Každý, aj ten najmenší podnik má zamestnancov, čo znamená, že je potrebné viesť rôznu personálnu dokumentáciu.

Vo firmách, ktoré sú na trhu už dlhšie, sú HR záznamy väčšinou dobre zavedené, no v novovzniknutých organizáciách je potrebné vytvárať všetko od začiatku.

Kto je zodpovedný za kancelársku prácu v podniku?

Zamestnanci HR oddelenia sa spravidla zaoberajú vedením personálnych záznamov a spracovaním všetkých dokumentov, ale ak je podnik malý, potom môže byť táto práca zverená jednému zo zamestnancov ako ... Väčšinou ide o účtovníka resp.

Ak má spoločnosť veľké množstvo pracovné, potom sa vytvorí personálne oddelenie, ktoré môže mať viacero špecialistov. Potreba personálu sa určuje nielen na základe počtu zamestnancov (hoci je to hlavný faktor), ale aj na špecifikách samotného podniku. Takže v organizácii so škodlivou a nebezpečnou výrobou budú mať personalisti viac práce.

Ak ste ešte nezaregistrovali organizáciu, potom najjednoduchší spôsob urobte to pomocou online služby, ktorý vám pomôže bezplatne vygenerovať všetky potrebné dokumenty: Ak už máte organizáciu a rozmýšľate, ako si zjednodušiť a zautomatizovať účtovníctvo a výkazníctvo, na pomoc vám prídu nasledujúce online služby, ktoré úplne nahradia účtovníka vo vašej spoločnosti a ušetríte veľa peňazí a času. Všetky hlásenia sa generujú automaticky, elektronicky sa podpisujú a odosielajú sa automaticky online. Je ideálny pre individuálnych podnikateľov alebo LLC v zjednodušenom daňovom systéme, UTII, PSN, TS, OSNO.
Všetko sa deje na pár kliknutí, bez radov a stresu. Vyskúšajte a budete prekvapení aké ľahké sa to stalo!

Zbierka potrebného legislatívneho rámca a regulačných dokumentov

Prvá vec, ktorú musíte urobiť pri vytváraní toku dokumentov HR od začiatku, je rozhodnúť sa, aké dokumenty by tam mali byť. Existujú dokumenty, ktoré musí mať každý podnik a sú také, ktoré sú potrebné len na vykonávanie určitého druhu práce alebo činnosti spoločnosti.

Mimochodom, aj samotné regulačné dokumenty upravujúce dostupnosť zložiek personálnej dokumentácie by bolo dobré uložiť do samostatného priečinka, aby boli v prípade potreby vždy po ruke.

objednávky na osobnom a personál. Personálne príkazy zahŕňajú príkazy súvisiace s pohybom pracovníkov:, prepúšťaním atď. Tieto príkazy sa týkajú pracovných skúseností, a preto sa uchovávajú 75 rokov.

TO personálne príkazy všetky ostatné zahŕňajú:

• dovolenky;
• bonusy;
• Pracovné cesty;
• disciplinárne sankcie a pod.

Čas použiteľnosti Tieto objednávky sa pohybujú od 3 do 5 rokov.

Pre tieto dva typy je vhodnejšie vytvoriť dva samostatné priečinky.

Ďalším povinným dokumentom je dokument, ktorý odráža všetky základné informácie o zamestnancovi. Tieto karty môžu byť uložené buď samostatne, alebo ako súčasť osobného spisu zamestnanca.

Tretím povinným dokumentom je. V súčasnosti podľa zákona musí zošity vypracovať aj individuálny podnikateľ, nehovoriac o podnikoch iných foriem vlastníctva. Zamestnávateľ musí vydať pracovnú knihu do troch dní odo dňa prijatia zamestnanca.

Keďže pracovné knihy sú, je potrebné si ich viesť. Táto kniha sa tiež uchováva 75 rokov.

Ďalší požadovaný dokument je . Musí byť uzatvorená s každým prijatým zamestnancom bez ohľadu na termín.

Po vytvorení nových pracovných miest je potrebné vykonať špeciálnu štúdiu každého z nich. Dokumenty týkajúce sa SOUT sa uchovávajú až do ich výmeny za nové, spravidla raz za 5 rokov.

TO iné povinné doklady platí:

Existujú aj dokumenty, ktoré zákon nezaväzuje uchovávať, no napriek tomu ich má takmer každý zamestnávateľ, ide o knihu podkladov pre objednávky.

Zhromažďovanie a štúdium ustanovujúcich dokumentov

Potom, čo ste sa rozhodli pre všeobecné povinné dokumenty, musíte rozhodnúť o zostávajúcich dokumentoch. K tomu je potrebné preštudovať si všetky zákonné dokumenty upravujúce činnosti a výrobný proces podnikov.

Tu sa dokumenty môžu veľmi líšiť. Napríklad, ak zamestnanci majú nárok aj na OOPP, potom je nevyhnutné schváliť príkazom alebo iným administratívnym dokumentom zoznam a podmienky ich poskytovania pre kategóriu zamestnancov.

Ak má podnik ľudí, ktorí majú nepravidelný pracovný čas, pracujú v noci, pracujú v rizikových a nebezpečné podmienky, potom je potrebné dokladovať dávky a náhrady, na ktoré majú nárok.

Príprava zoznamu dokumentov

Keď celý zoznam potrebné dokumenty môžete začať vypracovávať predpisy o vedení osobných záznamov.

V tomto ustanovení sú uvedené všetky potrebné dokumenty, postup ich udržiavania a lehoty uchovávania. Toto ustanovenie nie je povinné, no výrazne uľahčuje prácu HR oddeleniu.

Registrácia na prácu riaditeľa

Ak je podnik vytvorený od nuly, prvá osoba, ktorá sa zaregistruje, je vedúci podniku.

Práve on potom uzatvára pracovné zmluvy so zvyškom zamestnancov. Ak je funkcia riaditeľa voliteľná výberovým konaním, zmluvu uzatvára predseda voleného orgánu, ak má podnik zakladateľov, podpisujú zmluvu. Ak je konateľ zároveň jediným zakladateľom alebo individuálny podnikateľ, potom podpíše pracovnú zmluvu pre zamestnanca aj zamestnávateľa.

Nech je ako chce, záver pracovná zmluva a vydanie príkazu na prijatie sú povinné postupy.

Vypracovanie miestnych predpisov

Aby bolo možné určiť, aké pozície a koľko z nich je potrebných pre chod podniku, a personálny stôl. Existuje na to jednotná forma a aj keď sa nevyžaduje, je veľmi pohodlná.

Ak chcete, môžete k nemu pridať ďalšie stĺpce. V personálnej tabuľke je uvedený názov pozície, požadovaný počet personálne jednotky, plat alebo formu odmeny a požadované príplatky. Všetky pozície v personálnej tabuľke sú uvedené, počnúc najdôležitejším a končiac pomocným personálom.

IN pracovné predpisy Najprv je uvedený pracovný plán podniku, ak existuje rozvrhy zmien, potom sú podrobne opísané. Tento dokument môže tiež uvádzať požiadavky na vzhľad a správanie zamestnancov, firemná etika atď.

Vypracovanie štandardného vzoru pracovnej zmluvy

Pracovná zmluva musí obsahovať všetky základné ustanovenia uvedené v Zákonníku práce.

Tu platí:

Okrem týchto doložiek môže zamestnávateľ do pracovnej zmluvy doplniť akékoľvek ďalšie doložky, ktoré neodporujú zákonu.

Príprava účtovných dokladov

Všetky denníky pred ich použitím je potrebné pripraviť. Totižto, každý časopis musí byť očíslovaný a zapečatený. Listy sú očíslované postupne, začínajúc od prvého po posledný. Potom sa všetky listy, okrem obalu, prešijú niťou a na poslednú predsádku sa nakreslia dva chvosty. Sú zapečatené kúskom papiera, na ktorom je však uvedený počet listov a je na nich podpis vedúceho alebo osoby zodpovednej za vedenie denníka.

Každý denník uvádza dátum začiatku a vyžaduje sa názov organizácie.

Vymenovanie osoby zodpovednej za vedenie pracovných záznamov

Pracovné záznamy sú jedným z najdôležitejších dokumentov personálnej evidencie a patria k prísnym formám výkazníctva, potom by sa s nimi malo zaobchádzať opatrne. Musia byť uložené v trezore, uzamknuté na kľúč.

Na vedenie zošitov je určená zodpovedná osoba, ktorá ich vypĺňa a zodpovedá za uloženie. Zodpovednosť je pridelená zamestnancovi príkazom organizácie.

Registrácia zamestnancov

Pre každého zamestnanca je potrebné vykonať určitú postupnosť práce:

• príjem od zamestnanca;
• oboznámenie zamestnanca so všetkými miestnymi regulačnými dokumentmi, predpismi o odmeňovaní, internými pravidlami pracovné predpisy, kolektívna zmluva a pod.;
• vypracovanie pracovnej zmluvy a jej podpis. V pracovnej zmluve nezabudnite uviesť, že zamestnanec dostal stodruhú kópiu;
• vydanie pracovného príkazu;
• vyplnenie osobnej karty T-2 a vytvorenie osobného spisu. Skladá sa to z nasledujúce dokumenty: žiadosť o prijatie, kópie osobných dokladov, kópia prijímacieho poriadku, osobná karta, doklady o vzdelaní a kvalifikácii, pracovná zmluva, ostatné potrebné doklady.
• odovzdať účtovnému oddeleniu všetky potrebné doklady pre zamestnanca na časové rozlíšenie.

