomnosť zamestnanca nastane vedome dlhý termín, - dlhá pracovná cesta, materská dovolenka a iné dôvody.
Takýto prevod je formalizovaný dodatočnou dohodou k pracovnej zmluve, platba sa uskutočňuje podľa mzdy splatnej v r nová pozícia. Navyše za predčasné ukončenie dočasný prevod je potrebná dohoda strán a nemožno ju jednostranne zrušiť.
Spoločná pre všetky prípady registrácie zastupovania je potreba súhlasu zamestnanca, určenie množstva práce a výšky odmeny za vykonávanie ďalších povinností.
Organizácia musí vykonávať svoje činnosti v určitom režime, aby bola udržateľná finančná situácia Na trhu. Ale v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie musí spoločnosť pravidelne poskytovať svojim zamestnancom dovolenku, na ktorú majú nárok. Vedenie spoločnosti môže tieto požiadavky vyvážiť buď prijatím nových zamestnancov, alebo pridelením niektorých povinností existujúcim.
Ukladanie na určité povinnosti predstavuje plnenie zamestnanca za odmenu nad rámec jeho vlastnej pracovné funkcie aj doplnkové pre dočasne neprítomného zamestnanca.
Potreba to môže nastať z dôvodu chorôb zamestnancov spoločnosti, ich prítomnosti na služobných cestách, dovolenkách, ako aj vtedy, ak administratíva v stanovenom čase nemala čas vybrať kandidáta na voľné miesto.
Možnosť vytvorenia zosúladenia je určená normami pracovné právo a neexistujú žiadne obmedzenia pre kategórie pracovníkov. Do úvahy by sa mala brať iba úroveň vzdelania, ak je to potrebné, spôsobilosť a zamestnanec zapojený do tejto úlohy má všetku potrebnú dokumentáciu (preukazy, zdravotné záznamy atď.)
Dĺžka pridelenia je stanovená v každom konkrétnom prípade a je určená dobou neprítomnosti chýbajúceho zamestnanca.
Pozor! Dočasné plnenie pracovných povinností musí byť zamestnancovi ponúknuté písomne, najlepšie vo forme listu.
Je možné aj vedúceho oddelenia, kde je dočasne voľné miesto pracovisko, predložte memorandum vo svojom mene a pripojte k nemu vyhlásenie zamestnanca, ktorý vyjadril želanie uskutočniť takúto kombináciu.
V každom prípade, kedy kladné rozhodnutie Personálne oddelenie uzatvorí s týmto zamestnancom dodatkovú dohodu k pracovnej zmluve a vydá príkaz na dočasné pridelenie úloh.
Podľa platnej legislatívy musí byť príkaz na plnenie povinností zamestnancovi oznámený do troch dní.
Ak nie je možné určiť trvanie kombinácie, musí sa vykonať až do osobitného príkazu vedenia.
Každá zo strán môže dohodu o dočasnom plnení záväzkov predčasne ukončiť. K tomu stačí, aby jeden z nich poslal druhému písomnú výpoveď. V tomto prípade Zákonník práce Ruskej federácie stanovuje lehotu troch dní.
Ako správne vypracovať príkaz na pridelenie povinností
Neexistuje žiadny jediný ustálená forma na vytvorenie tohto dokumentu. Môže byť vyrobený v akejkoľvek forme na hlavičkovom papieri spoločnosti alebo vyvinutý samostatne v štýle iných personálnych objednávok spoločnosti.
V hornej časti formulára musíte uviesť názov organizácie, jej daňové identifikačné číslo a kódy kontrolných bodov a adresu činnosti.
Potom príde slovo „Objednávka“, vedľa ktorého je uvedený dátum zostavenia a sériové číslo.
Nižšie na novom riadku je názov dokumentu. Tu môžete napísať všeobecnú frázu „O dočasnom plnení povinností“ alebo konkrétne uviesť, na akú pozíciu bol vytvorený. Nasleduje dôvod, prečo bol tento dokument vydaný.
Potom príde slovo „objednávam“, po ktorom sú body po bode načrtnuté kroky, ktoré je potrebné vykonať na vykonanie objednávky:
- Ktorý zamestnanec (jeho pozícia a celé meno) má pridelené nové zodpovednosti, aké funkcie a na aké presné časové obdobie;
- Do akej miery bude potrebné plniť tieto povinnosti;
- Výška odmeny za vykonávanie vyššie uvedenej práce;
- Kto bude kontrolovať realizáciu tohto príkazu?
Nižšie je potrebné po slová "nadácia" uviesť, na akom základe sú pridelené zodpovednosti. Spravidla ide o dodatkovú dohodu k pracovnej zmluve.
Objednávku podpisuje vedúci spoločnosti. Potom v časť „Prečítali sme objednávku“ nechať svoje osobné podpisy uvedené v dokumente osoby.
Nuansy
Ak dochádza k výmene konateľa, musíte okrem príkazu vyhotoviť aj splnomocnenie, podľa ktorého bude mať zástupca podpisové právo. dôležité dokumenty a opečiatkovať ich.
Zamestnanec má právo neprijať nové povinnosti a nepodpísať objednávku. V tomto prípade ho zamestnávateľ nemôže prepustiť - početný arbitrážna prax v tejto otázke sa zvyčajne stavia na stranu zamestnanca a zaväzuje ho, aby ho vrátil do svojej pozície a zaplatil náhradu.
Vzorový príkaz na pridelenie povinností
Stiahnite si vzorový príkaz na pridelenie povinností vo formáte Word.