Nasledujúci zoznam videí poskytuje pokyny, ako viesť záznamy ľudských zdrojov:

Každý zamestnanec očakáva od zamestnávateľa rešpektovanie jeho práv, včasnú výplatu mzdy a zaslúženú dovolenku. Manažér zas od zamestnanca očakáva, že si bude dôsledne plniť svoje povinnosti. Okrem toho musí byť každý majiteľ firmy právne chránený. Všetky tieto body upravuje personálna evidencia. Vedenie HR záznamov v LLC vám pomôže vyriešiť všetky vaše vzťahy s vašimi zamestnancami.

Vedenie personálnych záznamov v LLC je spôsob riadenia personálu a práce s tokom dokumentov organizácie týkajúcim sa personálu. To môže zahŕňať pohyb personálu, zúčtovanie so zamestnancami a pracovný čas.

Spôsoby vedenia personálnej evidencie

Na rozdiel od individuálnych podnikateľov je personálna výroba v LLC povinnou súčasťou, aj keď je v LLC zaregistrovaný iba jeden účastník, ktorý vykonáva funkcie účtovníka a generálneho riaditeľa. Vysvetľuje to skutočnosť, že zakladateľ a LLC sú dva rôzne subjekty. V dôsledku toho LLC hrá úlohu zamestnávateľa a zakladateľ hrá úlohu zamestnanca.

Vedenie personálnych záznamov v LLC je spôsob riadenia personálu a práce s tokom dokumentov organizácie týkajúcim sa personálu.

Osobné záznamy možno viesť tromi hlavnými spôsobmi:

1. Vžite sa do úlohy personalistu.

Ak sa nebojíte proces „naštartovať“, máte čas a vaša organizácia nie je taká veľká.

2. Najmite personalistu.

Moderný personalista musí myslieť kreatívne, byť právne zdatný a pedantský.

3. Dôverujte outsourcingovej spoločnosti, ktorá sa špecializuje na správu osobných záznamov.

Existuje niekoľko programov určených pre personálnu evidenciu. Ide o automatizovaný systém personálneho manažmentu (APS), ERP systém (plánovanie podnikových zdrojov) a personálnu evidenciu v cloude (SaaS). Ak hovoríte o softvér, potom je to 1C.

Samostatné vedenie osobných záznamov

Podrobné pokyny na udržiavanie toku osobných dokumentov:

1. Je potrebné určiť regulačné a informačné základne, ktoré bude potrebné vykonávať personálna práca.

Väčšina dokumentov potrebných na vedenie personálnych záznamov je štandardizovaná vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej platby“ z 5. januára 2004. Dokumentácia, ktorá nemá štandardizované kánony, je vypracovaná v súlade s GOST R 6.30-2003.

• Pracovná legislatíva Ruskej federácie (aktualizovaná každých šesť mesiacov).
• Pokyny na vedenie pracovných záznamov (schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie č. 69 z 10. októbra 2003).
• Vyhláška vlády Ruskej federácie „O vedení evidencie práce“ (zo 16. apríla 2003).

Dokumenty potrebné na zaradenie zamestnanca do tímu:

• Pas (registrácia a registrácia).
• SNILS (osvedčenie o dôchodkovom poistení).
• Vojenský preukaz.
• DIČ (individuálne daňové číslo).
• Lekárska politika.
• Diplom špecialistu.

Význam personálnej dokumentácie spočíva v tom, že umožňuje konsolidovať právne významné skutočnosti a jasne upravuje práva a povinnosti zamestnanca a vedúceho zamestnanca.

V závislosti od charakteristík organizácie môže byť balík dokumentov na vedenie personálnej evidencie rozšírený. Manažér môže pri rozhodovaní o personálnych otázkach samostatne akceptovať predpisov miestneho charakteru v medziach svojich právomocí, pokiaľ neodporujú zákonu.

V závislosti od charakteristík organizácie môže byť balík dokumentov na vedenie personálnej evidencie rozšírený.

2. Mala by sa vypracovať štatutárna dokumentácia organizácie.

V zakladacej listine musia byť jasne uvedené podmienky prijatia riaditeľa, podmienky výkonu práce riaditeľa, výška jeho platu, ako aj postup pri schvaľovaní rozvrhu práce.

3. Musíte zaregistrovať manažéra.

Registrácia vedúceho je prvým personálnym príkazom vytvoreným v organizácii. Označuje dátum, od ktorého manažér začína vykonávať svoje povinnosti.

4. Je potrebné zostaviť zoznam personálnej dokumentácie podieľajúcej sa na personálnej produkcii organizácie.

Tie obsahujú:

• Vnútorné pracovné predpisy organizácie.
• Personálna štruktúra.
• Harmonogram personálneho obsadenia.
• Harmonogram dovoleniek zamestnancov.
• Dokumentácia definujúca ochranu osobných údajov zamestnancov.

Zoznam povinných dokladov obsahuje aj pracovné zmluvy, pracovné knihy a knihu na evidenciu ich pohybu, rozvrh pracovného času, osobné zamestnanecké karty, personálne príkazy a dôvody na ich vydanie (žiadosti, správy, úkony, poznámky a pod.). , evidenciu časového rozlíšenia a výplaty miezd, výplatné pásky, popis práce.

5. Prijímanie zamestnancov.

Každý budúci zamestnanec musí mať balík dokumentov. Zostáva len vyplniť pracovné knihy, osobné karty a vyhotoviť ďalšie personálne dokumenty (o mzdách, vyúčtovaní dovoleniek, práceneschopnosti, služobných ciest; podpísať dohodu o nezverejňovaní osobných údajov zamestnanca).

Podľa čl. 419 Zákonníka práce Ruskej federácie hrozí za nedodržanie pracovnoprávnych predpisov pokuta 200 000 rubľov.

Vedenie personálnych záznamov v LLC je veľmi chúlostivá a zodpovedná záležitosť. Mnoho zákonných prvkov, ktoré ovplyvňujú dodržiavanie vašich práv a práv zamestnancov, závisí od správneho toku dokumentov a zvoleného programu personálnej evidencie. Všetky personálne dokumenty sú právne záväzné a možno ich použiť na súde.

Personalisti sa každodenne stretávajú s potrebou vydávať príkazy na svoje hlavné činnosti (služobné cesty, dovolenky, stimuly či penále) a iné situácie ovplyvňujúce záujmy zamestnancov, napr. dočasný prevod zo zdravotných dôvodov.

Kancelárska práca. objednávky
* Organizácia kancelárskej práce.
* nariadenia
* Približné zloženie dokumentov
* Objednávky podľa
* Dôvody pre objednávky osobných údajov – správy a vysvetlivky, podania, protokoly, úkony
* objednávky na hlavné činnosti,
* Dokumentácia
* Dokumenty pre
* Oznámenia, upozornenia, pokyny, certifikáty
* Vzorové objednávky,
* Ušetrite čas, keď

Riadenie HR záznamov- odvetvie činnosti, ktoré dokumentuje pracovnoprávne vzťahy, eviduje informácie o prítomnosti a pohybe personálu, čím personálne postupy nadobúdajú listinnú podobu.
Takmer každý personálny dokument má právnu (komerčnú) hodnotu. Používaním personálne doklady, použitý ako písomný dôkaz, môže zamestnávateľ preukázať svoje stanovisko na súde. Napríklad organizácia na potvrdenie daňové výhody pre zisk a daň z nehnuteľnosti musí predložiť personálnu tabuľku, mzdové listy, personálne príkazy, kópie pracovných kníh, výkazy práce a iné dokumenty.
Daňoví kontrolóri v praxi umožňujú, že ak je v tabuľke obsadzovania uvedená pozícia právnika alebo marketéra, potom organizácia už nemôže zohľadňovať náklady na zaplatenie služieb tretích právnikov alebo marketérov na daňové účely. Rozhodcovská prax však potvrdzuje, že na zohľadnenie výdavkov pri výpočte zisku postačuje, že služby boli poskytnuté v rámci výroby resp. komerčné aktivity, zamerané na vytváranie príjmov a zdokumentované (článok 252 daňového poriadku Ruskej federácie).
Okrem toho podrobné popisy práce, pracovné zmluvy a personálne tabuľky ako písomné dôkazné prostriedky v súdnom konaní stanovujú produkčnú nevyhnutnosť výdavkov organizácie na služobné cesty a náklady na školenia a preškoľovanie personálu.
Pri dokladovaní pracovnoprávnych vzťahov obsahuje prevažná väčšina personálnych dokladov veľmi dôležité informácie. Preto by mal byť postoj k práci s takýmito dokumentmi mimoriadne vážny. Správnosť vyplnenia personálnych dokladov závisí od potvrdenia určitých právnych skutočností, na základe ktorých vznikajú určité práva zamestnanca. Zamestnancovi to môže sťažiť získanie nároku na predčasné pridelenie pracovného dôchodku, najmä za prácu so škodlivými a sťaženými pracovnými podmienkami, avšak akákoľvek chyba alebo nepresnosť v názve pracovnej pozície môže viesť k tomu, že doba práce na „škodlivej“ pozícii sa nebude počítať ako prednostná a zamestnancovi nevznikne nárok na predčasný starobný dôchodok.
Osobitná pozornosť pozornosť by sa mala venovať postupu vedenia pracovných kníh, ktoré sú v súlade s článkom 66 Zákonníka práce Ruskej federácie hlavnými dokumentmi na výpočet pracovných a poistných skúseností zamestnanca.
Celkovo z dokumentácie Pracovné vzťahy môže závisieť od poskytovania sociálnych, dôchodkových a iných poskytovaných záruk Ruská legislatíva zamestnancov.
Zákony, predpisy, pokyny a iné dokumenty obsahujúce normy pracovné právo, sú potrebné pre profesionálna práca personálny špecialista. Prvým krokom pri vytváraní personálnej služby je preto vytvorenie dostatočnej základne regulačných dokumentov.
Dokumenty, ktoré by mal mať zamestnanec každý deň po ruke personálna služba, možno rozdeliť do dvoch nezávislých skupín.
IN prvá skupina zahŕňa legislatívne a podzákonné normy obsahujúce normy pracovného práva a normy ochrany práce. Tieto dokumenty sú záväzné.
Co. druhá skupina obsahovať metodické dokumenty o manažérskej práci a vedení personálnej evidencie. Majú poradný charakter. Dokumenty obsahujú odporúčania, ako najlepšie vypracovať personálne dokumenty a ako si s nimi pohodlnejšie organizovať prácu. Zároveň má personalista právo samostatne rozhodnúť, či sa bude riadiť týmito odporúčaniami alebo bude konať v súlade s podnikovými štandardmi.
V bloku „Dokumenty o pracovnom práve a ochrane práce“ je možné uviesť päť regulačných právnych aktov.

najprv - Zákonník práce Ruskej federácie. Toto je základný zákon, ktorým sa musí pri svojej práci riadiť personálny špecialista akejkoľvek organizácie. Normy Zákonníka práce upravujú postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, organizáciu ich pracovného času a času odpočinku, podmienky vyplácania miezd, poskytovanie rôznych výhod a kompenzácií zamestnancom.
Po druhé- Federálny zákon Ruskej federácie z 27. júla 2006 č. 149-FZ"O informáciách, informačné technológie A ochranu informácií"Na základe tohto zákona sa odvíja všetka práca personálnej služby s osobnými údajmi zamestnancov. Ide napríklad o to, ako sa budú spracúvať a uchovávať informácie, ktoré dostane od zamestnanca pri jeho zamestnaní."
Po tretie- Zákon Ruskej federácie z 29. júla 2004 č. 98-FZ "O obchodných tajomstvách". Ustanovuje zoznam informácií, ktoré môžu byť obchodným tajomstvom organizácie, zoznam zamestnancov, ktorí k nim majú prístup, postup pri oboznamovaní sa s tajnými údajmi, ako aj zodpovednosť za šírenie dôverných informácií.
Po štvrté- Zákon Ruskej federácie zo 17. júla 1999 č.181-FZ „O základoch ochrany práce V Ruská federácia". Ustanovenia tohto dokumentu umožňujú kvalifikovane vybudovať systém ochrany práce v organizácii. A to je veľmi dôležité. Zdravé a bezpečné pracovné podmienky sú predsa jednou z hlavných podmienok, ktoré zamestnávateľ pri uzatváraní pracovnej zmluvy garantuje." so zamestnancami Ak sa zistí porušenie pravidiel bezpečnosti práce a bezpečnosti práce, inšpektor práce privedie vinníkov na administratívnu zodpovednosť.
Po piate - Zákon Ruskej federácie z 8. augusta 2001 č. 134-FZ"O ochrane práv právnických osôb A individuálnych podnikateľov pri vykonávanie štátna kontrola (dozor)". Zákon dáva predstavu o právach a povinnostiach zamestnávateľa pri vykonávaní rôznych kontrol v organizácii. Zákon napríklad hovorí o dokladoch, ktoré má zamestnávateľ právo požadovať od kontrolóra, keď sa v organizácii objaví o práve zástupcu spoločnosti byť osobne prítomný pri kontrole, ako sa môže organizácia odvolať proti neuspokojivým výsledkom kontroly.

Do inej skupiny predpisov, potrebné v práci personálnej služby, zahŕňajú materiály metodického charakteru o organizácii riadiacej práce a na práca s personálnymi dokumentmi.
Po prvé, to je GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov." Táto štátna norma definuje zoznam podrobností, ktoré musia byť uvedené na dokumente vydanom organizáciou, poradie ich usporiadania a požiadavky na hlavičkové papiere.
Norma napríklad diktuje pravidlá pre umiestnenie Štátneho znaku, znaku organizácie a jej ochrannej známky. Stanovuje, v ktorom prípade je skrátený názov organizácie napísaný v názve dokumentu a v ktorom nie, a z akých prvkov pozostáva registračné číslo objednávky. Norma sa vzťahuje na všetky organizačné a administratívne dokumenty spoločnosti: uznesenia, pokyny, príkazy, protokoly, úkony, listy. So všetkými vyššie uvedenými dokumentmi pracujú zamestnanci HR oddelenia.
Po druhé, Toto Posúvajte sa typický riadiace dokumenty, tvorené v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schválené Federálnym archívom dňa 6. októbra 2000. Tento regulačný akt poskytuje taxatívny zoznam interných dokumentov v závislosti od ich právneho významu, upravuje postup a podmienky ich uchovávania. Ako dlho sa má uchovávať napríklad personálna tabuľka, bonusový poriadok, výkazy práce, popis práce a iné dokumenty, sa personalista dozvie z tohto rezortného dokumentu.
Po tretie, Toto jednotné formy primárna účtovná dokumentácia pre účtovanie práce a platby. Formuláre príkazov na prijatie do zamestnania, prepustenie, prevod, odporúčanie na pracovná cesta, o propagácii, ako aj formuláre osobných kariet zamestnancov a niektoré ďalšie dokumenty sú súčasťou schváleného albumu Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č..
Navyše, udržiavanie týchto jednotných foriem v súlade s klauzula 2 uvedené uznesenie povinné pre všetky organizácie pôsobí na území Ruskej federácie, bez ohľadu na formu vlastníctva.
Po štvrté, ide o nariadenie vlády Ruskej federácie zo dňa 16.4.2003 č.225.
"O pracovné knihy "a uznesenie Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69" Po schválení Pokynov na vypĺňanie zošitov". Tieto dokumenty bude personalista potrebovať pri práci s pracovnými knihami zamestnancov. Odporúčania obsiahnuté v týchto dokumentoch pomôžu personalistovi vyplniť pracovný zošit zamestnanca správne, bez chýb a v prípade potreby vykonať príslušné zmeny alebo vystaviť duplikát namiesto poškodeného alebo strateného dokladu.
Po piate, tieto sú medzisektorovo rozšírené časové normy za práce na personálnom zabezpečení a účtovníctve personálu a medzirezortné konsolidované časové štandardy pre práce na dokumentačnej podpore pre manažment, schválené Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie z 25. novembra 1994 č. 72. Tieto dokumenty môžu byť tiež zahrnuté do zoznamu potrebné nástroje personalista S ich pomocou môžete vypočítať počet zamestnancov HR, ako aj určiť čas, ktorý každý z nich potrebuje na plnenie svojich pracovných povinností.
Je potrebné dodržiavať odporúčania obsiahnuté v regulačných a metodických dokumentoch, aj keď nie sú povinné. Faktom je, že vo väčšine prípadov zjednodušujú prácu s dokumentmi. Okrem toho prikladá inšpektorát práce veľký význam týchto pokynov a v prípade ich nedodržania môže organizácii uložiť pokutu.
Je dôležité vedieť, ktoré dokumenty sú pre spoločnosť povinné a ktoré sa takými stanú až vtedy určité podmienky a ktoré dokumenty nemožno vypracovať, pretože majú poradný charakter. To vám umožní dobre sa pripraviť na stretnutie s inšpektormi práce.
Pri vytváraní dokumentov je potrebné, aby sa HR špecialisti pri svojej činnosti riadili nasledujúcim:

1. Pohľad interné dokumenty, postup pri ich vypracovaní, schvaľovaní a pod. používa sa ten, ktorý je pre organizáciu vhodný;
2. Zobraziť externé dokumenty sa musia podriadiť všeobecné pravidlá dať týmto dokumentom právnu silu;
3. Dokumenty musia byť uložené v organizácii s prihliadnutím na požiadavky archívnej služby.

Poskytnutie právnej sily dokumentom

Aby mal dokument právnu silu, je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:
1. Zamestnávateľ je povinný pri jeho príprave dodržiavať platnú právnu úpravu;
2. Dokument možno zverejniť len v rámci jeho pôsobnosti;
3. Zamestnávateľ je povinný dodržiavať vnútroštátne pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov.

Správa ľudských zdrojov od nuly: sprievodca krok za krokom 2019

HR PRÁCA OD NULY:

stručný približný návod krok za krokom na nastavenie personálnej evidencie v novootvorenej spoločnosti

(ak chcete dať veci do poriadku v už spustenej kampani, potom bude pre vás vhodnejší ďalší návod krok za krokom - obnovenie personálnych záznamov >>)

Ak ste boli poverení doručovaním do novootvorenej spoločnosti Správa ľudských zdrojov od nuly, a máte v tejto oblasti málo skúseností (možno ste zakladateľ, konateľ a zatiaľ jediný zamestnanec novej firmy, začínajúci personalista, alebo aj účtovník či office manažér, ktorému boli pridelené HR, alebo začínajúci podnikateľ ), potom vám náš sprievodca určite pomôže. Je zostavený jednoducho a prístupný najmä pre začiatočníkov v personálnom biznise.

A určite Pomôžu vám bohaté rezervy našej stránky :

• bezplatná referenčná databáza o riadení personálnych záznamov: 25 hlavných postupov krok za krokom (prijímanie, dovolenka, prepúšťanie atď.), 200 vzorov dokumentov o zamestnancoch, blok "Pracovné knihy" (vzory vyplnenia a konzultácie), 5 manuálov na personálne záležitosti, konzultácie, články o personáli) a oveľa viac;
• veľká referenčná databáza dostupná pre predplatiteľov časopisu "Praktický personál" (cena pre každého >>): 140 pokyny krok za krokom o personálnej práci, viac ako 1000 vzorov personálnych dokumentov, zásobníky konzultácií a článkov, kurz základov vedenia personálnej evidencie, knižnica a pod.;
• naše najlepšie knihy o správe ľudských zdrojov.

Takže vám bol pridelený personál. kde začneme?

1. Urobme si zásoby potrebných zákonov, špeciálnej literatúry a programov. Toto všetko budete pri svojej práci potrebovať.

• Nevyhnutné Výsledkom môže byť porušenie pracovného práva veľká pokuta. Preto treba k znalostiam a dodržiavaniu pracovného práva pristupovať zodpovedne.
• Z odbornej literatúry vám radi ponúkneme návody (môžete si ich zadarmo stiahnuť) a naše najlepšie knihy o správe ľudských zdrojov. Užitočné budú aj archívy referenčných databáz na stránke.
• Rozhodnite sa s vedením o otázke nákupu programu, v ktorom sa bude viesť personálna evidencia. Existuje veľa takýchto programov a mnohé z nich sú špecializované a veľmi, veľmi pohodlné. Niektoré určitým spôsobom obchádzajú funkčnosť 1C. Väčšina spoločností však tradične vedie personálne záznamy v 1C. Faktom je, že v každom meste je veľa špecialistov na podporu 1C, ale nenájdete špecialistov na podporu iných programov všade.

2. Od vedenia odoberáme kópie základných dokumentov organizácie a pozorne ich študujeme.

Personálne dokumenty budú musieť byť v súlade so zakladajúcimi dokumentmi spoločnosti a nebudú im v žiadnom prípade odporovať. Prečítajte si v charte postup pri prijímaní riaditeľa (budete ho zamestnávať) a postup pri stanovení jeho platu, doby, na ktorú je možné s ním uzavrieť pracovnú zmluvu - niektoré znaky môžu byť predpísané v charte. Niekedy charta predpisuje postup prijímania kľúčových riadiacich zamestnancov a zavádzanie systémov odmeňovania pre nich (napríklad s predchádzajúcim súhlasom valné zhromaždenie zakladatelia), a dokonca aj schvaľovacie konanie personálny stôl.

3. Stanovíme si zoznam dokumentov, ktoré by mali byť v personálnej pracovnej oblasti a ktoré vypracujeme.

Je jasné, že v každom prípade vyhotovíte dokumenty požadované zákonom. Overte si u vedenia, ktoré z nepovinných dokumentov pre firmu vyhotovíte. Môžete si tiež vopred overiť u riaditeľa, čo špeciálne podmienky chce to vidieť vo vnútorných pracovnoprávnych predpisoch, iných miestnych predpisoch a vo formulároch pracovných zmlúv.

Ak je vaša spoločnosť mikropodnikom, potom podľa 309.2 Zákonníka práce Ruskej federácie možno nebudete musieť vypracovať niektoré dokumenty:

„Zamestnávateľ je malý podnikateľský subjekt, ktorý je klasifikovaný ako mikropodnik, má právo úplne alebo čiastočne odmietnuť prijatie miestnych predpisov , obsahujúci pracovnoprávne normy (vnútorný pracovný poriadok, predpisy o odmeňovaní, predpisy o príplatkoch, rozvrh zmien a iné). Zároveň pre úpravu pracovnoprávnych vzťahov a iných priamo súvisiacich vzťahov musí zamestnávateľ – drobný podnikateľský subjekt, ktorý je zaradený medzi mikropodniky, do pracovných zmlúv so zamestnancami zahrnúť podmienky upravujúce otázky, ktoré v súlade s prac. legislatíva a iné regulačné právne akty obsahujúce normy Pracovné právo musí byť upravené miestnymi predpismi...“

4. Registrujeme riaditeľa

Skontrolujte, či je riaditeľ (CEO) správne zaregistrovaný. Ak nie, tak najprv zaregistrujeme riaditeľa. Je prvým zamestnancom! Z dokumentov musí byť zrejmé, odkedy riaditeľ pracuje. Postup pri uchádzaní sa o miesto riaditeľa krok za krokom je dostupný vo veľkej referenčnej databáze a v „balíku ľudských zdrojov“, potrebné vzorové dokumenty a tematické konzultácie.

5. Zostavíme personálnu tabuľku, interný pracovný poriadok a ďalšie miestne predpisy (pozri tabuľku z odseku 3).

Firma určite ešte nemá personálnu tabuľku, interné pracovné predpisy alebo iné miestne predpisy. Poďme si ich vymyslieť. Všetky tieto dokumenty koordinujeme s riaditeľom. Berieme do úvahy pripomienky a želania riaditeľa a kontrolujeme, či nie sú v rozpore so zákonom. Pripravené možnosti Tieto dokumenty sa dohodnú v súlade s postupom ustanoveným zákonom (v prípade potreby s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského zboru zamestnancov), následne ich schvaľuje vedúci spoločnosti. Mnoho príkladov takýchto dokumentov máme voľne dostupných na našej webovej stránke. Takýchto ukážok a tematických komentárov k nim je oveľa viac, postupmi krok za krokom ich výpisy sú vo veľkej referenčnej databáze a v „HR Package“. Na našej webovej stránke si môžete voľne prečítať nový užitočný článok " Personálne obsadenie: forma a obsah". Predplatiteľom časopisu HR Practitioner odporúčame prečítať si článok: " Vypracúvame vnútorné pracovné predpisy: zákonné, premyslené a prospešné pre zamestnávateľa.“ a zobraziť šablóny miestnych predpisov.

6. Vypracovávame štandardnú formu pracovnej zmluvy, ktorá sa bude uzatvárať so zamestnancami.

Pre predplatiteľov časopisu HR Practitioner odporúčame tento manuál: "Prijmeme zamestnanca: personálne problémy". Z nej sa okrem iného dozviete, aké podmienky je pre zamestnávateľa výhodné uviesť do pracovnej zmluvy a aké sú, naopak, nežiaduce a nebezpečné.

7. Pripravujeme ďalšie dokumenty, ktoré budeme v budúcnosti potrebovať k personálnej práci:

Vyhotovujeme účtovné knihy, evidenčné denníky, časové výkazy, formuláre objednávok, zmluvy na finančnú zodpovednosť atď.

8. S vedením rozhodujeme o tom, kto bude viesť pracovné záznamy .

Ak zamestnanci ešte neboli prijatí, vedúci organizácie (riaditeľ) bude musieť najskôr viesť pracovné záznamy. O tom je vydaný príkaz. Na našej webovej stránke je vzorový príkaz, aby vedúci organizácie prevzal zodpovednosť za udržiavanie, uchovávanie, evidenciu a vydávanie pracovných kníh. Takýto príkaz je povinný, je to požiadavka vyhlášky vlády Ruskej federácie. V opačnom prípade môže zamestnávateľ dostať pokutu. Následne môže riaditeľ preniesť tieto právomoci na prijatého personálneho zamestnanca, a to aj príkazom. Na našej webovej stránke je objednávkový formulár na vymenovanie osôb zodpovedných za vedenie, uchovávanie, evidenciu a vydávanie pracovných kníh >>

9. Prihlasujeme zamestnancov do prac.

Potom zamestnanci začnú pracovať a pre personalistu začne fáza každodennej práce, bude potrebné viesť pracovný výkaz, zostaviť rozvrh dovoleniek, vybaviť dovolenky, uplatniť stimuly a penále, služobné cesty, skrátený úväzok pracovné miesta, prepúšťanie a oveľa viac... Naše zdroje vám pomôžu so všetkými týmito stránkami.

Vedenie osobných záznamov je jedným z kľúčových bodov pre manažérov všetkých organizácií, vyžadujúcich seriózne znalosti pracovnej legislatívy, základy vedenia a prípravy dokumentácie. Nemožno ho podceňovať.

V tomto článku sa dočítate:

• Čo je to vedenie osobných záznamov
• Aké dokumenty sú dôležité pri riadení osobných záznamov?
• Čo je základom riadenia personálnych záznamov?
• Ako organizovať HR záznamy vo vašej spoločnosti
• Aké chyby robia personalisti najčastejšie?
• Aké sú výhody automatizácie HR?
• Aké zmeny ovplyvnili vedenie personálnej evidencie v roku 2016?

Čo je to vedenie osobných záznamov

Riadenie HR záznamov zahŕňa personálny manažment, ktorý vám umožňuje včas regulovať tok dokumentov organizácie. Môže súvisieť ako so zamestnancami, ich pohybom v rámci firmy, tak aj s evidenciou pracovného času a zúčtovania so zamestnancami.

Najlepší článok mesiaca

Ak budete robiť všetko sami, zamestnanci sa nenaučia pracovať. Podriadení sa okamžite nevyrovnajú s úlohami, ktoré delegujete, ale bez delegovania ste odsúdení na časové problémy.

V tomto článku sme zverejnili algoritmus delegovania, ktorý vám pomôže oslobodiť sa od rutiny a prestať pracovať 24 hodín denne. Dozviete sa, kto môže a nemôže byť poverený prácou, ako správne zadať úlohu, aby bola splnená a ako dohliadať na personál.

Nie je to tak dávno, čo každá spoločnosť mala svoje personálne oddelenie a proces práce v kancelárii bol úplne systematizovaný a nevyžadoval si od zamestnancov oddelenia žiadne špeciálne znalosti. Teraz sa takmer všetko zmenilo: zamestnanci HR jednoducho potrebujú pri prijímaní potenciálnych zamestnancov využívať kreatívne myslenie. Pre HR manažéra je teda dôležité vzdelanie a právna gramotnosť, presnosť a dôkladnosť pri vedení účtovných záležitostí a štúdium školiacich programov.

Účtovník-právnik-HR manažér spravidla spoločne zodpovedá titulu HR master.

Aké sú povinnosti personalistu?

Hlavné dokumenty, s ktorými sa musí personalista zaoberať, sú:

1. Udržiavanie toku dokumentov podľa Zákonníka práce Ruskej federácie:

Zakladanie osobných spisov zamestnancov spoločnosti;

Písanie potvrdení, práceneschopnosti a výpisov;

Príprava personálnych objednávok;

Tvorba pracovných výkazov a kontrola pracovného času;

Príprava štvrťročných správ o jednotnej sociálnej dani;

Výpočet a výpočet miezd pre zamestnancov a pod.

2. Kompetentné vypracovanie pracovných zmlúv, popisy práce a interné predpisy.

3. Vedenie dokumentov súvisiacich s prijímaním nových zamestnancov:

Štúdium profilov a životopisov kandidátov;

Monitorovanie trhu miezd;

Spracovanie zoznamu voľných pracovných miest organizácie;

4. Účtovanie dokladov o certifikácii a hodnotení zamestnancov:

Písanie hodnotiacich formulárov a predpisov;

Príprava charakteristík certifikácie zamestnancov.

Je dôležité, aby personalista podpísal dokument o nešírení osobných údajov zamestnancov.

Základy správy ľudských zdrojov

Pri práci personalistu majú mimoriadny význam rôzne dokumenty, napríklad zákony, nariadenia, pokyny, ktoré stanovujú pracovnoprávne normy. Existujú dve hlavné skupiny oficiálnych dokumentov:

1) Legislatívne a podzákonné normy, ktoré popisujú normy pracovného práva a normy ochrany práce. Všetci zamestnanci spoločnosti musia tieto normy dodržiavať. Toto zahŕňa:

1. Zákonník práce Ruskej federácie. Je základným zákonom. Za ním nasleduje pracovník personálneho oddelenia každého podniku. Podľa noriem Zákonníka práce sa prijímajú a prepúšťajú zamestnanci organizácie, upravuje sa pracovný a oddychový čas, postup pri vydávaní miezd, evidencia rôznych výhod a kompenzácií.

2. Zákon Ruskej federácie zo 17. júla 1999 č. 181-FZ „O základoch ochrany práce v Ruskej federácii“. Tento zákon vám umožňuje organizovať systém ochrany práce v podniku. Manažér preberá kontrolu nad zabezpečením nezávadných pracovných podmienok a nesie za to administratívnu zodpovednosť.

3. Federálny zákon Ruskej federácie z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“. Spracúvanie osobných údajov je založené práve na tomto zákone. Určujú napríklad, ako sa budú spracovávať všetky údaje o prijímanej osobe, ako aj to, kde budú informácie uložené.

4. Zákon Ruskej federácie z 8. augusta 2001 č. 134-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri štátnej kontrole (dozore) Tento zákon hovorí o právach a povinnostiach zamestnávateľa počas výkonu štátnej kontroly priebežné kontroly Zákon ustanovuje najmä doklady, ktoré má konateľ právo požadovať od osoby, ktorá sa dostavila na kontrolu do podniku, uvádza právo osoby plniacej povinnosť zúčastniť sa kontroly , ako aj čo robiť, ak je jeho výsledok neuspokojivý.

5. Zákon Ruskej federácie z 29. júla 2004 č. 98-FZ „O obchodnom tajomstve“. Zahŕňa zoznam informácií klasifikovaných v tomto podniku, ako aj zoznam zamestnancov, ktorí majú tajné informácie a sú zodpovední za ich zverejnenie.

2) Dokumenty metodického charakteru o riadiacej práci a vedení personálnej evidencie. Tieto dokumenty nie sú povinné a obsahujú informácie o najefektívnejšej práci s papiermi HR oddelenia.

1. GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov." Určujú pravidlá vedenia dokumentácie, zoznam podrobností, ktoré musia byť v dokumente uvedené. Táto štátna norma definuje zoznam podrobností, ktoré musia byť na dokumente, poradie ich usporiadania a požiadavky na hlavičkové papiere. Tieto normy stanovujú napríklad umiestnenie štátneho znaku, znaku organizácie alebo jej ochrannej známky na dokumentoch. Tie vám povedia, kedy máte napísať skrátený názov spoločnosti a kedy celý názov, ako aj základné prvky evidenčné číslo objednávky. Takéto pravidlá platia pre všetky organizačné a administratívne dokumenty organizácie: uznesenia, pokyny, príkazy, protokoly, akty, listy. Riadenie záznamov ľudských zdrojov spravuje všetky tieto úradné dokumenty.

2. Vyhláška vlády Ruskej federácie zo dňa 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“ a vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie prác knihy“. Personalista sa na nich obracia, aby správne vyplnili a ďalej viedli pracovné knihy svojich zamestnancov.

3. Zoznam štandardných riadiacich dokumentov schválených Rosarkhivom 6. októbra 2000. Tento regulačný akt zahŕňa úplný zoznam interných dokumentov, ustanovuje postup a podmienky ich uchovávania. Ak teda potrebuje personalista zistiť, ako dlho má byť napríklad personálna tabuľka uložená, vyvolá tento konkrétny rezortný dokument.

4. Medziodvetvové integrované časové štandardy pre prácu na personálnom zabezpečení a účtovníctve personálu a medziodvetvové integrované časové štandardy pre prácu na dokumentačnej podpore manažmentu, schválené uznesením Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 25.11.1994 č.72. S ich pomocou sa vypočíta počet zamestnancov personálnej služby a každému z nich sa určí čas potrebný na plnenie pracovných povinností.

5. Jednotné formy prvotnej účtovnej dokumentácie pre evidenciu práce a jej úhradu. Vzorové príkazy na prijatie do zamestnania a ukončenie pracovného pomeru pracovná činnosť, o prevode, o vyslaní na pracovnú cestu, o odmenách, ako aj niektoré ďalšie dokumenty sú súčasťou dokumentu podľa uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 5. januára 2004 č.1.

Ako viesť personálnu evidenciu vo firme

HR aktivity je možné vykonávať nasledujúcimi spôsobmi:

1) Na vlastnú päsť, prijatím zamestnanca špeciálne na tento účel.

2) Využitím pomoci organizácií tretích strán špecializujúcich sa na outsourcing ľudských zdrojov.

3) Automatizované riadenie personálnych záznamov.

Obe prvé metódy sú prijateľné a každá má svoje výhody.

Podľa prvého zriadením oddelenia ľudských zdrojov v organizácii budú môcť jej pracovníci skĺbiť účtovníctvo, judikatúru a povinnosti HR manažéra, ako aj dobre ovládať všetky potrebné informácie zvnútra spoločnosti.

Ak je personál malý, tak tieto povinnosti zvyčajne vykonáva manažér sám, čím ušetrí na mzdách zamestnancov špecializovaných na túto oblasť.

Druhá možnosť si v súčasnosti získava veľkú obľubu, keďže takáto služba stojí spoločnosť oveľa menej ako trvalé zamestnávanie zamestnanca. Platí to najmä pred kontrolami, pri zmene vedenia alebo pri prepúšťaní skúseného zamestnanca v tejto oblasti. Do organizácie dočasne prichádzajú vysokokvalifikovaní špecialisti a dajú do poriadku všetku internú dokumentáciu.

Ako organizovať HR záznamy od začiatku

Etapa 1. Vypracovanie dokumentov, ktoré musia byť vo firme

Najprv sa vypracujú rôzne manuály pre prácu s personálnou evidenciou. Na tento účel musí mať organizácia tieto potrebné dokumenty:

Vnútorné pracovné predpisy;

Zákon o ochrane osobných údajov zamestnancov;

Zákon o ochrane práce a požiarnej bezpečnosti.

Tieto dokumenty sú povinné a spracovávajú sa ako prvé.

Etapa 2. Úprava personálneho obsadenia

Pred vypracovaním pracovného plánu sa so zamestnancami organizácie uzatvoria pracovné zmluvy, vypracujú sa všetky dokumenty potrebnú dokumentáciu pre zamestnanie vytvorte pracovné knihy. Chyby pri vedení tejto dokumentácie sú však celkom bežné.

Personálna tabuľka sa overuje podľa údajov o platoch zamestnancov a názvov ich pozícií. Tieto informácie sú v účtovnom oddelení.

Dávajte pozor na súlad medzi pozíciami v personálnej tabuľke a skutočnými pozíciami zamestnancov. Tieto informácie sú potrebné hlavne na vstup do programu 1C, ale v skutočnosti sú hrubé skreslenia v databáze veľmi časté. Preto pri zostavovaní personálnej tabuľky musia byť všetky informácie o zamestnancoch spoľahlivé a overené.

• Metódy personálnych stimulov: hmotné a nehmotné

V účtovníctve má každý zamestnanec priradený svoj unikát Personálne číslo. Spravidla je tento proces automatizovaný. V opačnom prípade sa prideľujú manuálne. Keďže každé osobné číslo je pridelené individuálnej osobe, ani po prepustení sa nikomu neprenáša.

Starostlivo skontrolujte stav osobných spisov zamestnancov a ich osobných kariet. Ak nejaká dokumentácia chýba, napíšte upomienku zamestnancovi organizácie, čo presne musí ešte predložiť HR oddeleniu.

Etapa 3. Kontrola súladu informácií v pracovných zmluvách a rozvrhoch zamestnancov

Nezabudnite si skontrolovať informácie o tabuľke zamestnancov s informáciami v pracovných zmluvách. Je možné, že informácie nebudú spoľahlivé. Napríklad je uvedený plat, ktorý nezodpovedá skutočnosti, alebo uvedený dátum podpisu zmluvy pripadá na deň voľna a iné nezrovnalosti. V takýchto prípadoch je naliehavo potrebné prepracovať zmluvy. Dohoda musí byť vyhotovená v súlade so všetkými pravidlami a podpísaná oprávnenou osobou. Ak dôjde k zmenám v činnosti zamestnanca, stačí vypracovať dodatočná dohoda a tým vykonať úpravy pracovnej zmluvy.

Takáto dohoda sa vypracúva samostatne pre každého konkrétneho zamestnanca organizácie.

Všetka dokumentácia je vyhotovená v dvoch kópiách: jedna pre spoločnosť, druhá pre Oddelenie ľudských zdrojov.

Etapa 4. Kontrola správneho vykonania personálnych príkazov

Všetka dokumentácia je kontrolovaná na správnosť a spoľahlivosť zadaných údajov. Všetky nuansy, ako sú dátumy, podpisy a všetky informácie týkajúce sa osoby uchádzajúcej sa o prácu, musia byť pravdivé. Všetky dokumenty musia navzájom korešpondovať. Vždy dávajte pozor na prítomnosť nielen podpisu vedúceho podniku, ale aj samotného zamestnanca. Ak sa v dokumentoch zistia nejaké nepresnosti, treba ich prerobiť, prípadne poslať na podpis.

Etapa 5. Kontrola správnosti pracovných záznamov

Ďalej sa uistite, že existujú vaše pracovné záznamy. Všetci sú v organizácii. Môžete sa stretnúť s pracovným záznamom zamestnanca, ktorý s vašou organizáciou dlhodobo nepracuje. Potom by ste mali poslať objednaný list s oznámením o doručení so žiadosťou dostaviť sa pre pracovný zošit alebo uviesť adresu, na ktorú ho možno zaslať. V závislosti od odpovede sa list buď odošle poštou na zadanú adresu s potvrdením o prijatí, alebo sa oznámenie o doručení listu uvedie v zošite. Čas použiteľnosti pracovného zošita nepracujúcich zamestnancov je do požadovanej doby, najmenej však 50 rokov.

Keď začínate s vypĺňaním zošita, najprv si preštudujte dokumenty upravujúce vedenie zošitov. Tie obsahujú:

Pokyny na vyplnenie pracovných zošitov;

Pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, vytváranie tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom.

Etapa 6. Registrácia osobných spisov alebo osobných priečinkov zamestnancov (ak neboli vedené pred vami)

Pri prijatí do zamestnania je každému zamestnancovi vytvorená osobná karta vo formulári č. T-2. Spravidla je tento proces v súčasnosti automatizovaný – existujú špeciálne programy na vyplnenie týchto kariet a ich následnú tlač. Je potrebné poznamenať, že štátne archívy akceptujú osobné karty iba na „polkartónovom“ papieri.

Osobné karty vedie zamestnanec oddelenia ľudských zdrojov - takýto pokyn je obsiahnutý v pokynoch na používanie jednotných formulárov (uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č. 1).

Všetky kópie dokumentov: pas, potvrdenie o poistení sa uložia do priečinkov „spisov“ a urobí sa inventár každého prípadu. Takto vznikajú osobné priečinky. Vkladajú sa tam aj kópie objednávok a zmlúv týkajúcich sa tohto zamestnanca. Toto sa robí pre pohodlie. K osobným kartám je vhodné pripojiť fotografie zamestnancov.

Pamätajte, že je veľmi nežiaduce ukladať osobné súbory spolu s formulárom č. T-2.

Etapa 7. Príprava potrebných účtovných kníh alebo denníkov

Dokumenty ako Kniha na evidenciu pohybu pracovných kníh a príloh v nich a Kniha príjmov a výdavkov na zaúčtovanie tlačív pracovných kníh a príloh v nich sa uchovávajú výlučne ručne. Každá strana musí byť očíslovaná a kniha musí byť zviazaná, pretože ide o denník s prísnymi formami správ.

Fáza 8. Vypracovanie plánu dovoleniek

V prednovoročnom období sa zostavuje a schvaľuje plán dovoleniek.

V malom podniku môžete vykonať prieskum o zamestnancoch, ktorí idú na dovolenku vo veľkom podniku delegované vedúci oddelení organizácie.

Aby sa zabezpečilo, že pracovný proces podniku nebude ovplyvnený, obdobia dovolenky by sa nemali zhodovať pre zamestnancov toho istého oddelenia.

Kedykoľvek kontroverzné otázky V prípade zamestnancov rozhoduje o dovolenke vedúci alebo vedúci oddelenia. Získanie všetkých potrebných informácií na vytvorenie rozvrhu dovolenky trvá jeden až tri týždne.

Po zostavení harmonogramu dovoleniek ho schvaľuje vedúci organizácie.

Dva týždne pred nástupom na dovolenku ste povinný oznámiť jej vznik zamestnancovi a vydať príkaz na poskytnutie dovolenky. Čas odchodu na dovolenku je však možné upraviť dohodou medzi zamestnancom a jeho nadriadenými.

Pri prezentácii práceneschopnosť na začiatku plánovanej dovolenky sa presunie na iné časové obdobie s uvedením v žiadosti. Zmenené údaje sa zapisujú do určitých stĺpcov rozvrhu dovoleniek.

Vždy pamätajte na to, že zamestnanec je povinný ísť na dovolenku aspoň raz za dva roky. A pri prepustení zamestnanca je ročná platená dovolenka finančne kompenzovaná.

Etapa 9. Vytváranie personálnych spisov

Prípady sú štruktúrované takto:

- „Príkazy pre zamestnancov (nábor, prepustenie, prevod, prémie, povýšenie, dovolenky bez mzdy, pridelenia na dlhodobé služobné cesty a služobné cesty do zahraničia)“ - doba skladovania - 75 rokov;

- „Personálne príkazy (bežné a študijné prázdniny, clo, penále, krátkodobé pracovné cesty v rámci tuzemska)“ - doba skladovania - 5 rokov;

- „Pracovné zmluvy“;

- "Osobné veci";

- „Osobné karty“;

- „Regulačné dokumenty spoločnosti (predpisy, pokyny)“;

- « Personálne otázky týkajúce sa vládnych služieb a obchodné organizácie"a atď.

Zoznamy dovoleniek, poradie povinností a rozvrhy sú zvyčajne klasifikované ako samostatné záležitosti.

Vzhľadom na to, že osobné objednávky je možné skladovať päť až sedemdesiatpäť rokov, odporúča sa ich triediť do rôznych prípadov. Upozorňujeme, že všetky dokumenty, ktoré nie sú zahrnuté v zozname prípadov s 5-ročnou dobou uchovávania, majú automaticky 75-ročnú dobu uchovávania.

Ak je spoločnosť dostatočne veľká a v priebehu 12 mesiacov sa objaví viac ako 250 hárkov, je potrebné ju roztriediť do samostatných priečinkov. Napríklad „Pracovné zmluvy (A–L)“, „Pracovné zmluvy (M–Z)“; „Personálne príkazy (plánované a vzdelávacie dovolenky)“, „Personálne príkazy (povinnosti, napomenutia, služobné cesty)“).

Etapa 10. Registrácia zoznamu prípadov

Systematizovaný zoznam názvov firemných prípadov, ktorý zároveň uvádza, ako dlho je konkrétny dokument uložený, je možné vypracovať samostatne pre prípady súvisiace s personálom firmy, alebo ho možno zahrnúť do všeobecného zoznamu firemných dokumentov.

Proces vypĺňania dokumentov týkajúcich sa personálu je rovnaký ako zakladanie spisov a zostavovanie zoznamu pri bežnej kancelárskej práci.

Správne vedenie personálnej evidencie: typické chyby

1. Chyby pri vydávaní objednávok:

Porušujú sa pravidlá pre vypracovanie textovej zložky príkazov, najmä príkazov na prijatie, preloženie alebo prepustenie osoby.

Nesprávne sú uvedené podmienky zamestnania a náplň práce a nie je uvedená informácia o skúšobnej dobe.

Je možné, že pri zadávaní objednávky môžu byť nesprávne napísané rôzne údaje. Chyby sa často robia v mene osoby, v mene oddelenia spoločnosti alebo pracoviska alebo v názve pracovnej pozície.

Nesprávne používanie formulárov zavedená vzorka pri príprave dokumentov. Problémy vznikajú aj pri upresňovaní zloženia detailov.

2. Chyby pri uzatváraní pracovných zmlúv:

Uzatvorenie dohody na základe nesprávne vyplnených dokumentov alebo pri absencii jedného z požadovaných dokumentov.

Uzatvorenie pracovnej zmluvy so zamestnancom, ktorý nedosiahol alebo už prekročil povolenú vekovú hranicu.

Prijatie občana, ktorý nemôže vykonávať táto práca pre zdravie.

3. Chyby pri udržiavaní pracovných záznamov:

Organizácie často zabúdajú zadať podrobnosti zo zošita nového zamestnanca do zošita.

Opravy v pracovnej prílohe sú neprijateľné, ak boli údaje zadané nesprávne.

Do sekcie „informácie o oceneniach“ nemôžete zadávať informácie o svojej práci ani formátovať prílohu iným spôsobom, ktorý nie je v súlade so zákonom.

Automatizácia riadenia personálnych záznamov: implementačný algoritmus

Vlastníci veľké firmyčasto sa stretávajú s problémami:

Zamestnanci pomaly vybavujú papierovanie;

Dohoda trvá dlho, zmluvné záväzky sa plnia s oneskorením;

Zamestnanec tvrdí, že existoval konkrétny dokument, dokonca si pamätá, čo v ňom bolo napísané, ale nemôže to nájsť;

Keď sú zamestnanci prepustení, zmiznú dôležité dokumenty s ktorými pracovali.

V dôsledku toho spoločnosť včas nereaguje na požiadavky zákazníkov alebo dodávateľov a rýchlosť rozhodovania sa znižuje. V tejto fáze by ste mali vážne premýšľať o implementácii jednotný systém elektronická správa dokumentov(SED). Takýto systém vám umožní vyrovnať sa s uvedenými problémami a navyše vám pomôže kontrolovať disciplínu výkonu a rýchlo získať potrebné údaje na analýzu situácie.

Pri príprave a implementácii projektu na automatizáciu toku dokumentov by ste mali dodržiavať určitý algoritmus:

Krok 1. Popíšte systém správy dokumentov

Opis môžete zveriť sekretárke (ak je spoločnosť malá) alebo špeciálne vymenovanému zamestnancovi. Tu je to, čo musí urobiť:

Pripravte dokument (predpisy), ktorý obsahuje zoznam obchodných procesov a definuje postup vykonávania dokumentu;

Vypracujte pokyny pre kancelársku prácu (alebo jej ekvivalent) s popisom postupu pre každý proces (postupy, úlohy a funkcie zamestnancov; príkladom procesu je práca so zmluvami a sprievodnými dokumentmi);

Napíšte (alebo aktualizujte) popisy práce pre zamestnancov; musia jasne uvádzať funkcie každého zamestnanca a určiť, kto bude vykonávať jeho povinnosti v prípade dočasnej neprítomnosti.

Krok 2. Určte zákazníka (vlastníka) systému a projektového manažéra

Zákazníkom je zamestnanec alebo oddelenie firmy (zastúpené jeho šéfom), ktoré bude so systémom pracovať viac ako ktokoľvek iný (referent, vedúci právneho alebo personálneho oddelenia). Povinnosťou zákazníka je poskytnúť implementačnému tímu informácie o obchodných procesoch, formulároch reportov, formulároch, poradiť členom tímu, organizovať práce na prispôsobení programu a testovať hotové bloky.

• Písanie komerčného návrhu: 5 dôležitých tipov

Musíte tiež vymenovať projektového manažéra (v malé spoločnosti zákazník a projektový manažér môžu byť tá istá osoba). Manažérom sa niekedy stane niekto z IT služby. To nie je pravda. Po prvé, zamestnanec tohto oddelenia nepozná oblasť, v ktorej je systém implementovaný, a po druhé, je nepravdepodobné, že by dokázal efektívne riadiť proces, ktorý ovplyvňuje mnohé kľúčové oblasti vašej spoločnosti. Kde však bude pomoc špecialistov IT služieb nevyhnutná, je zostavenie zoznamu softvérové ​​produkty, výber dodávateľa, koordináciu jeho činností, poskytovanie potrebných právomocí a prístupových práv zamestnancom, ako aj poradenstvo (spolu s príslušnými špecialistami) zamestnancov spoločnosti, ktorí pre nich ovládajú nový systém.

Krok 3. Vytvorte projektový tím

V tíme by mal byť zákazník, zástupcovia všetkých oddelení pracujúcich s dokumentáciou a zamestnanci IT služieb. Okrem toho by v projektovom tíme mali byť zástupcovia dodávateľskej spoločnosti, ktorá systém vyvinie a implementuje (ak sa to rozhodnete nerobiť sami).

Účasť na projekte generálneho riaditeľa

Nadežda Merkuryeva, Vedúci oddelenia pre propagáciu riešenia 1C: Document Flow v 1C, Moskva

Účasť na projekte generálneho riaditeľa je povinná. Musíte viesť kľúčové stretnutia, dohodnúť sa na kľúčových dokumentoch, ísť príkladom pomocou systému – to všetko nevyhnutných podmienokúspešnej implementácii. Ak nie je aktívna účasť vedúceho spoločnosti, pokusy o zavedenie automatizovaného toku dokumentov sú zjavne odsúdené na zánik. Neúspech je zaručený, aj keď vás strední manažéri presviedčajú na implementáciu automatizovaný systém, ale vy sami naozaj nerozumiete, prečo je to potrebné, a rozhodnete sa pre projekt založený na princípe „vyskúšame a uvidíme“.

Úloha vedúceho pri riadení pracovnej skupiny:

1. Preniesť riadenie prevádzky na jedného zo zamestnancov zapojených do projektu. Na riadenie projektov sú zvyčajne vymenovaní dobre vyškolení špecialisti alebo vedúci príslušných oddelení.

2. Poverte projektového manažéra. Je to potrebné najmä vtedy, ak majú členovia tímu vyššie postavenie ako projektový manažér, ktorého ste určili.

• Sektor B2b: ako získať objednávky za 11 miliónov rubľov mesačne

3. Rozkazom alebo ústnym pokynom uvoľnite členov projektového tímu od niektorých ich bežných povinností, aby sa mohli projektu dostatočne venovať.

4. Definujte kritériá úspechu projektu.

5. Usporadúvajte pravidelné stretnutia, aby ste rýchlo vyriešili problémy, ktoré spomaľujú proces. Často sú spojené so zlou komunikáciou medzi oddeleniami.

6. Inšpirujte tím pre posledný tlak. Ku koncu projektu vždy dochádza k poklesu – toto je fáza „testu sily“. Veľa sa už urobilo, všetci sú unavení, peniaze sa míňajú, neúspechy sa hromadia atď. V 90 % prípadov sa projektové tímy nedokážu dostať cez tento bod a snahy zlyhajú. Projekt potichu umrie jeden krok od svojho dokončenia, ak jeho vedúci alebo generálny riaditeľ nenájde silu situáciu zvrátiť.

Krok 4. Identifikujte problémy, ktoré chcete vyriešiť, a vyberte softvérový produkt

Niekedy sú v tejto fáze úlohy zmätené: za hlavnú sa považuje napríklad zvýšenie transparentnosti a kontrolovateľnosti organizačné procesy, aj keď to možno dosiahnuť len s pomocou organizačné zmeny. Akákoľvek globálna úloha musí byť rozdelená na niekoľko lokálnych úloh. Očividne je zbytočné snažiť sa okamžite „zvýšiť transparentnosť“, ale môžete „skrátiť čas potrebný na schválenie zmlúv na tri dni“ alebo „kedykoľvek dostať správu o mzdových nákladoch zamestnanca pre každý projekt“. Tieto ciele diktujú výber softvérového produktu. Okrem toho je potrebné vziať do úvahy tieto kritériá:

Kompatibilita s platformou, na ktorej sa vyvíjajú iné produkty spoločnosti;

Schopnosť zlepšovať systém pomocou našej vlastnej IT služby;

Podpora pre prácu s mobilnými zariadeniami.

Krok 5. Vykonajte vysvetľujúcu prácu, hovorte o prvých úspechoch

Zvyčajne nasledujúci deň po spustení nový systém manažér začne dostávať sťažnosti od zamestnancov: „systém nefunguje“, „je to nepohodlné“, „nemám na to čas“, „prečo by som mal stláčať tieto tlačidlá“, „už mám dosť práce ...“. Tok takýchto sťažností je nekonečný, pretože zamestnanci nemajú záujem, aby ste videli, čo a ako robia. Aby sa minimalizovali možnosti sabotovať inovácie, je potrebné priebežne informovať zamestnancov o prebiehajúcich zmenách: podrobne hovoriť o každej novej fáze projektu a všetkých plánovaných zmenách, diskutovať o nich, reagovať na námietky, preukazovať súkromné ​​výhody (zrýchlenie postupu na kontrolu zmlúv, uľahčenie vyhľadávania dokumentov a pod.). V prvom rade by ste mali zamerať svoje úsilie na procesy, ktorých automatizácia rýchlo prinesie viditeľné výsledky. generálny riaditeľ a všetci vrcholoví manažéri spoločnosti by mali vykonávať vysvetľujúce práce a okrem toho používať systém vo svojich každodenných činnostiach: to bude vynikajúci stimul pre podriadených. Tento prístup poskytne projektu pozitívny obraz a systém bude implementovaný rýchlejšie.

3 výhody elektronickej správy osobných záznamov

1. Úspora peňazí na skladovaní. Takmer všetky dokumenty sa podľa pravidiel uchovávajú najmenej päť rokov. Spoločnosť tak musí naplánovať a zorganizovať miesto, kde budú archívne materiály uložené. Nie je to vždy možné a spôsobuje to určité nepríjemnosti.

2. Ušetrite čas. Správne formulovať prípad alebo formalizovať požadovaný dokument HR manažér musí stráviť čas zbieraním všetkých potrebných podpisov. Použitie rovnakých dokumentov v v elektronickom formáte zjednodušuje tento postup. Všetci zamestnanci, ktorí potrebujú podpis, môžu jednoducho povedané elektronické podpisy. Personalista môže informácie len overiť.

3. Znížte počet chýb. Každý človek je schopný robiť chyby. Elektronická správa dokumentov pomáha predchádzať zbytočným opravám a chybnému vypĺňaniu.

Novinka v správe personálnej evidencie: zmeny v roku 2016

Od roku 2015 prešlo pracovné právo niekoľkými zmenami, ktoré zostali aj v roku 2016. Zvýšila sa výška pokút za nedodržiavanie pracovnoprávnych predpisov a rozšíril sa zoznam kategórií zamestnancov, ktorí môžu čerpať dovolenku kedykoľvek počas roka. Zamestnancom sa začali vydávať aj pracovné knihy. V roku 2016 tieto novely spôsobia aj ďalšie zmeny, ako napr.

LLC a JSC nemusia mať pečať;

Usporiadanie služobných ciest je zjednodušené;

Žiadateľ musí byť informovaný písanie o dôvode odmietnutia v stanovenej lehote;

Zavedenie iného systému administratívnej zodpovednosti zamestnávateľov;

Zmena pravidiel poskytovania potvrdenia o bezúhonnosti pri uchádzaní sa o zamestnanie;

Ďalšia štruktúra pre proces získavania informácií z registra diskvalifikovaných osôb;

Nový postup oznamovania zamestnania bývalých štátnych zamestnancov;

Doplnenie nového článku do Zákonníka práce Ruskej federácie, ktorý sa zaoberá prioritnými otázkami poskytovania ročnej platenej dovolenky;

Úprava systému kontrol malých podnikov;

Zmeny v situácii prepúšťania tehotných žien pracujúcich na základe pracovnej zmluvy na dobu určitú.

Takže od 7. apríla 2015 spoločnosti s s ručením obmedzeným A akciové spoločnosti nesmie používať okrúhla pečiatka. Rostrud sa však domnieva, že spoločnosť je stále povinná potvrdiť pečaťou záznamy v pracovnej knihe. Rostrud to uviedla v liste zo dňa 15.5.2015 č.1168-6-1. Uvedený dokument rezort zaslal potrebným úradom v krajoch, aby sa o tieto informácie mohli oprieť pri výkone kontrol.

Ak spoločnosť odmietne použiť okrúhlu pečať v pracovných knihách zamestnancov, bude jej uložená pokuta až do výšky päťdesiat tisíc rubľov (článok 1 článku 5.27 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pre majiteľov firiem je dôležité vedieť, že inšpektor má právo uložiť pokutu za každé jednotlivé porušenie.

Dokumenty personálnej evidencie - 2016. Všetky procesy a potrebné formuláre na správu osobných záznamov sú predpísané v Zákonníku práce Ruskej federácie a postup spracovania dokumentov je špecifikovaný vo federálnych zákonoch. Samozrejmosťou je, že HR oddelenie je povinné spracovať dostatočné množstvo informácií. V roku 2016 možno hlavnú dokumentáciu rozdeliť do nasledujúcich častí:

Všetky druhy objednávok, napríklad o nábore, prepúšťaní, prevode, bonusoch;

Miestne predpisy organizácie, tj interné pracovné predpisy v spoločnosti, predpisy o osobných údajoch členov tímu, predpisy o úrovni príjmov atď.;

Pracovné zmluvy;

kolektívna zmluva, ak existuje;

Dohody o plnej finančnej zodpovednosti;

Personálna evidencia dokumentov, t.j. rozvrh práce, rozvrh dovoleniek;

Pracovné záznamy;

Formuláre na zaznamenávanie pracovného času;

Doklady na registráciu pracovnej cesty;

Predpisy na ochranu práce.

Jednotné formuláre v personálnej evidencii 2016. Pred nadobudnutím účinnosti federálneho zákona č. 402-FZ „O účtovníctve“ zo 6. decembra 2011 bolo povinné používať jednotné formuláre. Po prijatí zákona sa situácia zmenila: firmy začali mať iný postoj k evidencii údajov o domácnosti. činnosti.

• Školenie pre obchodných manažérov: príprava nováčika v 3 krokoch

Odteraz má každá spoločnosť právo vyhotoviť si formu prvotného účtovného dokladu, ktorá jej vyhovuje, doplniť alebo odstrániť nepotrebné prvky. Jednotné tlačivá v personálnej evidencii ale ostanú naďalej v platnosti.

V roku 2016 sa teda budú pri riadení osobných záznamov naďalej používať tieto dokumenty:

Formuláre č. T-1 a T-1a (objednávka na prijímanie zamestnancov),

Formulár č. T-2 (osobná zamestnanecká karta),

Formulár č. T-3 (tabuľka zamestnancov),

tlačivá č. T-5 a T-5a (príkaz na preradenie zamestnanca na inú prácu),

Formuláre č. T-7 (plán dovoleniek) a T-6 (príkaz na priznanie dovolenky),

Formulár č. T-9 sa používa pri evidovaní pracovnej cesty, je vhodné si to ujasniť vypísaním účelu pracovnej cesty.

Profesionálne štandardy- 2016. Od 1. júla 2016 nadobúdajú účinnosť § 195 ods. 2 a § 195 ods. 3 Zákonníka práce. Zamestnávatelia budú musieť implementovať pracovné normy, ak Zákonníka práce, iní federálne zákony, iné regulačné právne akty Ruskej federácie budú predpisovať požiadavky na kvalifikáciu potrebnú na to, aby osoba vykonávala určitú pracovnú činnosť.

Dovtedy sa zamestnávateľom len odporúčalo používať takéto normy. Dnes však mnohé spoločnosti predpisujú profesionálne pracovné požiadavky pri zostavovaní popisov práce pre zamestnancov.

Informácie o autorovi a spoločnosti

Nadežda Merkuryeva, Vedúci smerovania pre propagáciu riešenia 1C: Document Flow spoločnosti 1C, Moskva. Špecialista na optimalizáciu procesov toku dokumentov a implementáciu systémov elektronického toku dokumentov v vládne inštitúcie a ďalej obchodné podniky. Autor metodické príručky, školenia a semináre o vytváraní systémov založených na riešení „1C: Document Management 8“. Skupina spoločností "1C". Oblasť činnosti: vývoj, distribúcia a podpora počítačových programov. Územie: ústredie – v Moskve; práca s používateľmi prebieha prostredníctvom rozsiahlej partnerskej siete (viac ako 7 000 spoločností siete 1C:Franchising v 750 mestách v 23 krajinách). Počet zamestnancov: 900. Počet používateľov softvérových produktov: viac ako 4 milióny zamestnancov vo viac ako 1 milióne organizácií.